会议纪律管理规定

会议纪律管理规定第一章总则

一、目的与原则

本制度旨在规范会议纪律，提高会议效率，确保会议结果的落实，遵循公正、公开、高效的原则，为公司的决策和管理提供有力支持。

二、适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题会议等。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因特殊情况或需要，临时组织的会议。

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

四、会议纪律

1.与会人员应提前5分钟进入会场，会议开始后，不得随意进出。

2.与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急情况需接打电话，应离开会场进行。

3.会议期间，与会人员应集中精力，积极参与讨论，不得交头接耳、私下议论。

4.与会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话，不得发表与会议主题无关的言论。

5.会议资料应妥善保管，不得泄露会议内容。

五、责任追究

1.违反会议纪律的人员，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.对会议内容泄露、干扰会议秩序等严重违纪行为，将追究相关责任人的法律责任。

六、制度修订

本制度根据公司发展需要，由公司管理层适时修订，修订后的制度报公司董事会审批后生效。

七、解释权

本制度的解释权归公司董事会所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议的目的、议题和预期成果，制定会议议程。

2.发送会议通知：提前将会议时间、地点、议程等信息通知与会人员，确保相关人员准时参会。

3.准备会议材料：根据会议主题和议程，提前准备相关资料，并在会前分发至与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前5分钟到达会场，并在签到表上签字确认。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：按照议程安排，发言人依次进行发言，其他与会人员可就发言内容进行提问或讨论。

4.会议决策：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，形成决策意见。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、发言要点、决策结果等。

2.会议纪要审核：会议结束后，由主持人或指定人员对会议纪要进行审核，确保记录准确无误。

四、会议总结

1.主持人对会议进行简要总结，强调会议决策事项和下一步工作安排。

2.与会人员就会议效果、组织等方面提出意见和建议，以利于会议质量的持续改进。

五、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.与会人员离开会场时，应将个人物品带走，保持会场整洁。

六、会议资料归档

1.会议纪要经审核无误后，应及时发送给与会人员，并作为公司档案保存。

2.会议相关资料、文件等应整理归档，以备日后查阅。

七、会议跟踪与落实

1.对会议决策事项进行分解，明确责任人和完成时限。

2.定期跟踪会议决策的执行情况，确保各项工作按计划推进。

3.对未按期完成的任务，分析原因，制定整改措施，并及时向公司领导汇报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并在经过主持人或指定审核人确认后，尽快发布。

2.会议纪要应通过公司内部邮件、公告或专门的信息平台发送给所有与会人员，并抄送相关利益相关方。

二、会议决策事项的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决策事项分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成标准和截止日期。

2.对于涉及多个部门或团队的行动计划，应明确协作机制和沟通渠道，确保跨部门的协调一致。

三、行动计划跟踪机制

1.设立专门的跟踪机制，对会议决策的行动计划进行定期检查和更新。

2.跟踪过程中，责任人应定期汇报进度情况，对于遇到的问题和挑战，应及时提出并寻求解决方案。

四、进度报告与评估

1.定期（如每周或每月）汇总行动计划执行情况，形成进度报告，并在管理层会议上进行讨论。

2.对已完成的事项进行评估，确保达到预期效果；对未完成的事项，分析原因，制定相应的调整措施。

五、问题解决与决策调整

1.对于在跟踪落实过程中发现的问题，应及时召集相关人员进行分析，并提出解决方案。

2.如有必要，应根据实际情况调整原定的行动计划，并重新分配责任和资源。

3.重大决策调整应提交公司领导审批，并根据领导指示进行相应调整。

六、反馈与持续改进

1.鼓励与会人员对会议纪要的执行情况提供反馈，包括执行过程中的优点和不足。

2.根据反馈，不断优化会议管理制度，提高会议决策的执行力和效率。

七、责任追究

1.对于未按期完成或执行不力的行动计划，应追究相关责任人的责任。

2.责任人应对未完成事项提供合理解释，并根据实际情况采取补救措施，确保不影响整体工作进度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，由各部门或项目组根据会议需求提前向行政部门预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，会议开始前，相关人员应提前到场做好准备工作。

2.会议期间，应保持会议室整洁，严禁吸烟、进食或乱丢垃圾。

3.会议室内的设备设施应妥善使用，如有损坏，应及时报修并承担相应责任。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议室使用人员应按照设备操作规程进行使用，不得私自拆卸、改装或带出会议室。

3.会议结束后，使用人员应确保设备关闭，切断电源，避免能源浪费。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施完好。

2.会议期间，应遵守消防安全规定，严禁堵塞消防通道，确保人员安全。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由行政部门统一管理，借用时应登记借用人和归还时间。

2.借用钥匙人员应妥善保管钥匙，不得转借他人，并在会议结束后及时归还。

六、会议室临时使用

1.如有特殊原因需临时使用会议室，应提前向行政部门申请，并根据实际情况进行调整。

2.行政部门有权根据公司实际情况，对会议室使用进行合理安排和调整。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.造成的设备损坏或遗失，应照价赔偿或追