高校长期挂账的往来款的形成原因及对策研究

引言高校往来款管理是高校财务管理的重要内容，长期挂账的往来款是高校财务风险的重要监控点，也是法律纠纷的易发点。深入研究高校长期挂账的往来款管理问题，全面清理长期挂账的往来款，对完善往来款管理体系、提高资金使用效益、防范财务风险、提高财务管理水平具有重要的现实意义。2016年，财政部制定《行政事业单位资产清查核实管理办法》，办法规定行政事业单位应进行账务清理、财产清查。2018年，财政部发布《关于进一步做好政府会计准则制度新旧衔接和加强行政事业单位资产核算的通知》，通知规定行政事业单位应进一步规范和加强往来款项的管理，全面开展往来款项专项清理和账龄分析。从财政部相继出台的办法、通知可以看出，国家对行政事业单位往来款管理工作高度重视。一、高校往来款概述高校往来款包括纳入高校管理的各类经费在经济业务活动中形成的各项往来，具体包括：1.应收及预付款，指高校在开展业务活动中形成的各项债权，包括应收账款、预付账款及其他应收款等。2.应付及预收款，指高校在开展业务活动中发生的各项债务，包括应付账款、预收账款及其他应付款等。高校因部分经济业务形成原因复杂，且历经时间较长，存在部分账龄三年以上的往来款。《高等学校财务制度》规定高等学校对应收及预付款项应当及时清理结算，不得长期挂账。近年来，随着我国高等教育事业的发展，国家对高校经费投入不断增长。根据全国教育事业发展统计公报公布的数据：2010年，全国高校教学科研仪器设备总值为2279亿元，2020年，全国高等学校生均教学科研仪器设备值为16522.36元、全国各类高等教育在学总规模4183万人，根据生均教学科研仪器设备值与在学总规模可计算得出2020年全国高校教学科研仪器设备总值约为6911亿元，较2010年增长203.25%；2010年，全国高校校舍总建筑面积为74604万平方米，2020年，全国高校校舍建筑面积92034.13万平方米，较2010年增长23.36%。由于高校教学科研设备、校园建设规模不断扩大，因设备购置产生的借款在长期挂账的债权类往来款中占有很高比例；因设备购置、工程建设产生的质保金在长期挂账的债务类往来款中占有很高比例。本文就设备购置、工程建设两个主要视角，对高校账龄三年以上的长期往来款的形成原因及对策进行研究。二、清理高校长期挂账的往来款的重要性首先，对于长期挂账的借款，随着账龄的增长，不可控因素增多，易发生无法核销的情况，产生呆账、坏账。如果这部分借款处理不当或管理不善，易导致国有资产的挪用及流失，高校存在潜在财务风险。对于长期挂账的质保金，与中小企业发生经济业务往来产生的质保金占有一定比例。2020年7月，国务院发布的《保障中小企业款项支付条例》中规定事业单位从中小企业采购货物、工程、服务，应及时支付中小企业款项。高校长期挂账的质保金不利于保护中小企业的发展。加强高校长期挂账的往来款的清理，有助于规范高校经济行为，防范财务风险与法律风险。其次，长期挂账的往来款会占用高校的流动资金，随着时间的推移，流动资金被长期占用会丧失时间价值，降低资金的流转速度。加强高校长期挂账的往来款的清理，有助于加速高校资金周转，提高高校资金使用效率与使用效益。最后，《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的衔接规定在操作层面进行了补充，在新旧制度衔接时，对纳入单位预算管理的往来科目、往来经济业务事项逐项分析，根据往来科目余额调整预算科目财政拨款结转、财政拨款结余、非财政拨款结转、非财政拨款结余的余额，对不纳入单位预算管理的周转类往来款不生成预算分录。由于高校历年累积形成的往来款种类繁多、时间久远、原因复杂，在新旧制度衔接时，对往来经济业务事项的判断会有偏差，导致期初建账时纳入单位预算管理的经济业务事项、金额不准确。清理长期挂账的往来款有助于核查系统转换时建账的准确性，规范会计核算，提高会计信息质量。三、往来款长期挂账的原因分析（一）往来款管理意识淡薄我国公办高校由政府出资设立，属于非经营性质，在运行中缺少成本控制与盈利能力的考虑，这就使得高校在往来款管理方面缺少风险意识与财务管理意识，对往来款管理未引起足够的重视，造成：第一，高校没有制定专门的往来款管理制度，未明确往来款责任人、往来款相关部门的职责、各类往来款具体核销期限、往来款逾期未核销的处理措施等，未将往来款管理在制度层面予以规范，导致往来款管理无依可循；第二，对往来款责任人因离职、退休、校内调动等造成往来款责任人变更的，未及时办理往来款责任人变更移交手续，导致出现随着账龄的增长无法锁定责任人的情况；对长期挂账的往来款的责任人没有警告或惩罚措施，导致高校教职工对往来款清理持有“无所谓”“与我无关”的态度，清理往来款的动力不足；第三，与往来款经济业务事项相关的部门主要包括国资部门、基建部门、招投标部门、档案管理部门、财务部门等。财务部门是往来款的核算管理部门，其他部门是往来款业务经办部门，业务经办部门通常抱有“清理往来款只是财务部门的责任”的错误观点，校内各部门之间未形成联动机制，导致业务与财务脱节；且高校审计、监察等部门也未充分发挥监督检查的作用，导致往来款的内控管理存在漏洞；第四，准入机制不健全，与高校发生经济业务往来的企业在参加学校的投标工作中，高校未对参加投标企业的信用、经营状况、风险等级进行充分的调查，导致部分信用不佳、经营状况存在风险的企业与高校签订合同后，在合同执行过程中产生侵害高校利益的行为。（二）往来款清理方式单一在以往高校清理往来款的过程中，通常是财务部门作为牵头单位，在全校范围内发布清理通知，教职工对可以清理的往来款进行清理，对暂时无法清理的往来款，提交逾期清理的情况说明，除此之外，未采取其他有效措施。以往清理往来款的工作流程体现出：第一，高校仅将往来款清理作为阶段性工作，存在财务部门“催一催，动一动”的现象，未将往来款清理作为常态化工作，未建立往来款清理长效机制；第二，对存在清理困难的往来款只停留在教职工提交情况说明、财务部门进行书面统计阶段，未采取进一步的解决措施，清理力度不够；第三，往来款清理方式陈旧，单纯依靠人为因素去推动，未借助信息化系统形成往来款清理“组合拳”。（三）不可抗力因素由于购买设备、工程建设是合同签订双方共同发生的经济行为，部分往来款长期挂账不仅仅是高校单方面的责任，还存在一些不可抗力因素：第一，合同签订后，依据合同签订的结算方式，高校将预付款付至销货方，销货方未按合同或协议要求提供合格的货物，导致经济业务“烂尾”；第二，销货方、施工方提供的设备、工程，在质保期内存在质量问题且未做出改进，故高校未能在质保期届满后将质保金及时退至销货方或施工单位；第三，销货方、施工方已破产、注销，我国《公司法》规定企业在破产清算期间应通知或公告债权人，但实际中绝大部分与高校发生经济往来的破产企业在破产清算时未严格执行破产清算流程，导致企业破产、注销后，高校处于被动的局面，借款清理困难、质保金无法退还；第四，合同签订后，依据合同签订的结算方式，高校将预付款付至进出口代理公司，与在国内购买设备相比，购买进口设备因受进口政策、国际关系变化等因素影响，清理借款的不确定因素更大。四、规范长期挂账的往来款管理方面的措施（一）建章立制，规范管理高校应增强债权债务管理风险防控意识，坚持“消化存量、及时清理、应清尽清”的原则，加强和规范长期挂账的往来款管理。根据国家相关法规制度，结合高校具体实际，制定《往来款管理办法》，明确往来款责任人及其变更移交手续、相关部门的职责、各类往来款具体核销期限、逾期未核销往来款的处理措施等，从制度层面对往来款的管理进行规范，确保长期挂账的往来款在制度管理方面“无梗阻”。（二）加强管理，纳入考核高校应明确单位负责人或项目负责人是长期挂账的往来款责任人，负责本单位或本项目往来款的清理；教职工办理离职、退休或校内调动手续时，本人负责的债权类往来款应当按规定办理移交或冲销手续，对因工作移交责任不清或没有履行借款追索义务造成损失的，可追究单位责任人和直接责任人的责任，确保长期挂账的往来款在责任人管理方面“无空档”。高校应将长期挂账的往来款管理工作作为重要指标之一，纳入高校年度预算绩效考核，对管理效果差的单位，核减该单位当年预算拨款，或冻结项目负责人相关项目经费；对因个人原因造成的损失，从直接责任人绩效工资中逐月扣还，直至冲销完毕。形成激励与约束机制，以此增强高校教职工清理的动力与主动性。（三）强化协作，共同推进与长期挂账的往来款经济业务相关的各部门之间应加强组织领导、明确责任分工、实现全链条管理。财务部门负责建立健全学校往来款管理规章制度，加强账龄分析，进行日常清理。其他业务经办部门也应树立全局意识，对涉及的业务积极推进，各部门之间应强化协同配合，形成工作合力，确保长期挂账的往来款在业务流程管理方面“无障碍”。高校财务、审计、监察等部门应当充分发挥监督检查作用，定期或不定期检查长期挂账的往来款管理情况，切实加大长期挂账的往来款监管力度，建立健全监督检查长效机制。（四）建立健全准入机制高校应注重往来款源头管理，防患于未然。高校应将国家工商行政管理机关列入失信企业黑名单的企业与和高校发生经济业务过程中信用不佳、对高校造成损失的企业同列入高校失信企业黑名单。对参加高校投标业务的企业的信用、经营状况、风险等级进行充分调查。进入高校失信企业黑名单的企业与部分信用不佳、经营状况存在风险的企业，在高校的采购、招投标等工作中，依法予以限制或者禁入。五、加强长期挂账的往来款清理方面的措施（一）建立台账，动态管理因账龄不断增长，高校长期挂账的往来款是一个滚动变化的状态，长期挂账的往来款清理不是一蹴而就的工作，是一个长期、动态的过程。高校财务部门应建立往来款动态台账，持续跟进，滚动更新动态，定期清理统计，对特殊情况及时处理。第一，及时掌握债务人状态，评估债权风险，根据风险等级采取不同应对措施，逐个制定解决方案，做好违约风险预警。第二，及时偿还支付质保金，在确保售后服务和设备、工程质量达标后，于质保期满及时办理支付手续。不能及时支付的应查明原因、制定支付计划。（二）长期对接，紧密配合由于高校教职工专注于教学科研，多数对财务报销方面的了解不够全面，对往来款清理存在财务专业知识及操作层面的盲区，需要财务部门的协助配合。高校财务部门应提高责任担当意识，将长期挂账的往来款按照其归属部门分配至各财务人员，各财务人员与各部门教职工紧密配合，建立长期对接机制，由财务人员对各部门教职工进行专业指导，逐笔制定清理计划，协助解决清理过程中的疑难杂症。（三）创新清理模式随着信息化的发展进步，网上预约报账模式在越来越多的高校普及应用，高校教职工可借助网上预约报账系统实现项目经费的网上借款，财务部门可借助信息化手段，在网上预约报账系统中增加填写“冲销日期”模块，并将网上预约报账系统与微信公众号关联。临近“冲销日期”时，在教职工网上报账页面设置往来款核销提示，并通过微信公众号发送往来款核销提醒，以此引起教职工的重视。六、针对不可抗力因素影响的解决措施对于不可抗力因素形成的历史遗留问题，高校应明确处理规则和程序，细化清理方案，加大清理力度，合法合规解决历史遗留问题。（1）针对销货方未按合同要求提供达到合同或协议要求的货物的情况，高校应督促销货方按照合同、协议要求尽快提供质量合格的设备，并积极配合校内相关部门完成设备验收。对于不履行合同义务的，高校可借助法律手段予以解决。（2）针对销货方、施工方提供的设备、工程在质保期内存在质量问题且未做出改进的情况，高校应督促销货方、施工方配合高校尽快解决遗留问题，完成质保金的支付。对于不履行合同义务的，高校可借助法律手段予以解决。（3）针对销货方、施工方已破产、注销的情况，加强业务部门与财务部门的联动，对确实不能收回