永辉集团会议管理制度

永辉集团会议管理制度永辉集团会议管理制度

第一章总则

第一条本管理制度旨在规范永辉集团（以下简称“集团”）会议的组织、召开及管理，确保会议效率，提升决策质量，加强各部门间的沟通与协作。

第二条本制度适用于集团及子公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

第三条会议应遵循以下原则：

1.实事求是：会议讨论内容应客观、公正，符合集团实际情况；

2.高效有序：会议组织、召开及跟踪落实应确保高效、有序；

3.集思广益：鼓励与会人员积极参与讨论，充分发表意见；

4.保密原则：会议内容涉及集团机密事项，与会人员应严格保密。

第四条集团设立专门的会议室，配备必要的会议设施，为各类会议提供场地保障。

第五条集团设立会议管理制度监督小组，负责对会议管理制度的执行情况进行监督、检查，并提出改进意见。

第六条各部门应严格遵守本管理制度，确保会议的顺利召开和高效进行。

第七条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门如有特殊需求，可向集团会议管理制度监督小组提出建议，经审批通过后予以实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据集团工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.会议通知：会议发起人应在会议召开前至少3个工作日向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.会议议程：会议议程应明确会议讨论的重点、顺序及时间安排，会议议程应在会议召开前至少2个工作日发送给与会人员。

4.会议资料：会议发起人应准备与会议主题相关的资料，并在会议召开前至少1个工作日发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持：会议由会议主持人负责组织，主持人应确保会议按照议程进行，控制会议时间，保证会议效率。

3.会议发言：与会人员在会议讨论过程中，应主动发言，表达自己的观点和意见。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议讨论的重点、结论以及待解决的问题。

三、会议决策

1.会议决策依据：会议决策应基于充分讨论和论证，确保决策的科学性、合理性。

2.表决：对于需要表决的事项，会议主持人应组织与会人员进行表决，表决结果需超过半数同意方可通过。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由会议主持人签字确认。

四、会议总结

1.会议总结：会议结束后，会议主持人应对会议进行简要总结，概括会议成果，指出存在的问题和不足。

2.会议纪要：会议纪要应在会议结束后2个工作日内完成，内容包括会议议程、与会人员、会议讨论重点、决策结果等。

3.会议纪要发送：会议纪要完成后，应发送给与会人员，以便于了解会议内容和跟踪落实。

五、会议跟踪落实

1.任务分配：会议主持人应根据会议决策，将任务分配给相关人员，明确责任人和完成时限。

2.进度反馈：责任人应按照会议决策要求，及时反馈工作进度，确保会议决策的落实。

3.跟踪监督：会议管理制度监督小组负责对会议决策的落实情况进行跟踪监督，督促相关部门按时完成工作任务。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要需在2个工作日内发送给所有与会人员，以便于各方了解会议内容和后续工作要求。

3.对于涉及重大决策的会议纪要，应抄送集团领导，以便领导了解会议情况。

二、任务分解与责任落实

1.会议纪要中明确的工作任务应进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任人接到任务后，应立即制定工作计划，明确工作步骤和进度安排。

3.责任部门应加强对责任人的督促和指导，确保工作任务按期完成。

三、进度监控与反馈

1.责任人需定期向会议主持人或指定负责人报告工作进展，确保工作进度与会议决策要求保持一致。

2.会议管理制度监督小组应定期检查会议决策的落实情况，发现问题及时协调解决。

3.对于未按期完成的工作任务，责任人需向会议主持人说明原因，并制定整改措施。

四、会议决策落实评估

1.会议纪要中涉及的工作任务完成后，会议主持人或指定负责人应组织对工作成果进行评估。

2.评估内容包括任务完成情况、工作质量、是否存在遗留问题等，评估结果作为对相关部门和人员绩效考核的依据。

3.对于未达到预期效果的工作任务，应分析原因，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

五、会议纪要归档与管理

1.会议纪要需按照集团档案管理规定进行归档，以便于今后的查询和审计。

2.会议纪要的归档应确保完整性、安全性，防止泄露集团机密信息。

3.会议管理制度监督小组定期对会议纪要归档情况进行检查，确保管理制度的有效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部提交会议室申请，注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.行政管理部根据申请情况进行协调安排，确保会议室合理使用。

3.会议室预订实行优先级原则，重要会议和紧急会议优先安排。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

2.与会人员应按时进入会场，会议开始后，非会议相关人员不得擅自进入会议室。

3.会议室内严禁谈论与会议无关的话题，确保会议高效进行。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，应爱护设备，遵循设备操作规程，如遇问题及时与行政管理部联系。

3.会议室设备使用完毕后，责任人应确保设备关闭，避免长时间待机。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保会议安全。

3.行政管理部负责制定会议室应急预案，应对突发事件。

五、会议室卫生与环保

1.会议室卫生由行政管理部负责，定期进行清洁，确保卫生条件良好。

2.与会人员应遵守环保规定，减少一次性用品的使用，提倡绿色会议。

3.会议结束后，责任人应确保会议室卫生整洁，垃圾分类投放。

六、会议室费用管理

1.会议室使用费用由行政管理部进行统计，按照实际使用情况向各部门进行分摊。

2.各部门应合理控制会议室使用成本，避免资源浪费。

3.行政管理部定期对会议室使用情况进行汇总分析，优化会议室资源配置。

第五章附则

1.本管理制度自发布之日起实施，集团各部门应严格遵守。

2.本管理制度如有