药品生产全过程数字化追溯技术要求 质量管理（征求意见稿）

1T/SHQAP009－2024药品生产全过程数字化追溯技术要求质量管理本标准规定了质量管理业务系统数字化追溯的通用要求、追溯内容、追溯索引、数据管理和运行维护等要求。本标准适用于上海地区生物制品、化学药、现代中药等各类药品生产企业的质量管理业务，作为药品生产过程质量管理数字化追溯的建设指导和实施水平的评价参考。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DB31/T1400－2023药品生产全过程数字化追溯体系建设和运行规范3术语和定义DB31/T1400－2023界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1偏差deviation偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。3.2纠正措施correctiveaction为消除现有不符合项的原因，以防止问题重复发生而采取的行动。3.3预防措施preventiveaction为消除潜在不符合项或者潜在不良情况的原因而采取的措施。3.4药物警戒pharmacovigilance对药品不良反应及其他与用药有关的有害反应的监测、识别、评估和控制的所有活动。3.5药品不良反应adversedrugreaction指合格药品在正常用法用量下出现的与用药目的无关的有害反应。3.6质量回顾qualityreview2T/SHQAP009－2024对一系列的生产的生产和质量相关数据的回顾分析，以评价产品生产工艺的一致性及相关物料和产品质量标准的适用性，以对其趋势进行识别并对不良趋势进行控制，从而确保产品工艺稳定可靠，符合质量标准的要求，并未持续改进产品质量提供依据。3.7召回recall药品上市许可持有人按照规定的程序收回已上市的存在质量问题或者其他安全隐患药品，并采取相应措施，及时控制风险、消除隐患的活动。3.8确认qualification证明厂房、设施、设备能正确运行并可达到预期结果的一系列活动。3.9验证validation证明任何操作规程（或方法）、生产工艺或系统能够达到预期结果的一系列活动。3.10药品注册drugregistration药品注册申请人依照法定程序和相关要求提出药物临床试验、药品上市许可、再注册等申请以及补充申请，药品监督管理部门基于法律法规和现有科学认知进行安全性、有效性和质量可控性等审查，决定是否同意其申请的活动。4缩略语下列缩略语适用于本文件。CAPA：纠正和预防措施(CorrectiveActionandPreventiveAction)ERP：企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning)GMP：药品生产质量管理规范(GoodManufacturingPracticefordrug)LIMS：实验室信息管理系统（LaboratoryInformationManagementSystem）MAH：上市许可持有人（MarketingAuthorizationHolder）MES：制造执行系统(ManufacturingExecutionSystem)PV：药物警戒(Pharmacovigilance)QMS：质量管理系统(QualityManagementSystem)RTO：恢复时间目标(RecoveryTimeObjective)RPO：恢复点目标(RecoveryPointObjective)SRM：供应商关系管理(SupplierRelationshipManagement)WMS：仓储管理系统(WarehouseManagementSystem)5通用要求5.1质量管理追溯为保证药品质量，满足法律法规要求，企业系统地组织、控制并持续改进与药品生产相关的所有活动，通常包括偏差管理、变更管理、纠正预防措施管理、供应商管理、审计管理、风险管理、质量回顾3T/SHQAP009－2024管理、药物警戒管理、投诉管理、召回管理等。企业应用质量管理系统，对相关质量活动进行数字化管理，记录关键质量管理信息，确保企业所有质量管理业务相关活动都能被追溯。5.2系统集成质量管理系统宜与ERP、SRM、WMS、MES、LIMS、PV等系统以及自建或第三方药品追溯系统集成对接，满足企业质量管理数据地互联互通及监管追溯的要求。企业系统集成参见GB/T20720相关内容。6追溯内容要求6.1基础数据追溯质量管理系统应对质量管理相关基本信息，包括组织机构、人员等进行编码，明确基本信息的属性构成及关联关系。QMS应具备基础数据管理功能，追溯内容包括但不限于：a)企业与组织数据，如组织机构、部门、人员、职位等；b)质量管理流程，如偏差、变更、CAPA、供应商管理、审计管理、药物警戒等管理流程数据；c)业务规则定义，如填写要求、附件要求、等级、分类、流程推进规则、业务关联等；d)编码规则定义，如变更、偏差等事件编码构成与流水定义；e)以上基础数据的修改记录。6.2偏差管理追溯质量管理系统应覆盖整个偏差管理流程，包括偏差发起、偏差调查、根本原因分析及影响评估、偏差审核关闭，系统应对偏差管理各阶段行为及其他信息进行记录，对偏差管理全过程信息进行追溯。偏差管理各阶段追溯的内容应包含但不限于：a)偏差发起信息，包括偏差编号、发起人、发起部门、发起时间、偏差来源、关闭期限、偏差发现日期、偏差描述、采取的紧急措施、涉及的产品/设备信息；b)偏差初步分析信息，包括初步评估报告、评估人员及日期、偏差等级、是否重复性偏差；c)偏差调查信息，包括调查策略、调查人、调查部门、调查报告及变更历史、调查完成时间、报告审批人及审批时间、审批意见；d)偏差分析评估信息，包括（可能的）根本原因、纠正相关信息、纠正预防措施相关信息、影响评估报告或意见、评估人员及评估时间、最终分级、产品处理意见、审批人及审批时间、审批意见；e)偏差审核关闭信息，包括调查关闭时间、CAPA编号、记录关闭时间、流程状态；f)偏差延期信息（如有），包括延期理由、影响评估、申请人员及时间、审批人员及审批时间、审批意见；g)偏差补充信息，如偏差需补充相关信息，应记录补充内容、补充时间及人员。6.3变更管理追溯质量管理系统应具备变更记录和管理功能，对变更申请、评估、计划审批、变更执行、执行审批的内容、状态进行追溯。变更管理数据追溯内容应包括但不限于：a)变更申请信息，包括变更编号、变更发起日期、变更发起人/部门、变更前后描述、变更理由、受影响的文件和产品、受影响的区域或上下游客户等、支持变更的相关文件、变更分类/级别4T/SHQAP009－2024b)变更评估信息，包括对法规符合性的影响评估、对产品质量的影响评估、对EHS的影响评估、对其他系统的影响评估、风险评估报告、变更分类/级别再确认等；c)变更计划审批信息，包括变更行动计划、责任分工、预计完成日期、审批意见、审批人、审批d)变更执行信息，包括变更行动项、行动项预计完成日期、行动项执行结果及证明性文件、以及其它质量活动编号（如有），如偏差、变更、CAPA等；e)变更延期、修改或撤销信息，如果变更处理过程中需进行延期、修改变更内容或撤销变更，应追溯申请理由、评估内容、申请人员及时间、审批人员及审批时间、审批意见；f)变更关闭信息，包括变更效果评估、阶段性关闭总结、最终关闭总结、批准人、批准时间、变更最终关闭后的实施时间等。6.4纠正和预防措施管理追溯质量管理系统应具备纠正和预防措施（CAPA）的记录和管理功能，对纠正预防措施的发起、分析评估、计划、执行、有效性确认计划及执行、纠正预防措施撤销的全过程进行追溯。纠正和预防措施管理流程追溯信息应包括但不限于：a)CAPA发起信息，包括CAPA编号、发起人、发起部门、发起时间、来源、涉及部门、事件描述、涉及产品/设施设备信息、相关业务流程编号等；b)CAPA计划信息，包括行动项内容、负责人、计划完成日期、审批人及审批时间、审批意见；c)CAPA延期、撤销信息，如果CAPA或行动项需延期或撤销时，应包括可追溯的申请理由、申请内容、申请人员及时间、审批人员及审批时间、审批意见；d)CAPA执行信息，包括行动项执行结果及证明性文件、行动项完成日期、审批人员及审批时间、审批意见等；e)CAPA有效性评价信息，包括有效性确认计划内容、计划审批人员及审批时间、审批意见、有效性评价结果、评价人及评价时间、评价结果的审批信息，CAPA无效后需追溯的信息应包括关联业务流程编号；f)CAPA关闭信息，包括CAPA关闭时间。6.5供应商管理追溯6.5.1质量管理系统应建立供应商管理流程，覆盖供应商的筛选、评估、审计、批准、持续管理、撤销的全过程，并具备流程实施的记录和追溯功能。6.5.2质量管理系统应具备对供应商及其供应的物料进行分类和分级的功能，并具备建立供应商质量档案的功能，质量档案内容宜包括供应商资质证明文件、供应商评估文件、质量协议、质量审计报告，供应物品的质量标准、定期的质量回顾分析报告，供应物品生产的产品稳定性考察报告。6.5.3供应商的状态应根据供应商审计和质量回顾结果进行确认或调整，宜和其他系统集成，在供应商不可用的状态下禁止其供应的物料及服务的使用和后续处理。6.5.4供应商管理追溯的内容应包括但不限于：a)供应商建立信息，覆盖供应商的筛选、评估、审计和批准环节：供应商名称/编号、分类、供应商状态、供应商等级、供应商性质、供应商地址、供应商资质资料、供应商资质有效期、供应商提供的产品名称/编号、供应商提供的产品质量标准、供应商审计周期、供应商审计日期，批准的供应商清单等；5T/SHQAP009－2024b)供应商持续管理追溯信息：供应商审计信息、供应商定期质量回顾信息、资质更新信息、供应商偏差/变更信息、供应商状态调整信息等；c)供应商撤销应追溯信息：供应商撤销日期、撤销原因、涉及产品名称/编号。注：供应商包括生产商和经销商（或销售商）6.6审计管理追溯6.6.1质量管理系统应具备审计管理功能，支持企业自检或内审业务，也可用于对受托企业、供应商等第三方审计的管理，以监控质量管理规范的实施情况。6.6.2审计管理应建立必要的审批流，包括审计计划的批准、审计报告的批准、审计回复的批准、整改报告的批准。6.6.3审计管理追溯的内容应包括但不限于:a)审计计划信息，包括计划编号、受审组织对象或区域、审计范围、审计目的、审计时间、审计依据、审计方式、审计人员、审计语言、日程安排等；b)审计执行信息，包括审计实际执行日期、执行人员、审计方式、审计过程记录、发现的问题等；c)审计报告信息，包括报告编号、缺陷项、分类、审计结论等；d)审计回复信息，包括原因分析、整改行动和预计完成日期等；e)审计跟进信息，包括整改完成情况、审批人、审批时间、审批意见，以及其它质量活动编号（如有），如偏差、变更、CAPA等。6.7药物警戒管理追溯6.7.1质量管理系统应具备对药品不良反应及其他与用药有关的有害反应的监测与报告管理功能，应对风险的识别、评估与控制活动进行记录和追溯。6.7.2药品不良反应的监测与报告应具备个例不良反应信息收集、记录、传递、核实、确认、评价、提交、随访、调查、数据管理和处置过程的记录和管理功能，通过病例编号、报告来源等关键信息对个例不良反应报告的数据和状态进行追溯。6.7.3信息收集管理的追溯内容应包括但不限于：a)自发报告的收集及处理，包括自发报告来源、联系信息、涉及产品信息（通用名称、批准文号、批号、规格）、不良事件信息、判定是否报告、报告日期、未上报原因、操作人等；b)文献检索及处理，包括检索日期、检索人、检索策略、检索时间范围、检索文章数量、下载文章数量、文献相关信息（文章名称、杂志/期刊名称等）、是否为有效报告、审阅人、审阅日期、判定是否报告、企业病例编号等；c)国家反馈数据接收和处理，包括反馈日期、反馈数量、下载成功数量、未下载成功数量、下载日期和操作人等、持有人获知日期、产品名称、国家反馈码、企业病例编码、判定是否报告、报告日期和操作人、未上报原因等。6.7.4一份报告包括可识别的患者、可识别的报告者、怀疑药品和不良反应四个元素，视为有效报告应及时进行信息的录入，信息录入管理的追溯内容应包括但不限于：a)报告基本信息，包括报告分类（严重报告、境外报告、首次报告、跟踪报告）、病例编号、报告来源等；b)患者信息，包括姓名、性别、出生日期等；c)怀疑用药信息，包括批准文号、通用名称、剂型、上市许可持有人/生产企业、用药起止日期、6T/SHQAP009－2024治疗疾病等；d)合并用药信息，包括批准文号、通用名称、剂型、上市许可持有人/生产企业、用药起止日期、治疗疾病等；e)不良反应信息，包括怀疑药品—不良反应术语、发生时间、严重性、是否非预期、停药或减量后反应是否消失或减轻、再次使用可疑药品后是否再次出现同样反应、结果、初始报告人评价、上市许可持有人评价、不良反应过程描述等；f)初始报告人信息，包括姓名、职业等；g)事件发生相关信息，包括事件发生国家/地区、首次获知时间、企业病例编码、最近一次获知时间、上市许可持有人名称、联系人、电话、地址等。6.7.5根据不良反应信息的优先级和数据传输时间要求对录入的信息内容的完整性、准确性等进行质量检查（数据质控和医学审核）和提交，追溯内容应包括但不限于：a)修改信息详情，包括报告编号、修改前信息、修改后信息、更新/更正证明性材料、操作人、操作时间、审核人、审核时间等；b)对是否为有效报告、是否在报告范围内及是否为重复报告的操作过程和结果判定记录，报告提交操作人、操作日期等。6.7.6质量管理追溯系统宜具备信号检测识别、药品风险评估、药品上市后安全性研究、定期安全性更新报告（定期获益—风险评估报告）、药品风险控制等活动的记录和管理功能。6.8投诉管理追溯6.8.1质量管理系统宜具备投诉管理功能，覆盖投诉的接收、分流、调查、处理及关闭全过程，对投诉管理过程的行为及相关信息进行追溯。6.8.2企业接收客户投诉，对投诉信息进行收集、分类并记录，追溯内容宜包括投诉案件编号，投诉人与投诉日期，产品名称、批号、数量和投诉分类，客户投诉细节、缺陷类型、投诉样品回收情况等。6.8.3企业对产品质量投诉开展调查，以评估潜在的质量影响。调查追溯信息宜包括调查人、部门、产品信息、调查范围、影响批次信息、风险评估、调查结果、审批人及审批时间等。6.8.4企业质量管理部门依据内部程序要求对客户提供调查结果反馈，信息宜包括投诉调查结果、投诉处理结果等。6.8.5投诉关闭批准和延期管理宜追溯的信息包括但不限于：a)投诉关闭发起审批日期、批准人、截止日期等；b)延期申请人、申请时间、申请理由、延期后新的时限、延期审批人、审批时间及审批意见等。6.9风险管理追溯质量管理系统宜具备风险管理追溯功能，风险管理追溯应用于质量风险管理的全过程，对贯穿于药品生命周期中的质量风险进行评估、控制、沟通和回顾。风险管理追溯的内容宜包括：a)风险启动和计划信息，包括风险记录编号、风险评估内容/对象或范围、目的；b)风险评估信息，包括评估小组组成部门、人员、职责、时间、风险评估分析方法、风险识别、风险等级、评估结论及变更历史及版本；c)风险控制信息，包括控制措施、执行人员、计划时间、审批人、审批时间、审批意见。d)风险控制有效性评价信息，应包括控制措施完成证明资料、措施有效性评估、风险控制等级、7T/SHQAP009－2024风险是否接受结论、审批人、审批时间、审批意见；e)风险沟通信息，包括质量风险管理过程结果的沟通时间、对象；f)风险回顾信息，包括回顾记录、人员、时间、结论。6.10质量回顾管理追溯6.10.1质量管理系统宜具备关键物料、产品、公用系统等不同情形的质量回顾管理功能，宜对基础信息产生、质量回顾数据收集、统计与分析、质量回顾报告的编写与审批等过程进行记录与追溯。6.10.2质量回顾管理宜具备多种数据收集方式，准确获取每种产品在生产、检验中涉及的关键工艺参数、关键中间控制检验结果、成品检验结果等数据用于统计和趋势分析，宜与LIMS系统、MES系统进行系统集成和数据交互。6.10.3质量回顾管理宜具备数据统计与分析功能，数据统计与分析宜采用专业的数据统计与分析软件或分析工具，统计与分析结论用于质量回顾报告撰写。6.10.4质量回顾管理追溯内容宜包括：a)基础信息产生：回顾对象信息、回顾周期、回顾范围、上一次回顾的跟踪等；b)数据收集：收集人、收集日期、收集的数据类型和对应的收集要求、复核人、复核日期等；c)数据统计与分析：不同数据选择的统计与分析方法（如时间序列图、控制图等）、统计与分析值（如均值、上下限等）、异常或超趋势数据、分析结论或评价；d)质量回顾报告形成：报告名称、报告编号、版本号、起草人、起草日期、审批人、审批日期、6.11召回管理追溯6.11.1质量管理信息追溯系统宜具备药品召回和模拟召回管理功能，对药品召回和模拟召回的过程、采取相应措施、消除缺陷、控制风险的活动进行追溯，可采用药品追溯系统对药品召回的过程数据信息进行记录和追溯。6.11.2召回管理系统宜对质量事件是否启动召回决策活动进行记录，亦可在导致质量事件的其他质量管理系统中记录（如偏差、实验室调查、投诉、药物警戒等通过系统编号对召回决策全过程进行追溯。追溯内容宜包括:a)质量事件描述；b)质量事件对产品安全隐患的调查和评估，包括药品质量、生产过程和工艺情况、产品储存和运输情况、产品主要使用人群的构成及比例、可能存在安全隐患的产品批次、数量及流通区域和范围、产品投诉情况、药物警戒情况、产品引发危害的可能性、危害的严重与紧急程度、危害导致的后果等；c)召回决定、召回级别、召回决策批准人和日期。6.11.3召回管理系统宜对召回技术准备、沟通准备、经济准备和法律诉讼准备等进行记录，追溯内容宜包括:a)基本信息，包括召回产品名称、规格、包装规格、批号、召回类别、召回级别、召回原因等；b)召回小组信息，包括召回小组成员、职务和职责等；c)召回产品信息，包括召回批号的生产数量、发运数量、库存数量、冻结与召回产品相关的物料和产品信息等；d)客户信息，包括需通知召回的客户名称、联系方式、销售地址和数量等；8T/SHQAP009－2024e)召回计划，包括预计可召回数量、预计完成时限、召回信息的公布途径与范围、召回的预期效果、产品召回后拟处理措施、召回联络人及联系方式等；f)召回通知，包括召回基本信息、药品标识和储运条件要求等；g)召回沟通方案，包括沟通对象、频次和方式；h)替代性供应方案；i)客户补偿方案；j)法律诉讼方案（必要时）；k)舆情应对方案。6.11.4召回管理系统宜对召回行动过程和结果进行记录和追溯，追溯内容宜包括但不限于:a)产品召回行动信息，包括召回启动的日期、召回信息发布的证明性记录、通知客户的记录、客户反馈的记录、召回产品接收记录、应召回和实际召回数量的平衡关系、定期向药品监督管理部门报告的召回跟踪报告等；b)召回产品的处理，包括召回产品质量的影响评估、召回产品隔离存放的记录、销毁记录等；c)召回产品质量事件相关质量活动编号，如偏差、CAPA等；d)召回总结报告，包括召回产品基本信息、售出产品及召回产品的数量平衡计算、召回活动、召回效果、召回产品的处理情况评价、召回有效性评估等；e)召回关闭信息，包括召回小组负责人和企业负责人批准和日期等。6.12确认与验证管理追溯6.12.1质量管理系统宜建立验证管理流程，覆盖确认和验证项目的立项、实施、报告、偏差与变更处理的全过程，并具备流程实施的记录和追溯功能。6.12.2验证管理的确认和验证对象包括：a)厂房、设施、设备、检验仪器和有特殊要求的物料及产品运输条件的首次确认和周期性再确认；b)生产工艺、操作规程、检验方法、清洁方法和计算机化系统的首次验证和周期性再验证。6.12.3质量管理系统宜与其他系统集成，根据确认和验证结果，调整确认和验证对象的状态，在确认和验证项目失败的状态下禁止确认和验证对象的使用和后续处理。6.12.4验证管理追溯内容包括但不限于：a)确认和验证对象基本信息，包括确认和验证对象编号、确认和验证对象名称、确认和验证子对象名称、再确认和再验证周期等；b)确认和验证项目信息，包括项目任务编号、确认和验证对象信息、确认和验证方案编号、确认和验证报告编号，周期性再确认和再验证文件信息；c)确认和验证文档信息，包括每个确认和验证对象批准实施的确认和验证方案、确认和验证报告及附件，以及相关质量活动编号（如有），如偏差、变更、CAPA等。6.13药品注册资料管理追溯6.13.1质量管理系统宜具备药品注册资料管理功能，在药品获批以后，药品再注册、补充申请和备案的资料和文件信息可追溯。6.13.2再注册、补充申请和备案的追溯信息宜包括：a)原始电子版文件和纸质文件编号、原始电子版文件（包括Word文档和PDF文档）、归档文件夹编号、存储介质的编号、纸质档案盒的编号或档案盒标签（包括药品注册分类、药品编号、9T/SHQAP009－2024中文名、申请事项、档案盒编号信息等）、档案室文档管理清单。b)递交材料的存储方式追溯信息上应含有申请号、登记号、核对码、资料类型、光盘张数(第*张/共*张)等信息补充申请期间产生的通知、报告等纸质文件（如有）应有编号并归档。c)再注册、补充申请和备案审评过程中应建立项目跟踪表或同等跟踪记录，注册文件首次递交至批准所发生的一系列与药监部门之间的沟通应记录并可追溯。再注册、补充申请和备案批准或公示后，批准或公示证明文件应进行编号和归档。6.14委托生产管理追溯6.14.1MAH质量管理体系应覆盖药品全生命周期，覆盖机构与人员、质量保证体系、药物警戒管理、风险管理、药品上市后研究、文件与记录管理、责任赔偿等的全过程流程，流程实施的文件和记录宜采用信息化系统的方式进行追溯。6.14.2在从事以下质量管理相关活动时，持有人和受托方双方应保证活动的有效衔接：a)药品生产场地管理文件；b)委托协议和质量协议；c)持有人对受托企业的审核程序、现场审核报告及记录；d)研制、生产、销售监督管理程序与记录；e)药品质量回顾分析制度及药品质量回顾分析报告；f)药品生产工艺规程、空白批生产记录、质量标准及检测程序；g)受托生产企业共线生产药品列表及风险评估报告(或关于防污染控制策略CCS的相关程序与记录/报告)；h)药品偏差、变更控制、自检、不合格品处理、纠正与预防措施、质量投诉、退货、召回、物料与产品、确认与验证、稳定性试验、数据可靠性、培训、员工健康、上市放行、追溯等管理程序及记录；i)生产关键物料合格供应商名单；j)质量信息沟通及处置的规定与沟通记录；k)药品安全事件处置方案与培训、演练记录；l)药物警戒管理程序与记录；m)药品年度报告管理程序与记录；n)药品上市后风险管理计划与记录；o)短缺药品停产报告管理程序与记录(短缺药品持有人)；p)信息公开制度、疫苗安全事件处置方案、疫苗责任强制保险（疫苗持有人）；q)符合国家药品监管部门发布的其他各类法规政策要求。6.14.3若使用电子数据记录的，持有人与受托生产企业应当制定电子数据处理系统的管理和操作规程，明确电子文档的保存方式、采集职责、操作权限和异常情况处理办法。MAH管理系统与LIMS系统、MES系统、DMS系统、其他QMS子系统等进行系统集成、数据交互和流程链接的，应考虑各系统的兼容性。7追溯索引要求质量管理系统中应对不同管理对象建立不同可追溯索引关键字，具备针对偏差、变更、CAPA、审计、投诉与召回等质量活动信息的检索功能。索引关键字应包括但不限于：a)偏差管理的偏差编号、部门、发起人；T/SHQAP009－2024b)变更管理的变更编号、部门、发起人；c)纠正与预防措施的CAPA识别编号、纠正措施编号、预防措施编号；d)供应商管理的供应商名称/编号、物料名称/编号；e)审计管理的审计计划号或审计任务单号、审计时间段；f)投诉管理的投诉事件编号、部门、产品名称；g)不良反应的事件编号、部门、产品名称、病例编号；h)召回管理的召回事件编号、产品名称；i)风险管理的风险评估记录编号、