机关各级会议管理制度

机关各级会议管理制度第一章总则

为确保机关各级会议的有序、高效进行，提高决策效能，规范会议管理，制定本制度。

一、会议目的

1.会议旨在加强机关内部沟通，促进信息交流，统一思想，协调行动。

2.会议应围绕中心工作，研究解决问题，推动工作落实，提高工作效率。

二、会议原则

1.精简会议，务实高效。严格控制会议数量、规模和时长，提倡开短会、讲短话，注重会议实效。

2.明确议题，充分准备。会议议题应明确具体，提前通知参会人员，确保参会人员充分准备。

3.集中精力，严肃纪律。会议期间，参会人员应集中精力，积极参与讨论，严格遵守会议纪律。

三、适用范围

本制度适用于机关各级单位召开的各类会议，包括但不限于：党组会、办公会、专题会、座谈会等。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如党组会、办公会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如专题会、座谈会等。

五、参会人员

1.会议主持人：负责主持会议，引导讨论，总结发言。

2.与会人员：根据会议议题，由主持人指定相关人员参加。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

六、会议组织

1.会议的组织工作由会议主持人或指定专人负责。

2.会议通知应明确会议时间、地点、议题、参会人员等内容，并提前发送给相关人员。

3.会议组织者应做好会议场地、设备、资料等准备工作。

七、保密要求

1.会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照保密规定执行。

2.与会人员应保守会议秘密，不得擅自泄露会议内容。

八、本制度的解释权归机关各级单位。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据工作需要，提前确定会议议题，明确讨论的重点和目标。

2.发布通知：会议组织者应提前发布会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等信息，确保相关人员提前做好准备。

3.准备资料：会议组织者负责收集、整理与议题相关的资料，并在会前分发至与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议议题，明确会议目标。

3.各参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见，共同研究解决问题。

4.会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行，避免跑题。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策方案。

2.与会人员对决策方案进行表决，表决通过后形成会议决议。

3.会议组织者应对会议决议进行记录，并由参会人员签字确认。

四、会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议决议的执行要求和期限。

2.会议主持人对参会人员的发言和贡献表示感谢。

五、会议记录

1.记录人负责详细记录会议内容，包括议题讨论、决策过程、与会人员发言等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于会后查阅和落实。

3.会议结束后，记录人应在规定时间内整理完成会议纪要，并分发给相关人员。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，提醒与会人员关注会议纪要和决议的落实。

2.会议组织者负责收集会议资料，整理归档。

七、会议延期或取消

1.如遇特殊情况，会议主持人或组织者可决定延期或取消会议。

2.延期或取消会议的通知应提前告知相关人员，确保信息畅通。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论主题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核批准后，及时发布给所有与会人员及相关执行部门。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各执行部门应根据会议纪要中的决议内容，制定具体的执行计划和时间表。

2.执行部门负责人应确保决议得到有效执行，并及时向会议主持人或指定负责人汇报执行进度。

3.会议组织者应对决议的执行情况进行定期跟踪，确保决议落到实处。

三、问题反馈与协调

1.在决议执行过程中，如遇到问题或困难，执行部门应及时反馈给会议主持人或相关决策者。

2.会议主持人或决策者应根据反馈情况，协调相关部门，解决执行中的问题。

3.对于重大问题的处理，必要时可召开临时会议，重新讨论并作出决策。

四、执行结果的评价与总结

1.决策执行完毕后，执行部门应提交执行结果的报告。

2.会议组织者应对执行结果进行评价，总结经验教训，为今后的决策提供参考。

3.对于执行不力的情况，应分析原因，提出改进措施，并在后续工作中予以改进。

五、档案管理

1.会议纪要和执行结果报告等文件应作为重要档案进行管理。

2.会议组织者负责将会议纪要和执行结果归档，以便日后查询和审计。

3.档案管理应严格遵守保密规定，确保信息安全。

六、定期回顾

1.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，评估会议决策的实际效果。

2.通过回顾总结，优化会议管理制度，提高决策执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等需求。

2.会议室管理部门根据预订申请进行合理安排，确保会议资源合理分配。

3.预订者应在会议开始前及时确认会议室预订情况，如有变动，需提前通知会议室管理部门。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座位安排、设备摆放等。

2.会议室管理部门应确保会议室内设施齐全、功能正常，如投影仪、音响、白板等。

3.会议室内应保持整洁，会议前进行必要的清洁工作。

三、会议室使用

1.会议召开期间，与会人员应遵守会议室管理规定，保持安静，不在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内禁止私拉乱接电源线、网络线等，确保会议室安全。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭电源、水源等设备，保持会议室整洁。

四、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责对会议室内设备进行定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.遇到设备故障，会议室管理部门应及时报修，尽快恢复设备功能。

3.会议室管理部门可根据实际需要，更新会议室设备，提升会议体验。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室内的消防安全、信息安全，定期进行安全检查。

2.会议室内应设置适当的安全措施，如监控、门禁等，防止未经授权的人员进入。

3.会议内容涉及保密的，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议信息。

六、会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定会议室开放时间表，并根据实际情况进行调整。

2.遇到特殊情况，会议室管理部门可根据需求临时调整会议室开放时间，并及时通知相关人员。

七、会议室服务

1.会议室管理部门应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.会议期间，会议室管理部门应确保服务质量，及时解决与会人员提出的问题。

3.会议结束后，会议室管理部门可收集与会人员对会议室服务的意见和建议，不断改进服务质量。

第五章附则

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