例行会议制度_第1页
例行会议制度_第2页
例行会议制度_第3页
例行会议制度_第4页
例行会议制度_第5页
已阅读5页,还剩2页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

例行会议制度第一章总则

为确保公司例行会议的高效、有序进行,提高会议质量,明确会议目的,规范会议管理,特制定以下“例行会议制度”。

一、会议目的

1.沟通交流:为公司各部门提供一个信息交流平台,促进部门间的协作与沟通。

2.决策指导:针对公司重要事项进行讨论、分析和决策,确保公司战略目标的实现。

3.问题解决:针对工作中存在的问题和困难,集思广益,寻求解决方案。

4.工作总结:定期对各部门工作进行总结,分享经验,提高工作效率。

二、会议原则

1.精简高效:会议时间应控制在合理范围内,议题明确,发言精炼,注重实效。

2.公开透明:会议内容应保持公开、透明,确保各部门对会议决策的知情权。

3.集体决策:会议决策应充分发扬民主,尊重少数意见,确保决策的合理性和科学性。

4.责任明确:会议确定的各项工作任务,要明确责任人和完成时限。

三、会议类型

1.常规会议:定期召开,如周例会、月例会等,主要对日常工作进行总结、部署。

2.专题会议:根据工作需要,针对特定议题召开的会议。

3.紧急会议:遇有紧急事项,需立即召开会议进行讨论和决策。

四、会议组织与管理

1.会议的组织和召开,由公司管理层或相关部门负责。

2.会议通知应提前发出,明确会议时间、地点、议题等。

3.参会人员应按时参加,如有特殊情况不能参加,需提前请假。

4.会议主持人负责维护会议秩序,确保会议按既定议程进行。

五、本制度的解释权归公司管理层所有,自发布之日起实施。如有未尽事宜,可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度,共同维护会议秩序,提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题:会议发起人应根据公司发展需要,提前收集和整理会议议题,议题应具有针对性和可行性。

2.发送会议通知:会议组织者应在会议召开前,将会议时间、地点、议题等内容发送给参会人员,确保参会人员提前做好准备。

3.准备会议材料:会议组织者应提前准备与议题相关的背景资料、数据报告等,以便参会人员在会前了解议题背景,提高会议效率。

二、会议召开

1.会议签到:会议开始前,由会议组织者负责签到,确保参会人员准时到场。

2.会议开幕:主持人宣布会议开始,简述会议主题和议程,强调会议纪律。

3.议题讨论:按照会议议程,逐个讨论议题。发言人应简明扼要地阐述观点,其他参会人员可针对议题发表意见和建议。

4.决策表决:针对议题,主持人可组织参会人员进行表决,形成会议决策。

三、会议记录

1.会议记录:指定专人负责记录会议内容,包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录整理:会后,会议记录人应及时整理会议记录,形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议总结:主持人对本次会议的讨论情况进行简要总结,强调会议决策的执行和落实。

2.工作部署:针对会议决策,主持人应明确责任人和完成时限,确保决策的贯彻落实。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束,感谢参会人员的参与。

2.会议组织者收集会议纪要和反馈意见,为下次会议提供参考。

六、会议后续工作

1.会议纪要的分发:将会议纪要发送给相关部门和人员,以便了解会议内容和决策结果。

2.决策落实:各部门应根据会议决策,制定具体实施方案,确保决策的执行。

3.跟踪反馈:会议组织者应对会议决策的执行情况进行跟踪,及时了解进展,对存在的问题予以协调解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后,会议记录人应尽快整理会议内容,形成详细的会议纪要。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配及完成时限等关键信息。

3.会议纪要编制完成后,需提交给会议主持人或相关负责人进行审批,确保纪要内容的准确性和完整性。

二、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应通过公司内部通讯系统、邮件或公告等形式,及时发布给所有参会人员和相关利益相关者。

2.会议纪要的发布应确保各部门和员工能够迅速获取会议信息,明确工作方向和任务要求。

三、会议决策的执行与监督

1.各责任部门和责任人应根据会议纪要中的决策和任务分配,制定具体的执行计划和时间表。

2.责任部门和责任人应定期汇报工作进展和决策执行情况,确保会议决策得到有效实施。

3.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行监督,及时发现问题并采取措施解决。

四、问题反馈与协调

1.在会议决策执行过程中,如遇到问题或困难,相关部门应及时反馈给会议组织者或公司管理层。

2.会议组织者应根据反馈情况,协调相关部门和资源,协助解决执行过程中出现的问题。

3.对于重大问题,应召开专题会议进行讨论,形成新的决策,以确保工作的顺利进行。

五、跟踪评估与改进

1.定期对会议决策的执行效果进行评估,分析存在的问题和不足,提出改进措施。

2.根据评估结果,调整和优化会议管理流程,提高会议决策的执行力和效果。

3.对会议纪要的跟踪落实情况进行总结,形成经验教训,为今后类似会议提供借鉴。

六、责任追究与激励机制

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和人员,应视情况采取相应的责任追究措施。

2.建立激励机制,对会议决策执行到位、成效显著的部门和人员给予表彰和奖励,以提高全体员工对会议决策的重视程度和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度,各部门或个人需提前向行政管理部或指定人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政管理部根据预订申请,合理安排会议室,确保会议的顺利进行。

二、会议室使用

1.会议室使用应遵循先预约先使用的原则,未经预订不得擅自占用会议室。

2.会议室内应保持整洁,参会人员应爱护会议室设施,不得随意挪动或损坏。

3.会议室内禁止吸烟、进食,确保会议环境的舒适和卫生。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部负责维护和管理,确保设备正常运行。

2.会议组织者应在会议前检查设备是否齐全、功能正常,如有问题及时联系行政管理部解决。

3.会议结束后,参会人员应将设备归位,关闭电源,避免长时间待机损耗设备。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的安全环境,防火、防盗等措施应符合公司安全规定。

2.会议室内涉及公司机密内容的讨论,参会人员应遵守保密规定,不得泄露会议内容。

3.会议结束后,会议组织者应确保不留下任何涉及敏感信息的资料或文件。

五、会议室服务

1.行政管理部应提供专业的会议服务,包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.会议期间,如有需要,行政管理部应及时提供必要的会议支持,确保会议顺利进行。

3.会议结束后,行政管理部应收集会议反馈意见,不断改进会议室服务质量和会议体验。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门,将视情节严重程度给予相应处罚。

2.行政管理部应加强对会议室使用的监督和检查,对违规行为及时制止并记录在案。

3.定期对会议室管理规定进行宣传和培训,提高全体员工对会议室管理规定的认识和遵守程度。

第五章附则

1.本制度自发布之日起实

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论