财务系统操作手册

财务系统操作手册财务系统操作手册/财务系统操作手册第一章客户端安装GS5.0采用客户端的登陆方式。所以，首先要对客户端进行安装。安装步骤如下：1.1设置浏览器在工具——Internet选项里设置IE可信站点，选择安全—可信站点，点击站点。填写财务软件服务器地址，点击添加。对该区域中的所有站点要求服务器验证前面的勾不要勾上，点击关闭。 然后点击自定义级别，把关于ActiveX的选项都选成启用，确定退出。1.2安装客户端访问应用服务器的网址http://07/cwbase。出现以下界面：点击测试网速，若出现3颗星以上，则可以使用在线安装。若5颗星可以在线完整安装。否则请使用下载安装。使用在线完整安装。点击后自动进行安装。浏览器中出现如下界面时，表示已完成安装：此时可以关掉浏览器，桌面上会出现客户端的启动图标：双击启动客户端，选择实例名、日期，填写用户密码进入。1.3登录软件安装好客户端后，显示如下界面（如图1.1.1）高级图1.1.1高级1.3.1、设置服务器地址 操作方法：1)点击图1.1.1中所示窗口中的按钮【高级】，显示如图1.1.2界面。设置服务器地址设置服务器地址图1.1.22)点击图1.1.2中所示窗口的按钮【设置服务器地址】,显示图1.1.3的界面。图1.1.33）如果这里没有服务器地址和客户端目录，则输入；如果有，直接点击确定。注意：安装GS5.0财务软件客户端后，只有首次登陆需要设置服务器地址，在服务器地址不变情况下，以后登陆不需要再重新设置服务器地址。1.3.2、用户登陆 设置完服务器地址后，显示如下界面（图2.1.1） 图1.2.1【用户】【密码】输入密码【业务日期】默认为系统日期。可以修改，修改方法有两种：方式一：在填写处直接修改方式二：单击，选择要输入的日期。图.3、用户修改密码点击修改密码按钮，出现如图1.2.2所示的窗口修改密码修改密码 图1.2.1

图1.2.2注意：口令设置要求为至少6位。首位可以是字母，也可以是数字。1.3.4、切换岗位1、用户及岗位用户：在本系统中指的是登陆系统的账号。用户及岗位相关联。 岗位：岗位是确定工作职责的，一个用户可以对应一个岗位，也可以对应多个岗位。例如一个用户兼有合并公司的会计主管和普通公司的会计主管两个岗位。一个用户拥有哪些岗位要根据他的工作职责来确定。2、如何切换岗位 当一个用户拥有多个岗位时，就需要根据工作职责的不同来切换岗位。岗位岗位图3.2.11）点击如图3.2.1图示中的【岗位窗口】，即可看到岗位列表。2）双击，选择相要切换的岗位。 注意：合并公司的岗位只能进行查询，基本的账务处理如制单等要在普通公司的岗位进行。2.3系统管理2.3.1用户：在本系统中用户指的是登录系统的账号，用户要及岗位关联，一个用户可以关联多个岗位，一个岗位也可以关联给多个用户。岗位：岗位用于人员岗位划分；在本系统中分为两类，一类是“系统岗位”，一类是“组织岗位”；系统岗位主要用于系统管理员（不属于任何单位），组织岗位主要用于各单位人员岗位划分；岗位主要用于确定操作用户的数据权限。岗位要及职责关联，岗位及职责之间是多对多的关系，即：一个岗位可以关联多个职责，一个职责也可以关联给多个岗位。职责：职责用于功能授权（所谓功能授权，指的是给职责授予拥有某个功能菜单的权限，具体表现为登录系统后显示哪些功能菜单）。职责及用户通过岗位挂接起来。职责和岗位也是多对多的关系。用户、岗位、职责的关系及定义过程如下图所示：2.3.2功能简述：定义操作人员所拥有的功能权限，具体是指操作人员可以使用哪些功能菜单。操作用户：系统管理员(拥有8888岗位权限的用户)功能位置：基础管理—系统管理—职责维护操作说明：1、进入功能。左侧显示的是职责的分类，中间显示的是具体职责信息项目说明【编号】：职责的编号，在系统内具有唯一性，职责编号不允许重复。【名称】：职责的名称。【描述】：对职责所对应功能的详细描述。【分类】：职责的所属分类。【状态】：职责当前状态，绿色表示当前为可以使用状态，红色表示职责为停用状态。操作说明【新增】：新增加一个职责，点击后会弹出职责维护选项卡，在其中维护职责信息。【复制】：复制选中的职责，复制后可对复制后所得职责的信息进行修改，从而得到想要的职责，如果几个职责十分相似的话可以使用此功能。【编辑】：对已存在的职责进行相关信息的修改，其中职责编号是不可以修改的。【删除】：删除选中的职责（注意事项：如果职责已被授权给岗位，则系统不允许删除，需先取消及相关岗位的授权后方可删除）。【授权】：对职责进行功能授权，只有对职责进行了功能授权，此职责才会有已授权的相应的功能菜单。【创建到模板】：将已经建好的职责创建成一个模板，方便以后利用模板快速创建职责。【从模板创建】：从现有的模板里进行快速创建职责的操作。【查询】：在快速查询文本框中输入职责的编号或者名称，点击查询，可模糊查询符合条件的记录。2、新增职责点击上图中【新增】按钮项目说明【编号】：填写新增职责的编号，此处应按照集团的编号规则进行维护。【名称】：填写新增职责的名称。【分类】：选择新增的职责属于哪个职责分类。【描述】：对该新增职责进行相应的描述，可省略。【有效期】：选择职责的有效期限，如果选择【不限】，则表示此职责永久有效；如果选择【设置开始日期】，则表示此职责需要在某一天起开始生效；如果选择【设置截止日期】，则表示此职责在某一天时失效；如果选择【设置开始、截止日期】，表示此职责在某段时间范围内生效。【停用】：如果选上此项，则当前新增职责会被处于停用状态。填写完基本信息后，切换到组织范围选项卡项目说明【全局职责】：选中全局职责，表示该职责能被分配给所有岗位；如果要局限某几个单位的岗位分配，可以添加适用的组织范围。【添加】：添加该职责所能进行操作的单位名称。【删除】：在该职责维护的单位中删除选中的单位。填完基本信息和组织范围两个选项卡后点击【确定】。授权岗位选项卡此处不用维护，在【岗位维护】功能中维护。3、授权选中新增加的职责，点击【授权】如上图，在左边待分配的业务操作栏中选择要赋予该职责的功能权限，然后点击将其选中到右面已授权的业务操作栏中。选择完毕后，点击【确定】。4、职责维护完毕。说明：职责由集团公司统一定义。例如：超级系统管理员、集团基础数据管理、系统管理员、会计、出纳、项目管理。根据各职责不同赋予的功能模块不一样。2.3.3岗位维护功能简述：定义模块相关的岗位，岗位确定了客户能够进行操作的数据权限。操作用户：系统管理员(拥有8888岗位权限的用户)功能位置：基础管理—系统管理—岗位维护操作说明：进入功能项目说明：【编号】：岗位的编号，在系统内具有唯一性，岗位编号不允许重复。【名称】：岗位的名称。【类型】：岗位的类型，说明岗位是系统岗位还是组织岗位。【所属组织】：如果是系统岗位，这里显示为空，因为系统岗位不属于任何单位；如果是组织岗位，则这里指的是为岗位划分的组织。【创建者】：显示创建岗位的用户【创建日期】：创建岗位的日期。操作说明：【新增】：新增加一个岗位，点击后会弹出岗位维护选项卡，在其中维护岗位信息。【复制】：复制所选中的岗位，复制后可对复制后所得岗位的信息进行修改，从而得到想要的岗位，如果几个岗位十分相似的话可以使用此功能。【编辑】：对已存在的岗位进行其相关信息的修改，其中岗位编号是不可以改的。【删除】：删除所选中的岗位。【数据授权】：赋予新增的岗位操作具体数据的权限。【查询】：在快速查询文本框中输入岗位的编号或者名称，点击查询，可模糊查询符合条件的记录。新增岗位点击上图中【新增】项目说明：【编号】：填写新增岗位的编号，此处应该按照集团规定的编号规则进行填写。【名称】：填写岗位的名称。【类型】：选择新增加岗位的类型：组织岗位：对应相关单位，能操作相关单位数据的岗位。系统岗位：只能操作系统基础数据而不能操作具体单位的数据的岗位，像8888的岗位。此处一般选择组织岗位即可。【组织】：上面选择了组织岗位之后，在这个地方就要定义该岗位的对应单位，即该岗位能操作哪个单位的数据。【描述】：对该岗位进行简要的描述，可省略。【职责范围】：定义此岗位对应哪些职责，即可以操作哪些职责所包含的功能。【添加】：添加该岗位所对应的职责。【删除】：删除选中的已包含的职责。维护完上述信息之后，点击【确定】即可，授权用户选项卡此处不用维护，在【用户维护】功能中维护。3、数据授权选中要授权的岗位，点击【数据授权】项目说明【名称】：此处选择要分配哪个模块的数据权限，选中之后下面会自动列出该模块中包括的数据权限的类别，例如图中选择的名称是‘科目’，下面就显示出‘科目权限’。【授权分配】：此处列出了左面选中的数据权限的类别所包含的具体的数据权限，从上图中可以看出，此处列出了所有的科目，在这可以更加明细的划分数据权限。此功能默认的是自动保存的，在选择完数据权限后直接点击【关闭】即可。2.3.4用户维护功能简述：定义进行操作的用户。操作用户：系统管理员(拥有8888岗位权限的用户)功能位置：基础管理—系统管理—用户维护操作说明：进入功能项目说明【编号】：用户的编号，也就是登录的账号，系统不允许重复，此为必填项。【名称】：用户的名称，此为必填项。【描述】：对用户信息的详细描述，此项可以保持为空。【默认组织】：如果用户关联了多个组织，这里显示的是用户登录后默认隶属的组织。【状态】：用户当前状态，绿色表示当前为可以使用状态，红色表示用户为停用状态。操作说明【新增】：新增加一个用户，点击此按钮会弹出用户维护选项卡，在其中填入相应的用户信息。【复制】：复制选中的用户，复制完成后可以对复制得到的用户的基本信息进行修改。【编辑】：对已定义好的用户信息进行修改，用户编号不允许修改。【删除】：删除已经存在的用户。【设置密码】：设定用户的登陆密码。2、新增用户点击上图中的【新增】项目说明【编号】：填写用户编号，此处要按照集团编号规则填写。【名称】：填写用户名称。【描述】：对新增用户进行简要的描述。【组织范围设置】：设置该用户可以操作哪些单位的数据。【选择】：点击此处可选择组织范围。然后切换到身份验证选项卡：此处只需要在【密码设置】处填入该用户的初始密码，其他信息默认即可。然后切换至授权岗位选项卡，项目说明：【添加】：点此添加该用户所具有的岗位。此处可供选择的岗位是在基本信息选项卡中定义的组织范围中的单位所包括的所有的岗位。维护完上述选项卡后，点击【确定】。其他选项卡默认即可。4、用户维护完毕。说明：用户编号规则：前四位数采用《岗位、人员编号规则》里的规定，后面采用3位流水号。小结：系统管理员建立岗位、用户的步骤为：1）新增岗位，编号和名称按照规则输入，组织选择该项目部，职责选择会计或者出纳，保存。2）对新增岗位进行数据授权，将基础数据、总账、报表、固定资产下的所有项目复选框选中。3）建立用户。编号和名称按照规则输入，组织范围选择所在项目部，选中用户和密码，点击配置，输入密码；授权岗位选择第二步建立的岗位，保存即可。第二章财务初始篇 财务初始流程图进入总帐系统进入总帐系统建立私有会计科目设置个人、部门、私有的单位、专项、产品信息余额初始凭证类型选择凭证制单、批准、复核、记账帐表查询、银行对帐、转帐凭证平衡检查、月末结转形成辅助帐页3.1、增加私有科目模块：【总账】功能菜单：【基础数据】-【科目定义】进入该功能后，左边科目列表会显示系统中已经存在的科目，这些科目包括两种情况，一种是集团在初始设置中统一定义的，下级公司必须采用的科目，这些科目包括全部一级科目和部分明细科目，这些集团设置的公有科目在【维护单位】处没有任何显示，对于这些科目各单位可以直接使用。还有一种科目是其他下级公司和本公司根据需要增加的私有科目，选中这些科目后，【维护单位】处显示增加科目的公司名称。本公司根据财务核算的需要和集团科目设置的统一要求，设置私有科目，完善本公司的科目体系。 图2.1.1操作步骤：增加私有科目的方式一：自行增加本公司需要的科目如果想为某个科目设置下级科目，选中该科目后点击【下级增加】输入下列内容后点击‘保存’；如果想为某个科目设置同级科目，点击【同级增加】，输入下列内容后点击【保存】。【科目编号】集团规定的科目结构，点击【下级增加】或【同级增加】后，系统会自动形成科目编号。【科目名称】在此输入增加科目的名称。如果需要还可以设置助记码、期末结平检查和日记帐：【助记码】：给科目自定义的代码，首位必须是字母，做凭证时可直接录入科目的助记码，代替科目编号，简化录入。【期末结平检查】：成本损益类、费用类科目可进行设置。在进行月末结账时，系统自动检查是否结平，若有未结平科目，则提示。【日记帐】：如果有科目有查询日记帐的需要，可以设置科目的【日记帐】属性，单击单选框，选中即可其他项目说明：【科目属性】：即账户类别。确定科目是属于资产类、负债类、所有者权益类、成本类还是损益类。明细科目会自动继承上级科目的科目属性，保持默认即可。【科目性质】：该选项是对于明细科目而言的，有三个选择项可供选择：普通科目、借方栏目和贷方栏目。设置成栏目利于结转，例如我们将管理费用的下级科目设置成借方栏目，那么，在结转管理费用的时候，就可以做如下的分录：借：本年利润贷：管理费用（后面直接将一级科目的总额结转，而不是一个一个明细结转）【余额方向】：账户余额的方向，如资产类科目其余额方向一般在借方。【现金科目】：现金科目设置有三个作用：（1）必须将现金、银行存款科目设置为现金或银行存款，否则不能查询出纳的有关账页。（2）如果使用软件的现金流量表模块编制现金流量表，确定编制现金流量表中的现金或现金等价物科目，否则不能得到现金流量的相关数据。（3）用于货币资金赤字告警，通过该选项确定货币资金科目。以上项目保持系统默认设置即可。增加私有科目的方式二：引用其它公司设置的私有科目如果其它公司设置私有科目，本公司在核算过程中也需要，可以将其引用过来使用。方法如下：选中要使用的科目后，点击【引用】按钮。增加科目的注意事项：遇到科目名称重复时，使用【引用】功能引用其他单位已经录入过的科目。各单位在增加私有科目，会遇到其他单位已经增加该科目的情况出现，科目名称相同或大致相同，如果科目名称相同，系统会提示科目名称重复，不能保存。当本单位增加某个私有科目时，可以使用“过滤查找”功能确定该科目是否已存在。如图3.1.2所示： 图2.1.2 引用其他单位私有科目时，可引用某一级科目，也可同时引用多级其他单位的私有科目。但需注意：若同时引用多级其他单位的私有科目，必须自上而下逐级引用，不可越级，不可只引用明细科目而不引用其上级科目。增加科目的权限控制集团会统一规定下级公司在每个一级科目下允许增加明细科目的级次权限，即是否允许下级公司增加私有科目，以及允许在哪一级上增加私有科目，如果集团不允许增加某一级次上的私有科目时会给及提示。科目的使用、修改权限其他下级单位增加的私有科目，在此本功能中也可看到。但本单位在科目使用时（如制单时），只能看到、使用集团统一设置的科目、本单位设置的私有科目和引用过来的私有科目。本单位只对本单位增加的私有科目有维护的权限可以删除和修改。不能改变公有科目和引用科目的任何设置。利用复制功能，方便设置科目如果要增加的某些科目的及已有的其它科目相同或类似，可以利用科目复制功能，方便科目设置。选中某个科目后点击【科目复制】后，显示如图3.1.3所示的窗口图2.1.3【数据来源科目】：选择要复制的科目的上级科目。【复制从源科目】：填写要复制过来的科目的编号范围，例如要复制从001到005的科目。【复制到同级，复制到下级】：选择所复制的科目是设置到当前选中科目的同级，还是当前选中科目的下级。【生成科目的起始编号】：定义复制过来的科目生成新科目时的科目起始编号，系统从此科目编号开始依次顺延生成复制过来科目的科目编号。3.2、为科目设置核算模块：【总账】功能菜单：【基础数据】-【核算关系定义】本功能用来为科目设置辅助核算、外币或数量核算。辅助核算是浪潮特有的帐务处理方法，分为个人核算、部门核算、单位核算、产品核算以及其他的自定义的专项核算。使用的方法，如果一个科目设置为辅助核算了，那么，在制单时，不但要选择这个科目，而且在制单界面的下方，还要选择这个辅助核算的具体对象。比如：应收帐款设置为单位核算，那么我们在制单时要在制单的界面下方选择此笔应收帐款是针对哪一个单位的。这样做的好处是将明细科目给独立出来，大大压缩了科目的数量，而且查询也方便，例如应收应付都设为单位核算的话，我们可以直接查询到一个单位的应收和应付帐款的合计，不必再手工相加。 图2.2.1设置外币核算的操作步骤：如果某个科目在账面上需要反映外币金额，必须设置外币核算，操作步骤如下：1）从图3.1.4左边科目列表中选择科目。如某个银行账户2）从‘核算外币’处的下来菜单中选择是进行‘单一外币’，还是进行‘所有外币’，如果选择进行‘单一外币核算’，需要选择该科目核算的外币是哪一种。‘单一外币核算’表示科目核算的外币是单一的某一种外币。所有外币核算表示科目可能发生多种外币的业务，记录的外币可能是多个币种的。进行了数量或外币核算的科目还需要选择该科目的帐页显示格式【账页格式】下来菜单有四种格式可供选择：金额账、数量金额账、外币金额账、数量外币金额账。只有设置为核算数量、核算外币、核算数量外币的科目才能分别设置为数量金额账、外币金额账、数量外币金额账，。注意：集团在初始时统一对科目设置的辅助核算、数量和外币核算，将自动继承使用。各公司可以对所有科目自行添加需要的辅助核算、数量和外币核算，对其他人单位不造成影响。3.3、部门定义模块：【基础管理】功能菜单：【组织】-【公司部门定义】图2.3.1操作步骤：1）输入部门编号部门编号2）输入部门名称。3）在‘部门类型’后的下拉菜单中选择部门类型。4）在‘会计核算’处的下拉菜单中选择“核算”。5）点击‘保存’。如果当前部门还需设置下级部门，选中该部门后点击‘下级增加’再按如上步骤设置。如果要增加的部门是当前选中部门的同级部门，则需使用‘同级增加’再按如上步骤设置。如果以后随着业务的发展，部门解散或分割，可将原部门使用‘停用’按钮，设置为停止使用。3.4、员工定义模块：【基础管理】功能菜单：【员工】-【员工定义】本功能的主要作用在于设置进行个人核算的科目所关注的人员和供应链系统中使用的采购员、业务员和仓库保管员。例如，集团将其他应收款-个人科目设置成进行个人核算，则该科目要的核算人员都需要在本功能中设置好。在设置人员时首先需要选择该人员所在的部门，如果此人员所在的部门还没有定义，则需要首先在‘公司部门定义’中增加部门。 图2.4.1操作方法：1）从左边部门列表中选择人员所在的部门，然后点击‘增加’2）输入人员编号，人员编号采用部门编号+2位流水号，如局领导部门编号为001，则第一个人员编号为001013）输入该人员的姓名。4）选择‘会计核算’。5）保存。点击‘增加’，设置其他人员。外籍人员、电子邮件、代发银行和银行帐号及工资核算有关。可以在此设置也可以在工资模块进行。如果以后某个人员调动部门，或则设错了部门，可以用‘更换部门’功能实现人员的部门调动。例如编号为007590的袁菁调动部门，选择袁菁后点击【更换部门】，选择部门后确定即可实现人员调动。图2.4.2往来单位定义模块：【基础数据】3.5往来单位定义模块：【基础数据】功能菜单：【往来】-【往来单位定义】本功能用于增加本公司的往来单位。财务系统中所有单位核算的科目所使用的往来单位都是通过本功能增加到系统中。操作方法：将需要使用的集团内部单位和关联单位引入本公司单位列表图2..5.11)在上图（图2.5.1）所示的单位列表界面中点击‘引入’，显示如图2.5.2所示的界面。图2.5.22)从中选择本单位要使用的往来单位，选择时需要使用模糊过滤的功能，可以按往来单位编号、单位名称或税号的关键字过滤，例如在往来单位名称列的上方文本框中输入单位名称的关键字，回车，下边列表中就会显示出名称包含关键字的单位，双击需要的往来单位后即在图2.5.3中显示该往来单位信息。图2.5.34）点击‘引入’再引入其他的往来单位。注意1）集团统一设置的往来单位的相关资料由集团补充。自行增加外部往来单位的操作步骤进入基础数据-往来-往来单位定义功能后，点击【新增】按钮，显示如图3.1.12所示的界面。 图、定义专项核算项目模块：【辅助】功能菜单：【基础数据】-【核算项目定义】图2.6.1操作方法：1）进入该功能后，选择‘自动生成变化编号’单选项2)在【项目类别】处的下拉菜单中选择要定义核算项目的项目类别，例如现金流量专项。3)在编号处输入项目的编号。4)输入项目名称。5)保存6)若增加同级项目，点击‘同级增加’，设置项目内容。若增加当前项目的下级项目，点击‘下级增加’设置项目内容。注意：专项核算的项目类别由集团统一定义。核算项目由集团统一定义。其中，现金流量、薪酬专项核算项目不允许下级增加，其他核算项目的下级明细可以由各单位自行增加。第三章基本账务处理3.7、余额初始模块：【总账】功能菜单：【基础数据】-【余额初始】操作方法:操作界面（如图3.1.1）中会显示所有的科目，录入余额时应将光标放置于最明细科目行的金额、数量或外币处。科目余额应从最明细科目的余额列开始录入，自动汇总到上级科目。进行辅助核算的科目如银行存款、应收账款等，余额不能直接在余额列录入。选中进行辅助核算的最明细科目后，窗口下边的【辅助核算】按钮会由虚变实，点击该按钮后，在弹出窗口（图3.1.2）中点击【增加】，录入每个核算个人、每个往来单位、每个核算项目、每种产品的初始余额后保存，如果同时进行多种辅助核算，此窗口中将是多个核算内容的组合。图3.1.2对于核算数量的科目，在数量列录入初始数量。对于核算外币的科目，在外币列录入初始外币余额。在录入余额过程中要注意保存。录入完毕后，点击‘平衡检查’，检查录入结果是否平衡。注意：凭证记账之前都可以对录入余额进行修改，一旦存在记账凭证则不可再录入初始余额。3.8、选择凭证类型模块：【总账】功能菜单：【基础数据】-【凭证类型定义】图3.2.1操作方法：第一次使用该功能会弹出‘凭证类型方案’窗口（图3.2.1），列出可供选择的类型方案，选择收付转凭证类型后，点击【确定】按钮即可。3.9、系统设置模块：【总账】功能菜单：【定义】-【系统设置】该功能主要用来设置核算中的一些条件选项，如凭证制单中的设置选项、往来单位的查找方式、本单位的财务主管姓名、核算精度等。（图3.1.22）3.10其他辅助设置1、常用摘要定义模块：【总账】功能菜单：【定义】-【常用摘要定义】在日常制作凭证的过程中，会出现一些内容基本固定，每月频繁使用的摘要。系统可以将这些常用摘要保存起来，在凭证制作时选择调用，而不用逐字录入，这将大大提高业务处理的效率。常用摘要分“公用”和“个人”两种。公用摘要是本单位所有人都可以用的摘要；私有摘要谁定义谁能用。系统提供了将个人摘要转为公用摘要的功能。操作方法：点击该功能后显示如图（图3.1.23）所示的图3.1.23点击增加后在弹出窗口中输入摘要代码和摘要内容后点击保存。凭证模版定义模块：【总账】功能菜单：【定义】-【凭证模版定义】单位在日常填制凭证过程中，经常会出现凭证完全相同或大部分分录相同的情况。系统可以将这些常用凭证存储起来，存为模版，在制作凭证时随时调用，而不必逐笔输入凭证了。这将会大大提高业务处理的效率。模版的生成有两种方式：一是用【定义-凭证模版定义】功能进行模版定义。二是在做好某张凭证后，用制单界面用【编辑-另存为模版】，将当前所做凭证存为模版。凭证制作时，选择“按模板增加”，快速生成凭证，然后修改使其符合当时会计业务需要。通过定义-凭证模版定义功能定义凭证模版的操作步骤如下：1）进入该功能后显示如图3.1.24所示的窗口图3.1.24点击【增加】按钮。输入模版描述，此内容将作为生成凭证的摘要。选择凭证类型，即生成的凭证的凭证类型。点击【保存】点击【模版内容定义】，显示如图3.1.25所示的窗口。图3.1.25窗口上半部分用来定义凭证的分录，下半部分用来定义分录科目需要的辅助核算。点击上半部分的【增加】按钮，将会增加分录行，在分录行的科目处选择需要的科目即可，金额不用录入。如果科目需要辅助分录，点击下半部分【增加】按钮，选择辅助项目即可。限制条件定义总账：【总账】功能菜单：【定义】-【限制条件定义】由于软件实现的是集团集中管理，集团在初始时会统一设置必要的初始数据，比如科目、往来单位、专项核算的项目等。但在各产业单位的核算中可能用不到某些统一设置的内容。可以通过该功能选择出本单位不用的科目、往来单位和专项核算项目等。在这里设置选择的科目、往来单位、核算项目等是受限项目，在制单时将看不到这些项目。操作方法：1）选择该功能后显示如图3.1.26所示，以限制科目为例。图3.1.26选择科目限制标签，点击【起始科目编号】后的，在弹出的科目帮助中选择要限制的起始科目，再在【终止科目编号】后的，选择要限制的终止科目，最后点击保存。4）点击【增加】按钮，可以设置多个限制科目段。第三章基本帐务处理4.1制单模块：【总帐】菜单：【凭证】－【制单】1、基本操作：如果采用多凭证类型，选择制单功能后显示凭证类型选择窗口，如图3.2.1所示。图3.2.1选择正确的凭证类型（方便操作：使用键盘上的↓↑使光标定位在所选的凭证类型处，回车即可）。选择凭证类型后显示制单界面，如图3.2.2所示.图3.2.2修改凭证日期：进入制单界面后，光标位于凭证日期处，该日期默认等于上一张凭证的日期（注：可以选择系统参数‘制单使用系统日期’，这样该日期等于当前您的登录日期）该日期的修改可以直接输入数字，也可以在日期处单击鼠标，利用弹出的日期帮助选择日期2）附件：输入凭证后附的附件张数，可以输入也可以不输入。3）凭证编号：增加凭证时系统自动以凭证字+四位编号的形式形成凭证编号。（注：凭证编号是否可以修改由系统参数控制，选择‘允许修改凭证编号’则可以手工在此更改编号，如果删除某张凭证，则后续凭证编号不会变更，否则，凭证编号不能修改，且删除某张凭证后，后续凭证的凭证编号将自动减1）。4）摘要可直接输入，如果定义了‘常用摘要’可以单击右键,通过帮助菜单选择或直接输入常用摘要代码。5）在科目编号处可采用如下方法选择科目：直接输入科目编号，回车。按F7或单击右键，弹出科目帮助窗口，双击选择科目。输入科目编号的一部分，例如输入1002，则会弹出科目编号以1002开头的科目帮助，缩小了科目帮助的范围6）填写借贷方金额，借贷方金额列有运算功能，可以直接输入运算式，回车显示运算后的结果。7）如果科目进行了辅助核算、数量核算或外币核算，分录行回车后会自动到辅助分录，要求填入辅助分录信息。如下图3.2.3所示。图3.2.3辅助核算要选择辅助核算的项目，例如往来单位、部门、个人、专项项目。这些辅助项目的填写方法为在单位、部门、个人、项目列可以用如下方法选择直接输入编号，回车按F7或单击右键，弹出帮助窗口，双击选择。直接输入汉字的一部分，例如单位名称的关键字，回车如果有多个单位名称包含此关键字，则显示帮助，再双击选择，如果就一个单位名称包含此关键字，则直接显示单位名称输入金额，可以多条辅助分录对应一条凭证分录，辅助金额会自动汇总形成分录金额。8）保存凭证。进行辅助核算的科目必须填写辅助信息，否则不允许保存凭证。9）编辑-同类型增加或选择类型增加，继续作其他凭证。快捷键的设置：同类型增加，快捷键：CTRL+A选择类型增加，快捷键：CTRL+BESC键光标由辅助信息回到分录从辅助信息回到上一个辅助信息shift+tab系统中的所有帮助，单击右键或使用F7键都会弹出，上下箭头光标移动，向右箭头展开，回车选择2、菜单介绍制单界面中，凭证的上方，有一系列功能菜单。如图3.2.4所示：功能菜单功能菜单图3.2.4（1）【编辑】菜单将光标移至功能菜单的某项，就会出现该项的下拉菜单。【编辑】菜单如图3.2.5所示：图3.2.5【同类凭证增加】制作及当前凭证相同类型的凭证。【按类凭证增加】在制作凭证过程中，弹出如图3.2.1所示的“凭证类型选择”网页对话框，由用户选择待输入凭证的凭证类型。【另存为模板】将当前凭证存为模板。可以把常用凭证保存为凭证模板。用户通过凭证模板生成凭证框架，在凭证框架的基础上修改业务，从而减轻工作量。【按模板增加】选择凭证模板自动生成凭证框架，生成后的凭证可以修改或删除，及制单生成的凭证操作完全相同。【保存凭证】凭证信息录入完毕，点击保存。【删除凭证】、【修改凭证】一张凭证制作完毕后，在没有复核前，可对凭证进行删除或修改。删除或修改凭证仍然要进入制单功能，定位到需要删除或修改的凭证。凭证复核或记账后，不能再进行删除或修改。若需要，必须先对凭证进行取消记账、取消复核，再进行操作。【打印凭证】弹出凭证打印窗口，可以预览凭证，并打印。【直接打印】不弹出凭证打印窗口，直接按照凭证默认打印格式打印。（2）【业务处理】菜单图3.2.6【作废凭证】将当前凭证打上作废标志，此时该张凭证依然存在，占用一个凭证编号。作废的凭证不能修改、复核或记账；已经复核、记账的凭证不能作废。【取消作废】将作废的凭证取消作废。【复制凭证】如果要制作的记账凭证及已经存在的凭证完全相同或基本相同时，可使用此功能，复制生成一张凭证，加快凭证的录入速度。进行凭证复制时，首先单击【复制】按钮，然后系统要求选择源凭证，用户选择了源凭证确定后，系统自动生成一张及源凭证完全相同的记账凭证，复制得到的凭证可以修改或删除，及制单生成的凭证操作完全相同。【冲消凭证】如有需要红字冲销的凭证也可以使用此对冲功能。系统首先要求用户选择对冲的源凭证，用户确认后，将自动生成一张及源凭证科目、摘要相同而金额相反的记账凭证。新生成的对冲凭证编号为本月同类型凭证最大编号加1。（3）【查看】菜单图3.2.7【查看本类型】弹出如图3.2.8所示的“选择凭证”网页对话框，此窗口中显示当前凭证类型相同的所有当月凭证。图3.2.8此窗口中可按凭证编号或摘要的关键字规律凭证，选中凭证，可直接点击【预览】按钮，显示科目的实际内容，也可以双击要查看的凭证信息，会在制单界面显示选中的凭证内容。【查看所有类型】‘凭证选择’窗口显示本月所有类型的凭证信息（4）【凭证分录】菜单图3.2.9针对当前凭证中的分录进行操作。【增加分录】，【删除分录】，【清除分录】，【上移分录】，【下移分录】，【插入分录】，【复制分录】增加、删除、清除、上移、下移、插入、复制凭证分录行。【交换方向】：改变分录金额的借/贷方发生方向。（5）【辅助】菜单图3.2.10针对辅助分录进行操作。类似于【凭证分录】下的分录操作。（6）【余额查询】菜单图3.2.11选定某张凭证中的科目或辅助信息，不必切换界面，即时查询选中科目或辅助信息的当前余额。（7）【附件】菜单。凭证保存后，可以上传附件。有条件的单位可以将一些凭证的重要原始附件扫描并导入到系统中来，这样以后联查到。（8）【字典定义】菜单图3.2.13在制单的过程中，可能会遇到所需的科目、人员等信息尚未进入系统。此时并不需要退出“制单”界面进入相应模块进行定义，而是应用【字典定义】菜单中的“人员定义”、“部门定义”、“产品定义”、“往来单位定义”、“专项核算定义”、“科目字典定义”对内容进行直接增加即可，增加完毕即可选择，由此简化操作步骤。（9）【联查单据】图3.2.14如果是通过业务单据生成的凭证，可以通过此功能联查业务单据。3、系统中生成凭证的方法（1）手工输入凭证选择总账→凭证→制单（2）按模板增加可在“制单”界面的“编辑”菜单中，选择【按模板增加】，选择一个凭证模板来增加一张凭证。（3）复制凭证、冲消凭证可在“制单”界面的“业务处理”菜单中，选择【复制凭证】或【冲消凭证】。●复制凭证可以选定当年其他月份或本月份的凭证进行复制。凭证选择界面如图3.2.15所示：图3.2.15在【期间】处修改月份，回车，即可选择所需月份凭证进行复制。（4）期末凭证自动生成浪潮GS管理软件提供了定义期末结转凭证并自动生成结转凭证。进入总账→期末处理，出现“规则凭证定义”、“调汇凭证定义”、“结转凭证定义”以及“规则凭证生成”、“调汇凭证生成”、“结转凭证生成”功能菜单。①结转凭证定义本功能主要完成对应结转的凭证的定义。对于某些月末结转业务，如收入、费用结转本年利润等有规律且简单，因此提供该功能完成那些简单的科目对科目结转的凭证的定义。选择总账→期末处理→结转凭证定义，出现如图3.2.16图3.2.16点击【增加】，出现如图3.2.17所示“结转凭证定义”网页对话框：图3.2.17【凭证类型】指该凭证所属的凭证类型，可通过下拉框进行选择。【生成周期】指该凭证自动生成的周期期限，分两种情况：每月一次；每年一次。可通过下拉式框进行选择。生成周期的设置，可以防止部分年终决算的凭证未到会计年终而生成。【摘要】指该凭证的业务说明，即默认的凭证摘要,如“结转销售成本”，直接输入即可。【转出科目】选择月末需要结平的科目。【转入科目】选择需要结平的科目余额转入到哪个科目。【保存】②结转凭证生成根据定义的结转凭证自动生成相关凭证。选择总账→期末处理→结转凭证生成，出现如图3.2.18所示界面：图3.2.18选择已定义好的结转凭证，点击【生成】，生成相关凭证。生成后的结转凭证作为账前凭证，可进入凭证处理中进行其他处理。③规则凭证定义模块：【总账】功能菜单：【月末处理】—【规则凭证定义】图3.2.19第一步增加凭证，录入业务内容。各项目介绍如下：【编号】系统给予每一张规则凭证的顺序号，不能进行修改。【摘要】该凭证的凭证摘要。【凭证类型】该凭证所属的凭证类型。【生成级别】控制凭证自动生成时的顺序，按级别由大到小逐个生成。【生成周期】指该凭证自动生成的周期期限，分为：每会计期间一次；每年一次；任意。第二步增加分录，即录入该凭证的每条分录的科目。各项目介绍如下：【摘要】会自动取上面‘摘要’的内容。【科目编号】该笔分录使用的科目，可点击右键从帮助列表中选择。【记账方向】该笔分录的金额发生方向，可点击下拉列表选择“借”或“贷”。【金额公式】、【外币公式】、【数量公式】、【外币编号】定义该笔分录的取数公式及使用币种，该工作在下一步中完成。第三步定义数据公式在定义公式的时候，系统提供了直接从凭证上取数的函数，另外若需要定义其它公式，可点击“增加公式”按钮。各项目介绍如下：【系统函数】选择该公式的取数来源，如选择“报表取数”或“科目金额”取数等。【会计实体】显示本单位的编号。【会计年度】指明取数的年度。【会计期间】指明取数的期间。【科目编号】定义取数的科目。【数据对象】取该科目该期间的余额或发生额等，如“主营业务收入”科目取“本期贷方发生”，即本会计期间贷方发生数。第四步将数据公式填入对应分录公式定义完后，在分录的公式栏点击鼠标右键，弹出菜单中出现所定义过的公式，选择后公式编号会自然填到对应分录中。若结转凭证的科目对应了辅助核算，如专项核算、部门核算等，可以针对辅助核算有关原始凭证分录定义公式规则凭证生成④规则凭证生成根据定义的结转凭证自动生成相关凭证。选择总账→期末处理→规则凭证生成，出现如图3.2.20所示界面：图3.2.20选择已定义好的结转凭证，点击【生成】，生成相关凭证。生成后的结转凭证作为账前凭证，可进入凭证处理中进行其他处理。⑤调汇凭证定义如果本单位有外币核算业务，期末需要进行汇兑损益的处理并制作相应的帐务凭证，软件中也提供了调汇凭证自动生成的功能。模块：【总账】功能菜单：【月末处理】—【调汇凭证定义】操作方法：进入该功能后显示如图3.2.21所示的窗口。图3.2.21填写如下内容：【编号】定义调汇凭证的顺序号，系统自动给出，不必修改。【凭证类别】该类业务所属凭证类型，如“转帐凭证”，可通过下拉列表选择。【收益科目】该张凭证外币科目的汇兑收益记入哪个科目。直接输入科目编号，或点击鼠标右键通过帮助列表选择。输入完毕，即在右侧窗口显示相应的科目名称。【损失科目】该张凭证外币科目的汇兑损失记入哪个科目。直接输入科目编号，或点击鼠标右键通过帮助列表选择。输入完毕，即在右侧窗口显示相应的科目名称。汇兑收益科目及汇兑损失科目可以相同。【摘要】录入该张凭证的摘要内容。【调汇周期】通过下拉列表选择该凭证的生成周期，如“每月一次”。【调整所有外币科目】该张凭证是否调整所有外币科目。如不选择，在该凭证中可调整部分科目，其他科目在其他凭证中调整。【调汇科目】显示所有外币科目，可以选择本张凭证调整哪些科目。方法：用鼠标在科目行的任意位置双击，在科目编号前出现“√”号，即表示调整该科目；重复该操作，在科目编号前出现的“√”号消失，表示不调整该科目。通常情况下，一个单位的汇兑损失科目及汇兑收益科目以一个“汇兑损益”科目表示，这种情况下，汇兑收益及汇兑损失科目设置为同一个科目即可。点击【增加】，可以设置其他的调汇凭证。⑥调汇凭证生成模块：【总账】功能菜单：【月末处理】-【调汇凭证生成】操作方法：【凭证选择】选择需要生成的调汇凭证,点击【下一步】，如图3.2.22所示。图3.2.22【平衡检查】对帐务资料进行平衡检查，如图3.2.23所示。图3.2.23【检查报告】显示平衡检查后的结果，如图3.2.24所示。图3.2.24【科目选择】显示调汇的科目，并允许进行对科目进行选择，如果没有选择任何科目，则表示全部选择，如图3.2.25所示。图3.2.25【汇率修改】对所选科目的期末汇率进行修改确认，如图3.2.26。图3.2.26【原始单据】显示辅助原始凭证的调汇信息。【生成凭证】点击【确认】后，生成调汇凭证。（6）其他系统生成浪潮GS管理软件是一个集团管理的一体化解决方案，可以实现集中的财务核算、集中的物流管理、集团的资产管理、全面预算、资金管理等功能。这些系统所产生的业务数据可以通过“凭证接口”功能自动生成会计核算凭证，传递到总账系统中来。4、手工制单键盘操作快捷键总结同类型增加凭证：CTRL+A选择类型增加：CTRL+B用这两个快捷键增加凭证时，不用保存键，即这两个快捷键都回首先保存当前凭证，再增加一张空白凭证。按模版增加：CTRL+M，按下此键会首先保存当前凭证并弹出模版列表供选择。保存凭证：CRAL+S帮助窗口弹出：F7改变选中分录金额方向：F8ESC，由辅助分录到凭证分录，例如填完一条凭证分录的辅助分录后，按ESC键会回到下一条需要填的凭证分录打印凭证：CTRL+R4.2凭证审核模块：【总账】功能菜单：【凭证】－【审核】操作方法：该功能用于完成凭证的复核图3.2.271、批量审核确定审核凭证的范围。有两种选择方式‘按凭证编号选择’和‘按凭证日期选择’，如果选择‘按凭证日期选择’，则下面需要选择审核开始凭证编号和审核结束凭证编号，如果选择按凭证日期选择，则下边需要选择审核凭证开始日期和审核凭证结束日期。【制单人】选择以后就仅仅审核上述所选编号或日期范围内此人制单的的凭证。确定后批量审核确定范围内的凭证。2、逐一审核确定审核凭证的范围，方法如下。点击【查询凭证】按钮，会显示出满足上述日期范围或编号范围的凭证列表。选中第一张凭证，点击【确定】按钮后显示如图3.2.28所示的凭证窗口，在此窗口中如果审核通过，点击‘审核’按钮即可。点击【下一张】继续审核下一张凭证图3.2.283、取消审核如果已经审核完毕的凭证需要修改，必须先取消审核。取消审核时，先在上图3.2.27中选择‘取消审核’，在确定取消审核凭证的范围，点击确定，即可完成取消审核的操作。凭证审核注意：凭证一旦通过复核，就不能再做修改。若要修改复核后的凭证，必须先取消复核。一张凭证的制单及复核不能是同一个人。取消复核只能由复核人本人进行。已经记账的凭证不能取消复核。如要取消已经记账凭证的复核，首先应在记账功能中取消该凭证的记账标志审核之前要进行出纳签字4.3凭证记帐模块：【总账】功能菜单：【凭证】-【记账】操作方法：有记账权限的操作员都可以执行记账操作。图3.2.29同样可以按凭证日期或凭证编号确定要记账的凭证范围。在‘记账’状态下点击【确定】可以完成指定范围内凭证登记帐册的操作，在‘取消记账’状态下，执行【确定】可以完成取消记账的工作。凭证记账注意：记账过程完成登记科目余额表、辅助余额表在记账前，都可以进行余额初始，存在已经记账的凭证后，就不允许在进入余额初始菜单了取消记账在会计制度上是一种不允许的处理，用户有需要调整的会计业务时，尽量使用凭证红字冲销或蓝字补齐的方式，非紧急情况用户不要使用该功能。取消记账时对银行账及单位往来核销可能会造成一些影响。在取消银行账时，会把银行对账的单位日记账中相关内容删除，如果凭证对应的分录已经在出纳中完成“清除相对相符分录”功能，则在银行对账时对这些凭证分录不能重新读入；在取消单位账时，也会将往来核销中的往来凭证内容删除，如果涉及到往来核算的凭证已经完成“往来核销”功能，则如果取消记账，则在核销时不能重新核销。所以取消记账时，必须慎重。在不能确保凭证正确的情况下，不必急于将凭证复核、记账，在查询余额表、账页时，只要使用“包含未记账凭证”选项，查询结果同已记账结果完全一致4.4查询（一）查询公共功能1、查询格式的设置（以科目余额表为例）图3.2.30如何修改行高和列宽直接拖动：将鼠标放于两列或两行的中间，单击，待箭头变为双向箭头后，拖动即可精确调整：单击【格式设置】，在弹出的窗口中选择‘列信息’标签，显示如图3.2.31所示的窗口图3.2.31在‘宽度’列输入精确的宽度数值，如果想将几列的宽度调整成一样，可以用此方法。列的隐藏如果认为查询结果中某些列没有必要，不想列示，可以把某些列隐藏上，可以选中上图3.2.31‘隐含’单选框，则此列将不再显示固定列的设置如果查询显示的结果过于宽，想固定上最左边比较重要的列，比如科目余额表中的科目编号和科目名称两列，可以点击查询结果界面（如图3.2.32）中的单击【页面设置】，在弹出窗口中选择‘页面’标签页，显示如图所示的窗口。图3.2.32在固定栏目项目后的文本框中输入要固定的列数。例如填入2，则系统会固定从查询结果左边起的前两列。如何在一页中显示所有查询结果正常情况下，如果查询结果超过30数据行，系统会分页显示，如果希望调大每页的行数可以在上图3.2.32中将‘每页行数’设大，如果想在一页中显示所有的查询结果，可以将上图3.2.32中‘每页行数’设为0。将设定好的查询格式保存通过【帐表设置】和【页面设置】功能对查询的格式作了调整以后，可以将设定的格式参数保存下来，这样下次再查询相同的查询时就以设定好的格式显示。操作方法为如下设定【帐表设置】和【页面设置】时点击【另存为】按钮，显示如图3.2.33所示的窗口图3.2.33输入格式编号（例如01）和格式名称，点击确认。2、如何将查询结果转成excel文件单击查询结果显示界面中的【另存为】，显示如图3.2.34所示的窗口。图3.2.34如果选择‘当前页’则只将当前页显示的内容转出到excel文件中，如果选择全部页，则会将全部查询结果转出到excel文件中，如果选择选择范围，则需要输入下边‘从第**页至**页’来选择转出的内容。3、查询中的联查系统中很多查询都提供了联查，基本遵循如下规律：余额帐（总帐）——明细帐——凭证（原始单据）明细帐——凭证（原始单据）操作方法是在查询结果界面单击【联查】其中科目余额表比较特殊，科目余额除了提供由科目余额帐——科目明细帐——凭证的联查以外，还提供了到辅助核算查询的联查。操作方法如下：在图3.2.30所示的界面中，进行辅助核算的科目所在行处单击右键，会显示如图3.2.35所示的窗口。图3.2.35选中相应的辅助查询，点击【联查】按钮，即可显示相应的辅助查询结果。4、查询中的过滤功能在查询结果中如果想过滤出需要的信息，可以设置索引界面的【条件】也可以在查询结果中单击【过滤条件】需要的查询条件。如何实现凭证记帐前查询如果想实现帐前查询，需要选中查询索引界面中的【包含未记帐凭证】单选项。关于借贷一栏和借贷两栏的说明查询的显示格式，有‘借贷一栏’和‘借贷两栏’可供选择，如下图3.2.36所示图3.2.36借贷一栏的查询结果期初金额和期末金额只有一个金额列，另外一列显示科目定义时设置该科目的余额方向，如果实际余额方向及科目定义时定义的方向不同，将以红字显示。借贷两栏的查询结果期初金额和期末金额将分别显示借方和贷方两列。本期发生和累计发生查询的查询内容包括‘本期发生’、‘累计发生’，选择本期发生则查询结果包括科目的查询期间范围的借方发生和贷方发生，选择累计发生则会显示从年初到查询期间最后一月的累计借方发生和累计贷方发生。本月发生和累计发生可以同时选择余额格式的选择查询的默认格式必显示金额，如果某些科目进行了外币或数量核算，查询时可以在如上图3.2.36所示的界面中同时选择‘数量’或‘外币’，则查询结果中会显示外币或数量的信息。注意：如上介绍的功能，在适用于总帐、往来、辅助、固定资产、工资某块的所有查询功能。（二）常用查询功能1、凭证查询模块：【总账】功能菜单；【凭证】-【查询】该功能可以查询多个月份的凭证。图3.2.37项目介绍：【日期】选择要查询凭证的日期范围，可以跨月。【凭证号】设定查询的凭证号范围【制单人】选择要查询凭证的制单人条件【复核人】选择要查询凭证的复核人条件【摘要】输入查询凭证的摘要条件【金额】输入查询凭证的金额条件【条件】设定条件单选项【排序方式】设置查询结果的排序方式【包含凭证分录】选择此选项查询结果中显示凭证中每条分录的科目和金额【包含原始凭证分录】选择此选项查询结果中同时显示每条分录下的辅助分录信息（包括单位、个人、部门）【包含专项信息】选择此选项查询结果中同时显示凭证分录对应的专项项目信息。如果还需设定其他条件或组合条件，点击【下一步】，否则可以直接点击【确定】显示查询结果。2、科目余额表模块：【总账】功能菜单【帐表】-【科目余额表】科目余额表是会计查询中最常用的一个表。科目余额表综合记录了所有会计科目在各会计期间的金额、数量、外币等项目的期初余额、本期发生额、累计发生额、当前余额等信息。主要可以查询：查询任意一级科目的余额，可以是本年任意会计期间的发生情况，包括数量和外币。查询相关账务信息，由余额表——联查明细账——联查凭证。如果选定的科目进行辅助核算，可以联查辅助余额表。选择该功能后显示如图3.2.38所示的窗口图3.2.38项目介绍【会计期间】设置查询金额的时间范围【会计科目】设置查询的科目区间段【科目级次】设置查询科目余额的明细程度。最大级次可以为【系统设置】中设置的科目最大级次。【只显示明细科目】选择此选项，则查询结果只显示满足科目范围和科目级次条件中的最明细科目余额【按实际余额方向显示】选择此选项在借贷一栏的情况下如果实际余额及科目余额方向不一致，则金额方向将以实际余额列示，金额显示正数，否则金额方向会显示为科目余额方向，金额以红字显示。【无发生额无余额不显示】选择此选项则选定条件内无发生额五余额的将不显示。3总账模块：【总账】功能菜单：【帐表】-【总帐】三栏式总账查询不但可以查询到给总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以通过查询级次的设置查询到所有明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。图3.2.39注意：可以实现从总账——明细帐——凭证的联查。4三栏式明细帐模块：【总账】功能菜单【帐表】-【三栏式明细帐】三栏式明细账可以查询各明细科目的年初余额、选定会计期间的期初余额、各月发生额合计和期末余额。操作方法选择总帐-帐表-三栏式明细帐，显示如图3.2.40所示的窗口。图3.2.40项目说明【级次】如果会计科目中选择的科目为非明细科目，需要在此选择要查询明细帐的科目所在级次，如果会计科目处选择的即为最明细科目，则此处级次为所选科目所在级次。【所有最默级明细】选择此选项则查询结果中显示的为所选会计科目的所有最明细科目的明细帐【合并同类分录】选择这一项，将把凭证编号相同、摘要相同、借贷方向相同、科目编号也相同的分录，合并为一笔显示或者打印。【按对方科目列出】选择此项，则在三栏账查询显示中，按对方科目列示凭证分录，如果此项不选择，则按所选择的会计科目列示凭证分录。多栏式明细帐模块：【总账】功能菜单：【帐表】-【多栏式明细帐】查询任意一级明细科目的发生情况，查询的方式及三栏账不同，是以多栏账的格式，把指定科目的下级作为分析栏目形成多栏账。多栏账的查询可以分为借方多栏账、贷方多栏账、及借贷多栏账。可根据已有的多栏账账簿格式进行查询，也可以根据临时定义进行查询。操作方法：选择总帐-帐表-多栏式明细帐，显示如图3.2.41所示的窗口图3.2.41项目说明：【会计期间】确定查询的年月，可以为一期，也可以为多期。【分析科目】输入分析哪个科目的多栏式明细帐，一般多栏帐适用的查询分析科目为二级或二级以上。如2121应交税金科目，表示查询应交税金的多栏帐。【分析栏目级次】指作为栏目明细科目所在的科目级次。如果选择了“所有最末级栏目”，则不能选择级次。分析栏目的级次为总帐科目的各级明细。【币种】如果所选择分析的科目有外币核算，选择对应的币种；不核算外币的科目不能选择此项。【合并凭证分录】将凭证编号相同、摘要相同，并且到分析栏目这一级科目的编号也相同的分录，合并为一笔显示或者打印。如：借：基本生产——甲产品——直接人工——工资400——福利费600贷：制造费用1000如果选择此项，在查询时，以“直接人工”作为分析栏目，则该凭证显示如下：直接人工——1000如果不选择，则显示为：直接人工——工资400直接人工——福利费600【无发生额的栏目不显示】选中此项后只显示有发生额的栏目。【金额】【数量】【外币】指系统提供的三种帐式：金额、数量、外币。如果选择分析的科目不进行数量、外币核算，则系统自动默认为金额帐式，并且不能进行修改。【包含未记帐凭证】是否包含未记帐凭证。点击【下一步】，显示如图3.2.42所示的界面。图3.2.42选择每个栏目的方向。栏目的默认方向根据以下两种情况确定：其一、如果科目设置为栏目，则根据栏目方向确定；其二、如果科目未设置为栏目，则根据科目余额方向确定。在此可以设置为全部借方栏目、全部贷方栏目、或借贷两栏都有。用鼠标选择“栏目方向”改变栏目设置。在此可把本次设置的多栏帐格式通过【将本格式加到帐本中去】功能保存为帐本，下次使用可以直接调用。执行此功能，显示如图3.2.43。图3.2.43输入格式编号，格式名称，确定即可。其中，格式编号唯一，不能重复。下次再查询此科目的多栏帐示可直接点击上图3.2.41中的‘选择账本查询’标签，从中直接选择已经设定好的帐本即可。如下图3.2.44所示图3.2.436、科目（辅助）余额查询模块：【总帐】菜单：【帐表】-【科目（辅助）余额查询】操作方法：选择该功能后显示如图3.2.44所示的窗口图3.2.44此查询是将科目余额及各项辅助余额结合起来显示查询结果。首先点击：【辅助选项】按钮，显示如图3.2.45所示的窗口图3.2.45从左边科目列表中选择进行辅助核算的科目，从右边列表中选择科目所进行的辅助核算，则选中辅助核算的辅助明细余额将显示在科目余额表中该科目的下方。设定好后点击【设定】，退出该界面后再在图3.2.44所示的界面中设定查询条件。个人核算查询模块：【往来】针对个人核算的科目，系统提供了个人余额帐和个人明细帐，具体功能在往来模块的个人菜单下。个人余额表查询的是本单位员工在相关科目上的的余额。个人三栏明细帐查询的是本单位员工在某一科目上明细情况单位核算查询模块：【往来】针对单位核算的科目，系统提供了单位余额表、单位二维余额表和单位三栏帐，具体功能在往来模块的单位菜单下。进入往来-单位-单位余额表后显示如图3.2.44所示的窗口。图3.2.46项目说明：【会计科目】可以选择也可以不选，选择科目则查询出各单位在该科目的余额。【汇总方式】如果选择【地区】则可查询出每一地区所属单位在相关科目的金额汇总如果选择【往来单位类别】则可查询出每一类别所属单位在相关科目的金额汇总如果选择【地区汇总】则查询结果即有每一地区的汇总金额，也有该地区下的每一单位的金额。部门核算查询模块：【辅助】针对部门核算科目，系统提供了如下查询，具体功能在辅助模块的部门菜单下1）部门余额表部门余额表用于查询部门核算科目在所有部门的发生额及余额情况，如果在查询条件设置时不选择科目则查询所有科目在各核算部门中的发生情况。2）部门科目余额表科目余额表可以查询到某个部门在所有进行部门核算的科目中的发生额及余额情况。在查询条件选择时需要选择要查询的部门。3）部门二维余额表本查询功能可以由科目和部门组成二维表，可以查询到某一个核算科目在某个部门或某些部门中的发生情况。可以自由设置要查询的金额信息。4）部门三栏帐部门三栏帐可以查询某个核算科目在某个部门的明细帐信息。5）、分析部门多栏帐该功能是以部门作为多栏帐的栏目，以多栏帐的形式显示所选查询部门在某个科目的发生情况。查询的方法及帐务中的多栏帐查询相同。6）分析科目多栏帐该功能中以科目作为多栏帐的栏目，以多栏帐的形式显示某个部门在所选科目中的发生情况。7）部门收支明细表本功能可以用于各部门在收入科目和支出科目发生情况的对比分析。专项核算查询模块：【辅助】针对进行专项核算的科目，系统提供了如下查询，具体功能在辅助模块的专项菜单下1）、项目余额表该功能科目查询某一核算科目所对应的核算项目的期初余额、本期发生和期末余额。如果一个科目进行多种类别的专项核算还需要选择具体查询哪个类别的核算项目。其他三栏帐和多栏帐查询和部门核算的相关查询基本类似。10、现金日记帐模块：【总账】功能菜单：【出纳】-【现金日记帐】本功能用于查询、打印输出现金日记帐，在使用本功能以前，必须预先在科目设置功能中定义现金科目的现金属性为“现金”，并设置为日记帐。操作方法：选择该功能后显示如图3.2.45所示的功能图3.2.47本界面用于设定现金日记帐查询的各种条件。按月份查：是指查询指定会计期间范围内的现金日记帐，要示用户输入一个会计期间范围。按日历查：查询某一日期范围内的现金日记帐，要求用户输入一个日期区间。无论是按月份查还是按日历查，都需要指定要查询的会计科目，该科目必须是现金日记帐科目，如果该科目核算外币，还应选择是查询人民币的现金日记帐还是查询其它外币的现金日记帐。【包含未记帐凭证】选择该项，所查询的现金日记帐将包含未记帐凭证。【合并同类分录】选择该选项，如果一张凭证中有科目相同的会计分录，系统将把这些分录的金额汇总后输出。【按对方科目列出】选择该项，所查询的现金日记帐将列示出对方科目。单击【确认】按钮后，系统将显示符合查询条件的现金日记帐。11、银行日记帐模块：【总账】功能菜单：【出纳】-【银行日记帐】本功能实现银行存款日记帐的查询。在使用本功能以前，必须预先在科目设置功能中定义银行存款科目的现金属性设置为“银行存款”，并设置为日记帐。操作步骤：银行存款日记帐的查询格式和查询方法，及现金日记帐的查询基本相同，在此不作详细说明。4.5月末1、月末结转及年末结转模块：【总账】功能菜单：【月末处理】-【月末结转】、【月末处理】-【年末结转】1-11月进行月结，12月执行年结，月结后本月的业务处理将不能再更改，只能进行查询。月末结转步骤：第一步：月结的前提条件：①由系统自动生成的转帐凭证一般在月结前生成。②月结前，本会计期间凭证必须都已经记账。③结转日期应为本期最后一天。④上一个会计期间已经关闭。第二步：平衡检查。检查总账同明细账、总账同辅助核算明细账、总账之间是否平衡。第三步：显示检查报告。第四步：进行月结处理。①月结后，当前会计期间为下一期间，会计日期为下一期间的第一天，如果在最后一个期间，则不更改。②本会计期间的状态置为“关闭”。③如果下一个会计期间尚未打开，则自动打开下一个会计期间。④如果是本年度最后一个会计期间，同时系统会提示是否要年结，如果选择，那么将进行年末结转。⑤月结后不能再对以前期间进行进入系统进行业务处理（即不能增加、删除、修改凭证），也就是已经关闭的期间不能进行业务处理。反月结就是将会计期间重新打开即可。如何不月结打开下月会计期间进入总帐-月末处理-会计期间维护显示如图3.2.46所示的窗口在本系统中会计期间的状态分为‘打开’、‘关闭’、‘未来’，各期间的状态的显示和调整是通过总账-月末处理-会计期间维护的功能来实现的。图3.2.4当前进行会计业务的区间，在‘状态’处会显示为‘打开’，未进入的会计期间会显示为‘未来’，处于未来状态的会计期间不能进行会计业务。会计期间的打开有两种方式，正常情况下如果执行月结会将下一个会计期间打开，如果不想进行月结直接做下一个会计期间的业务，可以通过‘会计期间维护’的功能，选中会计期间后，点击【打开】按钮，会计期间的状态变为‘打开’后，就可以进行制单等操作了。但是会计期间的打开需要按次序进行，不能跳跃未打开的会计期间。如何进行反月结已经月结的会计期间如果要对凭证进行修改，可以通过【会计期间维护】功能将会计期间重新打开。会计期间的重新打开需要按次序进行，不能跳跃关闭的会计期间。4.6银行对账银行对帐初始化总帐-出纳—银行科目设置，，点击下方的导入银行科目，如图。保存即可。其中不需要对账的科目可以点击下面的删除科目直接删除，这里删除并不会影响科目定义里面的科目总帐-出纳—对帐初始，此处注意将右下角的日期调整到你要初始化的日期，例如调整到20090101，如果是以后初始化就调整到相应的日期，此时，届面上出现的单位日期帐调整前余额就是帐上的数据。可以先核对一下。点击单位未达帐，界面如下，点击增加，加入单位的未达帐项同样，录入银行的调整前余额，以及银行的未达帐项，然后调整后的余额应该是平的，相当于录入了2008年年底的余额调整表。银行对帐日常业务：总帐-出纳—录入对帐单，选择对账单对应的科目，确定之后进入对账单的录入界面。如下图，点击增加，可以录入银行的对账单2，总帐-出纳-银行对帐，如图进入银行对帐界面：选定对账科目，点击确定出现银行对账界面。

说明：左边的余额是单位帐当前余额，右面是银行帐当前余额，注意也对无误后才可以对帐。读入单位日记帐：点击确定。会提示读入的条数，同时，可以看到没有进行记账的凭证是可以进行对账的，注意选择上包含未记账凭证的条件。然后点击条件定义，定义条件并保存。根据自己的情况可以把勾都去掉，这样只要金额相等就可以对上点击自动对帐序号都为0的，表示没有对上的数据，两边从1开始，继续排号，两边号码相同的表示对账成功的数据。这样就可以自动对完，只要序列号为零的就是没有对上的，需要查找原因，如果未非零，就说明根据你定义的条件对上的。点中单位日记帐可以显示对方银行帐对应的帐单：如图６、手工对帐时，可以把对应对帐单序号给成非零，注意这里的序号只能大于最大对符序号。改完后点击正确性检查，检查通过后，可以保存，这就是手工对帐。７、另外考虑到手工录入对账单的工作量比较大，系统提供了对账单导入的功能，导入时，建议采用excel进行导入比较简单，利用银行给的电子对账单，去掉余额那一列，因为余额在系统中是自动算出的。如下的格式即可以导入了。其中，结算方式，结算单号都可以为空，但是业务日期和金额均不可以为空。在导入界面，选择数据文件之后，注意，日期格式要跟excel中相一致，然后点一下预读数据，可以按照如下的界面来进行设置设置好之后，点转入，就相当于完成了录入对账单的过程。在录入对账单界面和对账界面都可以看到导入的数据。8，对账完成之后，可以查询相应的余额调整表了，为了对账界面清晰直观，可以清除相对符的分录。注意事项：如果已经清除了相对辅的分录，发现错误要重新对仗时，先取消清除。另外会计改帐，应通知出纳，银行对帐这边重新对帐。第四章固定资产4.1固定资产初始4.1.1初始固定资产卡片模块：【固定资产】菜单：【基础数据】-【资产卡片维护】操作方法：选择该功能后显示如图5.1.1所示的窗口图5.1.1点击【增加】显示固定资产卡片。图5.1.21）进入该功能后，输入资产编号、名称。2）选择了资产类别后，折旧方法、使用年限、使用月份，残值率会自动显示类别定义时设置的该类固定资产的默认值，但仍可以修改，使用月份会自动根据使用年限*12算出。3）资产状态、资产来源、资产用途、所属部门只需要从已经设置好的内容中选择即可，【所属部门】表示固定资产折旧计入的部门，如果该固定资产的折旧由多个部门承担，则【所属部门】填入一个管理部门，保存单据后点击【部门余额初始】，弹出如图5.1.3所示的窗口。图5.1.3点击【增加】后选择各个承担折旧的部门以及录入各部门截至到初始月份为止承担的折旧额。【使用部门】主要指目前使用该固定资产的部门，主要起标注作用（不是必输项），主要适用于承担折旧的部门和目前使用的部门不同的时候，如果【使用单位】不选，则【使用部门】可选本单位的部门，如果【使用单位】选择本集团的其他内部单位，则【使用部门】可选【使用单位】的部门，主要适用于集团内部固定资产借用的情况。4）【入账时间】指该固定资产作为固定资产的日期，月份精确即可，输入完入帐时间后，系统会根据使用期限计算出‘已提月份’5）【资产数量】要求一物一卡，数量默认为16）【资产原值】指固定资产购买时的原值，输入完原值以后系统会根据折旧方法、残值率、已提月份计算出入账折旧，但是可以更改，【入账折旧】表示该固定资产截至到固定资产模块初始月份已经计提的折旧，7）净残值、月折旧率、月折旧额、年折旧率和年折旧额由系统计算出来8）如果固定资产已经计提过减值，需要录入【减值准备】【减值后尚可使用月份】【减值调整时累计折旧】，折旧方法也需要选择减值或变更后的折旧方法。9）如果固定资产采用工作量法计提折旧，则需要录入【总工作量】和【已完成工作量】10）如果固定资产价值中有需要单独记录的附属设备，可点击【附属设置】按钮，在探出窗口中点击【增加】输入相关信息。11）本张卡片录入完毕后保存，直接点击【增加】录入下一张卡片。注意：在所有初始固定资产卡片录入完毕后，回到图5.1.1所示界面，点击【初始完成】4.2固定资产业务4.2.1资产增加模块：【固定资产】菜单：【资产】-【资产增加】本功能用于录入在固定资产模块启用之后企业增加的固定资产，对于本月新增的固定资产，系统自动确认本月不记提折旧。操作方法增加一张固定资产卡片将新固定资产的信息填到卡片上即可，卡片的填置和初始卡片时相同。如果购入的是旧固定资产，即固定资产到本企业入账时就有累计折旧，此时可通过【资产-旧资产增加】处理。4.2.2资产减少对于资产减少业务，首先需要记录减少的是那项固定资产，其次，还用明确资产减少的净损益