公司秘书管理制度

公司秘书管理制度1.背景介绍为了规范公司的日常运作，提高办公效率，充分发挥公司秘书的专业作用，特订立本《公司秘书管理制度》。2.目的和适用范围本制度的目的是明确公司秘书的职责和权责，规范秘书的工作流程，确保公司运作的高效有序。本制度适用于公司全部秘书岗位。3.职责和权限3.1公司秘书的职责：帮助公司领导开展日常工作，负责行政事务的协调和处理。组织布置会议、培训等活动，订立会议议程、准备会议料子，供应会议记录和报告。管理公司文件和档案，保密公司紧要文件和资料。布置出差、差旅及会务支持工作，确保出差、差旅顺利进行。负责公司对外联系与沟通，接待来访客户和商务往来，处理来访咨询和投诉。以总经理办公室为中心，协调各部门间的协作和沟通。3.2公司秘书的权限：参加相关会议，供应解决方案和建议。依据授权，代表公司签署文件和合同。参加公司文件和资料的管理和归档。进行公司机构调整和档案管理的决策。4.工作流程4.1日常协调与处理工作流程：秘书定期与公司领导沟通，了解公司工作需求和布置。依据领导要求，布置会议、培训等活动，订立相关文件和议程。供应会议记录和报告，及时通知参会人员，并准备相关会议料子。组织参会人员查看和审核会议料子。布置会议室和设备，确保会议顺利进行。协调各部门参加会议，供应相关支持服务。接收、处理、分发公司来文，并督促各部门及时回复。管理公司文件和档案，保密公司紧要文件和资料。定期检查文件和档案的保管情况，并进行分类和整理。4.2出差和会务支持工作流程：接收并核实出差申请，布置出差行程，并通知相关人员。提示出差人员准备出差所需料子和文件。协调预订机票、酒店、交通工具等事宜。供应出差人员所需的差旅费用和费用报销审批。帮助出差人员办理签证、出差申请等相关手续。会务支持方面，秘书负责会议室的预订和布置工作，供应会议所需的设备和料子。协调会议期间的食宿布置，确保会议的顺利进行。4.3对外联系与沟通工作流程：秘书负责接待来访客户和商务往来，处理来访咨询和投诉。维护客户关系，回应客户需求，建立客户档案。帮助处理商务活动和合作事项，为公司供应商务支持。负责公司对外联系和沟通工作，保持与外部单位和部门的良好关系。5.保密与安全5.1保密原则：秘书在工作中要严格遵守保密义务，妥当保管公司机密文件和资料。不得私自泄露公司机密信息，不得私自复制、传递公司文件和资料。秘书在离职后，必需交出手中的公司文件和资料。5.2安全管理：秘书应定期备份公司紧要文件和数据，确保信息安全。秘书应保证公司系统和设备的正常运行，及时维护和修理和更新。6.员工培训与考核6.1培训：公司应定期组织公司秘书的岗位培训和相关业务培训。秘书应自发学习与提高自身业务水平，不绝提升综合素养。6.2考核：公司定期对公司秘书的工作进行绩效评估，依据绩效结果进行奖惩。秘书应乐观参加公司的各项考核工作，并及时改进工作不足之处。7.附则7.1权限授权：公司可依据实际情况，对公司秘书进行不同程度的授权和权限扩展。秘书要严格依照权限范围内的工作进行，不得超出权限或滥用权力。7.2问题反馈：秘书在工作中遇到问题和困难，应及时向上级领导或相关部门提出反馈。公司将对秘书的问题进行认真研究和解决，并保证秘书工作的顺利开展。8.执行与修订8.1执行：本制度自颁布之日起执行。全部秘书必需严格依照本制度的要求进行工作。8.2修订：本制度如需修订，必需经由公司领导审批后方可执行。修订后的制度应及时通知全部秘书，并