高校会议管理制度

高校会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为规范高校会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，根据国家有关法律法规及学校相关规定，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于全校各类会议的管理，包括但不限于校务会议、学术会议、部门例会、专题研讨会等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）会议应注重民主集中制，充分听取与会人员意见，保证决策的科学性、民主性。

（三）会议应遵循保密原则，涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的内容，应严格保密。

第四条会议分类

根据会议的性质、规模和议题，会议分为以下几类：

（一）校务会议：研究决定学校重大事项，部署学校重要工作。

（二）学术会议：交流学术成果，推动学科建设。

（三）部门例会：研究本部门工作，协调部门间工作关系。

（四）专题研讨会：针对特定议题进行深入探讨。

第五条组织机构

（一）学校设立会议管理机构，负责全校会议的统筹、协调和监督工作。

（二）各部门设立会议工作小组，负责本部门会议的组织、实施和总结工作。

第六条会议纪律

（一）与会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

（二）会议期间，与会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

（三）会议内容应严格保密，未经允许不得泄露。

第七条责任追究

对违反会议管理制度的行为，将按照学校相关规定进行责任追究，情节严重的，将依法依规处理。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.会议筹备组应根据会议主题和目标，制定会议方案，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。

2.筹备组应提前通知与会人员，确保相关人员按时参加会议。

3.筹备组需准备会议所需的资料、设备、场地等，并确保会议设施的正常运行。

第九条会议议程安排

1.会议议程应明确、合理，确保议题充分讨论，避免冗长无效的讨论。

2.会议议程应提前通知与会人员，以便他们做好准备，提高会议效率。

第十条会议召开

1.会议主持人应按时宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

2.会议主持人要确保会议按照议程进行，控制会议节奏，避免偏题或长时间讨论无关事项。

3.会议期间，与会人员应积极参与讨论，充分发表自己的观点和意见。

第十一条会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、任务分配等。

2.会议记录应及时整理，形成会议纪要，分发给与会人员和相关单位。

第十二条会议决策与表决

1.会议决策应充分听取与会人员的意见，确保决策的科学性和民主性。

2.对于需要表决的议题，应明确表决方式和结果，并记录在案。

3.会议决策结果应及时公布，便于执行和监督。

第十三条会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议进行总结，概括讨论成果和决策事项。

2.主持人应强调会议纪要的落实，明确责任人和完成时限。

第十四条会议资料的归档

1.会议结束后，会议筹备组应将会议资料、纪要等归档，以便日后查阅。

2.归档资料应包括会议通知、议程、会议记录、表决结果等。

第十五条会议反馈与改进

1.会议结束后，筹备组应收集与会人员的意见和建议，不断优化会议流程和内容。

2.对于存在的问题，应及时调整和改进，以提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条会议纪要的制定与发布

1.会议纪要应由指定的记录人员根据会议内容及时编写，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应明确记录会议的决策事项、任务分配、责任人、完成时限等关键信息。

3.会议纪要经审核无误后，应尽快通过邮件、公告等形式发布给所有与会人员及相关执行单位。

第十七条任务执行与监督

1.各责任单位或责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进任务的实施。

2.会议管理机构应设立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时上报，并采取措施解决，确保会议决策得到有效落实。

第十八条进度汇报与协调

1.责任单位或责任人应定期向会议管理机构汇报任务执行进度，遇到困难时，应及时沟通协调，寻求支持。

2.会议管理机构应根据汇报情况，组织相关部门进行协调，解决执行中的难题，确保任务顺利进行。

第十九条效果评估与反馈

1.会议决策执行完毕后，会议管理机构应组织对执行效果进行评估，总结经验教训。

2.评估结果应及时反馈给相关部门和人员，对执行效果好的予以表扬，对执行不力的提出改进措施。

第二十条责任追究与持续改进

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的单位或个人，应根据相关规定进行责任追究。

2.会议管理机构应结合执行情况，不断完善会议管理制度，提高会议决策的执行力和效率。

第二十一条会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行存档，确保资料的可追溯性和完整性。

2.会议纪要应设置合理的查阅权限，便于相关人员查阅和参考。

第四章会议室管理规定

第二十二条会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需向会议室管理部门提交会议主题、时间、参会人数等信息。

2.预订者应合理选择会议室规模，避免资源浪费。

3.会议室管理部门应建立预订审批制度，根据预订需求和会议室使用情况，合理分配会议室资源。

第二十三条会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等，并定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议室管理部门应确保会议室环境整洁，提供舒适的会议环境。

3.会议室应配置适量桌椅，并根据会议规模调整座位布局。

第二十四条会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内卫生。

2.使用会议室时，应爱护公共设施，不得随意损坏。

3.会议结束后，使用者应将会议室恢复原状，关闭电器设备，确保门窗关闭。

第二十五条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议期间的人员安全。

2.会议涉及敏感内容时，应采取保密措施，如设置保密标识、限制会议记录外传等。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

第二十六条会议室开放时间与权限

1.会议室管理部门应明确会议室的开放时间，并根据实际情况调整。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据需要设置会议室使用权限，确保会议室资源合理利用。

第二十七条会议室违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权予以制止，并依据相关规定进行处理。

2.对于损坏会议室设施、设备的行为，应要求责任人赔偿损失。

3.会议室管理部门应加强对违规行为的宣传教育，提高与会人员的自律意识。

第五章附则

第二十八条制度的修订与解释

本制度的修订和解释权归学校会议管理机构所有。

第二十九条制度的实施与监督

本制度