总经办会议管理制度

总经办会议管理制度第一章总则

总经办会议管理制度旨在规范公司会议的组织、召开及管理，确保会议的高效性、有序性，提高决策质量和执行力度。以下为会议管理制度总则：

一、目的

1.加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量。

2.保障公司决策的科学性、民主性和合法性。

3.促进各部门之间的沟通与协作，提高公司整体运营效率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司总经办召集的各类会议，包括但不限于：总经理办公会议、专题会议、座谈会等。

2.各部门内部会议可参照本制度执行，并结合实际情况制定相应的管理规定。

三、基本原则

1.会议主题明确，议题务实，注重实效。

2.会前充分准备，会议有序进行，会后及时总结。

3.尊重与会人员，充分发扬民主，确保决策的科学性和合法性。

4.加强会议保密工作，确保会议内容的安全。

四、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议的召集、组织、主持和记录等工作由总经办负责。

2.各部门应积极配合总经办，确保会议的顺利进行。

3.与会人员应按时参加，因故不能参加的，需提前向总经办请假。

六、违规处理

1.未经批准，擅自缺席会议的，予以通报批评。

2.会议期间，违反会议纪律，影响会议正常进行的，予以警告或通报批评。

3.违反会议保密规定，泄露会议内容的，依法承担相应责任。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由总经办负责解释。各部门应认真贯彻执行，共同维护公司会议管理秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为公司会议流程相关管理规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题：总经办根据公司工作计划及实际需要，明确会议主题和议题，制定会议议程。

2.定于会议时间、地点：根据与会人员的时间安排，选择合适的会议时间、地点，并提前通知与会人员。

3.发送会议通知：总经办负责发送会议通知，明确会议主题、议题、时间、地点等信息，并要求各部门按时参加。

4.准备会议材料：会议召集人负责准备会议所需的各类材料，包括会议议程、相关报告、数据等，并于会前发送给与会人员。

二、会议签到

1.与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.会议召集人应核对与会人员签到情况，确保会议出席率。

三、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议题。

2.按照会议议程，依次进行各项议题的讨论。

3.各部门负责人或相关人员就议题进行发言，提出意见和建议。

4.会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见。

2.对重要事项进行表决，表决方式可根据实际情况选择：口头表决、举手表决或投票表决。

3.会议主持人宣布表决结果，形成会议决策。

五、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、议题、讨论情况、表决结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并于1个工作日内发送给与会人员。

六、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.各部门负责人应认真领会会议决策，及时向本部门传达，并组织落实。

七、会议反馈

1.与会人员对会议组织、会议内容等方面提出意见和建议。

2.总经办负责收集会议反馈，不断优化会议流程，提高会议质量。

八、会议纪要

1.会议纪要应包括会议主题、议题、讨论情况、表决结果、会议总结等内容。

2.会议纪要由会议记录人负责整理，经会议主持人审核后，发送给全体与会人员。

3.会议纪要作为公司决策的重要依据，应妥善保管。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议决策和成果的体现，对会议纪要的跟踪落实是确保会议效果的关键。以下为公司会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由总经办在1个工作日内发送给全体与会人员。

2.各部门负责人应确保本部门人员及时了解会议纪要内容，并按照会议决策开展工作。

二、会议决策任务的分解与落实

1.各部门根据会议纪要中的决策内容，分解任务，明确责任人和完成时限。

2.总经办负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落到实处。

3.各责任部门应定期向总经办汇报决策执行进度，遇到问题及时沟通解决。

三、会议决策执行的监督与评估

1.总经办设立专门的监督小组，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.监督小组应及时发现问题，提出整改意见，并督促相关部门整改到位。

3.每月底，总经办组织对会议决策执行情况进行评估，形成评估报告。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应进行归档管理。

2.总经办负责将会议纪要按照年度、会议类型等进行分类，并做好电子和纸质版归档。

3.会议纪要的查阅、借阅需遵循公司保密制度，确保信息安全。

五、会议决策落实的奖惩机制

1.对会议决策执行到位、成效显著的部门和个人，给予表彰和奖励。

2.对未按要求执行会议决策、工作落实不到位的部门和个人，视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

六、持续改进与优化

1.总经办定期收集各部门对会议纪要跟踪落实的意见和建议，不断优化会议纪要管理和执行流程。

2.结合公司发展需求，及时调整会议决策内容，确保决策的科学性和实用性。

第四章会议室管理规定

会议室是公司会议召开的重要场所，为保障会议的顺利进行，提高会议室使用效率，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.各部门需提前向总经办预订会议室，并提供会议主题、参会人数、会议时间等信息。

2.总经办根据预订信息，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.如遇特殊情况需临时调整会议室，总经办应及时通知相关部门。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静，设施齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板等。

2.总经办负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

3.会议召开前，会议室布置应满足会议需求，如摆放座位、调试设备等。

三、会议室使用规范

1.与会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

2.会议期间，不得在会议室吸烟、进食，不得擅自移动会议室设施。

3.会议结束后，各部门应负责清理会议室，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，与会人员应保管好个人物品，贵重物品请随身携带。

2.总经办负责会议室的安全检查，确保消防设施正常，疏散通道畅通。

3.遵循公司保密规定，会议内容不得泄露给无关人员。

五、会议室使用效率提升

1.总经办对会议室使用情况进行统计分析，合理安排会议时间，避免会议室闲置。

2.鼓励各部门错峰使用会议室，提高会议室使用效率。

3.总经办定期收集各部门对会议室使用的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

六、会议室维护与保养

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境良好。

2.对会议室设施进行定期检查、维修，确保设备正常运行。

3.如发现会议室设施损坏，应及时报修，并追究相关人员责任。

遵循以上会议室管理规定，有助于提高会议室使用效率，为公司各类会议的顺利召开提供有力保