线上会议场所管理制度

线上会议场所管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本制度旨在规范线上会议场所的管理，提高会议效率，保障信息安全，依据《中华人民共和国网络安全法》及公司相关规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有通过线上平台召开的会议，包括但不限于视频会议、电话会议等形式。

第三条会议性质分类

根据会议内容的重要性与涉密程度，线上会议分为普通会议、重要会议和涉密会议三个等级。

第四条责任主体

1.会议的组织者负责会议的筹备、通知、主持及会议纪要的编写。

2.信息技术部门负责线上会议的技术支持、安全保障及设备维护。

3.各参会人员负责按时参加、遵守会议纪律、执行会议决策。

第五条会议纪律

1.参会人员应提前进入会议，确保设备及网络状态良好。

2.会议期间，参会人员应保持安静，关闭手机或其他电子设备的通知功能，不得进行与会议无关的活动。

3.会议内容保密，未经允许，不得录音、录像或泄露给无关人员。

第六条会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过公司内部通讯系统发布会议通知，明确会议时间、议程、参会人员及准备工作。

第七条例外处理

对于特殊紧急情况，可根据实际情况灵活处理，但需确保会议的效率与信息安全。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.会议组织者根据会议目的和内容，确定会议类型、时间、议程和参会人员。

2.会议组织者提前与信息技术部门沟通，确保会议所需的技术设备、网络支持及安全保障。

3.会议组织者发布会议通知，要求参会人员做好会前准备。

第二条会前准备

1.参会人员收到会议通知后，确认会议时间，提前安排工作，确保按时参加。

2.参会人员检查设备（如电脑、手机、耳机等）和网络状态，确保会议期间无技术问题。

3.会议组织者准备会议材料，提前发送给参会人员，以便于会前预习。

第三条会议召开

1.会议开始前10分钟，会议组织者提醒参会人员进入会议。

2.会议正式开始，会议组织者介绍会议主题、议程及参会人员。

3.会议按照既定议程进行，主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。

第四条会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，记录会议议题、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应保持真实、完整、准确，便于会后跟进与落实。

第五条会议决策

1.会议期间，针对讨论事项，参会人员充分发表意见，形成共识。

2.会议组织者或主持人根据讨论结果，形成会议决策。

3.会议决策应明确责任主体、完成时间及验收标准。

第六条会议总结

1.会议接近尾声时，会议组织者对会议内容进行简要总结，确保参会人员对会议决策有清晰的认识。

2.会议组织者征求参会人员对会议的意见和建议，以利于持续改进会议管理。

第七条会后工作

1.会议组织者整理会议纪要，并在会议结束后24小时内发送给参会人员。

2.参会人员根据会议决策，按时完成相关工作任务。

3.会议组织者跟踪会议决策的落实情况，并及时反馈给相关人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、讨论事项、决策结果、责任分配、完成时限等关键内容。

2.会议纪要由会议组织者或指定专人负责编制，需确保内容的准确性、完整性和可执行性。

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成编制，并经会议组织者审核后发布给所有参会人员及相关部门。

第二条会议纪要的审批与确认

1.发布会议纪要后，会议组织者应收集参会人员的确认意见，确保每位参会人员对纪要内容无异议。

2.若参会人员对会议纪要内容有疑问或异议，应及时向会议组织者提出，并协商解决。

3.会议纪要经所有参会人员确认无误后，视为正式生效。

第三条会议决策的执行与跟踪

1.各责任主体根据会议纪要中明确的任务分配和完成时限，制定详细的工作计划并执行。

2.会议组织者或指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，定期检查工作进度，确保任务按时完成。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任主体应及时反馈给会议组织者，以便协调解决。

第四条进度报告与评估

1.各责任主体需定期向会议组织者报告工作进展，包括已完成任务、正在进行中的任务及预计完成时间。

2.会议组织者根据进度报告，评估会议决策的落实情况，并对未按计划执行的任务进行督促。

3.定期对会议决策的落实情况进行总结，分析问题原因，为后续会议提供改进建议。

第五条反馈与改进

1.会议组织者根据会议纪要的执行情况和参会人员的反馈，对会议管理制度进行持续改进。

2.对于反复出现的问题，应深入分析原因，制定针对性的解决方案，以提高会议效率和决策执行力。

3.定期收集并关注参会人员对会议纪要跟踪落实工作的意见和建议，不断提升会议管理水平。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司内部预订系统提交申请。

2.预订时需明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便于管理人员合理安排会议室资源。

3.会议室预订需遵循先到先得的原则，对于紧急或重要会议，可由管理人员进行优先级调整。

第二条会议室设备管理

1.信息技术部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织者应提前测试会议所需设备，如视频会议系统、投影仪、音响等，确保会议期间无技术问题。

3.参会人员应爱护会议室设备，遵守设备操作规程，若使用中发现问题，应及时向管理人员报告。

第三条会议室环境与安全

1.会议室应保持整洁、安静、舒适，室内温度、光线适中。

2.禁止在会议室吸烟、进食，确保会议室环境卫生。

3.会议室内应配备必要的消防设施，管理人员定期进行安全检查，排除安全隐患。

第四条会议室使用规范

1.参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，不得随意离开座位，保持会议秩序。

2.会议期间，未经允许，不得录音、录像或拍照。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留垃圾。

第五条会议室保密管理

1.会议室应采取相应的保密措施，如设置门禁、密码锁等，防止无关人员进入。

2.会议期间，参会人员应确保会议内容保密，不得泄露给外部人员。

3.对于涉及公司机密的会议，会议组织者应提醒参会人员加强保密意识，必要时签订保密协议。

第六条会议室维护与优化

1.管理人员定期收集参会人员对会议室的意见和建议，持续优化会议室环境和服务。

2.根据实际需求，适时更新会议室设备，提升会议体验。

3.定期对会议室管理规定进行评估和修订，确保制度与实际需求相适应。

第五章附则

第一条制度解释

本制度的最终解释权归公司管理层所有。如有疑问，可向公司管理层咨询。

第二条