电子商务公司财务管理制度

电子商务公司财务管理制度一、总则 1二、适用范围 1三、电商部财务职责 1四、电商部财务人员组织架构 1五、淘宝店铺和支付宝账户管理 1六、电商部资金管理 2七、电商部费用报销管理 21.费用报销规定 22.费用报销流程 3八、电商部借款管理 3九、电商部账务处理方法 41.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式） 42.从量模式和客服模式 4十、电商部财务对账与结算 5十一、其他说明事项 5十二、附件 5总则为促进企业规模化大发展，发挥财务在电商部经营管理和提高经济效益中的作用，使本部门的财务活动做到有章可循，参照有关规定，制定本办法。电商部相关工作人员须依照本办法开展工作。适用范围本办法适用于电商部所有工作人员，以及与电商业务相关的所有其他部门人员。电商部财务职责负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行。负责本部门的财务预算、公司支付宝账户收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作。电商部财务人员组织架构财务负责人财务负责人会计会计出纳出纳 淘宝店铺和支付宝账户管理公司网上销售产品必须启用企业店铺，原已存在的个人店铺需及时清理，未经法人授权的个人店铺，不允许使用。企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料备案，并有电商部门负责人的签字。企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种。店铺直属支付宝与淘宝店铺紧密相连，承载店铺所有的收支业务；企业支付宝账户在申请企业店铺的时候，仅用于验证企业身份，在店铺经营过程中产生的收支业务，不经由企业支付宝账户办理。公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮箱需报集团监察部门做备案登记，员工离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账号密码交回公司，由新的接任人接收管理。公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向他人泄露支付宝账户信息。公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，严禁使用任何个人或其他公司银行账户。需由支付宝付款的一切支出，包括但不限于店铺装修、维护以及缴纳各种业务保证金，均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。公司对公账户与支付宝之间的转账业务，涉及到缴纳业务保证金的款项，需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。电商部资金管理电商部以向集团借支业务备用金的方式取得流动资金，用于电商部门日常经营活动，并按集团规定的利率结算利息，有偿使用。借支备用金需按照集团财务相关流程进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新的备用金时，电商部需将上笔备用金的用途做详细说明并上报集团财务备案。淘宝店铺所有货物销售必须走公司流程，所有销售收入必须进入公司指定账户，严禁其他途径销售产品或将货款打入其他账户。财务人员应于每月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定的银行账户。由于退货和退款的业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入到达支付宝账户15天之后方可办理，当月不能办理提现的销售收入，延期至下月提现。电商部费用报销管理费用报销规定本部门所发生的日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）以及货物运输产生的运输费用，均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票由于个人原因未及时索取或丢失，财务不予报销。员工报销招待费时，除正规合法发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡支付）同时交财务备案，单据不齐全的，财务不予报销。财务人员需对每张发票金额及内容的真实性、合法性、有效性进行审核，并对有关财务制度及财经纪律规范性进行审查。出纳人员付款时需检查各项单据是否完成所有审批手续，审批手续齐全后两个工作日之内支付报销款，并在原始单据上加盖“现金付讫章”。经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超过时间财务不予报销。如取得发票与公司规定不符且需重新取得发票，必须在7日内到财务部备案，取得发票时间最长不得超过30天，否则财务不予报销。关于招待费和差旅费的标准需严格按照集团财务相关制度执行。费用报销流程经办人取得正规合法票据→财务人员审核签章→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款/核销欠款电商部借款管理淘宝店铺活动返现款和刷单款以及电商部日常业务支出，由经办人员先向本部门财务借款，活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项。借款人因公需要借支的临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还日期。对于单笔借款金额超过5000元的款项，需提前一天通知财务进行备款。借款人应自办理事项结束后，按照相关规定，凭相关手续、发票、报销单等有效单证尽快到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则财务不予报销。借款人的借款时间最长不超过30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理完毕的，经财务负责人批准同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超过三个月,每年底会计结帐前对个人借款进行清理。本部门所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款。如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资。借款流程借款人填写借支单→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款借款审批权限单位：元分类及手续经办人部门负责人主管副总财务负责人总经理董事长签批责任说明电商部相关人员借款审批单单笔金额≤300元√√√部门负责人、分管副总：对所属部门是否同意经办负责；财务负责人：对资金预算负责300＜单笔金额≤1000√√√√1000＜单笔金额≤3000√√√√√单笔金额＞3000√√√√√√电商部账务处理方法根据本部门战略定位及销售模式不同，电商部账务按以下两种方式分别进行处理：1.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式）1.1此种模式相当于视同买断方式代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。公司需将电商部的业务活动单独设立账套进行核算，电商部独立进行财务核算并执行与集团财务相一致的财务制度，定期按集团要求编制财务报表并上报。1.2电商部财务需严格按照预先设定好的内部转移价格，核算采购成本，并据此与各供应单位和部门结算。商品发货时，与商品相关的价值和风险同时转移给电商部，由电商部核算商品成本、收入和利润。1.3电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行承担。1.4电商部财务人员需定期向上级部门和领导提交财务分析报告，分析本部门的投入和产出情况，并对本部门的长远发展提出建设性意见和建议。2.从量模式和客服模式2.1此种模式相当于以收取手续费的方式代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设专人负责电商部财务工作。电商部门不专设财务人员，亦不独立进行财务核算。2.2集团财务应对电商部门所发生的支出单独进行归集，分品种核算商品盈亏。2.2电商部所发生的非专属于本部门的费用支出，包括物流运输费用、活动返现以及其他销售费用，由财务人员按照实际归属于各产品的费用分配给各供应单位和部门，并制作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。电商部财务对账与结算物流对账与结算电商部财务人员应于每月25日至下月3日前对当月所发生的运输费用和物流公司对账，对账依据为运输公司传递的明细单以及发货人员移交财务的发货单。对账完成后，根据业务人员与物流公司协商的结算周期将款项结算给各物流公司。在途商品对账电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将在途商品与未完成的订单进行核对，并将比对结果报各供应单位和部门，各供应单位和部门核对无误后完成对账。销售对账与结算电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将支付宝余额与上月销售成功的订单一一核对。对已完成销售并且已过退货期的订单（支付宝收款15天后）方可提现。提现后按照不同业务类型，将销售收入按预先确定的价格结算给相应货物供应单位和部门。其他说明事项1.公司所有线上产品的定价经相关领导批准后，均需将报价单到财务做备案登记，未到财务备案的产品一律不准上线销售。2.本管理办法自发布之日起施行。附件：财务流程财务结算流程退货、退款流程费用报销流程借款流程流程节点说明电商部账务处理电商会计账务处理电商会计的特点：1、电商销售有一定的退货率，需要计提。2、销售价格变动大，活动折扣经常发生。3、确认交易日期为客户收到货物并确认的日期。4、销售费用大5、收入需要经过支付宝、微信或平台内进行提现。6、虚拟积分也应当确认为收入7、商品多，价格变动大，成本核算麻烦。一、采购的账务处理1、购入商品分录借：库存商品应交税费-应交增值税(进项税额)贷：银行存款/预付账款/应付账款等2、购入过程中发生的运费、保险等费用计入产品价格借：库存商品-A产品应交税费-应交增值税(进项税额)贷：银行存款/预付账款/应付账款等一、采购的账务处理1、购入商品分录借：库存商品应交税费-应交增值税(进项税额)贷：银行存款/预付账款/应付账款等2、购入过程中发生的运费、保险等费用计入产品价格借：库存商品-A产品应交税费-应交增值税(进项税额)贷：银行存款/预付账款/应付账款等3、库存商品库存费用借：管理费用--仓储费贷：银行存款4、库存商品成本核算对于产品单一，价格相对变动不大，进货不频繁的使用“先进先出”法：如果是产品多样，进货频繁则使用“月末一次加权平均”法进行核算；如果涉及到批发，且毛利润相对固定，则使用以销售价格核算成本的方法。5、平台保证金借：其他应收款--京东/淘宝押金贷：银行存款二、销售商品的会计分录A、一般交易流程的客户1、商品发出借：发出商品-XX店铺贷：库存商品PS:电商成交按客户签收确认货物为成交日期，发出商品时由于未能确定最终能否成交，故不确认收入和成本，只做发出商品处2、客户确认收货借：其他应收款--XX平台应交税费--应交增值税--销项税贷：主营业务收入借：主营业务成本贷：发出商品-XX店铺入公司账户。3、第三方担保平台清算货款借：其他货币资金-支付宝/微信/等等财务费用-手续费贷：其他应收款--XX平台B、顾客退回重发商品的会计处理：1、收到退回商品借：库存商品贷：发出商品或借：发出商品(红字)贷：库存商品(红字)2、如果承担退回的快递费借：管理费用--快递费贷：银行存款3、重新发货借：发出商品贷：库存商品4、确认收货借：其他应收款--XX平台应交税费--应交增值税-销项税贷：主营业务收入借：主营业务成本贷：发出商品5、平台清算后会计处理借：其他货币资金-支付宝/微信/等等财务费用-手续费贷：其他应收款--XX平台C、顾客拒收并取消交易1、发货时借：发出商品-XX店铺贷：库存商品2、收到退货时借：库存商品贷：发出商品或借：发出商品(红字)贷：库存商品(红字)PS:在用户确认收货前，交易时间并未完成。所以只用做商品状态的变动，而不需要3、如果公司需要承担运费，则计入销售费用借：销售费用-运杂费贷：银行存款D、商业折扣的账务处理1、满减及折扣商业折扣，按照实际成交价格计收入。借：其他应收款--平台结算贷：主营业务收入D、商业折扣的账务处理1、满减及折扣商业折扣，按照实际成交价格计收入。借：其他应收款--平台结算贷：主营业务收入2、赠品，买N赠一的账务处理买N赠一与买A产品送B产品属于捆绑销售行为。收入的确认以实际收到的货款作为收入，成本为所付出所有产品的成本。确认收入借：其他应收款--平台结算贷：主营业务收入应交税费--应交增值税-销项税额结转成本借：主营业务成本贷：库存商品--A产品(实际付出产品价格)库存商品--B产品(赠品)费用的赠品需要转出进项税，且企业所得税，税前抵扣有数额限制。三、其他费用的账务处理三、其他费用的账务处理1、向平台充值向京东、淘宝等平台充值推广。充值时分录借：其他应收款-xx平台贷：其他货币资金-支付宝账户2、计算本月实际消费广告借：销售费用-广告宣传费-淘宝