新人班会议管理制度

新人班会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保新人班会议的有序、高效进行，提高会议质量，根据公司相关管理制度，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于新人班各类会议的组织、召开、记录及落实。

三、基本原则

1.会议应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性和正确性。

2.会议应注重实效，议题明确，会前充分准备，会中高效讨论，会后及时落实。

3.会议应遵循保密原则，会议内容、决议等未经允许不得擅自泄露。

4.会议应遵循节约原则，合理安排会议时间、地点和参会人员。

四、会议类型

1.定期会议：新人班定期召开的例会，如周会、月会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

五、参会人员

1.新人班全体成员应按时参加各类会议。

2.特殊情况需请假者，应提前向会议主持人请假，并经批准。

3.与会议议题相关的其他人员，可由会议主持人邀请参会。

六、会议记录

1.会议应由专人负责记录，确保记录真实、准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决议等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理、归档，并抄送相关人员。

七、制度修订

本制度根据公司发展战略和实际工作需要，适时进行修订。修订后的制度报公司审批后实施。

八、解释权

本制度的解释权归新人班管理部门。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，确保会议目的清晰。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理安排会议时间。

3.发送会议通知：提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等，要求相关人员按时参加。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，提前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次发表意见，其他参会人员可随时补充发言。

4.讨论与决策：针对议题展开讨论，充分发表意见，形成决策。

三、会议记录

1.记录会议内容：专人负责记录会议时间、地点、参会人员、讨论情况、决议等。

2.整理会议纪要：会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。

3.抄送会议纪要：将会议纪要抄送至相关人员，以便了解会议内容和决议。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调重点事项。

2.参会人员反馈：鼓励参会人员提出对会议流程、议题、决策等方面的意见和建议，不断优化会议管理。

3.修订会议管理制度：根据会议总结和反馈，对会议管理制度进行修订和完善。

五、会议落实

1.分工与责任：明确会议决议的执行责任人，确保任务分工明确。

2.制定实施计划：根据会议决议，制定具体的实施计划，明确时间节点和目标。

3.跟踪落实情况：定期跟踪检查会议决议的执行情况，及时发现问题，督促整改。

4.反馈落实结果：会议决议执行完毕后，向会议主持人或相关部门反馈落实结果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，由专人负责在24小时内整理完成会议纪要，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论的主要议题、形成的决议等。

3.会议纪要经会议主持人审核确认后，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议纪要的查阅与反馈

1.参会人员应在收到会议纪要后的2个工作日内进行查阅，并对纪要内容提出反馈意见。

2.若参会人员对会议纪要中的内容有异议，应及时向会议主持人或记录人提出，并说明理由。

3.会议主持人或记录人应在收到反馈后，尽快核实并修改会议纪要。

三、会议决议的执行与监督

1.会议纪要中明确的决议事项，应指定责任人并明确完成时限。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定具体实施计划，并按计划推进执行。

3.专人负责对会议决议的执行情况进行定期跟踪，确保决议得到有效落实。

四、会议决议的汇报与评估

1.责任人应按计划完成会议决议的执行，并在执行完毕后，向会议主持人或相关部门汇报执行情况。

2.会议主持人或相关部门应对执行情况进行评估，确认是否达到预期效果。

3.对于未按期完成或执行效果不佳的决议，应分析原因，制定改进措施，并督促整改。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要整理完毕后，应进行电子版和纸质版的归档，便于日后查询和追溯。

2.建立会议纪要管理台账，记录会议纪要的发布、反馈、执行情况等信息，以便对会议管理效果进行持续改进。

3.定期对会议纪要进行审查，确保会议决议的跟踪落实情况得到有效监控。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由专人负责管理。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向会议室管理人员提交申请，包括会议时间、预计参会人数、所需设备等。

3.会议室管理人员根据申请情况进行统筹安排，确保会议室合理使用。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟使用。

2.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议室纪律，不得吸烟、乱丢杂物。

3.使用会议室时，应爱护会议室设备，如有损坏，需照价赔偿。

三、会议室设备管理

1.会议室管理人员负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.如需使用特殊设备，应在会议前通知会议室管理人员，以便提前准备。

3.会议结束后，参会人员应将设备恢复原状，关闭电源，确保设备安全。

四、会议室清洁与维护

1.会议室使用完毕后，应由使用部门或个人负责清洁，保持会议室卫生。

2.会议室管理人员定期对会议室进行深度清洁和维护，确保会议室环境良好。

3.如发现会议室设施损坏或故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

五、会议室安全管理

1.会议室管理人员应确保会议室内的消防安全设施齐全，定期检查消防设备。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室存放易燃、易爆物品。

3.会议室应设置合理的安全出口，并在会议开始前向参会人员说明安全逃生路线。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.会议室管理人员应加强对会议室使用情况的监督，发现违规行为及时制止并报告上级处