2006-年公文写作培训班教材

PAGEPAGE22006年公文及签报写作处理知识培训班辅导材料公文及签报写作处理知识第一部分公文写作处理与常见问题一、公文种类市分行行文中常用的文体主要有：（一）请示“请示”是下级单位向上级单位请求指示、批准事项和予以批复的文种。1.请示类公文一律以市分行、支行名义向上级行或上级单位行文。2.请示类文件应一文一事，防止出现“一文两事”现象。3.一般只写一个主送单位，同时需要其他单位研究处理的，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。4.凡请示类公文，上级行必须答复，并进入督办范围。（二）批复“批复”是上级单位答复下级单位的请示事项时使用的文种。“批复”与“请示”是相互对应的文体。（三）报告“报告”是向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问的文种，不得夹带请示事项。上级单位只需阅知，不需批复。注意：向当地政府、人大、政协、央行、银监等行文应视同上级单位，文种词应使用“报告”，而不要用“函”。除上级单位负责人直接交办的事项外，一般不得以单位名义向上级单位负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。（四）通知“通知”是上级单位批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布规章制度，任免人员等情况下使用。（五）函“函”是不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求政府有关主管部门批准或答复审批事项时使用的文种。（六）决定“决定”是多用于对事关全分行大局的重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员等方面的文种。（七）通报“通报”是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，通报阶段性业务情况和工作情况，表彰先进，批评错误时使用的文种。（八）会议纪要“会议纪要”是适用于记载、传达会议情况和议定事项的文种。二、公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）标题公文标题应能准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由和公文种类三部分组成。除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题必须使用前缀、后缀词，前缀词即“关于”（转发文不需要写“关于”，直接用“转发”即可）；后缀词.即文种词。文种词之前要用“的”分隔。转发文标题可简化为：（1）只用一个“通知”、一个“关于”。（2）转发层次比较多的，可省去转发单位，直接写公文制发单位名称及其文件标题。（二）发送单位公文发送单位包括主送单位、抄送单位和本行发送单位。1.主送单位是公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作等的单位。2.抄送单位是需要知晓公文内容的单位，包括上级领导机关、下属单位或不相隶属单位。3.本行发送单位为需要知晓公文内容的市分行领导和本部部门。（三）正文正文为公文的主体，包括行文的事由、要求、建议和措施等。正文拟写要求：观点明确，结构严谨，逻辑清楚，条理清晰，层次分明，表述准确，语言精练，篇幅力求简短。尽量避免与正文内容无关紧要、可有可无的套话、空话、大话，避免使用具文学色彩的描述性语言，避免不恰当地运用比喻、象征、夸张等修辞手法。结束语是否需要，或长或短，视具体情况而定，避免画蛇添足。但是，请示类公文的结束语必须写“请批复”，结束语后的标点符号不要使用感叹号。批复类公文如正文已写了“现批复如下”，结束语就不再写“此复”；报告或函类公文如果在事由部分已使用“现将有关情况报告（函告）如下”，结束语就不需要写“特此函告”、“特此报告”。（四）发文字号发文字号由本行或部门代字、年份和序号组成，年份用六角括号“〔〕”。主要分为行务发文字号(包括“报”、“发”和“函”)、党务发文字号（包括“党报”、“党发”和“党函”）、工会发文字号、团委发文字号和部室发文字号。（五）公文缓急凡向下级行发文布置工作，要求下级行限期完成，如限时报送报告、报表或反馈意见的，5天以上一般不标急，3-5天可标急，3天内可标特急。或上级行限时上报且确实较紧，收到上级行文件时距离要求上报时间很短，发生突发性事件、重大事件、紧急事项，需要尽快向上级行报告的公文，可标急或特急。（六）公文密级分绝密、机密、秘密。三、公文写作处理及OA办公自动化系统操作常见问题（略，详见培训实例讲解）第二部分签报写作处理与常见问题一、签报的定义签报是指市分行本部职能部室向行领导请示工作、报告情况，以及职能部室之间协商请办工作解决具体问题的内部文书工具。二、签报的格式（一）首页应使用市分行统一印制的签报纸，签报纸所列各栏项目（日期、部门、批件、阅件、急缓程度、联系人、电话、会签）应填写或打印齐全。但签报经办部室主要负责人和拟稿人必须在签报上签名确认（拟稿人即为签报联系人），不得打印代替签名。（二）根据所办事项的缓急程度，签报可分为一般件、急件、特急件。需要2日内办理和传阅的签报，可在首页签报纸上标注“急”（急件）；需要当日阅批的签报，应标注“特急”（特急件）字样，必要时附注时限说明。（三）所有签报的“主送”统一为“行领导”。（四）请示类签报正文结束语统一为“妥否，请批示”，报告类签报正文结束语统一为“请审阅”。三、签报的种类主要分为批件和阅件。（一）报告类签报适用于向行领导汇报工作、反映情况和提出建议等，属于签报“阅件”类。签报标题一般为“关于×××××的报告”，报告类签报不得夹带请示事项。（二）请示类签报适用于部室向行领导请求指示、批准事项，属于签报“批件”类。签报标题一般为“关于×××××的请示”。四、签报正文的拟写要求（一）无附件的签报正文拟写要求如是请示类签报须将请示原由、请示具体事项、相关依据和部门倾向性意见等表述清晰。如是报告类签报须将报告事项、工作建议等表述清晰。（二）有附件的签报正文拟写要求1.若签报内容属于根据上级行的规章制度制定的管理办法、操作细则和规程等，则应在签报正文中阐明市分行制定的管理办法、操作细则和规程等与上级行规章制度存在的不同之处及原因。相关的管理办法等以附件形式附后。举例：纪检监察部根据省分行反洗钱制度制定了我分行的反洗钱工作操作细则，则在拟写签报正文时只需写明我分行反洗钱工作操作细则与省分行反洗钱制度的不同之处及原因，并将我分行反洗钱工作操作细则作为附件附后。2.有附件的请示类签报应在正文中将请示事项简要说明，并提出部门倾向性意见，切忌无倾向性意见的简单罗列。对请示事项有加以具体说明的相关报告等可附后作为签报的附件。举例：《关于调整网点营业时间的请示》，签报正文中应说明调整网点营业时间的原因、具体调整方案，如有几种备选方案的，签报经办部门要提出倾向性意见。若主办部门对网点营业时间曾进行过调研并形成了相应的报告，可将该调研报告作为该签报的附件，而不能直接作为签报的正文。3.有附件的报告类签报应在正文中简明扼要但又重点突出地说明报告事项内容及相关工作建议等，以便于提高行领导审阅工作效率。具体的调研报告等作为附件附后。举例：《关于个人资产业务调研情况的报告》，在签报正文中应简明扼要说明个人资产业务的总体情况、存在问题和工作建议，详细的个人资产业务调研报告则作为附件附后。五、签报的会签签报中的请示事项或其它事项如涉及相关部门的，签报经办部门必须事前与相关部门进行充分的沟通与协调，达成一致意见后再行呈送，相关部门负责人要在签报“会签栏”上签名。如相关部门意见未能达成一致，由经办部门将有关情况提交办公室，由办公室牵头协调。如仍无法达成一致的，相关部门负责人在签报“会签栏”签名的同时应详细列明会签意见，会签意见内容较多时可另页附后意见。六、签报写作处理实例分析（一）实例：《关于开展机构业务专项营销活动的请示》【原文】关于开展机构业务专项营销活动的请示×××副行长：2005年，市分行核定了7万元的营销费用，用于中间业务专项营销活动。目前，该笔营销费用未作实际使用。我部认为，×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，请批示。【点评】该签报抬头错误。凡是向行领导提交的签报抬头统一为“行领导”。（二）实例：《关于制定市分行反洗钱工作〈实施细则〉和〈操作规程〉的请示》【原文】关于制定市分行反洗钱工作《实施细则》和《操作规程》的请示行领导：根据省分行关于《中国建设银行广东省分行反洗钱工作管理实施细则（试行）》（建粤发〔2005〕238号）和《中国建设银行广东省分行人民币大额和可疑支付交易报告操作规程（试行）》（建粤发〔2005〕245号）、××××××××××××××××××文件要求，市分行反洗钱领导小组办公室××××××××××××起草了中山市分行反洗钱工作《实施细则》和两个《操作规程》，现提交市分行反洗钱领导小组审议。妥否，请批示。【点评】该签报未在正文中阐明我分行制定的措施与上级行的规章制度存在的区别及原因。凡是属于根据上级行的有关规章制度制定我分行措施的签报，应在事由提要栏中阐明我分行制定的措施与上级行的规章制度存在的区别及原因。（三）实例3：《关于基层行产品经理岗位试行情况的报告》【原文】关于基层行产品经理岗位试行情况的报告行领导：为提高基层行产品营销策划和组织能力，进一步开发和优化人力资源，××××××××××××××××××，形成《关于基层行产品经理岗位试行情况的报告》提请行领导审阅。妥否，请阅示。【点评】1.该签报属报告类签报，结束语勿需使用“妥否”字眼，可用“请审阅”作结束。2.签报正文中应简明扼要但又重点突出地说明报告事项内容及相关工作建议等。《关于基层行产品经理岗位试行情况的报告》作为附件附后。（四）实例4：《关于制定电子银行业务管理实施细则的请示》【原文】关于制定电子银行业务管理实施细则的请示行领导：我分行机构调