2024年企业合同专用章使用规定详解

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2024年企业合同专用章使用规定详解本合同目录一览第一条：章的使用范围1.1：允许使用章的文件类型1.2：禁止使用章的文件类型第二条：章的使用权限2.1：允许使用章的部门及人员2.2：禁止使用章的部门及人员第三条：章的使用程序3.1：申请使用章的流程3.2：审批使用章的流程3.3：使用章的记录和归档第四条：章的使用规范4.1：章的使用数量限制4.2：章的使用质量要求4.3：章的使用时间限制第五条：章的保管责任5.1：章的保管人员及职责5.2：章的保管要求及措施第六条：章的交接6.1：章的交接流程6.2：章的交接记录第七条：章的维修与更换7.1：章的维修流程7.2：章的更换流程第八条：章的注销与封存8.1：章的注销条件及流程8.2：章的封存条件及流程第九条：违规使用章的处理9.1：轻微违规的处理措施9.2：严重违规的处理措施第十条：章的丢失与被盗10.1：章的丢失处理流程10.2：章的被盗处理流程第十一条：合同专用章的使用11.1：合同专用章的使用范围11.2：合同专用章的使用权限第十二条：非合同专用章的使用12.1：非合同专用章的使用范围12.2：非合同专用章的使用权限第十三条：章的使用记录与统计13.1：章的使用记录要求13.2：章的使用统计报告第十四条：章的使用培训与宣传14.1：章的使用培训内容14.2：章的使用宣传方式第一部分：合同如下：第一条：章的使用范围1.1：允许使用章的文件类型本合同章可用于签署各类合同文件，包括但不限于业务合作协议、采购合同、销售合同、租赁合同等。1.2：禁止使用章的文件类型本合同章禁止用于非合同文件，包括但不限于内部memo、普通信函、个人邮件等。第二条：章的使用权限2.1：允许使用章的部门及人员本合同章的使用权限仅限于公司法定代表人和被授权的合同签署人。2.2：禁止使用章的部门及人员除2.1条款明确规定的人员外，其他任何部门和个人未经授权不得使用本合同章。第三条：章的使用程序3.1：申请使用章的流程需要使用合同章的部门或个人，应提前向合同管理部门提出书面申请，并注明使用原因、使用文件、使用时间等信息。3.2：审批使用章的流程合同管理部门收到申请后，应对申请进行审核，确认无误后，将合同章交由授权人进行盖章操作。3.3：使用章的记录和归档使用合同章后，使用部门或个人应及时将使用情况记录在案，并归档保存，以便日后查询。第四条：章的使用规范4.1：章的使用数量限制每次使用合同章时，授权人应根据实际需要严格控制使用数量，避免不必要的浪费。4.2：章的使用质量要求合同章的使用应保证清晰可辨，如需重复使用，应确保每次使用后章面清晰，不影响下一份文件的盖章。4.3：章的使用时间限制合同章的使用时间应控制在正常工作时间内，如需在非工作时间内使用，应提前向合同管理部门申请，并经批准后方可使用。第五条：章的保管责任5.1：章的保管人员及职责合同章的保管人员由合同管理部门指定，负责合同章的保管、维护和记录工作。5.2：章的保管要求及措施合同章应存放在安全可靠的保险柜中，保管人员应定期检查合同章的使用情况，确保合同章的安全和完好。第六条：章的交接6.1：章的交接流程合同章的交接应通过书面记录，由前任保管人员和新任保管人员共同签字确认。6.2：章的交接记录交接记录应包括合同章的完好情况、交接时间、前任保管人员和现任保管人员的签字等信息。第八条：章的维修与更换8.1：章的维修流程当合同章出现磨损、损坏等情况时，应立即停止使用，并向合同管理部门报告。合同管理部门负责联系专业维修人员进行检查和维修。8.2：章的更换流程当合同章无法修复或因其他原因需要更换时，合同管理部门应按照流程申请新的合同章，并负责组织新章的采购和分发工作。第九条：章的注销与封存9.1：章的注销条件及流程合同章因磨损严重、损坏无法修复或其他原因需注销时，由合同管理部门提出注销申请，经批准后进行注销，并记录在案。9.2：章的封存条件及流程合同章因特殊情况需暂时封存时，由合同管理部门决定并通知保管人员执行。封存原因消除后，合同管理部门负责解封，并恢复合同章的使用。第十条：违规使用章的处理10.1：轻微违规的处理措施轻微违规使用合同章的行为，如未经批准使用、使用不当等，将予以警告，并记录在案。10.2：严重违规的处理措施严重违规使用合同章的行为，如盗用、伪造、私自复制等，将立即停止其使用权限，并报请相关部门依法处理。第十一条：合同专用章的使用11.1：合同专用章的使用范围合同专用章用于签署具有法律效力的合同文件，包括但不限于业务合作协议、采购合同、销售合同等。11.2：合同专用章的使用权限合同专用章的使用权限限于公司法定代表人和被授权的合同签署人。第十二条：非合同专用章的使用12.1：非合同专用章的使用范围非合同专用章用于签署非合同文件，包括但不限于内部memo、普通信函等。12.2：非合同专用章的使用权限非合同专用章的使用权限限于公司内部各部门，但需经合同管理部门审批。第十三条：章的使用记录与统计13.1：章的使用记录要求每次使用合同章时，使用人员应详细记录使用情况，包括使用日期、使用文件、使用数量等信息。13.2：章的使用统计报告合同管理部门定期对合同章的使用情况进行统计，并向公司高层报告。第十四条：章的使用培训与宣传14.1：章的使用培训内容合同管理部门负责组织合同章使用的培训，包括章的使用范围、使用程序、保管要求等。14.2：章的使用宣传方式合同管理部门可以通过内部会议、公告栏、邮件等方式，对合同章的使用进行宣传和提醒。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：合同章使用申请表详细要求和说明：申请使用合同章的部门或个人应填写此表，并注明使用原因、使用文件、使用时间等信息。附件二：合同章使用审批表详细要求和说明：合同管理部门收到申请后，应对申请进行审核，确认无误后，将合同章交由授权人进行盖章操作。附件三：合同章使用记录表详细要求和说明：使用合同章后，使用部门或个人应及时将使用情况记录在此表上，并归档保存，以便日后查询。附件四：合同章交接记录表详细要求和说明：合同章的交接应通过此表进行书面记录，由前任保管人员和新任保管人员共同签字确认。附件五：合同章维修记录表详细要求和说明：当合同章出现磨损、损坏等情况时，应立即停止使用，并填写此表进行维修记录。附件六：合同章更换记录表详细要求和说明：当合同章无法修复或因其他原因需要更换时，应填写此表进行更换记录。附件七：合同章注销记录表详细要求和说明：合同章因磨损严重、损坏无法修复或其他原因需注销时，应填写此表进行注销记录。附件八：合同章封存记录表详细要求和说明：合同章因特殊情况需暂时封存时，应填写此表进行封存记录。附件九：合同章使用统计报告详细要求和说明：合同管理部门定期对合同章的使用情况进行统计，并编制此报告。附件十：合同章使用培训资料详细要求和说明：合同管理部门提供的合同章使用培训资料，包括章的使用范围、使用程序、保管要求等。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.未经批准使用合同章2.使用不当导致合同章损坏3.私自复制或伪造合同章4.泄露合同章使用信息5.未按规定记录和归档合同章使用情况责任认定标准：1.轻微违约：给予警告，并记录在案。2.严重违约：停止使用权限，并报请相关部门依法处理。示例说明：1.甲部门未经批准使用合同章签署了一份合同，属于未经批准使用合同章的违约行为。2.乙人员使用合同章时不小心将章弄坏，属于使用不当导致合同章损坏的违约行为。说明三：法律名词及解释：1.合同章：指企业用于签署具有法律效力的合同文件的特殊印章。2.法定代表人和被授权的合同签署人：指具有企业授权，有权代表企业签署合同的人员。3.合同管理部门：指负责管理合同章使用、维护和监督的部门。4.授权人：指负责授权合同章使用的人员。5.保管人员：指负责合同章保管、维护和安全的人员。6.非工作时间内：指正常工作时