会议录音录像管理制度

会议录音录像管理制度第一章总则

为保证会议的效率与效果，规范会议录音录像的管理，特制定本管理制度。以下内容适用于所有公司内部会议的录音录像管理工作。

一、目的与原则

1.本制度旨在通过规范会议录音录像行为，确保会议内容的准确记录和有效保存，便于会议决策的传达和执行。

2.会议录音录像应遵循公平、公正、公开的原则，保障与会人员的隐私权和知识产权。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

2.对于涉及敏感信息、商业秘密的会议，应根据相关保密规定执行。

三、责任主体

1.会议组织者负责确保会议录音录像的顺利进行，并对录音录像内容的真实性、完整性负责。

2.会议室管理员负责会议录音录像设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

四、管理制度

1.会议录音录像应由专人负责，确保录音录像质量。

2.会议录音录像资料应按照规定进行分类、归档、保存，便于查找和追溯。

3.未经许可，严禁私自泄露、传播、篡改会议录音录像资料。

五、违规处理

1.对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，情节严重者，将依法追究责任。

2.任何单位和个人有权对违反本制度的行为进行投诉、举报。

六、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及法律法规要求，适时进行修订。

2.修订后的制度报公司领导审批后，予以公布实施。

本制度的解释权归公司所有。自发布之日起执行。与会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，明确会议流程中的各环节，提高会议效率，以下为公司会议流程的具体规定：

一、会议筹备

1.会议组织者应根据会议目的和内容，提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

2.会议组织者应在会议开始前至少两天，向参会人员发送会议通知，包括会议议程、会议目的、参会人员名单等，以便参会人员提前准备。

3.会议组织者应提前检查会议场地、设备（包括录音录像设备）是否齐全、正常运行。

二、会议签到

1.会议组织者应在会议开始前设置签到台，负责参会人员的签到工作。

2.签到时应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息，确保参会人员准时到场。

3.会议组织者应统计签到情况，及时通知未签到人员。

三、会议主持

1.会议主持人应按照会议议程，把控会议节奏，确保会议内容完整、高效。

2.会议主持人应引导与会人员围绕会议主题展开讨论，避免跑题、争论。

3.会议主持人应在会议结束时对会议内容进行总结，明确下一步工作计划及责任分工。

四、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录内容真实、完整。

2.会议记录应包括会议主题、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

五、会议录音录像

1.会议组织者应确保录音录像设备在会议开始前正常运行。

2.会议期间，录音录像人员应密切关注设备运行情况，确保录音录像质量。

3.会议结束后，录音录像资料应由专人负责保存、归档，以便后续查找和追溯。

六、会议总结与反馈

1.会议组织者应在会议结束后，根据会议纪要向参会人员发送会议总结，包括会议成果、下一步工作计划等。

2.会议组织者应收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议效果。

七、会议跟进

1.会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，确保会议成果落实。

2.会议组织者应对未按期完成的任务进行催办，及时向公司领导汇报进展情况。

本章节对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议成果的实现。与会人员应严格遵守会议流程，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行具有指导作用。为确保会议纪要的准确性、及时性和有效性，以下对会议纪要的跟踪落实进行具体规定：

一、会议纪要的制作与审核

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议组织者进行审核。

2.会议组织者应仔细审查会议纪要，确保纪要内容真实、准确、完整，对遗漏或错误之处进行补充和修正。

3.审核通过的会议纪要应由会议组织者签字确认，并在规定时间内发送给参会人员。

二、会议纪要的分发与保存

1.会议纪要应通过公司内部通讯系统或电子邮件等方式，及时发送给所有参会人员，确保每位参会人员了解会议内容。

2.会议纪要的电子版和纸质版应分别归档保存，便于日后查找和追溯。

3.会议纪要的纸质版应由专人负责保管，确保资料的安全和完整性。

三、会议决策的执行与跟进

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策内容，明确责任人和完成期限，确保决策的有效执行。

2.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，对进度缓慢或未按期完成的任务，及时与责任人沟通，了解原因，采取措施予以解决。

3.对于重大决策和项目，会议组织者应建立专门的跟进机制，确保会议决策的落实。

四、会议纪要的更新与反馈

1.如会议决策在执行过程中出现变更，会议组织者应及时更新会议纪要，并将变更情况通知相关责任人。

2.参会人员如有关于会议纪要的疑问或建议，可向会议组织者反馈，会议组织者应及时处理并给予答复。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况将作为对参会人员和相关责任人的考核依据，纳入个人和部门的绩效评价体系。

2.会议纪要中的优秀建议和成功经验应及时总结，为公司内部培训和经验交流提供案例。

本章规定了会议纪要的跟踪落实流程，旨在确保会议决策的有效执行，提高公司管理效率。与会人员应认真对待会议纪要的制作、执行和反馈，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向会议室管理员提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理员负责审核预订请求，根据会议室使用情况合理安排，确保会议室资源合理分配。

3.预订成功的申请者应在会议开始前15分钟到达会议室，进行会场布置和设备检查。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议纪律，不得随意离开座位，不得在会议室内进食。

2.会议期间，参会人员应关闭或静音手机等通讯设备，避免影响会议进行。

3.会议室内禁止吸烟和乱扔杂物，保护环境，维护公共卫生。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员负责定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循设备操作规程，不得擅自拆卸、损坏设备。

3.如会议过程中出现设备故障，应及时报告会议室管理员，以便及时处理。

四、会议室清洁与安全

1.会议室管理员负责会议室的日常清洁工作，确保会议室卫生状况良好。

2.会议室内应配置消防器材和应急疏散指示，参会人员应了解并熟悉会议室内安全设施和疏散路线。

3.会议结束后，参会人员应将垃圾带走，保持会议室整洁。

五、会议室变更与取消

1.如需变更或取消会议室预订，预订人应提前通知会议室管理员，以便及时调整会议室安排。

2.会议室管理员有权根据实际情况，对会议室预订进行合理调整。

本章针对会议室的管理进行了详细规定，旨在提高会议室使用效率，为会议的顺利进行提供保障。请各位员工严格遵守会议室管理规定，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度的解释权