某电器公司协同办公系统用户手册案例

某电器公司协同办公系统用户手批

国美电器协同办公系统

用户手册

微软（中国）有限公司

顾问咨询部

2009.7

日期版本描述作者

07-08-2009V0.1新建“系统简介、通用流程”吴剑铭、黄成、孙

成杰、李海涛

07-10-2009V0.2修改通用流程吴剑铭、黄成

07-18-2009V0.3修改通用流程吴剑铭

07-20-2009V0.4新增业务表单、流程变更吴剑铭

07-24-2009V0.5新增流程调整对话框属性、添加吴剑铭

大小写转换功能、添加品类表单

申请注意点

07-26-2009V0.6更新流程调整对话框属性吴剑铭

07-27-2009V0.7新增任务分派与分配任务吴剑铭

目录

1前言..........................................................................6

1.1编写目的.................................................................6

1.2编写范围.................................................................6

2系统简介......................................................................6

2.1用户登陆.................................................................6

2.2主界面...................................................................6

2.3导航栏...................................................................7

2.3.1表单快速入口.........................................................7

2.3.2全文检索.............................................................9

2.3.3工作台...............................................................9

2.4菜单栏...................................................................9

2.4.1待办事项.............................................................9

2.4.2己办事项............................................................10

2.4.3通知................................................................11

2.4.4己阅通知............................................................12

2.4.5表单申请............................................................13

2.5个人资料................................................................14

2.5.1个人信息............................................................14

2.5.2个人设置............................................................15

2.5.3催办记录............................................................17

2.6任务分派................................................................19

2.7分派任务................................................................21

3通用流程....................................................................24

3.1申请通用流程表单.......................................................24

3.2储存表单................................................................33

3.3送签表单................................................................35

3.4审批表单................................................................36

3.5送签并通知.............................................................40

3.6送签并传阅.............................................................42

3.7加签....................................................................44

3.8转签....................................................................49

3.9会签....................................................................52

3.10并签....................................................................54

3.11强制结束................................................................56

3.12退件....................................................................57

3.12.1退件..............................................................57

3.12.2退件重送.........................................................58

3.13撤回....................................................................59

3.14交办....................................................................60

3.15催办....................................................................61

3.16流程跟踪................................................................62

3.17打印....................................................................65

3.18附件....................................................................66

4交办管理....................................................................69

4.1新建交办任务............................................................69

4.2我交办的任务...........................................................70

4.3交办给我的任务.........................................................71

5流程变更....................................................................74

5.1审批环节约束............................................................74

5.2流程调整：环节选项属性.................................................76

5.3修改审批环节............................................................76

5.4增加审批环节............................................................79

5.5删除审批环节............................................................82

6业务表单....................................................................84

6.1申请业务表单............................................................84

6.2业务表单注意事项.......................................................87

6.2.1电子扩展表..........................................................87

6.2.2品类表..............................................................90

6.2.3大小写自动转换.....................................................91

1前言

1.1编写目的

本文档为国美电器协同办公系统普通用户版用户手册。作为普通用户在验收测试过程的使

用指南。

1.2编写范围

普通用户版用户手册，包含：工作台、待办事项、已办事项、通知、已阅通知、表单申

请、交办管理、个人信息查看与保护、任务分派、分派任务。

2系统简介

2.1用户登陆

【操作说明】

1.用户进入“国美网上办公系统”登录主界面，如图：

七a收国美网上办公系统

量豪名:||

密码：

□话不要记录我的登录名

登录

2.输入登录名与密码，点击“登录”按钮即可进入“国美网上办公系统”用户界面。

2.2主界面

【操作说明】

输入“登录名”与“密码”，点击“登陆”按钮进入国美网上办公系统，主界面如下:

做它国美网上办公系统导航条

退用流程

-将亦王女

通知

主界面各功能分布如下：

1.导航条

＞表单快速入口：通用流程、4个最近使用的业务表单

＞全文检索：可查询与本人有关的所有表单

＞工作台：链接到个人门户首页

2.菜单栏

＞待办事项：待审批的任务

＞已办事项：已经审批完毕的任务

＞通知：接收的通知

＞已阅通知：己经阅读过的通知

＞表单申请：表单申请入口

＞交办管理：新建交办任务与交办任务保护

3.个人资料

＞个人信息：个人信息展示

＞个人设置：设置列表单页显示条数与审批的常用意见

4.任务分派

＞人员A：当前用户可将人员A的任务分派给其他人员委托办理

5.分派任务

＞待办任务1：委托分派给当前用户处理的待办事项

2.3导航栏

2.3.1表单快速入口

【功能说明】

表单快速入口位于导航栏左边，分为“通用流程”与4个最近使用的业务表单。

【操作说明】

1.用户第一次使用系统时，表单快速入口处默认显示“通用流程”，如图:

毋国美网上办公系统

IB用融

人待办事项

卢旺红,忠奸，个人堂哥

■待分，事项

・通知Q个人信息

、己方军项

八个人设置

冷遇如

。己施期知

■收掣申漕

•交办省整

'心统if核

2.点击“表单申请-＞全部表单”进入表单申请页面，点击“保险事项申请单”申请表单。则

“保险事项申请单”显示在表单快速入口处。如图：

6。//

国美网上办公系统

通用HMf线险事J?申话单

■待办事喳

与卢旺红，您好I

•待办事项

'通知

己W项

务融J

44y己闺*知

A赛单申请

q交办售整

9线计学修

【项目说明】

只记录最近使用的4支业务表单。

2.3.2全文检索

【功能说明】

可查询与本人有关的所有表单，包含起草的表单，送签的表单与审批结束的表单。

【操作说明】

1.输入查询关键字，点击“搜索”按钮即可查询出满足条件的表单，如图:

_________________,工作8

6。做土国美网上办公乐玩[ag]

n■设备申请促晌话为停批融（一蜘场；应麻+炯棚良口市场）煲产是量丰批单（合报废、变卖）（分SI-BSO

“全超应刖”中的启索结果：妁K2J?苻笆文件的查海结果

急好！宣传物资申请报送单

071402文件丰批单的详便信息视片中信息中心亲找实菸部

■待办事项（3）200蟀07月14日

伏力：运行中3

*＞已办事琰

文件审批单

办通知（4）

071401报膝人意见（S国中心系统关施郃

'＞已附通知200眸07月14日

状毒：运行中困

要单申请Si2*»210®算便於1页

9交办管我

检索结果列表

9烧讨与核

2.全文检索将在“文件标题、文件编号、拟稿人意见、报送单位”中配对关键字。

3.全文检索的结果列表包含：文件标题、文件编号、拟稿人意见、报送单位、发起时间按、

流转状态（假如业务表单无此信息，结果中则为空）o

4.点击“文件标题”可查看表单信息，点击状态后图标“函”可查看该表单的流程跟踪图。

2.3.3工作台

【操作说明】

用户可通过单击“工作台”按钮回到个人门户首页。

2.4菜单栏

2.4.1待办事项

【操作说明】

点击工作台左侧菜单“待办事项”，进入本人待审批的任务列表，如图:

6嫄它国美网上办公系统

田坛；iSW+tffK*，=；!；坛：£户把黄*，11*＜6IW.*=＞＜分9-3*＞

符办事项

£李甯JB.忽好।

报送■停：板S3：发送的同：至

*待期事项(3)

更多鲂作：d*

项

♦♦办列友会记＞致320预策1页央1页"Y彳-为厄

心血(2)

＞已倒通知始伞标茶板送单位来自千龙斌时储

盲仪物交中诂接送学信息中心系统实法香。怛2009471417:47

文件隹圆门培电梯次箭及安装工程申油表UA中心东茨实能mSUfi2009-071416:42

S表阜中谙

!文件市或单UA中心系统实禽雅宜旭2009-07-1416:41F

W交芬告惠

顷第便供页曾口

9统计考核201T-1

1.待办事项列表包含：待审批表单、待处理的交办任务、完结交办通知、传阅通知、表单办

结通知。

2.审批表单：点击预审批的表单“标题”进入表单，输入审批意见，点击“送签”按钮完成

表单审批流程。已经审批完成的表单从“待办事项”列表移入“己办事项”列表。

3.查询功能：可根据“报送单位、标题、发送时间”查询本人待办任务。

4.高级查询：提供更多的查询条件，包含“标题、缓急、表单类别、来自于、目的、发送时

间”。

5.更多操作

＞置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在

列表的第一位。

＞取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记

录恢复到原始位置。

6.导出功能：可将待办事项列表以Excel与Word格式导出。

7.翻页功能：可通过“＜＜、＞＞、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。

8.列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、来自于、发送时间”可进行排序。

2.4.2已办事项

【操作说明】

点击工作台左侧菜单“已办事项”，进入本人已经审批的任务列表，如图:

央工作母

国美网上办公系统

1.已办列表：显示本人所有已经审批并送签的任务。

2.查询功能：可根据“报送单位、标题、办理时间”查询本人已办任务。

3.高级查询：提供更多的查询条件，包含“标题、缓急、表单类别、办理时间”。

4.更多操作：

＞置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在

列表的第一位。

＞取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记

录恢复到原始位置。

5.导出功能：可将待办事项列表以Excel与Word格式导出。

6.翻页功能：可通过“＜＜、＞＞、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。

7.列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、状态、办理时间”可进行排序。

2.4.3通知

【操作说明】

点击工作台左侧菜单“通知”，进入本人通知列表，如图:

国美网上办公系统

什也各申博促销计也极表市痛）促铀十攵婶批家（二级市场）费产处置亨JH单（含热8,麦卖）＜分@-总加）

遑知

季班现，起好！

报送尊位：标注：发送时间：s

待办事项。）

更多姝作："*“高骏查询

己力,♦项

恁知列表总记录数220/页第1页或1页「卜列里匹

通知（2）

己阖遇如标置霰送单位来自于目的

文件1TIB国：文件名卷信。中心系推实簸£1am文件被

：文件名事信9中心系线实施;9文付被

,表隼申话ajfi

•交办省理SiOtXl22曲5第1页夷慎

L统计考核

Q

1.通知列表：显示本人接收到的所有通知，包含强制结束的通知、文件被撤回与催办通

知。

2.查询功能：可根据“报送单位、标题、发送时间”查询通知。

3.高级查询：提供更多的查询条件，包含“标题、表单类别、来自于、目的、发送时

间”。

4.更多操作：

＞置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表

的第一位。

＞取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢

复到原始位置。

5.导出功能：可将待办事项列表以Excel与Word格式导出。

6.翻页功能：可通过“＜＜、＞＞、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。

7.列表排序：点击列表字段名“标题、报送单位、来自于、目的”可进行排序。

2.4.4已阅通知

【操作说明】

点击工作台左侧菜单“已阅通知”，进入本人已阅通知列表，如图:

国美网上办公系统

11用融jrr设备华语馆惭十划砌a衷（一«市场）促临壮侍1睐（二级市场）突产处置宁犯圣＜合报废、麦卖）（分部总部）

已阅通知

宓好’

分则间：’至,1［询

*•特办事项（3）

，己力军项

已・列聂期收数223J!第1页或1页!--下--回

修通知（2）

*＞己阕通知标注投送单位状态办理时向

文件被拈回：文件审批"02信息中心系统实篇8B运行中固2009-07-141803

文件祓flB@：文件名际信息中心系烧实崎手运行中留2009-07-1418:03

•表单申通

＞妙总兄寿822CWJ5第1页旁俣

7统计胃核

1.已阅通知列表：显示本人接收到的所有通知，包含强制结束的通知、文件被撤回与催

办通知。

2.查询功能：可根据“报送单位、标题、办理时间”查询通知。

3.高级查询：提供更多的查询条件，包含“标题、缓急、表单类别、办理时间”。

4.更多操作：

＞置顶：选中预置顶的记录，点击更多操作中的“置顶”选项，则该记录显示在列表

的第一位。

＞取消置顶：选中被置顶的记录，点击更多操作中的“取消置顶”选择，则该记录恢

复到原始位置。

5.导出功能：可将待办事项列表以Excel与Word格式导出。

6.翻页功能：可通过“＜＜、＞＞、上一页、下一页、跳转到”进行翻页。

7.列表排序：点击列表字段名“缓急、标题、报送单位、状态、办理时间”可进行排

序。

2.4.5表单申请

【操作说明】

1.点击工作台左侧菜单“表单申请”，则展开表单归口列表，如图:

要工俏

石。健,国美网上办公系统

通用45寝ITift*申请区帕计划宁川囊''一窈市场1促晒日传批表（二侬市场）资产处置市推单（含报废、支卖）（分索-2部）

己同通知

季1HL态好।

报送单位：!?V：：办融1间：-查询

检办项

♦（3）MSSSif

已办事项

fiia«»220/J5第1交费1页

通知（2）@G

标JR鬣送单位状毒办理时间

生麻一单

文件被除包：文件南报・02信息中心茅燎实旗都运行中国200M7-1418:03

公共余单

文件被危同：交仲名称<RR中心运行中国200M7-1418:03

:・表单率V

业务系姣

：交芬甘i总记果数220.15第1页赧1页邮

人费中心

9tti+ajl

信a中心

aw中心

位察中心

菅运中心

行总中心

财务中心

建幢中心

DH中心

2.点击具体归口则展开该归口下所有表单。比如，点击“门转中心”右侧列表将显示

门转中心下的所有表单，如图：

却AU国美网上办公系统

0用砒m»备申潘火帔计划市再衣（一0市场）促怕t物质批表（二0t市场）费产姓贵审批单（含报位、要卖）（分即BSD

3.点击具体表单名称即可申请表单。

4.查询功能：可输入关键字进行具体表单查询。

2.5个人资料

2.5.1个人信息

【功能说明】

提供用户个人信息的展示与保护功能。其中，“姓名、登录名、全路径、各应用中的角

色”无法修改，由系统管理员管理保护。“手机号、办公室电话、内外网Email、个人签

名、即时消息”等其他信息，用户可保护。

【操作说明】

1.查看个人资料：点击“个人资料-＞个人信息”，弹出个人信息展示窗口，如图:

2.修改个人资料：点击“个人资料-＞个人信息-＞修改”，弹出个人信息修改窗口，可

对用户的“性别、民族、手机号、办公室电话、出生日期、入职日期、内网

Email、外网Email、即时消息、备注”信息进行保护。

2.5.2个人设置

【功能说明】

对用户个人办公门户进行个性化设置。可设置办公门户中各列表的单页显示条数、审批表

单时的常用意见。

【操作说明】

1.保护列表显示：点击“个人资料-＞个人设置”，弹出门户个性化设置窗口，修改后，

点击“确定”即可，如下：

2.保护常用意见：在“常用意见”栏中输入审批表单经常用的意见，点击“确定”即

可。当输入多个常用意见时，中间以空格分隔。

3.从待办事项列表中打开表单，点击“常见意见”的下拉选择对话框，显示：同意、不

一致意、已阅，与设置的一致。

©54/?resourcelD=320a2d85-00ee-82be-4b8c-64e395146592aactivitylD=e188bd73-b200-97-Wi...目回区

送签送签并通知送签并传阅加签转签会签强制结束退件

交办催办流程跟踪保存打印

文件审批单

文件名称用户手册：审批意见文件编号0727001

报送单位信息中心

报送时间|2009.07-27口拟稿人海洋

急皴，加急，特急密级•他密机密绝密

报送范围1主送范围2

添加或修改

卿牛

3

拟稿人意见

审批

/

常用意见\▼编辑

上地店刷店长静麻徵豳・

苏子沛同意

不同意

已阅

A

X

2.5.3催办记录

【功能说明】

审批单在审批过程中，前面环节的处理人能够对表单当前审批环节的处理人进行催办操

作。所有催办记录将储存在该页面，可对已经催办的记录进行再次催办操作。

【操作说明】

1.用户点击“已办事项”进入表单，点击“催办”按钮，弹出“催办任务”输入框，输

入催办信息点击“储存”即对表单当前审批人员发出催办通知。如图：

当任务催办-网页对话框

任务催办

t

催办人员：藤1

□邮件

□OCS

催办方式：

0催办任务埼

□短信

消息标题：操作手册：催办

消息内容：（用于邮

件催办）

保存关闭（C）

2.催办通知发出后，用户点击“工作台，个人资料，催办记录”，可查询催办记录。点击

“再次催办”可再次发出催办通知。如图：

国美网上办公系统

退用流程第等性降价核料审批表供应商JWS审取表分密采箱系线上报忌都的中诂单

催办汜录

李超，您好!

标JS：催办时间：二至人海

.待办事项(8)

留日

*＞已办事项低办记录觥宽忘记录数71WS第1页决1页

心遍知标ai被箧办人傕办时间傕力•方式

捧作手册:催办钱线.催办任务

'、已回通知2009-07-27012402

1*作手册：催办«»2009-07-2701:23:53催办任务再次催办

操作手册:催办玲钱钱2009-07-2701:23:51催办任务

〜表单申漕

!*作手册：催办2009-07-2701:23:49催办任务再次催办

:交秀曾理R

haha2009-07-271205:17催办任务再次做办

心列做名

Chaha弼：2009-07-2712:05:07做办任务再次催办

haha诩2009-07-Z712:04:35催办任务再次催办

总记录数71a贡第1页央iw

3.被催办人员的“通知”列表中收到催办的通知信息。如图:

央工作甘■«&＞

石。做它国美网上办公系统

退用流程

Q钱译，您好！-特亦王女

个人野科

9!”手俎：“办学“心法在给名i££2009-07-2712:00

＜待办事5⑴个人信息

＜＞已办事项