局机关会议室管理制度

局机关会议室管理制度第一章总则

为确保局机关会议室使用的有序、高效，提高会议质量，特制定本会议室管理制度。本制度适用于局机关所有会议室的使用、管理和维护。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.会议室使用遵循公开、公平、公正的原则，实行预约制度，合理安排会议时间。

3.会议室内设施设备应保持完好，为会议提供良好的环境。

二、适用范围

1.本制度适用于局机关内部召开的各类会议，包括但不限于：局长办公会、专题会、座谈会等。

2.本制度适用于局机关所有会议室，包括主会议室、分会场、视频会议室等。

三、责任主体

1.局办公室负责会议室的日常管理和维护工作。

2.会议召集人负责会议的安排、组织和落实。

3.参会人员应遵守会议室管理制度，爱护设施设备，保持卫生。

四、制度执行

1.本制度自发布之日起执行，局机关各部门应严格遵守。

2.局办公室负责对会议室管理制度进行宣传、培训和监督，确保制度落实。

3.对违反本制度的行为，将按照相关规定予以处理。

五、修订与废止

1.本制度根据局机关工作需要，可适时进行修订。

2.修订后的制度应及时公布，并按照新制度执行。

3.废止本制度时，应提前通知相关部门，并做好衔接工作。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是局机关会议室的会议流程：

一、会议预约

1.会议召集人应根据会议性质、参会人数、时间安排等因素，提前向局办公室提出会议室预约申请。

2.预约申请应包括会议主题、时间、参会人员、所需设施设备等信息。

3.局办公室收到预约申请后，应及时安排会议室，并在会议前通知会议召集人。

二、会议通知

1.会议召集人应在会议开始前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知。

2.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、准备工作等。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认参会与否。

三、会议签到

1.会议开始前10分钟，局办公室负责设置签到台，参会人员需签到。

2.签到表应包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议召集人应关注签到情况，确保参会人员准时到场。

四、会议议程

1.会议召集人应按照预定议程主持会议，确保会议内容充实、高效。

2.各发言人和参会人员应按照议程顺序进行发言和讨论。

3.会议召集人应控制会议时间，避免拖延。

五、会议记录

1.局办公室指派专人负责会议记录，记录会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、全面，并于会议结束后及时整理成会议纪要。

六、会议决策

1.会议决策事项应充分讨论，形成明确意见。

2.会议召集人应对决策事项进行总结，确保参会人员达成共识。

3.对于重大决策事项，应按照相关规定进行民主决策和请示报告。

七、会议总结

1.会议结束后，会议召集人应对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员，以便跟踪落实。

八、会议资料归档

1.会议召集人应将会议纪要、签到表、相关文件等资料整理归档。

2.局办公室负责对会议资料进行分类、归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议结果的记录，对于会议决策的执行和落实至关重要。以下是会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应尽快整理会议内容，形成会议纪要。

2.会议纪要应详细记录会议主题、讨论要点、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议召集人审核后，应在会议结束后1个工作日内发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决策事项应分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.各责任部门应根据会议纪要中的行动计划，制定详细的工作方案，确保决策的落实。

3.责任人应主动汇报工作进展，会议召集人负责监督决策事项的执行情况。

三、跟踪与监督

1.局办公室应设立专门的监督机制，对会议纪要中的决策事项进行跟踪监督。

2.定期召开会议，对决策事项的执行情况进行汇报和评估，确保工作进度与会议纪要相符。

3.对于未按计划执行的决策事项，应及时分析原因，采取措施，确保按时完成。

四、反馈与沟通

1.责任部门在执行过程中遇到问题或困难，应及时向会议召集人反馈，寻求支持与协调。

2.会议召集人应定期收集责任部门的反馈意见，协助解决问题，确保决策事项的顺利推进。

3.通过建立有效的沟通机制，促进各部门之间的协作，形成合力，提高决策落实的效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经确认无误后，应按照规定进行归档，以便日后查阅。

2.局办公室负责会议纪要的保管工作，确保资料的完整性和安全性。

3.对于需要公开的会议纪要，应按照相关规定进行公开，接受监督。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和良好环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约采用先到先得的原则，各部门需提前向局办公室提出预约申请。

2.局办公室根据会议室使用情况，合理安排会议时间，避免冲突。

3.会议室预约成功后，不得随意更改或取消，如确需更改，应提前告知局办公室。

二、会议室设施设备管理

1.会议室内的设施设备应保持完好，不得随意搬动或损坏。

2.使用会议室时，应确保设备正常运行，如有故障，应及时报修。

3.局办公室定期对会议室设施设备进行维护保养，确保会议顺利进行。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、安静、舒适，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理垃圾，保持会议室卫生。

3.局办公室负责安排定期清洁工作，确保会议室环境卫生。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，重要会议需安排专人负责安全保卫。

2.会议室内严禁私拉乱接电源线，确保用电安全。

3.对于涉及敏感信息的会议，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室使用费用

1.会议室使用过程中产生的相关费用，由使用部门承担。

2.局办公室定期公布会议室使用费用，以便各部门了解费用支出。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将按照相关规定予以处理。

2.局办公室负责对违规行为进行记录，并根据情节严重程度，采取相应措施。

第五章附则

为确保会议室管理制度的实施，以下事项作为附则