甲方工程会议管理制度

甲方工程会议管理制度第一章总则

为保证甲方工程会议的效率与效果，确保会议内容的落实与执行，特制定本会议管理制度。本制度适用于甲方工程相关的所有会议，旨在规范会议流程、明确责任分工、加强会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理。

一、会议目的

1.沟通信息：及时传达相关政策、法规及公司决策，确保团队成员了解项目进展、存在的问题及解决方案。

2.决策讨论：针对项目中的重大问题进行讨论，形成决策，指导项目推进。

3.协调资源：协调各方资源，确保项目顺利实施。

4.提高效率：通过会议提高团队协作效率，促进项目目标的实现。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间周期召开，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据项目需要，针对特定问题召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定主题召开的会议。

三、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持并总结会议，一般为项目领导或相关部门负责人。

2.与会人员：根据会议主题及内容，邀请相关团队成员参加。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

四、会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程。

2.与会人员应准时参加会议，如有特殊情况需提前请假。

3.会议期间，与会人员应遵守会议秩序，尊重他人发言，不随意打断他人讲话。

4.会议内容涉及商业秘密或敏感信息，与会人员应严格遵守保密规定。

五、本制度的解释权与修改权归甲方工程管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或调整。本制度的实施时间为颁布之日起，如有修改，以最新版本为准。

六、本制度的执行情况将作为团队及个人绩效考核的依据，望全体与会人员严格遵守，共同为甲方工程项目的顺利推进贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规程，现将会议流程规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人根据项目进展、存在的问题及目标，明确会议主题。

2.制定会议议程：会议主持人根据会议主题，制定会议议程，包括会议各环节的内容、时间安排及责任人。

3.发送会议通知：会议主持人提前将会议议程、时间、地点等信息发送给与会人员，确保相关人员准时参加会议。

4.准备会议材料：会议主持人及相关责任人提前准备好会议所需的资料、数据、报告等，以便在会议中进行讨论。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，记录人负责统计参会人员。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程及注意事项。

3.各部门报告：按议程安排，各部门负责人汇报工作进展、存在的问题及需求。

4.讨论与决策：针对会议主题及各部门报告，与会人员进行充分讨论，形成决策。

5.总结发言：会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划及责任人。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：记录人详细记录会议内容，包括讨论的重点、决策结果等。

2.整理会议纪要：会议结束后，记录人根据会议记录整理会议纪要，明确会议决策、任务分配及完成时间。

3.发送会议纪要：会议纪要整理完成后，发送给与会人员，以便跟踪落实。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员表示感谢。

2.与会人员按照会议纪要中的任务分配，开展后续工作。

五、会议跟踪与落实

1.会议主持人负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到落实。

2.记录人定期收集会议决策执行情况，向会议主持人汇报。

3.对未按期完成的任务，会议主持人应督促责任人尽快完成，确保项目进度不受影响。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，加强对会议任务的跟踪落实，特制定以下规定：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应详细记录会议主题、议程、讨论重点、决策结果、任务分配等内容。

2.记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，记录人将会议纪要发送给所有与会人员，并抄送相关领导。

4.会议纪要应明确任务完成的时间节点，责任到人，确保会议决策的执行。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各任务责任人根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进。

2.会议主持人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解任务进度，协调解决执行过程中遇到的问题。

3.记录人应定期收集各责任人的工作进展情况，及时向会议主持人汇报。

4.对未按期完成的任务，会议主持人应及时了解原因，督促责任人采取措施，确保任务尽快完成。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各任务责任人应在任务完成后，向会议主持人反馈执行结果。

2.会议主持人对已完成任务进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

3.对于执行过程中发现的问题，会议主持人应及时组织讨论，制定解决方案，并调整相关工作计划。

四、会议纪要的归档与查阅

1.记录人负责将会议纪要整理归档，便于日后查阅。

2.会议纪要归档后，相关人员如有需要，可向记录人申请查阅。

3.会议纪要的归档与查阅应严格遵守公司保密规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，维护会议室设施设备，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政部门预订会议室。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门应建立会议室预订档案，实时更新会议室使用情况，确保会议室合理分配。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食。

2.会议召开前，相关人员应提前到达会议室，检查设施设备是否正常，确保会议顺利进行。

3.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，如发现问题，及时向行政部门报告。

4.会议结束后，与会人员应将会议室恢复原状，关闭投影仪、音响等设备，切断电源，关闭门窗。

三、会议室设施维护

1.行政部门应定期对会议室设施进行检查、维护，确保设施设备正常运行。

2.如会议室设施出现故障，行政部门应及时联系维修人员处理，以免影响会议召开。

3.会议室内设备使用说明书、操作指南等资料应齐全，方便与会人员了解设备使用方法。

四、会议室安全管理

1.会议室内应配备消防器材，并定期检查，确保消防安全。

2.会议期间，与会人员应遵守安全规定，不得在会议室内进行危险操作。

3.行政部门应加强对会议室的安全巡查，发现安全隐患及时整改。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由行政部门统一管理，借用需登记，用毕及时归还。

2.钥匙借用者应妥善保管钥匙，不得私自复制或转借他人。

3.钥匙丢失，应及时向行政部门报告，并承担相应责任。

遵守以上规定，共同维护会议室的正常使用，为甲方工程项目提供良好的会议环境。

第五章附则

为确保甲方工程会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自颁布之日起生效，如有修改，以最新版本为准。

二、本管理制度适用于甲方工程项目的所有