会议室预订管理制度

会议室预订管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室预订及使用管理，特制定本管理制度。

一、目的

本管理制度旨在明确会议室预订流程，保障会议资源合理分配，提高会议质量，确保公司各项工作的有序开展。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司内部各类会议室的预订、使用及管理。

2.本管理制度适用于公司全体员工及相关部门。

三、定义

1.会议室：指公司内部用于召开会议、培训、座谈等活动的固定场所。

2.预订人：指需使用会议室并提前进行预订的公司员工。

3.会议服务：指会议期间为参会人员提供的技术支持、场地布置、茶水供应等辅助性服务。

四、基本原则

1.公平原则：会议室资源按照预订时间先后顺序进行分配，确保各部门及员工公平使用。

2.效率原则：提高会议室使用效率，减少无效预订，避免资源浪费。

3.服务原则：会议服务人员应积极主动为参会人员提供优质服务，确保会议顺利进行。

五、责任部门

1.行政部门：负责会议室的管理、维护及预订工作。

2.信息部门：负责会议设备的维护及技术支持。

3.各部门：负责本部门会议的预订、组织及实施。

六、制度修订

本管理制度根据公司业务发展及实际需求进行修订，由行政部门负责解释。如有未尽事宜，可提出修改意见，经公司领导审批后予以补充完善。

本章内容作为会议室预订管理制度的基础，全体员工应严格遵守，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

一、会议预订

1.预订人需提前三个工作日向行政部门提交会议室预订申请，填写《会议室预订申请表》并注明以下信息：

-会议主题；

-预计参会人数；

-会议时间（起止时间）；

-会议地点；

-会议设备需求；

-茶水、资料等辅助服务需求。

2.行政部门收到预订申请后，根据会议室使用情况，于两个工作日内回复预订结果。

3.预订人收到预订成功通知后，如需变更或取消预订，应至少提前一个工作日通知行政部门。

二、会议通知

1.预订人负责在会议前向参会人员发送会议通知，内容包括：

-会议主题；

-会议时间、地点；

-参会人员；

-会议议程；

-其他注意事项。

2.会议通知应提前至少一个工作日发送，确保参会人员有足够的时间准备。

三、会议签到

1.会议开始前，预订人需安排专人负责会议签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

四、会议进行

1.会议主持人按照会议议程组织会议，确保会议内容充实、高效。

2.会议期间，预订人应确保会议设备正常运行，提供必要的会议服务。

3.参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，不得随意离场。

五、会议记录

1.会议应指定专人负责记录会议纪要，内容包括：

-会议主题；

-参会人员；

-会议议程；

-讨论内容；

-决策结果；

-后续工作安排。

2.会议纪要应在会议结束后一个工作日内整理完毕，并提交给预订人。

六、会议结束

1.会议结束后，预订人负责组织参会人员有序离场。

2.预订人应检查会议室设备、设施是否完好，确保会议室整洁。

3.如有损坏或遗失，预订人需及时向行政部门报告，并承担相应责任。

本章详细阐述了会议流程的各个环节，旨在确保会议的有序进行，提高会议效率，为公司的各项工作提供有力支持。全体员工应严格遵守会议流程，共同推进公司发展。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要完成后，预订人应首先进行审核，确保记录准确无误。

2.审核通过的会议纪要需提交给会议主持人或相关负责人进行审批。

3.审批通过的会议纪要应以书面形式发布，同时可通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式通知相关人员。

二、会议决策的跟踪

1.会议纪要中明确的决策事项，预订人应负责分配给相应的责任人和执行部门。

2.责任人和执行部门应按照会议纪要的要求，制定具体的行动计划和完成时间表。

3.行政部门应设立专门的会议决策跟踪机制，定期检查决策的执行进度，并及时向公司领导汇报。

三、会议纪要的执行反馈

1.责任人和执行部门在执行会议决策过程中，应定期向预订人提供执行情况反馈。

2.预订人汇总反馈信息后，应及时向会议主持人或相关部门汇报，以便及时调整和解决问题。

3.对于执行中遇到的困难和挑战，应积极寻求解决方案，并在必要时提交给下一次会议讨论。

四、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过的会议纪要应进行归档，由行政部门统一管理。

2.会议纪要的归档应便于查阅，确保公司员工在需要时能够快速找到相关记录。

3.会议纪要的查阅权限应按照公司保密规定和信息安全政策进行设置，确保信息安全。

五、会议纪要的持续改进

1.行政部门应定期收集会议纪要的执行情况，分析会议决策的落实效果。

2.根据分析结果，对会议流程、纪要记录等方面进行持续改进，以提高会议效率和管理水平。

3.对于会议纪要执行中的优秀经验和做法，应予以总结和推广，促进公司内部知识的共享和交流。

本章内容强调了对会议纪要的跟踪落实，确保会议决策能够得到有效执行，从而推动公司各项工作的顺利进行。全体员工应积极参与会议纪要的执行和反馈，共同促进公司发展。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或更改。

2.如遇紧急会议需求，行政部门可根据实际情况进行调整，并及时通知相关预订人。

3.会议室使用期间，预订人应确保会议室内外环境整洁，不得在室内吸烟、进食。

4.会议室内设备、设施应爱护使用，如遇损坏，预订人需及时报告行政部门并承担相应责任。

二、会议室设备管理

1.会议室内设备由信息部门负责维护，确保设备正常运行。

2.预订人使用会议室前，应检查设备是否齐全、功能正常，如有问题及时向信息部门反馈。

3.会议期间，预订人应确保设备使用规范，避免因操作不当导致设备损坏。

三、会议室预订权限管理

1.行政部门负责管理会议室预订权限，根据公司实际情况分配预订权限。

2.预订人需具备相应权限才能进行会议室预订，预订权限不得随意转让。

3.如预订人因特殊情况无法参加预订的会议，应提前通知行政部门，并由行政部门协助处理。

四、会议室资源优化

1.行政部门定期分析会议室使用情况，合理调整会议室资源分配，提高使用效率。

2.鼓励各部门错峰开会，避免高峰时段会议室资源紧张。

3.对于长期闲置的会议室，行政部门可进行整合或调整，以充分利用资源。

五、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的安全环境，预订人应确保会议期间人员安全。

2.会议室应遵循公司保密规定，涉及敏感内容的会议，预订人应采取相应保密措施。

3.会议结束后，预订人应检查会议室，确保无遗留重要文件和资料。

本章针对会议室的管理规定进行了详细阐述，旨在提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行。全体员工应严格遵守相关规定，共同维护会议室的秩序与安全。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司行政部门所有。

三、各部门可根据本管理制度制定实施细则，报行政部门备案。

四、本管理制度