部门安全会议管理制度

部门安全会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保部门安全会议的有序进行，提高会议效率，保障信息安全，制定本管理制度。本制度旨在明确会议的组织流程、会议纪要的跟踪落实、会议室的管理等方面，遵循高效、严谨、保密的原则。

二、适用范围

本管理制度适用于我部门所有安全相关的会议，包括但不限于安全形势分析会、安全培训会、安全检查总结会等。

三、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间周期召开的会议，如每月安全例会、每季度安全形势分析会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织的会议，如突发事件应急处置会、专项安全检查会等。

四、参会人员

1.必须参会人员：部门领导、安全管理人员、相关岗位工作人员等。

2.邀请参会人员：根据会议主题，可邀请相关部门负责人、专家、外部人员等。

五、会议组织

1.定期会议由安全管理部门负责组织，临时会议由发起人或部门领导指定人员负责组织。

2.会议组织者需提前拟定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等，并在会议召开前通知参会人员。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离开会场，不得泄露会议内容。

3.会议组织者应确保会议内容真实、客观、全面，不得隐瞒、歪曲事实。

七、保密要求

1.会议涉及的信息资料，按照公司保密规定进行管理。

2.参会人员应签订保密协议，严格遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。

八、本管理制度的解释权归部门安全管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行本管理制度，共同维护部门安全会议的顺利进行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据工作计划或实际需要，确定会议主题和目的，制定会议议程。

2.确定会议时间、地点，提前通知参会人员，并在会议通知中明确会议议程、目的和准备工作要求。

3.会议组织者应确保会议室设施设备齐全，包括但不限于投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

二、会议签到

1.会议开始前，设置签到台，由专人负责签到工作。

2.参会人员应在会议签到表上签到，注明签到时间。

3.会议组织者应统计签到情况，确保参会人员到齐。

三、会议主持与发言

1.会议由主持人宣布开始，介绍参会人员，明确会议主题和议程。

2.会议组织者或相关部门负责人按照议程安排，依次发言。

3.发言人应围绕会议主题，简明扼要地陈述观点，鼓励与会人员积极发言，充分讨论。

四、会议讨论与决策

1.会议主持人引导参会人员进行讨论，确保会议议题得到充分讨论。

2.参会人员可就会议议题提出建议、意见和疑问，会议主持人应及时回应并引导讨论。

3.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

4.会议决策结果应记录在会议纪要中，由会议组织者负责落实。

五、会议总结

1.会议接近尾声时，由主持人对会议讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议组织者应对会议进行评估，收集参会人员的意见和建议，为下次会议提供改进方向。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会议组织者负责收集会议纪要、签到表等资料，整理归档。

3.参会人员离开会场，会议组织者负责检查会议室设施设备，确保关闭电源、门窗等。

七、会议通知与资料发放

1.会议组织者应在会议结束后，及时将会议纪要、决策结果和相关资料发送给参会人员。

2.对于重要会议，会议组织者应确保参会人员收到并阅读相关资料，必要时进行口头通知。

八、会议流程的优化与调整

1.会议组织者应不断总结经验，根据实际需要调整会议流程。

2.鼓励参会人员提出改进意见，共同提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写

1.会议纪要应由指定的记录员在会议过程中实时记录，确保记录准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果、责任分工等内容。

3.会议纪要编写完毕后，应由会议组织者或主持人审核，确保内容无误。

二、会议纪要的审批与发布

1.审核通过的会议纪要，需提交给部门领导审批。

2.部门领导审批通过后，会议纪要应以正式文件形式发布。

3.会议纪要的发布应及时，以确保参会人员和相关人员了解会议内容和决策。

三、会议纪要的传达与执行

1.会议组织者负责将会议纪要传达给相关责任人和执行人员。

2.相关责任人和执行人员应认真阅读会议纪要，明确自己的工作任务和完成时限。

3.会议组织者应对执行情况进行跟踪，确保会议决策得到有效落实。

四、会议纪要的跟踪与监督

1.会议组织者应定期检查会议决策的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

2.对于执行过程中出现的问题和困难，会议组织者应及时协调解决，确保工作顺利进行。

3.部门领导应对会议纪要的执行情况进行监督，对工作成效进行评估。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定的归档制度进行保存，便于日后查阅。

2.鼓励参会人员和相关人员查阅会议纪要，了解会议内容和决策执行情况。

3.会议组织者应定期整理会议纪要，对重要会议纪要进行备份，确保资料安全。

六、会议纪要的改进与优化

1.会议组织者应收集参会人员对会议纪要的意见和建议，不断改进和完善会议纪要的编写和发布流程。

2.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析存在的问题，为提高会议质量和效率提供参考。

七、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况应作为部门和员工绩效考核的依据之一。

2.对于会议决策执行不力的情况，应追究相关责任人的责任，确保会议决策得到有效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用前需提前预订，预订者需向会议室管理部门提交申请，包括会议时间、预计参会人数、所需设施设备等信息。

2.会议室管理部门根据申请信息进行审核，确保会议室使用符合规定，避免时间冲突。

3.预订成功后，会议室管理部门应及时通知预订者，并提供必要的服务支持。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应满足会议需求，包括座位安排、投影设备、音响系统等。

2.会议室管理部门负责定期检查和维护设施设备，确保设备正常运行。

3.预订者如有特殊需求，应提前与会议室管理部门沟通，协商解决。

三、会议室使用规范

1.参会人员在会议室内应保持安静，遵守会议纪律，不得吸烟、乱丢垃圾等。

2.会议室内禁止携带易燃、易爆物品，确保消防安全。

3.使用会议室期间，预订者应确保设施设备完好无损，如有损坏，需承担相应责任。

四、会议室清洁与卫生

1.会议室管理部门负责会议室的日常清洁与卫生工作，确保会议室环境整洁。

2.预订者在会议结束后，应协助清理会议室内垃圾，保持卫生。

3.对于突发卫生问题，预订者应及时通知会议室管理部门处理。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.会议室内应设置专门的保密柜，用于存放会议资料，以防泄露。

3.参会人员应遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容和涉及的信息。

六、会议室资源合理利用

1.会议室管理部门应合理安排会议室资源，提高使用效率。

2.鼓励预订者错峰使用会议室，减少时间冲突，确保会议室资源最大化利用。

3.对于长期闲置的会议室，会议室管理部门可进行合理调整，以满足部门内部需求。

七、会议室管理制度的修订与完善

1.会议室管理部门应定期收集参会人员对会议室管理的意见和建议，不断优化管理制度。

2.针对存在的问题，会议室管理部门应及时修订管理制度，确保制度的有效性和实用性。

3.修订后的会议室管理制度应广泛宣传，确保相关人员了解并遵守。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，如有修改，将及时通知相关部门和人员。