秘书学复习题参考答案

PAGEPAGE4《秘书学》复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、董继超主编的《普通心理学》为依据。考试时间为90分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简答题，案例分析题。一、填空题：1、秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员。秘书人员是秘书活动的主体要素。P32、秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段、程序等的总称。P43、秘书活动的基本要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。P3-54、秘书工作的原则有：准确原则、及时原则、严谨原则、同步原则和保密原则。P71-745、秘书组织应遵循的原则是：一是统一原则；二是精简原则；三是效能原则；四是适应原则。P806、文书管理的程序分为四个阶段，是制发阶段、传递阶段、办理阶段和保管阶段。P1787、信访工作构成要素有：信访人、受理者、信访方式、信访意愿、信访结果。P2138、接待工作的要求有：一要热情大方；二要细致周到；三要确保安全；四要俭省节约；五要内外有别。P228-2299、秘书值班的主要功能有：联络、过滤和应急。P24410、秘书人员接打电话的原则是：清楚、简短、礼貌和保密。P25011、会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、会期、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择与布置会场和会议的其他活动。P189-19012、根据秘书协调的性质，协调工作有以下主要步骤：受托、审理、核查、协商和处理。P11813、领导者事务活动的特点有：繁杂性、经常性、具体性和临时性。P257-25814、现代秘书职业的主要特征：服务对象多元化、秘书主体商务化、秘书知识技能专业化和秘书劳动价值商品化。P332-33315、领导者事务活动安排的原则有（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。P260-26116、秘书的基本工作方法有：调查方法、研究方法和参谋方法。P159-16117、秘书工作的作用有：参谋助手作用、沟通协调作用和督促检查作用。P6318、我国古代秘书工作制度草创于先秦，确立于秦汉，发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。P3019、秘书工作的常规方法有：受意方法、请示方法、报告方法和挡驾方法。P165-16920、根据《信访条例》，信访工作基本程序是：信访、受理、办理。P220-22221、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是社会管理组织的出现；二是文字和公文的出现。P23-2422、会议成立的基本条件：有组织、有领导、商议和集会。P186二、判断题1、根据本教材，秘书学的学科对象是秘书人员。（×）P22、秘书方法是秘书活动的中介要素，也是秘书活动的效率保证。（√）P43、秘书活动的本质属性是辅助性。（√）P64、秘书学，是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。（√）P185、狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。（√）P506、私人秘书，是辅助某位领导人的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。（×）P3177、狭义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内劳动。（√）P608、秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。（√）P799、我国秘书机构的组织模式，从现状看大体有两种：一是因人分设制；二是因事分设制；（×）P8310、秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的总称。（√）P9111、（秘书学中）的沟通信息，即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求得共同的理解和认识。（√）P10612、秘书挡驾是指对领导者参与和处理的事物性活动由秘书出面阻挡或谢绝。（×）P16913、秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的休息环境。（×）P16914、秘书的基本工作方法有：调查方法，研究方法和参谋方法。（√）P15615、党政秘书工作的一般原则：服从原则；参谋原则；求实原则；效率原则。（√）16、我国企业秘书工作的主要特点经营性、综合性和时效性。（×）P29217、双语性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。（×）P30618、秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权。（√）19、在会议召开之前秘书人员要撰写会议纪要。（×）P18920、会间调度，指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。（√）P19321、会议预案是会议的召开的重要提案。（×）P18922、在秘书资格体系中，职业道德是最根本、最重要的构成因素。（√）P13223、广开言路是信访工作的根本目的。（×）P21624、领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。（√）P525、孙中山开创了中国设置私人秘书的先河。（√）P31826、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。（√）P26A、清理会议文件B、离会与送别C、撰写会议记录D、会议工作总结29、根据《信访条例》，下列选项中不属于信访工作基本程序的一项是：（D）。P220A.信访B.受理C办理D.协商30、各级行政机关对交办的信访事项应当在（D）内办理完毕。P223A、7日B、10日C、30日D、90日四、简答题1、请简述秘书活动的重要特征。P7答：受辅助性的规定，秘书活动具有以下重要特征：1、文牍性。2、秘密性。3、事务性。4、受动性。5、随机性。6、补偿性。7、潜隐性。2、请简述对党政秘书人员的素质要求。P284答：一、政治可靠。二、作风优良。三、纪律严明。四、知识广博。五、业务熟练。3、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？P29答：（一）秘书活动历史悠久。（二）秘书机构变动频繁。（三）秘书人员选拨较严。（四）秘书制度比较完备。4、请简述秘书应如何正确接受和领会领导意图？P165答：（一）从把握领导工作的热点上领会领导意图。（二）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图。（三）从不同角度捕捉和领会领导意图。（四）从把握领导个性特点中领会领导意图。（五）从把握领导意图的实质上领会领导意图。5、请简述秘书机构具有哪些特点？P78答：1、辅助功能的综合性2、所处位置的中枢性。3、组织关系的封闭性。6、请简述秘书辅助决策的原则P94答：（一）定位原则；（二）超前原则；（三）系统原则；（四）信息原则；（五）谏诤原则。7、请简述秘书的职业道德规范内容P133答：（一）忠于职守（二）廉洁奉公（三）秉公办事（四）平等待人（五）谦虚谨慎（六）严守秘密8、请简述秘书应具备的基本能力有哪些？P140答：（一）表达能力：1、文字表达能力。2、口头表达能力。（二）调研能力：1、调查能力。2、研究能力（三）管理能力：1、辅助计划能力；2、组织实施能力；3、沟通协调能力（四）办事能力：1、熟悉办事渠道；2、掌握办事程序；3、提高交往能力。4、善于应变和变通（五）操作能力：1、文字处理机具；2、声像信息机具；3、通讯机具；4、计算机具；5、交通机具9、简述文书撰写的总体特征P180（一）撰写动机的受命性（二）脑力劳动的群体性（三）思维形式的抽象性（四）表达方式的兼容性（五）成文过程的程序性10、请简述秘书人员接待工作的一般程序？P229答：（一）收集来宾情况，判断来访用意。（二）拟定接待方案。（三）准备接待材料。（四）组织双方活动。（五）处理善后工作。11、请简述秘书参谋的具体方法。P162答：（一）随机参谋法（二）预测性参谋法（三）比较式参谋法（四）完善式参谋法（五）求同式参谋法（六）求异式参谋法（七）鉴诫式参谋法12、文书管理的基本原则。P174答：（一）准确无误；（二）及时迅速；（三）安全保密；（四）集中统一；（五）党政分开13、请简述信访工作的原则。P216答：（一）调查研究、实事求是的原则。（二）按政策、法规办事的原则（三）思想疏导的原则（四）分级负责、归口办理的原则（五）及时、就地依法解决问题的原则14、请简述新时期秘书工作在工作方式上出现的“四个转变”。P68答：新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。五、案例分析1、某领导机关要求秘书部门在一周内将工作意见拟好发文。A秘书接受任务后，为了抢时间、争速度，按领导意图拟稿后，只交给本业务部门的负责人审核，就送到打字室进行缮印。因为未经领导审阅，打印出来的一百多份“工作意见”全部作废，耽误了文件的准时下达，造成了不应有的浪费。A秘书造成失误的原因何在？这一案例对于秘书从业人员有何启示？答：1、A秘书造成失误的原因何在？

违反了基本操作流程：工作意见作为政府公文，应该由主管部门的主管领导审签，会议上审定的内容都需要主管领导签发。

违反了多汇报多请示的原则：汇报请示既是工作的要求，也是领导权威的体现。

2、对于秘书从业人员的启示

1、对于文件等法律性资料，必须慎重决策，反复修改，谨慎行事。

2、秘书不要自作主张，不要以为领会领导意图就可以超越程序办事。

3、秘书要学会维护领导权威，同时规避自己的业务风险。

4、秘书不但要学会办文、办会，还要学会办事。就此案例来说，如业务部门的负责人在文件处理单上签上“请呈某某领导签发”，就不会出现上述情况了2、值班秘书小吴突然接到装配车间电路断路起火的报告。由于小吴不熟悉电路防火规程，一时不知所措，后来感到水火无情，就代表领导命令全厂拉闸断电。结果，火灾是制止了，其他车间的生产及正在运转的计算机系统在突然断电中却受到损失。领导严厉地批评了小吴。请分析小吴的做法，他为什么要受到批评？答：小吴处理突发事件不当。主要原因在于他不能把握秘书处理事务的特殊要求，即秘书协助领导者，向上级单位及下级沟通取得支持与配合，防止事态的扩散与蔓延。3、你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?答：简单思路：一、准备工作：了解上级意图，了解外宾详细情况，准备各种有关资料，做好各方面的联络协调工作，在大量占有信息的基础上拟出接待计划，报领导批准。二、迎接工作：根据飞机抵达时间，提前通知有关单位和人员做好准备。安排接机，安排车辆接送代表团，安排好住宿、用餐。三、安排日程。由接待负责人出面，与外宾商谈，确定活动日程

四、安排会见、会谈五、宴请：确定宴请的目的、名义、对象、范围和形式；确定宴请的时间和地点；发出邀请；订菜、安排座位和布置现场；做好宴会现场的保卫工作。六、参观游览：确定参观游览的时间、路线与活动的具体内容七、生活安排：根据来宾国家的习俗安排好食宿和娱乐八、筹备礼品九、新闻报道十、安全保卫

十一、送客4、耀远公司陈副总经理因一项对外业务工作，与李总经理又争执了起来。后工作意见不同，有些分歧。李总经理是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人。但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。陈副总经理考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。从心底里讲，葛秘书的个人感情更倾向陈副总经理。一天，陈副总经理在与葛秘书外出乘车中，埋怨李总经理主观武断，不尊重他人意见，导致决策失误，给公司经营造成了损失。葛秘书知道陈副总经理是想得到他的支持和同情。葛秘书此时应如何办？请你从下列选项中选择一项，并说明理由。方法一：投其所好，表示对副总经理的支持、同情，并对总经理的缺陷颇有微词。方法二：维护第一把手的权威，据理力争，摆出总经理为公司发展做出的种种努力、取得的显著成效。方法三：直言敢陈，指出副总经理把领导之间分歧公开给下级的做法，不利于班子团结，也使下级无所适从。方法四：保持沉默，对副总经理的话不表态，或转移话题，谈其他方面。方法五：耐心解释，说好话不说闲话，以弥合领导间的裂痕。答：P113协调是一项重要的秘书职能。协调作为秘书学的科学概论，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。选择第五个！~

因为秘书起着一种协调的作用，其中当然包括协调领导间的关系，而不是挑拨！5、一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后决定按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。请分析方秘书的做法，从中你受到什么启发。答：方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决定的意见，就应按该领导的意见办。因为一个单位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则，向分管的领导请求即可。不应多头请求。再说，既然请求副职领导已决定了的事情，你又再去请求第一把手。这样做弄不好容易造成烦恼误会，使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权。有厚此薄彼之嫌，不利