设计院会议管理制度模板

设计院会议管理制度模板第一章总则

一、目的与原则

为了加强设计院会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议质量，制定本制度。会议应遵循高效、务实、节俭的原则，注重会议实际效果，减少形式主义，确保信息畅通，促进决策落实。

二、适用范围

本制度适用于设计院召开的各类会议，包括但不限于：院务会、专题会、评审会、协调会等。

三、会议分类

1.院务会：研究决定设计院重大事项和重要工作，由院长主持。

2.专题会：针对特定问题或项目进行研究讨论，由相关领导或部门负责人主持。

3.评审会：对设计方案、成果等进行评审，由项目负责人或技术负责人主持。

4.协调会：协调解决工作中的矛盾和问题，由相关部门负责人主持。

四、参会人员

1.与会议议题相关的院领导、部门负责人、项目负责人及有关人员。

2.特邀专家、嘉宾。

3.与会议议题无关的人员，原则上不得参加。

五、会议组织

1.会议的召开、延期、取消由院长或分管领导决定。

2.会议通知由会议组织部门负责发送，包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

3.会议组织部门负责会前准备、会议签到、会场布置、会议记录等工作。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议组织部门请假。

2.参会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音，不得随意离场。

3.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真落实会议决策。

七、本制度的解释权归设计院院务会所有。

八、本制度自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。设计院原有相关制度与本制度不一致的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会前准备

1.确定议题：会议组织部门应根据院长或分管领导的指示，明确会议议题，并对议题进行梳理和分类。

2.制定议程：会议组织部门应制定详细议程，包括议题顺序、讨论时间、汇报人等，并报院长或分管领导审批。

3.发送通知：会议组织部门应在会议召开前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

4.准备材料：会议组织部门应收集与议题相关的资料，整理成会议材料，并在会议召开前至少2个工作日分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议组织部门应在会议开始前10分钟，安排人员负责签到，确保参会人员准时参加会议。

2.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理安排会场座位、音响、投影等设备，确保会场环境舒适、设施齐全。

3.会议主持：由院长或分管领导担任会议主持人，按照议程逐项进行讨论。

4.讨论发言：会议主持人应引导参会人员围绕议题进行充分讨论，鼓励发表建设性意见，避免跑题和重复发言。

三、会议决策

1.形成共识：会议主持人应引导参会人员就议题达成共识，形成明确的决策意见。

2.记录决策：会议组织部门应指定专人记录会议决策，包括议题、讨论过程、决策结果等。

3.决策审批：会议决策需报院长或分管领导审批，审批通过后，形成正式会议纪要。

四、会议纪要

1.撰写会议纪要：会议组织部门应在会议结束后3个工作日内，完成会议纪要的撰写，并分发给参会人员。

2.会议纪要内容：包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论过程、决策结果等。

3.纪要审批：会议纪要需报院长或分管领导审批，审批通过后，以正式文件形式下发。

五、会后落实

1.任务分解：会议组织部门应将会议决策分解为具体任务，明确责任人和完成时限。

2.跟踪督促：会议组织部门应对会议决策的落实情况进行跟踪督促，确保决策得到有效执行。

3.反馈汇报：责任人应在规定时限内完成工作任务，并向会议组织部门汇报落实情况。

4.总结评估：会议组织部门应定期对会议决策的落实情况进行总结评估，为改进会议管理和提高决策执行力提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应以正式文件形式下发，确保每位参会人员及相关部门均能收到。

2.会议组织部门应通过邮件、院内公告等方式，将会议纪要内容传达至相关人员，确保信息畅通。

3.对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，会议组织部门应组织专题会议进行传达和解读。

二、任务分解与责任落实

1.会议组织部门应根据会议纪要的内容，将决策事项分解为具体的任务，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任人应主动认领任务，确保对任务的理解清晰，对完成任务的路径和方法有明确的规划。

3.会议组织部门应建立任务跟踪表，对每个任务的完成情况进行实时监控。

三、落实情况的监督与检查

1.会议组织部门应定期对任务完成情况进行检查，通过现场查看、听取汇报等方式了解工作进度。

2.对于进度滞后或遇到困难的任务，应及时分析原因，提供必要的支持和协助，确保任务按期完成。

3.对于未按要求完成的任务，应视情况对责任人进行提醒、通报批评等处理，并纳入个人或部门绩效考核。

四、反馈机制与持续改进

1.责任人应在任务完成后及时向会议组织部门反馈落实情况，包括完成任务的过程、结果和存在的问题等。

2.会议组织部门应对反馈信息进行整理分析，对于普遍性问题或反复出现的问题，应提出改进措施，并报告院长或分管领导。

3.定期组织回顾会议，对会议决策的落实效果进行评估，总结经验教训，优化会议管理流程。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查询和追溯。

2.会议组织部门应建立健全会议纪要档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和安全性。

3.对于涉及敏感内容或重要决策的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门或个人需使用会议室时，应提前向会议组织部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型、所需设备等信息。

3.会议组织部门根据预订申请，合理安排会议室，确保会议的顺利进行。

二、会议室配置

1.会议室应根据其规模和功能，配备相应的设施设备，如音响、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会议组织部门应定期检查会议室设施设备，确保其正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁，提供良好的会议环境。

三、会议室使用

1.使用会议室时，应遵守会议室管理规定，保持秩序，爱护设施设备。

2.会议室使用期间，严禁吸烟、进食，不得随意移动设施设备。

3.会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，确保遗留物品和垃圾清理干净。

四、会议室安全

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施设备完好。

2.会议组织部门应定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.如遇紧急情况，使用部门或个人应立即采取措施，组织参会人员有序疏散。

五、会议室保密

1.会议室使用过程中，应严格遵守保密规定，对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的内容，参会人员需签订保密协议。

2.会议结束后，会议组织部门应督促参会人员妥善保管会议材料，防止泄露。

3.对于涉及敏感信息的会议室，应采取加密措施，限制无关人员进入。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，会议组织部门有权进行提醒、通报批评等处理。

2.对于造成设施设备损坏的，应照价赔偿或由责任部门承担维修费用。

3.对于严重违反规定，造成不良影响的，将依法追究相关责任。

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