会议运营管理概论教学课件

会议运营管理概论课程性质及地位会议运营管理是组织、运作、管理会议的重要手段和方式。会展管理专业的一门专业课程，涉及会议市场、会议产品、供应机构等基本要素，会议的申办、筹备管理、现场管理、财务管理、附设展览、后续评估等相关方面的理论和实践内容。会展既作为会展管理专业的一门独立专业课程，又是其他相关课程（如会展场馆经营与管理、会议酒店管理、会展客户关系管理等）的基础。属于专业课，4学分，闭卷考试；课程要求

通过本课程的学习，应考者应掌握会议的基本概念和特征、会议细分市场类型、会议产品的主要构成要素与供应机构、社团组织会议的申办、企业会议的竞标、会议在筹备、现场等不同阶段的管理内容和重点、会议财务管理、附设展览运作、会议评估等方面内容。

了解会议运营的方式、方法和手段，培养和提高会议管理能力。

会展概论为本课程的先修课程。考核目标

1.“识记”是知识能力的最低层次，要求自考者对课程的基本概念、基本知识能够认识和记忆，并能够作出扼要、准备、完整和规范性的表达。2.“领会”是认识能力的进一步深化，要求在“识记”的基础上，能全面掌握基本概念、基本知识和方法，能够用自己的语言解释、阐述，又能够准确判断其内在的联系区别，从而抓住问题的本质。3.“综合应用”是知识能力的较高层次，要求在“识记”、“领会”的基础上，用学习过的一些知识点准确分析和判断解决综合性问题，当然还包括适当的计算能力。课程特点属于会展专业的核心专业课；既有一定的理论性，又有一定的实用性；共有10章，核心是2部分:会议筹备；会议现场管理；重点:第三章会议产品要素、第四章会议供应机构、第五章会议的申办机构、第六章会议筹备管理；第七章会议现场管理难点:第五章会议的申办机构、第六章会议筹备管理；第七章会议现场管理目录第一章绪论第二章会议市场第三章会议产品要素第四章会议供应机构第六章会议筹备管理第七章会议现场管理第八章会议财务管理第九章会议附设展览的运作第五章会议的申办活动第十章会议评估与会后工作第一章绪论02第一章绪论会议的基本概念会议的本质属性会议的类型会议的作用【案例导入】

迷茫的李秘书小李大学刚毕业，就应聘到一家公司做行政秘书。有一次，公司准备召开“管理培训会议”，会议组织安排工作自然就落在小李身上。小李一时傻了眼，虽然是从名牌大学中文系毕业，但是她对会议策划组织方面的知识，对于会议的重要性、多样性以及复杂性却不甚了解，无从下手。于是，小李到办公室，虚心向一位经验丰富的老秘书求教，老秘书听后耐心地告诉小李：秘书工作主要是“三办”。即办文、办会、办事，所以，根据会议不同的要求、目的，搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作。一般来说，遇到公司要开会，秘书主要要搞清楚开什么会,确定怎么开会和选择开会时间和地点,还要考虑参会人员名单等等。会议对于公司更好地开展工作起着相当大的作用。会议具有多样性，不同的会议目的，就会有不同的会议组织工作，即使是摆放桌子，如果是不同的会议，要求也不一样。像小型日常办公会议，就可以摆放成椭圆形或“回”字形；如果是一些茶话会、宴会等一般可摆放成“星点形”。一些大型会议还要做好会前的策划准备工作，会中服务工作和会议的善后工作，环节较多，也比较复杂，所以就要求秘书尽量策划周密、服务到位……小李听后茅塞顿开，积极地去筹备会议了。★思考题1.根据自己的理解,说说什么是会议?2.召开会议的目的有哪些?第一节会议的基本概念一、会议的定义1.“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。”（孙中山）2.“凡一群人在特定的时间、地点聚集,来研商或进行某特定的活动均称之(为会议)”(沈燕云、吕秋霞)3.“会议是一些人有组织、有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会,它有别于三言两语的交换意见,有别于天南海北的漫谈,有别于街头巷尾的议论,更有别于消极的聚众闹事。”(杨冠群)4.“会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。”（马勇，王春雷）第一节会议的基本概念5.“会议是人们通过不同方式聚集起来，讨论、协议、沟通和商定事情的一种社会活动形式。会议是人类社会生活的重要组成部分，对协调社会关系和促进人类发展有重大作用。”（申金玉）6.“在一定的时间和空间范围内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动，均可以被称之为会议。”（王书翠）7.会议是“有组织有领导地商议事情的集会。”（中国社会科学院语言研究所词典编辑室）第一节会议的基本概念

会——聚合、会合议——商议、议事会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。茶话会、朋友间的聚会等不是我们所说的会议，电视会议、电话会议和网络会议等不在本课的讨论范围。①②会议的定义识记二、会议的特征:

1、有明确的目的。如研究问题、交流信息、获取知识、贯彻上级指示和统一思想等；2、有明确的主题和各种议题。即有议论的中心，而不是随意漫谈；

2001年APEC会议的主题是“新世纪、新挑战：参与、合作，促进共同繁荣”3、有一定的结果。无论是达成一致，还是意见不统一，是推迟决定，还是停止讨论，最终都应有一个结论。4、人数不少于三人5、有主持人6、遵循一定的规则。7、是一种短暂性的行为。第一节会议的基本概念领会第二节会议的本质属性一.会议的信息性（考点）会议是一种信息的传递、交流、创造活动。二.会议的社会性会议是一种社会活动。电视、电话、网络会议等无法取代一般会议的根本原因。三.会议的积聚性一定的时间内,大量的人流、物流、信息流在一定的空间范围内积聚，相互交汇、碰撞，并带来大量的资金流。第三节会议的类型一、按会议的性质划分

代表大会学术会议研讨会议股东大会培训会议销售会议……领会第三节会议的分类【考点】Congress—普通大会、政治性的代表 大会或社团召开的大会Convention—大型会议,年会Conference—专业性会议Forum—论坛Seminar—研修会(广泛的参与性)（Academic）Symposium—（学术）专Panal—专题研讨会题研讨会Colloquium—非正式研讨会Lecture—讲座Workshop—小组讨论会Session—一场(届)会议Meeting—会议二、按会议参加者的国别划分（一）国际会议国际会议

,国际会议是来自不同国家的人们所参加的会议，来自非会议目的地国家或地区的与会者要占到一定比例才能够称为国际会议国内会议1.ICCA统计国际会议的标准⑴固定性会议⑵至少3个国家轮流举行⑶与会人数至少50人第三节会议的分类2.UIA&新加坡会议社团组织统计国际会议的标准⑴与会人数至少300人⑵国外人士占与会人数40%以上⑶与会者来自至少5个国家⑷会期至少3天第三节会议的分类3.中国国际会议推展社团组织确定国际会议的标准⑴参加会议的国家（含主办国）至少在两国以上⑵与会人数需达50人以上⑶外国与会人数占总与会人数20%以上⑷以年会、展览或奖励旅游等形式均可4.日本国际观光振兴会统计国际会议的标准有来自包括主办国在内的两个国家以上的20名以上人员参加的会议称作国际会议第三节会议的分类5.中国的国际会议标准按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的代表参加、以交流为主要目的的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议，而对参加会议的国外代表人数和时间的长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。凡来自国外的与会者人数占出（二）国内会议（考点）席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称作国内会议。第三节会议的分类第三节会议的分类三.按会议的主办者来划分社团会议企业会议政府会议工会会议教育会议……领会第四节会议的作用经典语录“如果在一个城市召开一次国际会议，就好比有一架飞机在这个城市上空撒钱。”

——门图特：德国慕尼黑展览公司总裁一、会议可以传递、交流并创造信息

人们可以在会议上进行信息交流，而且在会议讨论、争论和辩论的过程中通过观点、意见的碰撞“擦出智慧的火花‘’，从而产生新的思想、挂念，这些新的思想、观念就成为新的信息，并通过会议传播开来。会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地收益。

第四节会议的作用【实例】99《财富》全球论坛首次在上海举行，给中国带来了无穷的脑力激荡。出席本届论坛的通用电气、时代华纳、美国国籍集团等350多家跨国公司几乎囊括了全球主要的国家和地区。

第四节会议的作用二：给所在城市或国家的会议业带来直接收益

会议中心或会议宾馆和直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。

【实例】1999年9月，《财富》全球论坛年会在上海举行，参加本次论坛的有600多人，每张入场券5000美元（不包括住宿费用），这样仅论坛的入场费收入这一项就超过了300万美元。

三：会议为所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接收益会议给旅游业、商业等服务业及相关生产行业所带来的间接收益比给会议业所带来的直接收益大得多，后者与前者之比为4—10∶1，此比例依会议目的地服务业及及相关生产行业的发达程度而有所不同例子1.巴黎每年接待的国际会议有400多个，给这个城市带来将近40多亿法郎收入。2.上海《财富》全球论坛年会期间的广告、宣传收入达到1亿元以上，上海宾馆业的收入超过3000万元，机场、航空公司、出租车公司、商场、餐饮、旅行社等行业也都获得不菲的收入。第四节会议的作用四：会议可以提升会议目的地的知名度。会议在进行宣传、促销时顺带把会议目的地推向了全国（世界）各地来自外地（国）的与会者把对会议所在城市（国家）的感性认识传播开去媒体记者在对会议进行采访报道时也把会议所在目的地推向了世界各地【实例】

因会议而成名或提高知名度的城镇达沃斯—“达沃斯世界经济论坛”博鳌—“博鳌亚洲论坛”重庆—“亚洲议会和平协会（AAPP）第三届年会”（2002年4月举行）新加坡—每年二三百场国际会议……第四节会议的作用

五：促进目的地的建设和经济发展高规格的会议一般要提前数年确定举办地，各申办地为了竞办会议，都要对本地提出建设美化计划。取得举办权的申办地为迎接会议的召开，要进行高标准的市政工程建设，对当地“整容”和“美容”，提升当地的环境和管理水平。此举还可以拉动当地或所在国的建筑、钢铁、水泥、装修、装饰等行业的发展，并为当地提供一定的就业机会。

第四节会议的作用博鳌亚洲论坛国际会议中心重庆——取得AAPP举办权以后，对山城形象进行了大规模的“整容”和“美容”，投资数千万元用于整修道路、增设公共设施、拆除影响市容的违法建筑、建设绿地，使重庆的城市建设一下子前进了好几年，山城变得更加美丽动人了。周庄——为迎接2001年6月APEC贸易部长非正式会议的召开00年启动古镇污水处理工程，01年3月投资2000万元的首期工程主管网完成对河道进行了治理实施了管线地埋工程增加绿地6000多平方米对有关建筑按照粉墙黛瓦的风貌进行改造，进一步突出了江南水乡的风格……

六：会议是社会民主的重要手段会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众,会议本身赋予与会者发表自己观点、见解的权力所以，会议成为社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。

他认为搞“民权”的第一步就是要知道如何开会，会中如何表决，决议后如何执行。这一点若办不到，则假民主便远不如真独裁之能福国利民。第四节会议的作用七：会议帮助人们消除隔阂、促进和平

会议可以沟通信息。有隔阂的各方代表坐在一起开会，进行交流、沟通，彼此就可增多理解，减少误会，甚至消除隔阂，避免进一步的纷争。会议是一种社交活动。有敌意的各方代表能一起开会本身就是彼此友好意愿的表示。【实例】

历史上的和平会议中国战国时期的公元前546年，楚、晋、齐、鲁等一共13个国家聚集在宋国国都商丘，召开了“弭兵会议”，这次会议划定了各国的势力范围，确立了晋楚两国平分霸权的地位，确保了之后各国间50多年的和平。第四节会议的作用1814年的维也纳会议是一次著名的和平会议。拿破仑战争结束后，相互敌对多年的6个欧洲国家的君主在维也纳举行了一次会议，重新调整了欧洲各国的疆界，达成了新的“力量平衡”，使欧洲强国的均势得以持续30多年。八：会议促进目的地社会文明程度的提高为迎接会议特别是国际会议的召开，东道主城市或国家要对有关接待人员进行礼貌礼节等文明知识或技艺的培训，甚至对当地居民进行一次文明礼貌知识的宣传教育。 与会者一般都有较高的文明礼貌修养，在接待与会者和与与会者交往的过程中，有关人员也会受到影响而自然而然地提高自己的文明礼貌修养水平。第四节会议的作用【实例】

国际会议促进重庆市民文明程度提高“AAPP第三届年会”在重庆举行，对地处西南内地、相对闭塞的重庆市民来说，最大收获或许是在思想观念上，这次高规格的关注和平与发展的国际会议给重庆带来了开放、文明的思想观念，开阔了市民的眼界，促进了市民文明程度的提高，增强了市民的主人翁精神和责任感。“诚信重庆、知识重庆、礼仪重庆、魅力重庆”的城市精神深入市民人心。根据中国发展战略研究会咨询中心等部门在AAPP召开前对重庆市民的抽样调查，所有市民都愿意为AAPP做贡献。重庆市社会科学院院长俞荣根深有感触地说：“我看见不少街道、居民区都掀起了英语热。普通市民这种开放、进取的心态令人感动。”第四节会议的作用一：会议传递、交流并创造信息二：会议给所在城市或国家的会议业带来直接收益三：会议为所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接收益四：会议可以提升会议目的地的知名度。五：会议促进目的地的建设和经济发展六：会议是社会民主的重要手段七：会议帮助人们消除隔阂、促进和平八：会议促进目的地社会文明程度的提高第四节会议的作用综合应用第二章会议市场会议市场社团会议市场企业会议市场企业会议市场与社团会议市场的比较其他会议市场会议市场的统计分析举办会议的目的第二章会议市场【本章概要】会议市场的类型、特点、规律，争取各种会议的途径；社团、企业会议市场和开会的目的。【本章学习目标】⑴掌握社团会议和企业会议的特点；⑵掌握会议主办者主办会议的目的和人们参加会议的目的；⑶熟悉如何开拓社团会议市场和企业会议市场；⑷熟悉影响社团会议和企业会议策划者选择会议宾馆的重要因素；⑸了解会议市场的基本规律；(6)了解其他会议市场的基本情况。1．识记：会议市场的定义和基本类型。2．领会：会议细分市场的特点与规律；社团组织会议市场与企业会议市场的差异。3．综合应用：试用案例阐述争取各种会议细分市场的途径。第一节会议市场会议市场的定义：对会议服务企业而言指那些会议的机构所组成的客户群体；对会议组织者而言，是指参加会议的人们所组成的的消费群体。识记第一节会议市场

按照会议主办者对会议市场进行细分：2.会议市场的基本类型：识记社团会议市场企业会议市场政府会议市场工会会议市场教育会议市场宗教会议市场第二节社团会议市场协会学会商会同业公会联合会……社团组织

……内科分会小儿神经中华医学会外科分会学科小组

……儿科分会小儿肾病（187）……学科小组

……≥10000个国内会议/年中国科协社团：是指具有某种共同特征的人群所组成的，为实现成员的共同目标、按照期章程开展活动的非营利性社会团体组织。（考点）一、社团会议类型

1.AnnualConventions年会2.地区年会3.理事会和委员会4.Conference&workshop专业性会议和专题讨论会5.Seminar（Academic）Symposium专题（学术研讨会)、研修会6.Lecture,trainingcourses培训课程……1、会议举办频率有规律2、多数会议筹备时间长3、会员自愿参加4、与会者多带陪同人员5、会议节目内容和社会活动很重要6、会议主办者事先并不清楚与会者的具体情况7、会议地点经常变换8、会议人数确定的比较晚9、会议组织者通常不直接与会议供应商直接接触二、社团会议的特点【考点】第二节社团会议市场领会第二节社团会议市场三、社团会议的平均会期重要因素主要年会其它会会议室数量、大小、质量88%63%餐饮与房间价格可协商82%68%食品服务质量79%70%客房的数量、大小、质量78%47%结账程序的效率57%49%入店与离店程序的效率57%42%会议服务与设备57%40%有专人负责处理会务52%38%四.影响社团选择会议场所的因素第二节社团会议市场第二节社团会议市场社团会议的决策者有1.社团组织主席、副主席2.秘书长3.委员会主席、副主席4.理事会成员5.秘书……..五、社团会议的决策人第二节社团会议市场六、如何找到社团及其会议国际性社团会议UIA的出版物或网站《国际组织年鉴》动态提供目前活跃在300多个国家和地区49000多个社团详细时新的资料《国际会议日历》是全球民间社团会议指南，每年有15000个国际会议列入其中，所有会议信息都由召开会议的组织本身提供并确认，相当可靠搜索引擎中国全国性社团、跨省社团及其涉外团体可以从民政部的社团登记处查找，或通过其下属民间组织管理局的网站中“相关连接”栏目连接到“全国民间组织”（）地区性的社团地方民间组织管理局的网站上海市社会团体管理局

各类网站第三节企业会议市场企业会议市场跨国公司,国家级企业,省级企业,市级企业,国营企业,合资企业,民营企业……每个企业每年都要开很多各种各样的会议,其目的是为了企业的生存和发展。一、企业会议类型1.新产品推介会2.销售会议3.管理会议4.培训会议5.专业/技术会议6.股东会议7.(出资召开)专题研讨会8.奖励(旅游)会议领会二、企业会议的特点【考点】

1.会议举办频率多无规律2.多数会议筹备时间短3.有关员工必须参加会议4.会议人数确定早5.不需要通过促销吸引人们参加6.没有各种委员会7.会议组织者事先就了解与会者的具体情况8.会议资金由企业全额支付，只有一个账户第三节企业会议市场领会

四、影响企业选择会议场所的重要因素第三节企业会议市场三、企业会议的会期多数会议（如管理、股东会议）1天就开好了，一般选择在当地召开，不住宿，吃一顿午餐和一顿晚餐，甚至只吃一顿午餐有些会议的会期是2-3天少数会议（如奖励会议）可能会持续5-7天第三节企业会议市场影响企业选择奖励旅游会议场所的因素五、企业会议的决策人1.办公室主任（总秘，行政秘书）2.总经理（总裁，副总经理，副总裁）3.市场营销部经理4.人力资源部经理（人力资源总监，培训主任）5.董秘第三节企业会议市场六、如何找到企业会议查黄页号薄，然后打电话或上门推销也许会找到一些企业会议，但效率低。最好是让计划开会的企业来找你。宣传，广告树立自己的品牌（北京九华山庄）

第三节企业会议市场第四节社团会议市场与企业会议市场的比较领会一、从会议数量和会议总人数来比较二、从会议花费来比较一、教育/研究机构会议市场是指举办教育性会议的各类教育机构（大学、学院、高职高专、中学等），研究机构会议市场是指举办研究性会议的各类研究机构。（研究院、研究所、研究中心）二、政府会议市场

是一个不小的市场，不仅会议数量多，而且花费大，往往不太计较价格，但对会议要求非常高，很研究会议的规格、秩序，经常有高级政府官员出席，通常不允许会议出现任何差错。三、宗教会议市场与会者大多自费参加，宗教团体对价格很在意，策划者一般会选在淡季或者平