DA-T13-2022档号编制规则

DA/T13—2022

档号编制规则

1范围

本文件规定了档号的结构编制原则和编制方法

、。

本文件适用于档案馆室编制档号

()。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件

。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件

。

31

.

代码code

一个或一组有序的易于计算机和人识别与处理的数字字母汉字及其他符号

、、、。

32

.

档号referencecode

以字符形式赋予档案的一组唯一代码用于反映固定和识别档案排列顺序

,、。

来源定义有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

.

全宗号fondsnumber

档案所属全宗的代码

。

34

.

类别号seriesnumber

按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码

。

35

.

档案门类代码archivalcategorycode

档案所属门类的代码

。

注档案门类代码是一级类别号如文书档案代码科技档案代码等

:,、。

36

.

项目号projectnumber

产品工程课题设备等不同类别项目档案的代码

、、、。

37

.

目录号cataloguenumber

全宗内案卷所属目录的代码

。

38

.

案卷号filenumber

案卷排列的顺序代码

。

21

DA/T13—2022

注按组或册整理的档案可用组号或册号

:。

39

.

件号itemnumber

归档的文件排列的顺序代码

。

310

.

页号pagenumber

案卷内文件每页排列的顺序代码

。

4档号编制原则和要求

41唯一性原则

.

档案馆室内档号应指代单一不同编号对象应赋予不同代码一个代码只表示一个编号对象

()。,。

42一致性原则

.

档号结构应与馆室藏档案的整理分类体系保持一致

()。

43稳定性原则

.

档号一经确定不应随意改变

,。

44扩充性原则

.

档号应预留递增容量以便适应馆室藏档案扩充的需要

,()。

45简单性原则

.

档号力求简短明了减少代码差错以提高处理效率

、,。

46适用性原则

.

档号的编制宜适应不同的技术环境

。

5档号的构成元素

档号构成的元素包括

:

全宗号

a)。

类别号

b)。

一级类别号档案门类代码

———();

二级及三级类别号

———;

项目号

———;

目录号

———;

年度

———;

保管期限代码

———;

机构问题代码

———/。

案卷号组号册号

c)//。

件号页号

d)/。

22

DA/T13—2022

6按卷整理档案的档号结构

61结构

.

611按卷整理的档号结构应为

..:

全宗号类别号案卷号组号册号件号页号

--//-/

即

×××-×××-×××-×××

件号页号

/

案卷号组号册号

//

类别号

全宗号

612按卷整理的档号结构中类别号的构成元素包括一级类别号档案门类代码二级及三级类别

..,()、

号目录号项目号年度保管期限代码其结构按相关规定或根据实际需要确定

、、、、。。

示例1

:

档案门类代码二级类别号年度保管期限代码

···

即

×××·×××·×××·×××

保管期限代码

年度

二级类别号

档案门类代码

示例2

:

档案门类代码项目号

·

即

×××·×××

项目号

档案门类代码

示例3

:

档案门类代码二级类别号三级类别号年度

···

即

×××·×××·×××·×××

年度

三级类别号

二级类别号

档案门类代码

613结构说明

..

不代表各代码所占的位数中左边为上位代码右边为下位代码连写时上下位

“×××”。6.1.1,,、

代码之间用连接号短横线相隔中的各元素均属类别号为同级代码同级代码之间用间

“-”()。6.1.2,,

隔号相隔连接号和间隔号各占半个字位置上下居中

“·”。,。

62元素的选用

.

621全宗号一级类别号档案门类代码案卷号组号册号为必选项不应省略

..、()、//,。

23

DA/T13—2022

622二级及三级类别号目录号项目号年度保管期限代码件号页号为可选项可根据实际需要

..、、、、、/,

选择使用

。

7按件整理档案的档号结构

71结构

.

711按件整理的档号结构应为

..:

全宗号类别号件号

--

即

×××-×××-×××

件号

类别号

全宗号

712按件整理的档号结构中类别号的构成元素包括一级类别号档案门类代码二级及三级类别

..,()、

号年度保管期限代码机构问题代码其结构按相关规定或根据实际需要确定

、、、/。。

示例1

:

档案门类代码二级类别号年度保管期限代码机构问题代码

····/

即

×××·×××·×××·×××·×××

机构问题代码

/

保管期限代码

年度

二级类别号

档案门类代码

示例2

:

档案门类代码年度保管期限代码机构问题代码

···/

即

×××·×××·×××·×××

机构问题代码

/

保管期限代码

年度

档案门类代码

示例3

:

档案门类代码保管期限代码年度

··

即

×××·×××·×××

年度

保管期限代码

档案门类代码

713结构说明

..

不代表各代码所占的位数结构中左边为上位代码右边为下位代码连写时上

“×××”。7.1.1,,、

下位代码之间用连接号短横线相隔中的各元素均属类别号为同级代码同级代码之间

“-”()。7.1.2,,

用间隔号相隔连接号和间隔号各占半个字位置上下居中

“·”。,。

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DA/T13—2022

72元素的选用

.

721全宗号一级类别号档案门类代码年度保管期限代码件号为必选项不应省略

..、()、、、,。

722二级及三级类别号机构问题代码为可选项可根据实际需要选择使用

..、/,。

8档号的编制方法

81全宗号的编制方法

.

811一般采用位代码标识全宗号其中第位用大写汉语拼音字母标识全宗属性后位用阿拉

..4。1,3

伯数字标识顺序号

。

812在同一个档案馆室内全宗属性代码不应重复

..(),。

813在同一个全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号不应有重号

..。。

示例1某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第号全宗标识为

:,“”。

13X013

示例2某市档案馆藏旧政权档案第号全宗标识为

:,“”。

4J004

示例3某省档案馆藏第号全宗可标识为

:,“”。

123R123

示例4某省档案馆藏已撤销的某地行署号全宗可标识为

:003,“D003”。

82档案门类代码的编制方法

.

821采用位大写汉语拼音字母标识档案门类代码

..2。

示例机关档案门类代码标识为文书科技人事会计专业照片录音

::“WS”、“KJ”、“RS”、“KU”、“ZY”、“ZP”、“LY”、

录像业务数据公务电子邮件网页信息社交媒体实物档案

“LX”、“SJ”、“YJ”、“WY”、“MT”、“SW”。

822在同一个档案馆室内或一个全宗内不应有重复的档案门类代码

..(),。

83二级及三级类别号的编制方法

.

831二级及三级类别号的设置应科学简洁根据实际情况可扩展至四级

..、。,。

832采用大写汉语拼音字母阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号不应有重号

..、,。

示例行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案标识为

:,“XK·ZC·01”。

84项目号的编制方法

.

采用项目课题设备仪器等的代号或型号标识项目号

、、。

85年度的编制方法

.

采用位阿拉伯数字标识文件档案的形成年度

4()。

86保管期限代码的编制方法

.

采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识保管期限以代码标识

。“Y”

永久以代码年限标识定期

;“D”+。

示例保管期限为定期年的标识为

:30“D30”。

87机构/问题代码的编制方法

.

采用大写汉语拼音字母阿拉伯数字或汉字标识机构问题

、/。

示例1采用汉字办公室标识办公室

:“”。

示例2采用代码标识党务类

:“003”。

25

DA/T13—2022

88案卷号/组号/册号的编制方法

.

881采用阿拉伯数字标识案卷号组号册号档案馆室应按照实际数量确定案卷号组号册号

..//。()//

的位数

。

882应在案卷号组号册号前最低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制案卷号组号册号

..////,

不应有重号

。

89件号的编制方法

.

891采用阿拉伯数字标识件号档案馆室应按照实际数量确定件号的位数

..。()。

892应在件号前最低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制件号不应有重号

..,。

810页号的编制方法

.

8101采用阿拉伯数字标识页号档案馆室应按照实际数量确定页号的位数

..。()。

8102应从卷内首页档案开始按排列次序流水编制页号不应有重号空白页不编制页号

..,。。

811档号编制示例

.

为便于理解档号的使用方法方便操作附录给出了档号编制的具体示例

,,A。

26

DA/T13—2022

附录A

资料性附录

()

档号编制示例

A1按卷整理的档号编制示例

.

示例1

:····

J019-ZYJCCC2019D30-001-001

说明为全宗号为档案门类代码专业档案为二级类别号税务稽查为三级类别号查处类

:J019,ZY(),JC(),CC(),

为年度为保管期限代码为案卷号为件号

,,,。

2019D30001001

示例2

:J019-KU·01·2017-001-001

说明为全宗号为档案门类代码会计档案为二级类别号会计凭证为年度

:J019,KU(),01(),2017,

为案卷号为件号

001,001。

示例3

:A002-RS-001-002

说明为全宗号为档案门类代码人事档案为案卷号为件号

:A002,RS(),001,002。

示例4

:X032-KJ·KY·01-003

说明为全宗号为档案门类代码科技档案为二级类别号科研档案为项目

:X032;KJ(),KY(),01

号为案卷号

,003。

示例5

:X032-KJ·JJ·02-005-054

说明为全宗号为档案门类代码科技档案为二级类别号基建档案为项目号

:X032;KJ(),JJ(),02,

为案卷号为页号

005,054。

示例6

:K021-ZP·2019·D30-025-005

说明为全宗号为档案门类代码照片为年度为保管期限代码为组号

:K021,ZP(),2019,D30,025,

为件号

005。

示例7

:C038-001-002-003

说明为全宗号为目录号为案卷号为件号

:C038,001,002,003。

A2按件整理的档号编制示例

.

示例1

:A439-WS·2015·D30·003-005

说明为全宗号为档案门类代码文书为年度为保管期限代码为问题

:A439,WS(),2015,D30,003

代码党务为件号

(),005。

示例2办公室

:Z109-WS·2011·Y·-0001

说明为全宗号为档案门类代码文书为年度为保管期限代码办公室为机构

:Z109,WS(),2011,Y,

代码为件号

,0001。

示例3

:Z008-WS·2019·Y-037

说明为全宗号为档案门类代码文书为年度为保管期限代码为件号

:Z008,WS(),2019,Y,037。

示例4

:J019-LY·2019·Y-001

说明为全宗号为档案门类代码录音档案为年度为保管期限代码为

:J019,LY(),2019,Y,001

件号

。

27

DA/T13—2022

示例5

:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001

说明为全宗号为档案门类代码网页为二级类别号通知公告为年

:C015,WY(),TZGG(),2019

度为保管期限代码为件号

,D10,00001。

示例6

:B168-SW·2015·Y-001

说明为全宗号为档案门类代码实物为年度为保管期限代码为件号

:B168,SW(),2015,Y,001。

28

DA/T13—2022

参考文献

文书档案案卷格式

[1]GB/T9705—2008

照片档案管理规范

[2]GB/T11821—2002

科学技术档案案卷构成的一般要求

[3]GB/T11822—2008

电子文件归档与电子档案管理规范

[4]GB/T18894—2016

档案工作基本术语

[5]DA/T1—2000

明清档案档号编制规则

[6]DA/T9—94

全宗卷规范

[7]DA/T12—2012

归档文件整理规则

[8]DA/T22—2015

原始地质资料立卷归档规则

[9]DA/T41—2008

企业档案工作规范

[10]DA/T42—2009

数码照片归档与管理规范

[11]DA/T50—2014

城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范

[12]DA/T66—2017

录音录像档案管理规范

[13]DA/T78—2019

证券业务档案管理规范

[14]DA/T79—2019

政府网站网页归档指南

[15]DA/T80—2019

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定国家档案局令第号

[16].10.

机关档案管理规定国家档案局令第号

[17].13.

数字档案室建设指南档办发号

[18].〔2014〕4.

29

ICS01.140.20

CCSA14

中华人民共和国档案行业标准

/—

DAT132022

代替

DA/T13—94

档号编制规则

Compilationrulesforreferencecodes

2022-04-07发布2022-07-01实施

国家档案局发布

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DA/T13—2022

档号编制规则

1范围

本文件规定了档号的结构编制原则和编制方法

、。

本文件适用于档案馆室编制档号

()。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件

。

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件

。

31

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代码code

一个或一组有序的易于计算机和人识别与处理的数字字母汉字及其他符号

、、、。

32

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档号referencecode

以字符形式赋予档案的一组唯一代码用于反映固定和识别档案排列顺序

,、。

来源定义有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

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全宗号fondsnumber

档案所属全宗的代码

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