校园会议室门禁管理制度

校园会议室门禁管理制度第一章总则

校园会议室门禁管理制度旨在规范校园内会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高会议效率，确保会议室资源合理分配。以下为校园会议室门禁管理制度总则：

一、适用范围

本制度适用于校园内所有会议室的门禁管理，包括但不限于各类教学、科研、行政及学生活动会议室。

二、管理原则

1.公平、公正、公开原则：会议室资源面向全校师生开放，遵循先到先得、预约优先的原则，确保资源合理分配。

2.便捷、高效原则：简化会议预约流程，提高会议室使用效率，减少等待时间。

3.安全、环保原则：加强会议室门禁管理，保障会议安全，降低会议对环境的影响。

三、责任主体

1.会议室管理部门：负责会议室的日常管理、维护及门禁系统的正常运行。

2.会议申请人：负责按时参加会议，遵守会议管理制度，确保会议的顺利进行。

3.门禁系统维护人员：负责门禁系统的安装、维护及故障排除。

四、管理制度

1.本制度为校园会议室门禁管理的纲领性文件，各部门应认真贯彻执行。

2.会议室管理部门可根据实际情况，制定具体实施细则，报请学校审批后实施。

3.各部门应加强宣传，提高师生对会议管理制度的认识，共同维护会议秩序。

五、违规处理

1.未经预约或未按时参加会议的，视为违规使用会议室。

2.违规使用会议室的，会议室管理部门有权取消其预约资格，并视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

3.损坏会议室设施设备的，应按学校相关规定予以赔偿。

4.违反会议纪律，影响会议正常进行的，由会议室管理部门进行制止，并视情节轻重给予相应处理。

六、其他

1.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

2.本制度的解释权归学校会议室管理部门。

3.如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充完善。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，以下为校园会议室门禁管理制度中会议流程的相关规定：

一、会议预约

1.会议申请人需提前通过学校提供的会议室预约系统进行预约。

2.预约时，会议申请人应详细填写会议主题、参会人数、会议时间、所需设备等信息。

3.会议室管理部门将在收到预约申请后2个工作日内完成审核，并通过短信或邮件通知申请人。

4.会议预约成功后，申请人不得随意更改会议时间。如确需更改，应提前至少3个工作日向会议室管理部门申请。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，会议申请人应到达会议室，通过门禁系统进行签到。

2.签到时，需出示有效证件（如学生证、工作证等），以便工作人员核实身份。

3.会议室管理部门将对签到情况进行记录，作为会议考核的依据。

三、会议进行

1.会议开始后，会议申请人应确保会议内容与预约时所填写的主题相符。

2.会议过程中，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离场。

3.会议申请人负责会议的主持和协调，确保会议目标的达成。

四、会议结束

1.会议结束后，会议申请人应组织参会人员进行简要总结，明确会议成果和后续工作安排。

2.申请人应在会议结束后的2个工作日内，将会议纪要发送给会议室管理部门备案。

五、会议设备使用

1.会议申请人应在预约会议室时，明确所需设备，以便会议室管理部门提前进行准备。

2.会议开始前，申请人应检查设备是否齐全、正常，如有问题及时与会议室管理部门联系。

3.会议结束后，申请人负责将设备归位，保持会议室整洁。

六、特殊事项处理

1.如遇紧急情况需临时召开会议，会议申请人可向会议室管理部门申请加急处理。

2.会议室管理部门将根据实际情况，对加急申请进行审核，并在能力范围内予以支持。

七、会议考核

1.会议室管理部门将定期对会议流程的执行情况进行考核，包括会议签到、会议纪律、设备使用等方面。

2.考核结果将作为各部门和个人评优评先的依据，并对表现优秀的会议申请人给予表彰和奖励。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行和落实具有重要意义。以下为校园会议室门禁管理制度中关于会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的编写与审核

1.会议结束后，会议申请人应及时整理会议内容，编写会议纪要。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项及后续工作安排等。

3.会议纪要编写完成后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审核。

4.审核通过的会议纪要，由会议申请人进行公示，确保参会人员了解会议成果。

二、会议纪要的跟踪与落实

1.会议申请人负责对会议决策事项进行跟踪，确保各项工作按计划推进。

2.各责任部门应按照会议纪要中的工作安排，认真执行会议决策，并及时反馈工作进展。

3.会议室管理部门应对会议纪要的执行情况进行监督，发现问题时，及时协调相关部门予以解决。

三、会议纪要的更新与反馈

1.会议申请人应根据工作进展情况，及时更新会议纪要，记录工作过程中的调整和变动。

2.会议纪要的更新应保持透明度，确保参会人员了解最新工作动态。

3.参会人员如有意见和建议，可向会议申请人提出，申请人应认真听取并予以反馈。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经审核通过后，应由会议室管理部门进行归档，保存期限不少于三年。

2.需要查阅会议纪要的人员，可向会议室管理部门提出申请，经批准后予以查阅。

3.会议室管理部门应确保会议纪要的完整性和安全性，防止泄露会议秘密。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的编写、跟踪、落实情况将作为会议申请人及相关部门工作考核的依据。

2.对会议纪要执行到位、成果显著的部门和个人，将给予表彰和奖励。

3.对会议纪要执行不力、工作落实不到位的部门和个人，将视情节轻重给予通报批评、处罚等处理。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，维护良好的会议环境，以下为校园会议室门禁管理制度中关于会议室管理的规定：

一、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预约优先原则，未经预约不得随意占用会议室。

2.会议申请人需按照预约时间使用会议室，不得提前或超时使用。

3.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不吸烟、不进食，爱护会议室设施设备。

4.会议结束后，申请人负责组织参会人员共同清理会议室，确保场地干净、设施归位。

二、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设施设备，确保设备正常运行。

2.会议申请人如需使用特殊设备，应在预约会议室时提前告知，以便管理部门进行安排。

3.使用会议室设施设备时，应遵循操作规范，发现异常情况应及时报修。

三、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，加强会议期间的安全巡查。

2.会议申请人需确保会议内容符合国家法律法规，不得涉及违法违规行为。

3.会议室应配备必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

四、会议室环境维护

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量。

2.会议期间，申请人应关注会议室的温度、湿度等环境因素，确保参会人员舒适。

3.会议室管理部门应积极采用环保材料和技术，减少会议对环境的影响。

五、会议室预约与调整

1.会议申请人应在规定时间内提交会议室预约申请，如实填写相关信息。

2.如遇特殊情况需调整会议室安排，会议室管理部门有权进行调配，并及时通知相关申请人。

3.会议室管理部门应合理规划会议室使用时间，尽量避免冲突，提高使用效率。

六、违规行为处理

1.对违反会议室管理规定的单位和个人，会议室管理部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处理。

2.损坏会议室设施设备的，应按学校相关规定予以赔偿。

3.会议室管理部门应建立健全投诉举报机制，接受全校师生的监督。

第五章附则

为确保校园会议室门禁管理制度的实施效果，以下为附则相关内容：