施工项目会议管理制度

施工项目会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

（一）为加强施工项目会议管理，提高会议效率，明确会议决策事项的落实，确保项目顺利进行，特制定本制度。

（二）会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，注重解决问题，提高决策质量。

二、适用范围

本制度适用于公司内部施工项目相关的各类会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、验收总结会等。

三、会议分类

根据会议性质和内容，施工项目会议分为以下几类：

（一）项目启动会：在项目启动阶段召开，明确项目目标、任务分工、进度计划等。

（二）进度汇报会：定期召开，了解项目进展情况，协调解决项目推进中的问题。

（三）问题协调会：针对项目实施过程中出现的问题，组织相关部门进行协调解决。

（四）验收总结会：在项目验收阶段召开，总结项目实施过程中的经验教训，为今后类似项目提供借鉴。

四、会议组织与管理

（一）会议的组织和管理工作由项目负责人或指定专人负责。

（二）会议组织者应提前做好会议议程安排，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

（三）会议组织者负责通知参会人员，并确保会议资料齐全、准确。

（四）会议组织者应做好会议记录，并在会议结束后及时整理会议纪要。

五、参会人员职责

（一）参会人员应准时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

（二）参会人员应积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

（三）参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序。

六、本制度的解释权归公司董事会所有，自颁布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议召开的必要性。

2.制定会议议程，包括会议主题、议题、讨论重点、预计时长等。

3.确定会议时间、地点，确保符合大部分参会人员的时间安排。

4.筛选参会人员，确保与会议主题相关的各部门、各岗位代表参会。

5.发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程、参会人员等，并提前至少三天通知参会人员。

6.准备会议资料，包括但不限于项目进度报告、问题清单、解决方案等。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和预计时长。

2.各部门代表按照议程顺序汇报工作，提出问题，分享经验。

3.参会人员针对汇报内容展开讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人汇总讨论成果，形成决策事项。

5.如有必要，可邀请专家或第三方机构进行培训、指导或咨询。

三、会议决策

1.会议主持人梳理决策事项，确保参会人员对决策内容达成一致。

2.明确决策事项的责任人、完成时限和验收标准。

3.对重大决策事项进行投票表决，确保决策的民主性和合法性。

4.会议主持人宣布决策结果，并对未通过的决策事项进行说明。

四、会议总结

1.会议主持人总结本次会议的成果、共识和待解决的问题。

2.确定下次会议的时间、地点、议程和参会人员。

3.感谢参会人员的积极参与，强调会议决策的落实和执行。

五、会议记录

1.会议组织者负责记录会议全过程，包括会议议程、参会人员、讨论内容、决策事项等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于后续跟踪落实。

3.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，并发送给参会人员确认。

4.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、责任人、完成时限等。

六、会议跟踪与落实

1.会议组织者负责跟进会议决策的执行情况，确保各项任务按时完成。

2.定期召开会议，检查决策事项的落实情况，对未完成的任务进行催办。

3.对会议决策的执行过程中出现的问题，及时组织相关人员协调解决。

4.会议决策完成后，组织验收，总结经验教训，为今后类似项目提供借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议组织者应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保记录准确无误。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决策事项、责任分配、完成时限等关键信息。

3.会议组织者将会议纪要发送给所有参会人员及相关部门，以供确认和参考。

4.参会人员应在收到会议纪要后的两个工作日内提出修改意见或确认无误。

5.会议组织者根据反馈意见修改会议纪要，并最终定稿。

二、会议纪要的执行与监督

1.会议纪要中明确的决策事项和任务分配，各责任人应按照既定时限和标准执行。

2.会议组织者应建立跟踪机制，定期检查决策事项的执行进度，确保各项任务按时完成。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议组织者报告，寻求支持和协调。

4.会议组织者应根据实际情况调整执行计划，必要时召开临时会议，解决重大问题。

三、会议纪要的更新与反馈

1.会议组织者应在每个跟踪周期结束后更新会议纪要，记录执行情况、遇到的问题和解决方案。

2.更新的会议纪要应及时发送给所有相关人员和部门，保持信息同步。

3.鼓励参会人员对会议纪要的执行情况提供反馈，对执行效果和改进措施提出建议。

4.会议组织者应对反馈进行整理，并在后续会议中讨论和采纳合理的建议。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要定稿后，应由专人负责归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档的会议纪要应按照项目或时间顺序进行编号，便于查阅。

3.公司内部员工可根据工作需要查阅会议纪要，了解项目进展和决策情况。

4.对于涉及商业秘密或敏感信息的会议纪要，应严格控制查阅权限，确保信息安全。

五、会议纪要的考核与评价

1.定期对会议纪要的执行情况进行考核，评估决策事项的完成质量。

2.考核结果作为部门和个人绩效评价的依据之一，激励员工积极参与会议决策的落实。

3.通过考核发现的问题和不足，应及时总结经验，优化会议管理制度，提高管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便安排合适的会议室。

3.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如有变动，需提前通知行政部门。

4.行政部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保资源合理利用。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循预定时间，不得迟到或提前占用。

2.会议室内应保持整洁，参会人员应爱护公物，不得随意损坏设备。

3.会议室内禁止吸烟、进食，确保会议环境的舒适和卫生。

4.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，避免影响会议进程。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设备使用前，应确保设备正常运作，如有问题，应及时向行政部门报告。

2.会议组织者应提前熟悉设备操作，如有需要，可向行政部门申请技术支持。

3.会议室设备使用后，应恢复原状，确保设备处于良好状态，方便后续使用。

4.对于故意损坏会议室设备的行为，将追究相关责任人的责任。

四、会议室清洁与维护

1.行政部门负责会议室的日常清洁和维护工作，确保会议室环境卫生。

2.会议结束后，会议组织者应督促参会人员共同清理会场，保持整洁。

3.定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

4.根据实际情况，对会议室进行适当改造和升级，提升会议体验。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，防止无关人员进入。

2.会议室内禁止存放贵重物品，如有遗失，公司概不负责。

3.遵守公司消防安全规定，会议室内禁止使用明火，确保消防安全。

4.如遇紧急情况，参会人员应立即采取措施，并报告行政部门。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。

2.严重违反规定，导致设备损坏、安全事故等严重后果的，将依法追究相关责任人法律责任。

3.鼓励员工相互监督，共同维护会议室的管理秩序。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会所有，如有变更，将及时通知全体员