电子邮件格式及书写要求讲解

电子邮件写作writingE-mail主讲荐红江

在20世纪的最后几年里，整个世界见证了一场由计算机网络在通讯领域的应用所引起的革命。电子邮件服务作为最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商务领域也起到越来越重要的作用。由于电子邮件作为通信媒体处于不断发展之中，因此它的格式和用法也在不断变化中。当不知道所联系的具体公司所使用的电子邮件格式时，以下建议可作为撰写电子邮件的基本指导。

由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言，电子邮件的标题部分常常包含以下内容：To：收件人地址栏，在此输入收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号隔开。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址栏。如果有多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收到了副本。

Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根据其轻重缓急加以处理。Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮件主题行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能）。Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自动根据附件情况载入。Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动载入。

在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入。电子邮件的正文部分通常分为：开头敬语（Salutation）邮件主体（Body）结尾敬语（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）开头敬语电子邮件的行文风格较为随意，所以开头敬语也没有商业信函那么正式。一般而言，当只有单一收件人时，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接称呼对方全名或名字的形式，有时甚至会采用“Hi”、“Hi＋名字”等较为随意的方法。当邮件发送给多人时，开头敬语通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，较少使用“Sirs”之类的正式称呼。此外，要尽量避免使用过时的或者有明显性别取向的称呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在书写开头敬语时，还要注意到文化之间的差异性。例如，“DearMr.…”是比较符合中国和日本礼仪的称呼法，而“Hi…”则是典型的西方式开头敬语。（2）邮件主体电子邮件的主体即邮件的主要内容，通常只涉及一个主题，写作时应尽量简明一些，不要超过两个屏幕的长度。邮件主体一般由开头(Opening)、内文(MainBody)和结束语(Closing)三部分构成。开头部分应该重申邮件的主旨，以便收件人在一开始就了解到邮件的大致内容或者用意。这里应该开门见山地说明来函的目的，不要绕弯子。内文部分则为开头的主旨提供了更为细节性的内容。结束语部分可以对上文进行总结，在此提出要求、观点等。一般而言，电子邮件的结束语可以给出一些实质性的要求或者说法，以求给对方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）结尾敬语商业信函的结尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬语，较为正式。电子邮件的结尾敬语则可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等词语，显得较为随便、亲切一些。

（4）署名电子邮件软件通常会在信的末尾自动加上署名。例如：MaggieWang（Maggiewang@）正式一些的商务电子邮件的署名还包括发信人的职位或头衔，以及公司的相关信息。例如：