实物档案数字化规范-国家档案局

《实物档案数字化规范》——国家档案局一、概述实物档案数字化，是指将具有保存价值的实物档案通过扫描、拍摄等手段转化为数字信息，以便于长期保存、检索和利用。为规范实物档案数字化工作，提高档案数字化质量，确保档案信息安全，国家档案局特制定本规范。二、数字化对象1.本规范所指实物档案主要包括：印章、奖牌、锦旗、字画、碑帖、古董、器物等具有历史价值、艺术价值或凭证价值的实物载体。2.实物档案数字化范围应结合档案保管单位实际情况，优先选择珍贵、易损、利用率高的档案进行数字化。三、数字化技术要求1.图像质量：数字化后的图像应清晰、真实，色彩还原度高，能够准确反映实物档案的原貌。2.分辨率：扫描或拍摄的图像分辨率应不低于300dpi。3.格式：数字化图像宜采用JPEG、TIFF等通用格式保存，特殊情况可使用其他格式。4.存储与备份：数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，确保数据安全。四、数字化工作流程1.档案整理：对实物档案进行清点、登记、分类，确保档案有序、完整。2.拍摄或扫描：根据实物档案的特点，选择合适的拍摄或扫描设备进行数字化。3.图像处理：对拍摄或扫描的图像进行裁剪、旋转、去噪等处理，确保图像质量。4.元数据著录：为数字化档案编制元数据，包括档案名称、档号、年代、责任者等信息。5.质量检查：对数字化成果进行质量检查，确保图像质量、元数据准确性。6.存储与备份：将数字化档案存储在指定设备上，并进行备份。五、安全管理1.实物档案数字化过程中，应严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全。2.档案数字化工作人员应签订保密协议，明确保密责任。3.对数字化设备进行定期检查、维护，确保设备安全可靠。4.加强网络安全防护，防止档案信息泄露。六、数字化成果的应用与维护1.应用范围：数字化后的实物档案可用于档案查阅、展览展示、学术研究、宣传教育等多个领域，以提高档案资源的利用效率。2.查阅服务：为用户提供便捷的数字化档案查阅服务，确保档案信息准确、及时地满足用户需求。3.维护更新：定期对数字化档案进行检查，发现损坏、丢失等问题应及时修复或重新数字化。4.技术升级：随着技术的发展，适时对数字化档案的存储、检索系统进行升级，以适应新的应用需求。七、培训与指导1.组织培训：国家档案局应定期组织实物档案数字化技术培训，提高档案工作人员的专业技能。2.技术指导：为档案保管单位提供技术指导，协助解决数字化过程中遇到的问题。3.经验交流：鼓励档案保管单位之间开展经验交流，分享实物档案数字化工作的成功案例。八、监督检查1.质量监督：国家档案局对实物档案数字化工作进行监督检查，确保数字化工作质量。2.定期评估：对档案保管单位的实物档案数字化工作进行定期评估，提出改进意见和建议。3.违规处理：对违反本规范的行为，依法予以查处，确保档案数字化工作的规范化、制度化。九、附则1.本规范由国家档案局负责解释。2.各档案保管单位可根据本规范制定具体实施细则。3.本规范自发布之日起实施，原有相关规定与本规范不符的，以本规范为准。十、合作与资源共享1.合作机制：鼓励和支持档案保管单位之间建立实物档案数字化合作机制，共同推进档案数字化工作。2.资源共享：通过建立统一的数字化档案资源共享平台，实现档案资源的互通有无，扩大档案服务的覆盖面。3.互联互通：加强与图书馆、博物馆等文化机构的合作，实现档案资源的跨界整合与利用。十一、档案保护与修复1.保护原则：在实物档案数字化过程中，应遵循最小干预原则，确保档案原件不受损害。2.修复工作：对于受损的实物档案，应在数字化前进行必要的修复，以保持档案的原貌和完整性。3.安全操作：在数字化操作过程中，应采取适当措施，防止档案原件受到物理损害或环境污染。十二、宣传与推广1.提高认识：通过多种渠道宣传实物档案数字化的重要性，提高社会公众对档案数字化工作的认知度。2.成果展示：定期举办实物档案数字化成果展览，让公众了解档案数字化工作的进展和成果。3.教育推广：结合学校教育、社区活动等，普及档案数字化知识，增强公众的档案保护意识。十三、持续改进与创新1.技术创新：鼓励档案保管单位积极探索新技术、新方法，提高实物档案数字