存货管理内控手册模板

内蒙古航天亿久科技发展有限责任企业存货管理业务风险管理和内部控制手册11月4日第一章总则1编制目标、意义及标准为加强亿久企业财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核实有效性，强化内部经营管理，为企业进行经济估计、决议、计划、控制和责任考评评价等提供基础信息，达成强化管理，提升企业经济效益目标，特制订本手册。2、适用范围本手册适适用于企业机关各部门3、手册编制依据文件3.1内部制度《航天亿久企业库房管理措施》《内蒙古航天亿久科技发展有限责任企业成本、存货核实及管理要求》第二章内部环境1、控制目标加强亿久企业财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核实有效性，强化内部经营管理2、机构设置企业存货管理组织结构总经理总经理主管领导审批主管领导审批 库房（材料、产成品入、出库）库房（材料、产成品入、出库）采购部门采购部门主管领导审批主管领导审批请购部门申请物资请购部门申请物资3、组织职责3.1财务部负责确定成本核实方法，依据相关资料立即提供和成本相关信息资料，对成本形成过程实施必需监督和控制；依据预算计划实施过程中实际和计划发生偏差进行原因分析，立即采取方法进行调整、改善工作；根据企业发展目标和经营方针，有目标地估计和估计未来企业销售、利润、成本及资金变动趋势和水平，为企业经营决议提供信息。3.2科研生产部负责存货集中采购、入库、材料及半成品出库、盘点、统计等实物管理。负责督促库房保管员根据要求建立相关账目，定时和财务进行账目查对。负责向财务部移交应该入账存货收发单据。负责采购步骤市场信息管理。负责存货统计分析工作并向相关单位提供统计分析信息。3.3市场部负责存货产成品出库及销售，市场价格信息、产品结构信息反馈，销售政策中和成本相关相关资料搜集和提供。3.4仓库设置保管员一名，负责存货取得、形成、发出等过程实物管理和价值统计，按时提供相关汇报，参与存货清查。保管员接收科研生产部业务指导和管理。4、各部门、岗位职责存货管理包含采购、应收账款、收受、储存保管、存货盘点、安排生产、制造及发货等职责应由各部门来担任。在存货管理系统中，各部门职责以下：4.1生产部负责提议或要求采购、确定采购订单、跟进存货盘点差异、运输货物、授权生产要求和原材料流转；4.2库房负责收受货物；存货保管；保留存货统计、实施独立存货盘点4.3财务部负责物资盘点检验、变更存货主文档、调整成本或数量；4.4市场部负责向制造部门流转货物、向库房和相关部门提出成品出库需求等。4.5各部门应设置专员负责上诉各部门中每项职责，可一人担任多职。5、业务权限表存货管理业务权限表协议管理业务权限设置及审批程序步骤名称业务类型申请初审复审同意……存货管理部门或岗位部门或岗位采购请购部门请购部门采购部门主管领导入库库房主管领导物资领用领用部门领用部门领导主管领导产成品入、出库生产部门主管领导产品销售市场部总经理………………第三章存货管理业务风险评定1、关键风险1.1入库物资数量和账目不符；1.2物资领用不规范，产生浪费、反复领用，从而增加成本和工作时间；1.3存货产成品出库不立即，造成存货积压。2、业务风险评定标准评分12345描述极低低中等高极高标准110%以下10%（含）-30%30%（含）-70%70%（含）-90%90%（含）以上标准2以后内发生可能少于1次以后5－内可能发生1次以后2－5年内可能发生1次以后1年内可能发生1次以后1年内最少发生1次2.1发生可能性评价标准2.2影响程度评价标准评分12345描述极小小中等大极大标准市场风险：1、存货增加要占用较多资金,使企业付出更大持有成本,加大利息支出,而且会增加和存货相关各项开支,如采购成本、仓储成本、管理成本等,影响企业赢利能力提升。2、相对于其它高存货同行企业,因为企业库存量不大,不能从经济形势上涨中赢利,这在企业发展和竞争中全部将处于不利地位。轻微财务损失较低财务损失（1‰-5‰）。中等财务损失（5‰-1%）。重大财务损失（1%-2%）。极大财务损失（2%以上）。第四章存货管理业务控制活动1、业务步骤清单采购销售生产采购销售生产追加材料领用产成品销售物料采购是否付款？暂估报销材料领用半成品出库产成品入库后续作业追加材料领用产成品出库 2、业务活动相关步骤和控制点2.1、存货入库2.1.1外购存货入库●存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参与，对入库物资数量、质量进行严格检验，做好相关统计。●全部物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求实施验收，发觉不合格产品应隔离、标识并做好统计，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。●物资到货数量短交，采购员须要求供方立即补足，物资到货数量出现超交，采购员要立即汇报，并做好情况统计。●物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处理汇报，经同意后和供方协商，根据协议要求办理退货索赔事宜。●对符合要求合格产品，依据经采购员签字送货清单、发票、实物验收汇报填制入库单办理验收入库。2.2、做好物资收、发、存登记工作2.2.1仓库保管员负责物资收、发、存管理。2.2.2外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员查对后，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。2.2.3计划财务部进行对应帐务处理。2.3严格实施存货仓储保管工作规程2.4存货出库2.4.1原材料、标准件出库管理步骤。●经办人依据生产需要填写领用单，经部门责任人签字后，经办人凭出库单领料。●月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。2.4.2生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。2.4.3销售商品出库步骤。●市场部按用户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”；●市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及相关单据后办剪发货，并填写出库日报表。●门卫凭出门证并核实相关单据后放行。●产品出厂后“发货通知单”需要用户提货人签字，最终返回市场部。2.5存货盘点日常分类盘点物资保管部门依据存货物种定时分类盘点存货，采取每个月、季自行清查，并将清查结果计划财务部数据查对。如发觉存货发生短缺、毁损、灭失，要立即汇报。2.6存货处理2.6.1盘盈、盘亏、毁损存货处理：企业对清查中发觉盘盈、盘亏、毁损存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处理意见，报财务总监审批。2.6.2报废物资处理：报废物资包含企业生产、技改及各类项目过程中所产生各类废旧物资等。2.7存货核实2.7.1计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全给予入账；不符合审批权限或手续不全，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未到，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务责任人对帐表进行审核并签字。。2.7.2计划财务部每六个月依据存货盘点统计及生产、采购、营销部门提供相关资料，对存货进行可变现净值和账面价值对比，计算存货跌价准备，经财务总监审核，报企业总经理办公会审批后，进行账务处理。2.7.3计划财务部对存货处理净损益,要纳入当年损益。2.7.4计划财务部根据存货计价方法,正确核实存货实际成本，编制存货管理报表，由财务责任人审核存货成本正确性并签字。存货计价措施变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下十二个月度实施。存货管理步骤描述表单编号步骤步骤责任岗位/人员适用政策和制度步骤步骤描述输出文档缺点提议1采购生产部采购员《内蒙古航天亿久科技发展有限责任企业物资采购管理措施》1、大批量采购时，生产部依据工艺用量指定采购计划，签署完整后由采购部采购；2、零星采购时，生产部依据采购申请单立即购置。采购申请、采购清单、发票2物资入库、出库生产部库房管理《内蒙古航天亿久科技发展有限责任企业库房管理措施》物资到货后，立即清点数量并依据发票完成入库物资入库单、物资出库单全部企业职员要严格遵守相关规章制度4产成品入库、出库生产部库房管理《内蒙古航天亿久科技发展有限责任企业库房管理措施》由生产部、财务部计算人工成本、材料成本等，库房管理员依据得出总成本进行入库；以后依据销售金额完成铜产品出库产成品入库单、产成品出库单有专员负责成本控制5销售市场部——依据制度编写协议，完成销售销售协议和用户保持沟通，确保良好资金循环协议管理风险控制矩阵表单目标编号控制目标风险编号风险描述控制方法编号控制方法缺点编号缺点描述提议T01存货移库要经合理授权或确定R01手续不全，易造成物资丢失C01材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员和其它相关责任人查对名称、数量等信息后签字确定。G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关责任人签字确定；2.查阅取领料单项目及数量是否已立即录入仓库台账内。T02立即、完整、正确统计存货移库信息R02存货信息不全，存在反复购置C02仓库保管员依据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。G02存货信息不全随时统计物资领用用途T03追加材料要统计正确R03统计不全，造成产品成本不正确C03追加材料要立即统计、出库，并明确标注材料用途和项目号G03原材料成本不准领用部门要立即和库房联络，不得私自搬动物资协议管理风险数据库表单风险编号风险描述风险类别发生可能性（1-5）影响程度（1-5）风险等级对应关键控制编号战略风险财务风险市场风险营运风险合规风险R01物资丢失T212C01R02存货信息不全T111C02R03产品成本不正确T131C03协议管理控制文档表单步骤编号步骤步骤步骤步骤类型（通常/关键）步骤步骤描述权重控制类型（事前/事中/事后）控制方法控制频率（随时/日/季/年）控制方法编号控制方法1物资出、入库关键C01材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员和其它相关责任人查对名称、数量等信息后签字确定。40%事前手工随时2物资领用和产成品销售通常C02仓库保管员依据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。30%事后手工随时3材料追加关键追加材料要立即统计、出库，并明确标注材料用途和项目号30%事前手工随时协议管理缺点汇报表单编号缺点提议责任人缺点是否符合实际情况不符合依据是否采纳提议不采纳依据反馈时间反馈结果尚需工作G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关责任人签字确定；2.查阅取领料单项目及数量是否已立即录入仓库台账内。物资领用部门、库房管理G02存货信息不全随时统计物资领用用途库房管理员G03原材料成本不准领用部门要立即和库房联络，不得私自搬动物资物资领用部门、库房管理第五章存货管理业务信息沟通1相关文档列表存货管理文档明细表序号文档名称文档类型步骤名称1采购计划文本存货管理2物资采购申请表文本存货管理3物资入库单、出库单文本存货管理4产成品入库单、出库单文本存货管理5销售协议文本存货管理2信息系统列表存货业务信息系统使用情况表系统名称建设情况包含步骤名称无未建设说明：因实际存货流量较小，现在还没有建设存货信息系统，第六章存货管理内部监督1日常检验活动列表存货管理风险管理日常检验计划表序号检验内容检验时间完成形式包含步骤检验人员1现场清理日常日常检验表存货管理库房管理2…6.2专题检验活动列表存货管理风险管理检验计划表序号检验内容检验时间完成形式包含步骤检验人员1存货盘点每个月盘点表存货管理财务部2…第七章存货管理风险事件作为流动资产中关键项目，存货占用了企业大部分流动资金，是企业财务管理关键对象。存货缺乏将造成企业无法正常组织生产和销售活动，但存货过多又会占用大量资金，使企业负担高额资金成本，并会对应增加存货采购成本、储存成本、管理成本等，从而造成成本上升、利润空间缩小。存货管理目标应该定位在更具广度和深度战略层面上，而不再由利润最大化等短期性直接动因决定。从广度上看，已从企业内部存货管理，发展到供给链管理；从深度上看，已从传统存货管理，发展到精益存货管理。存货管理目标是使存货在充足满足生产和销售需要同时，达成最低数量，从而降低存货成本。不过，因为市场环境复杂多变和企业本身存在问题，风险存在于存货管理各个步骤，使得企业难以实现存货效益和存货成本最好结合。1．存货管理风险成因形成存货管理风险多个关键原因有：1.1经济波动当国家经济高速发展时，受繁荣时期乐观情绪鼓舞，扩充存货需要投入大量资金。此时，银行和贷款人大多也愿意为盈利企业提供贷款，但经济过热肯定造成利率上升。同时，庞大数量存货如不能有效管理，极易造成经营混乱。如此情况下，一旦经济收缩，伴随销售额降低，存货积滞于企业内，经营亏损很快会接踵而来，使企业遭受致命打击。1.2市场季节性改变通常来说，销售会有季节性改变。而企业生产部门往往倾向于整年均衡生产，以充足利用设备和人工。所以，企业常会在销售旺季存货不足，而在销售淡季存货过剩。存货销售对季节性改变快速反应造成产品生命周期变短，而这种反应应该足够快速到当消费者需要时，总能够提供合适数量产品，从而提升对于消费者服务水平，同时也提升存货周转抗风险能力。1.3市场竞争价格竞争会对企业存货管理造成压力。在竞争中获胜一方多卖出产品，实际是靠牺牲别企业利益加紧自己存货周转。失败一方，不仅蒙受价格下降损失，还受到销量降低打击，存货积压使得资金流转严重失衡。但为了降低断货风险，大量存货普遍存在于商业流通中。伴随社会经济发展，很多企业发觉存货是成本关键组成部分，它们更愿意将存货放在生产商处，使卖方管理存货成为存货管理一个趋势。增加新产品或售后服务项目，用软措施竞争，会对企业存货管理提出更高要求。1.4通货膨胀通货膨胀会使原材料价格上升，保持存货所需资金增加。和此同时，企业若不降低成本，就难以应对通货膨胀造成财务困难，遭遇现金短缺危机。这二者之间矛盾势必加剧存货管理风险。1.5企业财务管理水平假如企业内部财务管理混乱，财务人员整体素质较低，无法正确把握经济政策、金融环境对于企业本身机制影响，则存货管理不能适应该代企业管理需要，更谈不上有什么技术手段可言。当企业资金大量被存货占用且不能立即变现时，企业财务风险加大，从这个意义上来说，存货是企业负担，形成了企业负资产。2．规避存货管理风险财务应对2.1建立完善存货管理系统依据存货业务步骤，应该围绕采购、仓储、领用、盘存这四方面建立起一套完善存货管理系统。2.1.1存货采购管理根据存货采购业务计划，严格实施存货采购审批手续和步骤由采购部门依据企业生产经营计划和材料请购单编制存货采购计划，经责任人审核采购目录后报主管领导审批。确保留货采购在授权下按协议进行，采购人员按计划签署协议，签署协议人员和询价人员职能应该分离，签署协议职能最少应该有两人共同推行。采购人员无权在授权之外签署协议和变更协议内容。财务部门应正确统计采购业务，做到账账、账表、账实相符。2.1.2存货仓储管理存货验收应该设置独立于采购部门和仓库专门验收部门，确保留货数量、质量、品种、规格符合协议要求，经验收合格方能办理入库。存货入库后，仓库应立即通知财务部门承付货款。财务部门应审核协议签署是否符合要求，验收单、入库单是否真实可靠，购货发票是否正当，是否和协议、验收单、入库单、付款通知单品名、数量和价格相符。审核无误并留存相关票据后，办理付款手续，进行存货采购支付结算。存货出库时，应确保手续齐全，单据无误。2.1.3存货领用管理存货领用应制订定额，并经部门责任人审批签字。仓库管理员发货后应立即登记台账，财务部门依据发料汇总表按用途汇总分配，分摊材料成本差异，登记相关账务。内部稽核人员应审核领料单，查对收发凭证和存货台账，检验收发统计和结存余额，查看保管部门和财会部门日常核实是否正确，各部门数据是否相符，有没有违反要求程序和舞弊行为；还要对存货领用内部控制进行评价，以确保留货安全。2.1.4存货盘存管理财务部门和仓库要对存货购进、发出和库存进行日常核实，仓库应登记存货卡片，财务部门应立即汇总采购部门送交收料单及生产部门送交领料单，登记存货明细分类账及总账，定时和仓库查对。仓库管理员应定时盘点库存存货，编制存货盘点表。财务人员年底应抽查存货盘点表，对于生产经营过程中足以证实无实用价值和转让价值存货，依据主管领导同意处理意见，调整存货账务，以确保账实相符。内部审计人员应审查原始凭证、记账凭证、明细账和总账是否符合企业会计准则和会计制度要求，各方反应数据是否相符，对于企图侵占存货资产、伪造会计统计舞弊行为要保持高度警惕。2.2利用供给链管理供给链管理在存货管理方法、货物流、成本、信息流、风险、计划及组织间关系等方面比传统物流管理更具优势，是企业存货管理适应全球化竞争一个有效路径。2.2.1供给链管理有利于实现零存货管理供给链管理能够降低存货采购成本和订单管理成本，节省采购人员工资，供给商能够方便地取得存货采购信息，缩短交易时间，提升交易透明度和信用，建立相互信任伙伴关系。供给链思想摈弃了狭隘局部利益，它追求相关企业利益共享，追求利益相关者共赢。供给链管理能够最低程度地控制存货水平。经过扩展组织边界，供给链上各个企业组员建立战略合作关系，能够实时掌握存货信息组织生产和立即补充，经过快速反应降低存货水平，从而降低存货储存成本和缺货成本。供给链管理能够降低交易成本及经营费用，扩大销售额，提升企业存货周转率，为实施价廉物美销售策略提供确保。成功实施供给链战略是一个复杂系统工程，需要有输送、保管、流通加工、包装、装卸、信息等各个步骤协调配合为基础，存货管理虽只是供给链或传统供货过程中一个常见现象，但它包含供给链每个步骤。2.2.2供给链管理能帮助管理人员有效配置存货资源因为供给链中信息流、物流和资金流进行了有效计划和控制，能够最大程度提升效率和缩短工作周期，实现在合适时间把合适产品或服务送到合适地方。供给链管理是在企业资源规（ERP）基础上发展起来，它把企业制造过程、库存系统和供给商数据进行整合，从统一视角考虑产品制造过程中多种影响原因，以提升供给链中各组员效率和效益为目标，成为一个严密有机体。成功战略联盟和战略合作伙伴关系是供给链成功基础，而供给链间协调对于存货管理尤为关键。每个企业可能包含几条供给链，每一条全部可能有不一样商业需求，在给不一样供给链分配使用部分共同资源时，必需协调应建立在供给链价值增值基础上，其中最关键原因是估计存货需求能力。2.3加强存货内部会计控制针对企业存货管理要求，内部会计控制应着重考虑以下几方面：2.3.1企业内部会计控制采取人工和自动化相结合方法，保障存