工程部会议室管理制度

工程部会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范工程部会议室的使用，确保会议的高效、有序进行，提高决策质量。制定与实施会议管理制度时，应遵循以下原则：

1.合理安排，确保资源最大化利用。

2.高效有序，保障会议质量。

3.公平公开，确保各部门权益。

4.环保节能，提倡绿色会议。

第二条适用范围

本制度适用于工程部所有会议室的管理与使用，包括但不限于部门例会、项目协调会、技术讨论会等。

第三条会议分类

根据会议的性质和规模，将会议分为以下几类：

1.例会：定期召开的常规性会议。

2.专题会：针对特定议题召开的会议。

3.紧急会：应对突发事件或紧急情况召开的会议。

4.培训会：进行业务培训或知识分享的会议。

第四条职责分配

1.会议管理员：负责会议室的日常管理、预约安排、设备检查等工作。

2.会议主持人：负责会议的召集、组织和主持，确保会议按照既定议程进行。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并分发相关人员。

4.与会人员：按时参加会议，积极参与讨论，并按时提交会议所需资料。

第五条制度修订

本制度可根据工程部工作实际需要，按照相关规定进行适时修订，修订后的制度应及时公布，确保各部门了解与遵循。

第二章会议流程

会议筹备

1.会议计划制定：会议主持人根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议目的、议题、参会人员、时间、地点等，并提交会议管理员进行会议室预约。

2.会议室预约：会议管理员根据会议计划，合理安排会议室，确保会议时间、地点与其他会议不冲突。预约成功的会议室，会议管理员需在会议前进行设备检查，确保设备正常运行。

3.会议通知：会议计划确定后，会议主持人需提前至少1个工作日向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等，并要求与会人员做好相关准备工作。

会议进行

1.会议签到：会议开始前，与会人员需进行签到，会议记录人负责统计签到情况，并向会议主持人报告。

2.会议议程执行：会议主持人按照议程主持会议，确保会议有序进行，并给予与会人员充分发言和讨论的机会。

3.会议记录：会议记录人详细记录会议内容，包括讨论的重点、决策结果、任务分配等，以及与会人员的意见和建议。

会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议内容进行简要总结，强调重要决策和任务分配，确保与会人员明确了解会议成果。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人需在1个工作日内整理会议纪要，将会议内容、决策结果、任务分配等信息清晰、准确地记录下来，并分发给与会人员。

3.会议资料归档：会议结束后，会议主持人负责将会议相关资料进行归档，以备日后查询。

会议跟踪与落实

1.任务跟踪：会议主持人或指定负责人对会议决策的任务进行跟踪，确保任务按时完成。

2.进展反馈：执行任务的与会人员需定期向会议主持人或指定负责人反馈任务进展情况，以便及时调整工作计划。

3.效果评估：会议主持人定期对会议决策的执行效果进行评估，并根据实际情况调整会议计划，以提高会议质量和决策效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应包含会议基本信息，如会议主题、时间、地点、与会人员等，并详细记录会议讨论的主要议题、决策结果、任务分配及各项任务的完成期限。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审核无误后，于会议结束后1个工作日内以电子邮件或书面形式发送给所有与会人员，并抄送相关部门。

3.会议纪要应保持格式统一、内容清晰、语言准确，确保信息传达无误。

任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确的责任分配和任务要求，各执行人应严格按照规定的时间节点完成。

2.会议主持人或指定负责人应定期检查任务执行情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决，确保会议决策的有效落实。

进度反馈与协调

1.各任务执行人需定期向会议主持人或指定负责人报告任务进展情况，包括已完成的任务、正在进行中的任务及存在的问题和困难。

2.会议主持人或指定负责人根据任务进度反馈，进行协调和指导，确保各项任务按计划推进。

会议纪要的更新与归档

1.若会议决策在执行过程中发生变更，会议记录人应及时更新会议纪要，反映最新的决策内容，并重新发送给相关人员。

2.会议纪要的最终版本应在所有任务完成后进行确认，并由会议主持人负责归档，以备未来查询和审计。

跟踪落实的评估与改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，包括任务完成情况、决策执行效果等，以识别存在的问题和不足。

2.根据评估结果，对会议管理制度和流程进行持续改进，以提高会议效率和决策执行力。

第四章会议室管理规定

会议室预约与使用

1.会议室预约采用先到先得的原则，会议管理员负责统筹安排，确保会议室资源得到合理分配。

2.预约会议室时，需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，会议管理员根据这些信息合理调配会议室资源。

3.若会议时间或参会人数有变，需提前通知会议管理员进行相应调整。

会议室设备管理

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。

2.会议前，会议管理员应检查会议室设备，确保设备处于良好状态，满足会议需求。

3.与会人员应爱护会议室设备，使用过程中如遇问题，应及时向会议管理员报告。

会议室环境与布置

1.会议室应保持干净整洁，空气流通，温度适宜，为与会人员提供舒适的环境。

2.会议前，会议管理员负责布置会议室，根据会议需求调整座位、准备会议材料等。

3.会议结束后，与会人员应协助清理会议室，保持环境整洁。

会议室安全与保密

1.会议室应采取措施确保会议期间的安全，如防火、防盗等。

2.会议期间，与会人员应遵守保密规定，不泄露会议内容和敏感信息。

3.会议管理员负责监督会议室的安全与保密工作，发现问题及时处理。

会议室使用规范

1.会议室使用应遵循高效、节约原则，避免长时间占用会议室资源。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，减少不必要的干扰。

3.会议结束后，与会人员应立即离开会议室，以便会议管理员安排下一场会议。

违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，会议管理员有权予以制止，并视情节严重程度进行相应处理。

2.违规行为包括但不限于：擅自占用会议室、损坏会议室设备、泄露会议内容等。

3.对屡次违规者，将通报批评，并按照公司规定给予相应处罚。

第五章附则

1.本制度的