机关会议记录管理制度

机关会议记录管理制度第一章总则

为确保机关会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议决议的执行，根据相关法律法规，结合本机关实际情况，特制定本会议管理制度。

一、本制度适用于本机关组织的各类会议，包括但不限于全体会议、专题会议、办公会议等。

二、会议旨在传达政策、研究工作、解决问题、部署任务，参会人员应充分准备，积极参与，确保会议质量。

三、会议的组织与管理应遵循以下原则：

1.统一领导、分工负责；

2.议事公开、民主集中；

3.精简高效、注重实效；

4.严谨保密、确保安全。

四、会议的组织者负责会议的筹备、召开和总结，确保会议达到预期效果。

五、参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论，如实反映情况，认真执行会议决议。

六、会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，明确会议决议和责任分工，便于跟踪落实。

七、本机关各部门应按照职责分工，协同配合，共同推进会议决议的落实。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

九、本制度的解释权归本机关所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型、规模、时间、地点等要素。

2.根据会议主题和目标，邀请参会人员，确保参会人员具备相关知识和经验。

3.制定会议议程，包括会议主题、议题、发言顺序、预计时长等，并提前通知参会人员。

4.准备会议所需材料，如报告、数据、图表等，并确保资料的准确性和完整性。

5.提前布置会议室，确保设施设备齐全、功能正常，如音响、投影仪、白板等。

二、会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

2.各议题负责人按议程顺序汇报工作、阐述观点，其他参会人员可提出疑问、建议和意见。

3.会议主持人引导讨论，确保会议围绕主题进行，避免跑题。

4.讨论结束后，会议主持人总结各方意见，形成决议。

5.如有需要，可对会议决议进行投票表决，确保决策的民主性和合法性。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录真实、准确、完整。

2.记录内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决议等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并以书面形式提交给会议主持人审核。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决议的执行要求和责任分工。

2.将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和决议。

3.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

4.会议组织者收集反馈意见，为下一次会议提供改进依据。

五、会议决议的执行

1.各部门根据会议决议，制定具体实施方案，明确责任人、完成时限等。

2.会议组织者对会议决议的执行情况进行跟踪、督促和检查。

3.如遇到问题，应及时报告并协调解决，确保会议决议的落实。

4.定期对会议决议的执行情况进行汇总，向机关领导汇报。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人负责整理，确保内容准确、完整，决议明确。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、主要观点、形成的决议及责任分配等关键信息。

3.会议纪要完成后，应提交给会议主持人或主要领导审核，确保纪要内容的准确性和权威性。

4.审核通过后的会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、内部网络平台等方式通知所有参会人员。

二、会议纪要的传达与学习

1.各部门负责人应确保会议纪要传达至本部门每一位相关人员。

2.组织相关人员对会议纪要内容进行学习和讨论，确保每位员工了解会议决议和各自的责任。

3.对会议纪要中的关键信息和任务要求进行重点强调，确保员工理解和掌握。

三、会议决议的执行监督

1.各责任部门应根据会议纪要中明确的任务分工，制定详细的执行计划和时间表。

2.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时上报，并采取措施协调解决，确保决议按期完成。

四、会议决议的反馈与评估

1.各责任部门应在执行任务过程中，定期向会议组织者反馈执行进度和遇到的问题。

2.会议组织者应收集反馈信息，对执行情况进行评估，及时调整执行策略。

3.对于完成的任务，应进行总结，分析成效和不足，为后续工作的改进提供依据。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定的归档程序进行整理和归档，以便于日后查阅。

2.建立便捷的查阅机制，确保相关人员能够快速找到所需的会议纪要。

3.对于涉及敏感信息或机密的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理和使用。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需向会议室管理部门提交书面申请，包括会议主题、时间、参会人数等信息。

2.会议室管理部门根据申请信息合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.预订者应在会议开始前一定时间内确认会议室预订情况，如有变动需及时通知会议室管理部门。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议室设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

3.会议室内外应保持整洁，禁止在会议室内进食，确保会议环境的卫生。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、喧哗，保持安静、有序的会议氛围。

2.参会人员应爱护会议室设施，如发现损坏，应及时报告会议室管理部门。

3.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，如有紧急情况，请在会场外接听电话。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室内的消防安全设施完好，制定应急预案，提高应对突发事件的能力。

2.会议室内应设置专门的保密文件柜，确保涉密文件的安全。

3.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和涉密信息。

五、会议室维护与改进

1.定期对会议室设施进行维修、保养，确保设备性能和会议效果。

2.会议室管理部门应收集参会人员的意见和建议，不断优化会议室布置和管理制度，提高会议室使用效率。

3.鼓励采用环保、节能的会议室设备和用品，降低会议成本，提高环保意识。

第五章附则

一、本制度的解释权归机关管理部门所有。

二、