外出会议制度管理制度

外出会议制度管理制度第一章总则

一、外出会议管理制度的目的

为确保公司各类外出会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议管理，制定本制度。本制度适用于公司各级管理人员及员工参与的外出会议。

二、外出会议的定义

外出会议是指公司员工因工作需要，在公司以外场所参加的各类会议，包括但不限于行业交流、业务洽谈、培训学习等。

三、外出会议的分类

1.高层管理会议：公司高层管理人员参加的会议，涉及公司战略规划、重大决策等事项；

2.业务会议：公司业务相关人员参加的会议，旨在推动业务发展、提升业务能力；

3.培训会议：公司组织或员工个人参加的培训课程、研讨会等，以提高员工素质和技能；

4.其他外出会议：除上述三类会议外的其他外出参会活动。

四、外出会议管理的原则

1.效率优先：确保会议的召开有助于公司业务发展，提高工作效率；

2.成本控制：合理控制外出会议的成本，遵循公司预算管理制度；

3.程序规范：遵循会议召开的程序要求，确保会议的合规性；

4.结果导向：注重会议成果的转化，确保会议目标的实现。

五、外出会议管理的责任部门

1.综合管理部门：负责公司外出会议的统筹规划、组织协调及监督管理工作；

2.各业务部门：负责本部门外出会议的申请、执行及成果总结工作；

3.财务部门：负责外出会议费用的预算审批、报销审核等工作。

六、本制度的解释权与修订权

本制度的解释权与修订权归公司综合管理部门所有。如有未尽事宜，公司综合管理部门可根据实际情况予以解释和修订。各部门应严格执行本制度，如有违反，将按照公司相关规定予以处理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主题确定：会议发起人应根据公司业务需求，明确会议主题，填写《外出会议申请表》，并提交至综合管理部门；

2.会议时间地点安排：综合管理部门收到申请后，负责与会议主办方沟通，确定会议时间、地点等相关事宜；

3.会议通知：综合管理部门将会议时间、地点、议程等信息通知参会人员，并在公司内部发布会议通知；

4.会议资料准备：会议发起人负责准备会议所需的资料，包括但不限于会议议程、演讲稿、PPT等。

二、会议召开

1.参会人员签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会议现场，完成签到手续；

2.会议主持人宣布会议议程：会议主持人简要介绍会议主题、议程、参会人员等；

3.会议发言：按照议程安排，各发言人进行发言；

4.会议讨论：参会人员针对发言内容进行讨论，提出意见和建议；

5.会议总结：主持人对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划及责任人。

三、会议记录

1.会议纪要：会议记录人负责记录会议讨论内容、结论及行动计划；

2.会议纪要审核：会议纪要完成后，由会议主持人进行审核，确保记录准确无误；

3.会议纪要分发：综合管理部门将会议纪要发送至参会人员及相关部门，以便跟踪落实。

四、会议后续工作

1.跟进会议决策：各责任人根据会议纪要中的行动计划，按时完成相关工作；

2.反馈会议成果：会议发起人负责收集会议成果，并在下一次会议上进行分享；

3.会议费用报销：参会人员按照公司财务制度，提交会议费用报销申请；

4.会议效果评估：综合管理部门对会议效果进行评估，并根据评估结果对会议管理制度进行优化。

五、会议保密工作

1.会议内容保密：参会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容；

2.会议资料管理：会议结束后，会议资料应统一归档，妥善保管；

3.保密协议：对于涉及公司商业秘密的会议，参会人员需签订保密协议。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要编制：会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编制，确保内容详实、准确；

2.会议纪要审核：会议纪要完成后，由会议主持人或指定人员进行审核，确保纪要内容真实反映会议讨论成果；

3.会议纪要发布：审核通过后，综合管理部门将会议纪要发送至相关参会人员及部门，确保各部门了解会议决策和行动计划。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.任务分配：根据会议纪要，明确各项任务的责任人，并将任务分配至相关部门；

2.任务进度跟踪：综合管理部门定期收集各责任人的工作进度，了解会议决策的执行情况；

3.问题协调：在任务执行过程中，如遇到问题，综合管理部门应及时协调相关部门，协助解决问题；

4.进度汇报：各责任人需定期向会议发起人及综合管理部门汇报工作进度，确保会议决策的落实。

三、会议纪要的评估与反馈

1.评估会议纪要执行效果：综合管理部门对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题及不足；

2.反馈机制：建立会议纪要反馈机制，鼓励参会人员提出意见和建议，不断优化会议纪要的编制和执行；

3.改进措施：根据评估结果，制定相应的改进措施，提升会议纪要的执行效果。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档：会议纪要经过审核、发布后，应统一归档，便于查阅和追溯；

2.查阅权限：设置会议纪要的查阅权限，确保公司内部相关人员可以查阅到相关会议纪要；

3.查阅记录：记录会议纪要的查阅情况，以便了解各部门对会议纪要的关注程度。

五、会议纪要的持续改进

1.定期回顾：综合管理部门定期组织回顾会议纪要的执行情况，总结经验教训；

2.优化流程：根据回顾结果，优化会议纪要的编制、发布、执行、反馈等环节；

3.提升会议效率：通过优化会议纪要管理流程，提高会议效率，确保公司决策的快速落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订遵循“先到先得”原则，各部门应提前预订以确保会议场地；

2.预订流程：各部门通过公司内部预订系统提交会议室申请，填写相关信息，包括会议时间、参会人数、所需设备等；

3.审批权限：综合管理部门负责审批会议室预订申请，有权根据实际情况调整会议室分配。

二、会议室使用规范

1.使用时间：会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟归还；

2.设备使用：参会人员应熟悉会议室设备操作，如遇问题及时联系技术支持；

3.环境保护：使用会议室时，应注意保持环境整洁，不得乱丢垃圾或损坏设备；

4.会议纪律：会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意进出，确保会议顺利进行。

三、会议室设备管理

1.设备清单：综合管理部门应定期更新会议室设备清单，确保设备齐全、功能正常；

2.设备维护：定期对会议室设备进行维护保养，确保设备处于良好状态；

3.故障处理：会议期间如遇设备故障，应及时联系技术支持进行维修，以免影响会议进程。

四、会议室安全管理

1.安全意识：参会人员应具备安全意识，遵守公司安全规定；

2.紧急疏散：了解会议室紧急疏散路线，遇紧急情况时迅速撤离；

3.保密要求：会议室内涉及公司机密内容的讨论，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

五、会议室服务与支持

1.会前准备：综合管理部门负责会前会议室的布置、设备检查等工作；

2.会议服务：会议期间，提供必要的茶水、文具等服务；

3.会后整理：会议结束后，综合管理部门应及时整理会议室，确保场地整洁。

六、会议室管理优化

1.意见收集：定期收集各部门对会议室管理的意见和建议，改进服务质量；

2.流程优化：根据实际需求，不断优化会议室预订、使用、维护等流程；

3.提高效率：通过优化会议室管理，提高会议效率，为公司创造更好的会议环境。

第五章附则

一、本制