商管公司会议管理制度

商管公司会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保商管公司会议的效率与效果，规范会议的组织与实施，依据公司管理规定及实际工作需要，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于商管公司各类会议的管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议原则：

-会议应遵循高效、精简、务实、民主的原则；

-鼓励远程协作及无纸化办公，减少不必要的现场会议；

-会议应注重成果导向，防止形式主义，严格控制会议数量和时间。

第四条会议分类：

-定期会议：按照规定周期召开的例会；

-临时会议：因特殊情况或特定议题需要临时召集的会议；

-专题会议：针对某一专门问题进行讨论的会议。

第五条会议组织：

-各类会议的组织者应明确会议目的、议程、参会人员及预期成果；

-会议通知应提前发送至参会人员，并明确会议时间、地点、议程等内容；

-会议组织者负责确保会议的正常进行，并对会议纪要进行整理和归档。

第六条参会要求：

-参会人员应准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退；

-参会人员应积极参与讨论，并就会议议题提出建设性意见和建议；

-参会人员应遵守会议纪律，保守会议秘密。

第七条制度修订：本制度如有变更或补充，由公司总经理办公会讨论通过，并以公司发文形式予以公布。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

-会议组织者应根据会议目的和议题，制定详细的会议议程，并明确预计的会议时长；

-确定参会人员名单，并提前至少三个工作日发出会议通知，通知中需包含会议主题、时间、地点、议程及预习材料；

-会议组织者应准备会议所需的文件、资料、设备等，并确保会议室预约、布置和设备调试工作及时完成。

第二条会议签到：

-参会人员应在会议开始前进行签到，会议组织者负责记录签到情况；

-签到记录将作为考核参会人员出勤情况的依据。

第三条会议主持：

-会议应由指定的主持人主持，主持人负责引导会议进程，确保会议按照既定议程进行；

-主持人应保证会议讨论的公正性和客观性，给予每位参会人员发言机会。

第四条会议讨论：

-会议议题应按照议程顺序逐一讨论，每个议题的讨论时间应严格控制；

-参会人员应围绕议题进行发言，提出自己的观点和建议，并对他人的意见给予尊重；

-讨论过程中，会议记录人应详细记录会议内容，特别是关键决策、分歧意见和后续行动计划。

第五条决策与表决：

-对于需要决策的议题，主持人应明确决策标准和程序；

-表决应遵循少数服从多数的原则，对于重大事项的表决，应实行无记名投票制度；

-表决结果由会议记录人记录在案，并在会议纪要中明确体现。

第六条会议总结：

-会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，明确会议达成的共识、决策结果及后续行动计划；

-主持人还应评价会议效果，对会议流程和参会人员的表现提出意见和建议。

第七条会议纪要的编制：

-会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给主持人审核；

-会议纪要应包括会议基本信息、参会人员名单、讨论内容、决策结果和后续行动计划等；

-主持人审核通过后的会议纪要应在48小时内发送给所有参会人员，并按照公司规定进行存档。

第八条会后跟进：

-会议组织者应定期跟踪会议决策的执行情况，并督促相关部门或人员按时完成指定任务；

-对于需要跨部门协调的事项，会议组织者应负责协调各方资源，确保决策的有效实施。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与确认：

-会议纪要由会议记录人编制完成后，经主持人审核签字，由会议组织者统一发布；

-会议纪要发布后，各参会人员应在规定时间内确认收悉，并对纪要内容有异议的应及时提出；

-会议组织者应对异议进行收集和处理，必要时可召开补充会议进行澄清和修正。

第二条任务分配与责任落实：

-会议纪要中明确的行动计划应具体分配到人，明确责任部门和责任人；

-责任人应按照会议纪要的要求和时间节点，负责完成各自的任务；

-会议组织者应定期检查任务完成情况，并提供必要的支持和协调。

第三条进度报告与反馈机制：

-责任人需定期向会议组织者报告任务进度，遇到的问题和需要协调的事项；

-会议组织者应根据进度报告，及时调整工作计划，解决存在的问题；

-建立反馈机制，允许和鼓励责任人对会议决策的执行效果进行评价和反馈。

第四条监督与评估：

-会议组织者应建立监督机制，对会议决策的执行过程进行监督，确保工作按计划进行；

-定期对会议决策的执行结果进行评估，评估结果作为相关人员工作绩效的参考；

-对于未能按时完成任务的，应视情况采取相应的督促措施，包括但不限于提醒、警告、绩效考核等。

第五条信息共享与沟通：

-会议纪要和任务进展情况应及时通过公司内部信息系统共享，保证信息的透明和流通；

-鼓励跨部门之间的沟通和协作，确保信息在不同部门间有效传递；

-对于重大事项的进展，会议组织者应定期向公司高层报告。

第六条改进措施：

-根据会议纪要执行过程中发现的问题，会议组织者应提出改进措施，并更新到会议管理制度中；

-定期对会议管理制度进行回顾和优化，以提高会议效率和决策执行力度；

-鼓励员工提出改进意见，对于被采纳的建议给予适当的奖励和认可。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

-会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司指定的预订系统进行；

-预订时需提供会议主题、参会人数、使用时间、所需设备等信息；

-会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况下，可由行政管理部门进行协调安排。

第二条会议室配置：

-会议室应配置必要的会议设施，包括但不限于会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等；

-行政管理部门负责定期检查会议室设施，确保设施的正常使用和维护；

-会议室布置应简洁大方，符合公司形象，并可根据会议类型进行适当调整。

第三条会议室使用规范：

-会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得随意移动设备，损坏公物；

-会议结束后，会议组织者应负责组织参会人员共同清理会议室，恢复原状；

-严禁在会议室吸烟、进食或有其他不文明行为。

第四条会议室安全管理：

-会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，消防设施完好；

-会议组织者需了解并熟悉应急预案，遇紧急情况能迅速反应；

-保密会议应采取必要的安全措施，如限制记录设备使用、设置会议密码等。

第五条会议室维护与更新：

-定期对会议室进行维护，包括设备保养、环境清洁等；

-根据实际需要和公司发展，适时更新会议室设备，提升会议体验；

-鼓励采用环保材料和节能设备，减少会议对环境的影响。

第六条会议室使用效率：

-行政管理部门应监控会议室使用情况，提高使用效率，避免资源浪费；

-鼓励召开短时高效会议，减少长时间占用会议室的情况；

-对于重复预订但未实际使用的情况，行政管理部门有权进行提醒或限制预订权限。

第七条违规处理：

-对于违反会议室管理规定的个人或团队，将视情节严重程度给予提醒、警告或其他纪律处分；

-对于造成设备损坏的行为，责任人需照价赔偿或承担相应责任；

-定期对会议室管理规定执行情况进行检查，对违规行为进行公示，以强化规定执行力度。

第五章附则

第一条制度生效：

-本会议管理制度自发布之日起生效，公司原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

第二条解释