钢铁企业采购业务内部控制优化研究

摘要：采购业务是一个企业生产经营活动的起点，它紧密地连接着生产和销售环节，同时也会直接影响企业产品的成本、价值和质量等。因此，为了在不断变化的市场经济环境中实现稳定发展，钢铁企业应积极完善其采购内部控制体系，提升内部控制管理水平，并强化对生产成本的管控。在这一背景下，本文首先对钢铁企业的采购业务进行了概述性介绍，然后分析了目前钢铁企业采购业务内部控制存在的问题，进而提出了针对性的改进策略，期望可以帮助钢铁企业尽快完善采购业务内部控制工作流程，提高内部控制管理水平，从而更好地适应不断变化的市场环境，实现持续稳定的发展。关键词：钢铁企业；采购业务；内部控制采购是企业发展过程中不可或缺的核心活动之一。内部控制可以加强对采购业务的监督和管理，确保采购工作按照规范化的流程有序进行，从而实现企业整体价值最大化的目标。为了达到这个目标，钢铁企业需要在日常经营中督促其内部管理人员和采购相关人员更加重视内部控制工作，并积极推动采购业务中的内部控制工作的落实。一、钢铁企业采购业务概述（一）钢铁企业的采购特点钢铁企业生产过程复杂，而采购作为原材料和最终产品的联系环节，具有其自身的特点。1.采购种类多、数量大，资金占用高钢铁企业涉及的生产环节多、流程长，前后工序互相影响，所需物料种类繁多，除了主要的铁矿石、煤炭等生产原料以外，还需要大量的各种辅料、设备、备件和能源动力等，而且消耗量大，对场地、资金、管理各方面都有很高的要求。２.采购供应涉及部门多，管理复杂钢铁企业采购供应需要多个部门共同完成，不仅与采购部门、仓储部门有关，还与物流运输、生产、质量控制、财务、销售等部门有密切联系，而且各部门之间环环相扣、互相牵扯，管理复杂。3.企业对采购供应的可获得性要求高钢铁企业生产主体是流程型，生产用料必须得到完全且稳定的供应才能保证生产的连续性，一旦因为原料供应不足导致设备停产、冶炼过程中断，就会造成巨大的经济损失，因此要求采购部门必须及时、连续、高效地满足各种生产用料及物资需求。（二）钢铁企业的采购模式按照原材料采购的集中度划分，目前我国钢铁企业的采购供应模式大致有以下几种。1.分散采购分散采购是由企业下属各单位（如子公司、分厂、车间）实施的满足自身生产经营需要的采购，即“谁使用，谁采购”。这种模式有利于采购环节与库存、生产等环节的协调配合，提高采购效率，同时也有利于调动基层采购人员的积极性和责任心，但也存在着各自为政、管理较难的弊端。2.集中采购集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购業务。集中采购具有采购成本低、操作相对规范的特点，可以发挥采购的规模优势，也有利于企业的集中监管和稳定与供应商之间的关系。在实际运作中，集中采购又可以分为集中定价、分开收货或集中采购、统一调拨等多种方式。３.混合采购混合采购是指集中采购与分散采购相结合的一种模式。即将一些大宗的、通用性的、较为重要的物资种类由集团层面集中采购，如铁矿石、焦煤焦炭、合金、油品等，而对一些零散小额的、专业化程度较高或有特殊要求的物资种类仍由各部门或子公司根据各自的需求分散采购，如需要定制的设备零件等。二、钢铁企业采购业务内部控制存在的问题（一）采购内部控制基础薄弱目前，许多钢铁企业在采购过程中存在一些问题。这些问题部分源于相关人员对内部控制的认识不足，缺乏对内部控制工作的充分重视，因此无法有效地监督采购业务的各个环节。有些企业还没有建立完善的内部控制制度，没有明确规定采购环节的内部控制流程，也未能实现多基地的全面覆盖。此外，采购部门的管理人员可能缺乏对内部控制相关知识的充分了解，学习意识不强，这导致了采购业务的内部控制工作推进效果不佳，对提升采购环节的管理水平构成了不利影响。（二）风险控制活动不够合理受内外部环境变化的影响，采购业务通常伴随着各种风险，其中最常见的有采购进度风险、采购成本风险以及采购质量风险。首先，采购进度风险是常见的问题，例如在春节前后，由于工人陆续放假和物流停顿等原因，供应商可能无法按计划交付材料，从而影响产品生产进度；其次，采购成本风险通常是因为采购人员未充分进行市场调研，仅考虑价格而忽略了综合性价比；最后，采购质量风险指的是供应商提供了未核验质量的原材料，或者采购人员过于追求低价而忽视了原材料质量，导致一些材料不符合生产要求。然而，一些钢铁企业面对上述风险时未能有效地制定风险防控措施，也未能及时优化其原材料采购模式。此外，还存在招投标管理不够完善、对关键资源未能及时掌握等问题，这些都不利于钢铁企业实现高质量发展[1]。（三）内外部信息分享不畅通降本增效是钢铁企业经营发展的主要目标之一。在这个过程中，许多企业采用替代或同质化原材料，以降低钢铁生产成本。然而，目前很多钢铁企业内部的信息沟通机制尚未得到充分完善，导致采购部门和生产部门之间缺乏有效的沟通渠道。这使得生产部门的原材料需求难以及时传达给采购部门，采购部门所制定的原材料采购计划难以有效实施，这可能导致资源浪费或者一些原材料质量过剩等问题，从而降低了企业的生产效率。（四）企业监督审计力度不足采购业务的顺利开展必须依赖于健全的内部监督机制。然而，目前许多钢铁企业由于内部审计监督机制不够完善，未能建立完善的风险管控指标体系，因此无法有效监督各项采购业务的进行。审计程序也相对简单，未能充分关注采购过程中可能存在的重大风险，审计工作的管理力度不足。此外，审计过程中未能有效运用一些量化指标，绩效监督机制不够健全，未能充分重视对现货采购的监督工作，导致了监督机制未能发挥其应有的效果。（五）未能充分利用绩效考核有些钢铁企业现有的考核机制存在一定不足，未能根据企业的经营目标和发展规划来调整绩效考核目标和方案，也没有将绩效与采购人员的薪资挂钩，这使得采购人员对绩效考核工作缺乏足够的重视。此外，对于已确定的绩效考核指标的划分不够清晰，没有充分细化至各部门和个人，因此在问题发生时无法有效地追责，导致采购业务的绩效考核工作变成了形式主义。三、钢铁企业采购业务内部控制的优化策略（一）重视采购内部控制基础建设1.革新采购思想观念，创新采购模式钢铁企业应更新其采购理念，特别是“一公司多基地”企业，应建立“一个核心大脑指挥的网络化分布式管理体系”。在这一体化运营管控体系下，要根据各基地所处的市场经济环境以及内外部因素的影响，采取不同的保供方案。此外，还应不断完善定价机制，确保供应链安全，掌握绿色资源，保障关键资源的管理，这有助于不断提升钢铁企业在大宗原料采购方面的话语权、市场影响力和竞争力。总之，创新采购模式应建立在全面开展内部控制工作的基础上，以更好地适应不断变化的市场环境。2.健全采购内部控制机制钢铁企业需要坚定不移地秉持产供协同原则，同时创新和优化多基地服务机制，专注于精准、专业和增值的采购业务内部控制。在这一过程中，关键是要坚持协同推进体系的顶层设计，支持和引导生态化的协同工作。建立有效的信息沟通机制至关重要，以确保各基地之间的信息及时传递，实时了解基地的生产需求，从而实现资源的高效配置，创造1+1大于2的经济效益。此外，通过建立完善的内部控制机制，可以为各基地提供穿透式的保供服务，进一步优化物流成本和库存管理，从而提升钢铁企业整体的管理水平和服务质量[2]。3.积极学习并引进先进的内部控制管理体系钢铁企业应积极学习并研究行業内其他优秀企业的内部控制管理体系，完善内部控制机制，与先进的钢铁企业加强沟通和交流，提高成本管控水平。通过学习和交流，钢铁企业能够革新自身的经营管理理念，创新采购业务内部控制管理方法，推动自身降本增效目标快速实现。（二）落实采购业务风险控制活动钢铁企业应当积极探索采购过程中遇到的各类风险的防控措施，推动采购业务风险控制活动尽快落实。对于采购进度方面的风险，如春节期间，受各类因素的影响导致无法正常发货的问题，采购人员应提前做好预判，与供应商明确交货的时间以及数量，为供应商提供充分的时间准备和安排发货。对于采购成本增加、所采购的原材料质量不达标等风险，采购人员应积极展开市场调研，考察各供应商的资质、信用、材料质量等，选择优秀的供应商，以免盲目追求低价材料，有效控制采购成本，确保原材料采购的质量能够符合企业产品生产需求。此外，还应积极了解当前所处经济环境的变动情况，构建完善的采购风险管控体系以及预警机制。钢铁企业在采购业务开展中可能遇到的风险包括但不限于矿山事故、恶劣天气、原材料市场价格上涨等，对此，钢铁企业应严格遵守“两金”管控要求，利用先进的信息技术，详细分析采购数据的趋势变动，重点加强对采购过程的监控。（三）加强采购内控信息系统建设一公司多基地的钢铁企业在开展采购业务内部控制的过程中更应当通过引进先进的信息技术，积极构建“同一语言、同一规则、同一平台”的智能化内部控制系统。以宝钢股份为例，全新的采购系统PLMS4.0于2022年6月30日上线，新系统包括资源平衡中心、合同中心、采购配送中心、结算中心、成本中心五大中心，共有1994个页面，与20多个系统对接共510个接口，为采购和生产制造业务提供了高效全面的服务。对于铁矿石现货采购，实现了在SOCT平台上进行公开询比价，询价范围实现所有供应商全覆盖。同时，将PLMS系统与SOCT有效连接，支撑大规模网上询比价，进一步提升了采购人员的工作效率。此外，宝钢股份进一步丰富和完善了采购指标，设置了采购策略、采购模式、采购管理理念、采购战略、采购管理机制、绩效激励模式的“六大变革指数”，提高了对钢铁企业采购业务以及生产活动的服务质量[3]。（四）逐步加大企业监督审计力度钢铁企业在采购业务的内部控制过程中还应当不断提高自身的审计监督力度，加强对采购环节各项重大风险的监督，并不断优化现有的风险预警机制。同时，还应当积极学习行业内优秀企业的采购风险管控模式，对采购业务以及相关系统实施穿透式审计。此外，还要加大对采购业务全过程的智慧监管力度，构建一个融入采购业务各个环节的指数体系，以数字化的形式多视角、多维度直观反映采购的状态和趋势。以宝钢股份为例，设立了包含业务指数、管理指数和监督指数的“阳光采购指数”，形成了业务、管理、监督有机结合在一起的综合风控、监督指数，通过指标的量化波动揭示管理的不足，从而发现和预警采购业务管理中的风险，提高采购的稳定性和竞争力。（五）优化绩效考核牵引机制钢铁企业在采购业务内部控制过程中还应当建立完善的绩效考核工作机制，秉承“跑赢大盘、追求卓越”的绩效导向，建立高效的“算账采购”赛马机制，不断调整绩效考核工作方案