学校会议厅安全管理制度

学校会议厅安全管理制度第一章总则

为确保学校会议厅的使用安全，提高会议效率，规范会议管理，制定本制度。以下内容适用于学校会议厅的预定、使用、维护及其相关活动。

一、目的与原则

本制度旨在加强会议的组织与管理，保障会议的顺利进行，营造良好的会议环境，提高决策效率。会议管理应遵循以下原则：

1.统一领导，分级管理；

2.事先预约，合理安排；

3.严谨高效，注重实效；

4.安全第一，预防为主。

二、适用范围

本制度适用于学校各类会议，包括但不限于以下类型：

1.学校行政会议；

2.教学科研会议；

3.学生工作会议；

4.各类学术研讨会；

5.校内各类培训及讲座。

三、会议类型及要求

1.行政会议：须提前三天预定会议厅，明确会议时间、参会人员及议程，做好会议通知工作；

2.教学科研会议：须提前一周预定会议厅，提交会议议程，明确参会人员；

3.学生工作会议：须提前一周预定会议厅，提交会议议程，做好学生组织及指导老师的通知工作；

4.学术研讨会：须提前一个月预定会议厅，提交会议议程、参会专家名单、研讨会主题等相关资料；

5.培训及讲座：须提前一周预定会议厅，提交活动方案、主讲人信息、参会人员范围等。

四、责任部门

1.学校办公室负责会议厅的总体管理与协调工作；

2.各部门、单位负责本部门会议的预定、组织及管理工作；

3.保卫处负责会议厅的安全保卫工作；

4.后勤部门负责会议厅的设施设备维护及保洁工作。

五、违规处理

1.未经预定，擅自使用会议厅的，取消其使用权；

2.未按预定时间、议程开展会议的，视情节给予通报批评；

3.损坏会议厅设施设备的，须照价赔偿；

4.违反会议纪律，影响会议正常进行的，视情节给予相应处理。

六、其他

1.本制度解释权归学校办公室；

2.本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整；

3.各部门、单位可根据本制度制定具体实施细则。

第二章会议流程

一、会议预定

1.用户通过学校提供的会议预定系统进行会议厅预定，需填写相关信息，包括会议名称、时间、参会人数、会议类型等。

2.会议预定成功后，系统自动生成会议通知，并发送至相关部门及参会人员。

3.若会议时间、地点等发生变更，预定人应及时在系统中进行修改，并通知相关部门及参会人员。

二、会议前期准备

1.预定人根据会议议程，提前与相关部门沟通，确定参会人员名单，准备会议材料，并于会议开始前至少一天将会议材料发放给参会人员。

2.预定人负责检查会议厅设施设备是否齐全、完好，如有问题及时联系后勤部门进行维修或更换。

3.保卫处负责会议厅的安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施正常运行。

三、会议签到

1.会议开始前，设专人负责参会人员的签到工作，确保签到表真实、完整。

2.签到表需包含参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议开始后，不再允许迟到人员进入会议厅，特殊情况需向主持人报告并获准后方可进入。

四、会议进行

1.会议主持人严格按照议程进行，确保会议内容充实、高效。

2.与会人员应遵守会议纪律，不随意打断他人发言，不在会场内大声喧哗、接打电话。

3.会议记录人负责记录会议内容，特别是会议决策、任务分配等关键信息。

五、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议内容进行简要总结，明确会议成果和下一步工作计划。

2.与会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

六、会议结束

1.会议结束后，预定人负责检查会议厅，确保设施设备完好，资料归档，并通知后勤部门进行保洁。

2.会议记录人应在会议结束后尽快整理会议纪要，经主持人审核后，发送给相关部门及参会人员。

七、会议资料的归档与保存

1.会议纪要、签到表、会议材料等相关资料需整理归档，保存期限至少为一年。

2.预定人负责将会议资料电子版上传至学校会议管理系统，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应根据会议内容，详细记录会议讨论的重点、决策结果、任务分配及行动计划。

2.会议纪要应包含会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题及结论等要素。

3.会议纪要经主持人审核无误后，应在会议结束后24小时内发布给相关部门及参会人员。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的任务分配应具体到人，明确责任部门和完成时限。

2.各责任部门及个人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，确保任务按时完成。

3.会议预定人负责跟踪任务进度，定期向主持人汇报任务完成情况。

三、跟踪监督与评估

1.学校办公室设立专门的监督评估小组，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.监督评估小组应制定评估标准，对任务完成情况进行量化考核，确保决策落实到位。

3.对未按期完成任务的部门和个人，视情节给予通报批评，并纳入年终考核。

四、反馈与改进

1.各责任部门在完成任务后，应及时向会议预定人反馈执行情况，包括成果、问题及改进措施。

2.会议预定人整理反馈意见，形成报告，提交给学校办公室。

3.学校办公室根据反馈报告，对会议管理制度进行持续改进，提高会议决策的执行力和效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件归档保存，保存期限至少为一年。

2.会议纪要电子版上传至学校会议管理系统，方便相关部门及人员查阅。

3.学校办公室负责会议纪要的保管和提供查阅服务，确保信息安全。

六、紧急事项处理

1.对于会议纪要中涉及的紧急事项，各责任部门应立即采取措施，确保问题得到及时解决。

2.会议预定人负责跟进紧急事项的处理进度，并及时向主持人汇报。

3.紧急事项处理完毕后，应及时整理处理结果，纳入会议纪要，并对相关人员进行通报。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用原则

1.会议室使用应遵循先预约、先使用的原则，确保会议的顺利进行。

2.各部门、单位应合理规划会议时间，避免会议室资源的浪费。

3.会议室使用应优先保证学校重要会议和大型活动的需求。

二、会议室预定与安排

1.会议室预定需通过学校提供的会议管理系统进行，预定人需填写相关信息，包括会议名称、时间、参会人数等。

2.预定人应在会议开始前至少一天完成会议室预定，以便后勤部门进行会场布置和设备检查。

3.若会议室出现冲突，学校办公室有权进行协调和调整。

三、会议室设施设备管理

1.后勤部门负责会议室设施设备的维护、保养和更新，确保设备正常运行。

2.使用会议室的部门和个人应爱护设施设备，遵守操作规程，不得擅自拆卸、改动设备。

3.若发现设施设备损坏，应立即报告后勤部门进行维修，并根据实际情况追究责任人。

四、会议室环境与安全

1.会议室应保持整洁、安静，严禁吸烟、乱扔垃圾。

2.保卫处负责会议室的安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施正常运行。

3.会议期间，严禁携带易燃、易爆等危险物品进入会议室。

五、会议室使用规范

1.会议开始前，预定人应确保会议资料、设备等准备齐全，并通知后勤部门进行会场布置。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，保持手机静音或振动，不随意离开会场。

3.会议结束后，预定人应组织清理会场，确保会议室恢复原状，并及时归还借用物品。

六、违规处理

1.未经预约，擅自使用会议室的，取消其使用权，并视情节给予通报批评。

2.损坏会议室设施设备的，责任人须照价赔偿，并根据情节给予相应处理。

3.违反会议室使用规定，影响会议正常进行的，视情节给予相应处理。

七、其他

1.学校办公室负责对会议室管理规定进行解释和修订。

2.各部门、单位可根据实际情况制定具体实施细则，并报学校办公室备案。

3.会议室管理规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。