礼貌回复客户邮件范文中文

礼貌回复客户邮件范文中文第1篇礼貌回复客户邮件范文中文第1篇亲爱的XXX：

非常感谢您的邮件，我很高兴能够回复您的提问。首先，我想确认我是否正确理解了您的问题......

接下来，我想分享一些我对这个问题的看法和建议......

在未来的几天/周内，我会继续跟进这个问题，并尽快给您更新。感谢您对我们公司的关注和支持。

如果您对我的回答还有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时回复这封邮件或直接联系我。

再次感谢您的信任和合作。

祝愿您工作愉快！

此致，敬礼！

XXX

礼貌回复客户邮件范文中文第2篇一)邮件主题

与公司内部同事沟通的邮件格式为：部门-发件人姓名-事件-日期

与其他公司工作上的沟通邮件格式为：公司名称-事件-日期

(二)邮件内容

邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

1、称呼

称呼是写信人对收件人的称呼用语。第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

例如：徐总，您好：;

如果为群发收件人可直接称呼为Dearall

注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

2、正文

位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式。每项内容后换行空两格的书写。

对于工作汇报类邮件

首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

对于数据汇报类邮件

首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

3、结束语

结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

4、附件

信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。附件文件名的格式统一为：

日期-姓名-附件内容

5、署名

邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。

注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

(三)邮件地址栏

收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。

注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。

(四)邮件统一格式

字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外(可加粗、字体颜色彩红色)，邮件内容字体统一为：宋体9号字(不同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正文字体大小均可)，颜色为黑色。

开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。

回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容

礼貌回复客户邮件范文中文第3篇收到简历后的回复

XXXX先生女士，

您好!感谢您投递xx公司的XX职位。您的简历我们已经收到，我们会在7个工作日内处理您的简历。

公司简介

xx公司人力资源部

说明：

在应聘者投递简历后，很多招聘工作较为成熟的企业会马上给应聘者发送一封邮件，以表明公司收到了应聘者的求职申请。这一封邮件是HR与应聘者的第一次接触，很多公司会采用自动化的软件来实现这一功能，它所体现的是企业对每一位应聘者的重视以及招聘工作的专业化程度。

>>>下一页更多“HR给应聘者的回复”

礼貌回复客户邮件范文中文第4篇姓名：

性别：女

学历：本科身高：CM

地址：北京出生年月：19881124

联系方式

联络手机：

电子邮件：

求职意向

寻求职位：外贸业务

求职地区：北京工资待遇：面议/月

到岗时间：即时

自我评价：本人性格开朗，喜欢人际交往，富有团队精神，做事认真并有激情!对自己的企业有可靠地忠诚度!

发展方向：

教育培训

起止时间就读院校名称主修专业学历

.09~.06湖北第二师范学院英语本科

工作经验

就职公司：立岩欣创科技有限公司公司行业：电子技术/半导体/集成电路

就职时间：3月到5月就职部门：外贸部

公司性质：其它就职职位：外贸专员

工作描述：在阿里巴巴平台发布产品，并回复客人询盘，了解客户信息，开发客户等

礼貌回复客户邮件范文中文第5篇To:客户公司名称

Attn:客户人名

Re:客户求购的产品名称

Wearepleasedtogettokonwthatyouarepresentlyonthemarketfor产品名称,andasaspecializedmanufacturerande_porterforthisproductinChina,wesincerelyhopetoestablishbusinessrelationswithyouresteemedcorporation.

Herewithplsfindourcompetitiveofferasflws:

Product:

Specification:

packing:

Quantity:asperyrrequirement

PaymentL/Csight

Shipment:prompt

Iftheproductweofferedaboveissomedifferentfromwhatyourequireactually,kindlyinformusindetail,wewillbepleasedtore-offeryouasperyractualrequirementsasap.

Plsnotethattheproductpictureswillbesenttoyouuponyrrequest,andasmallsamplecouldalsobesenttoyouforyrfinalcheckingifthepriceisfinallyacceptable.

Toknowmoreaboutourcorporation,kindlyvisitourwebsite:www.

Plskindlycheckandrevertatyrearlist.

礼貌回复客户邮件范文中文第6篇面试安排通知

标题：A公司面试邀请

XXX先生/女士，

您好!此邮件来自XX公司，欢迎您登陆公司网站进行详细了解。

您若不能按时参加面试，请以邮件或电话的形式告知，我会再次协调您的面试时间。

祝您面试成功。

职位名称：XX(请务必带上作品)

面试日期：XX

面试时间：XX(请提前5到10分钟到达)

前_系：XX

前台电话：XX

面试地址：XX

附：乘车路线

公交：…………

附：职位说明

岗位职责：

任职资格

附：公司简介;

XX公司期待您的加入!

说明：在进行面试安排时，除了电话沟通外，一封正式的面试通知可以体现公司管理的规范性。同时，公司地址等一些不便于电话沟通的信息，也可以在面试安排通知中有所体现。

这一封邮件中应该包括：面试时间、面试地点、面试要求(要求准备的材料等)。

面试前的提醒

标题：XX公司面试提醒

XXX先生/女士

您好!温馨提醒：我们约定的初试时间：XX，地点：XXXX。

附：地理位置及行车路线：

说明：除了面试安排之外，在面试的前一天，可以用邮件进行面试安排的提醒与确认。这一封邮件中应再次确认面试的时间、地点。

一方面可以体现出对应聘者的关怀，另一方面也可以再次确认时间，以防出现临时“放鸽子”的情况。

礼貌回复客户邮件范文中文第7篇Hopeyouarefine,myfriend.

ItisregretthatIhaven'treceivedanyinformationfromyourside.MayIhaveyourideaaboutouroffer?Wewilltrytosatisfyyouuponreceiptofyourreply.Aswedon'twanttolostagoodcustomerlikeyou!

Ifthereisanythingwecandoforyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.Hopewecanbuildgoodcooperationwithyour.如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.(一般情况,70%的客人会告诉你他的原因)

Gladtocontactyouagain!

Haveyoukindlycheckmyoffer?Hopetheyareworkableforyourmarket!Sorrythatwestilldon'treceiveanyinformationfromyou.Iwouldappreciateforyouranycommentaboutouroffer,includingprice,quality,service.Nomatterifitispositiveanswer,Itisgreathelpforustomeetyourrequirement.

Waitingforyourfavorablereplysoon!

之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经.我通常是这样写的：

goodday!

myquotationofdigitalphotoframeyoumighthavereceivedandconsiderated.couldyoukindlyadviseyourcommentsatyourearlierconvenience?

iftheproductsisnotyouraree_pecting,plsadvisemeyourdetailsrequirement,iwillre-offerasap.

iamofserviceatanytime!

但是，不同的客人，我会变换着写邮件，让客人知道我们公司，产品的存在.我不会把客人缠得太紧，约十来天给他一封邮件我通常这样回复的：

Dear___,

Wishyouhaveaniceday!

MayIaskwhetheryouhavereceivedmyquotation?NowIamsendingitagain,ifyouhaveanyotherideas.Pleasefeelfreetocontactme.Wewilldomuchbetterifyoucangiveanyadvicestous.

IamwaitingforyourreplyASAP.

Bestregards

Wennie.但是，想成功可不是容易的事情.dearsir

haveyoureceivedourquotationof...,ifyouhaveanyfurtherquestion,pleasedon'thesitatetocontactus.wearewaitingforyoucommentaboutourquotation.

wehopethatwecanestablishagoodbusinessrelationshipwithyouinthenearestfuture.

yourpromptreplywillbeappreciate.回复A：直接去函敦促DearHugoChu,Wisheverythingwellwithyouandyouresteemedcompany!WeareinreceiptofyourletterdatedAug10,andasrequestedwase_pressedyou3cataloguesforourrefrigerationgoods.Wehopetheywillreachyouinduecourseandwillhelpyouinmakingyourselection.Wishwewillpromotebusinessaswellasfriendship!Bestwishes!Kevin回复B：先写邮件问清情况。本人觉得先写邮件问清情况，简单的询问，如HAVEYO_ECEIVEDMYP/I,ISTHEREANYQUESTIONORPROBLEMWITHYOU?再问何时开L/C或汇订金过来.....如客户没回复，那你应该(很有必要)打个电话过去问清情况。是价格问题还是临时发生改变?客户是中间商，还在等最终客户的确认?还是其它问题?然后根据情况做一些措施看能否挽回这一张订单。DearSir,Goodmorning!Hopeyouhavegotawonderfulweekend!Forseveraldaysnonewsfromyou,myfriend.NowIamwritingforremindingyouaboutourofferforitemof____dated______accordingtoyourrelativeinquiry.Haveyougot(orchecked)thepricesornot?(Youcanaddsomewordstointroduceyouradvantageofyourproductorsomethingelsetoattractthecustomer).Anycommentsbyreturnwillbemuchappreciated.Itwillbeourbigpleasureifwehaveopportunitiestobeonserviceofyouinnearfuture.Lookingforwardtoyourpromptresponse,Thanksandbestregards,YoursFaithfullyKevin

回复C：如果仍然没有回音的话，可以在一、两个月后再写一封信。DearSir,NowIamwritingforkeepingintouchwithyouforfurtherbusiness.Ifanynewinquiry,welcomehereandIwilltrymybesttosatisfyyouwellwithcompetitivepricesasperyourrequest.Bytheway,howaboutyourorder(orbusiness)withitem___?IfstillpendingIwouldliketoofferourlatestpricestopromoteanopportunitytocooperatewitheachother.Thanksandbestregards,Kevin1.

礼貌回复客户邮件范文中文第8篇写邮件是我们日常工作和生活中不可避免的一项任务，良好的邮件格式和用语可以提高邮件的效率和可读性。以下是邮件格式的几个重要部分：

邮件主题：一般应简明扼要，描述邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件内容。

称呼：应根据收件人的身份和关系选择，如“尊敬的客户”、“亲爱的同事”等。

正文：包括引言、提出问题、提供解决方案、结束语等。应言简意赅、内容准确。

落款：一般应包括署名、职位、所在部门、联系方式等。

除了格式，写邮件时还需要注意以下几点：

礼貌用语：在邮件中，适当的礼貌用语可以给人留下良好的印象，如“谢谢”、“请”、“感谢”、“抱歉”等。

附件：如果需要在邮件中添加附件，要在邮件后面注明，并确保附件的格式正确、大小适当。

审查：在完成邮件后，应仔细审查邮件的内容和格式，避免出现错别字或格式错误。

回复：及时回复邮件，尽量不要让对方等待过久。

写好邮件需要不断的练习和总结，根据不同的场合和目的，选择不同的称呼、语气和用语。通过良好的邮件格式和用语，可以有效地提高工作效率和沟通效果。

礼貌回复客户邮件范文中文第9篇Hello,Iamyourcustomer.Iorderedashirtfromyou.Theproductwasdeliveredatthetimeofdelivery.

Ifoundthattherewasaproblemwiththeproduct.ThesizeoftheshirtdoesnotmatchthesizeIoriginallyselectedaccordingtothelaw.Inowrequirethecorrectitemtobesenttomyaddress:pleasereplytothisletterwithinafewdaysafterreceivingit.

Icancontactyousincerelyandwishyougoodluck.

中文翻译：

您好，我是您的客户，我向您订购了一件衬衫，该商品在交付时交付，我发现该商品有问题衬衫的尺寸与我最初根据法律选择的尺寸不符，我现在要求将正确的项目邮寄到我的地址：请在收到后的几天内回复此信函，我可以联系到真诚的，祝你好运。

礼貌回复客户邮件范文中文第10篇Thankyouforcontactingme.UnfortunatelyIamawayfrommyemailrightnow,butIwillreplytoyouonmyreturn.Inthemeantime,ifyouneedsomeassistance,pleasecallstaffmemberontelephonenumber

礼貌回复客户邮件范文中文第11篇聘用邀请Offer

XXX先生/女士，

您好!非常感谢您对XX公司的关注和信任!

您应聘本公司XX部XXXX一职，经过各项面试环节，鉴于您表现出的与该职位良好的匹配度，依据XX公司招聘流程予以录用。

在这里人力资源部代表公司对您的加入表示热烈的欢迎，相信您的到来，将为公司注入新鲜的血液，带来新的活力!公司也将成为您发挥和发展的平台。

请您于XXXX时间携带下列证件和材料到人力资源部报到

(1)居民身份证;

(2)学历、学位证件原件;

(3)一寸照片两张;

(4)体检报告(除常规体检内容外还应包括胸透和心电图检查);

(5)上家公司离职证明(应届生可免);

报到后，本公司会在愉快的气氛中，为您进行职前介绍、合同签订、入职安排等事宜。并将进行新员工培训，包括让您知道本公司相关管理制度、流程及其他注意事项，使您在本公司工作期间顺利、愉快。

如果您有何疑惑或困难，请与人力资源部联络。

公司人力资源部

电话：XX

礼貌回复客户邮件范文中文第12篇DearGeneralManager:Yes,IgraduatedfromPekingUniversity.Aftergraduation,Imajoredinmarketing.Ihaveworkedinmanycompanies,workedasasalesmanandsecretary,dealtwithmanylargecompanies,metmanycustomers,andaccumulatedsomeexperience.

NowIthinkthatthemanagercandidateofyourcompanywillmakethecompanyahigherlevelandeagertogetyourreply,LiLin.

中文翻译：

尊敬的将军经理：是的我毕业于北京大学，毕业后学的是市场营销专业，在很多公司工作过，做过销售员，做过秘书，跟很多大公司打过交道，认识了很多客户，同时也积累了一些经验我现在想到贵公司的经理人选，会使公司更高一级渴望得到您的回复李琳。

礼貌回复客户邮件范文中文第13篇客户发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人

7、回复客户邮件的时候要”replywithallhistory”，不要把历史记录删除，否则客户不知道先前发生的事情和交流的内容。也不要随意改变邮件的主题。一件事情，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看到的内容需要删除再发送。

8、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报。如hv:have等。以免产生误解，也不要用俚语。

9、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明。表达要简洁，直接，明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。

11、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。

12、每一段中间要空一行，方便别人阅读。

-发送邮件前请仔细检查，避免拼写/称呼/附件遗漏/收件人邮箱等低级错误

-邮件措辞尽量客气礼貌，避免强硬的要求，比如：Youhaveto/must/needto，多用请求类语句Couldyouplease…/MayIhave…/I’dloveto…

-发邮件的时间注意选择工作日的工作时间，如果有时差设置定时发送

-使用专业的邮箱地址，比如给Prof发邮件尽量使用学校edu邮箱

-收到回信记得礼貌回复，不管是否还有其他问题或后续输出，都请及时回复并表示感谢

-心态：不要怕写错/语言不地道/用词不准确，只要能清晰表达自己的意思让对方理解即可。同时，邮件往来的过程也是学习书写的过程，所以不用担心，时间长了就熟悉啦

Dear

Thankyousomuchforyourgreatsupportonus.

Whatabigmistakewemade!

Sorry,butwillyoustillwanttheitems?lfyes,wewillresendyouimmediately,ifnot,wewillmakeyouthefullrefund.

Waitingforyourreplyandhopeyourkindunderstanding.

Bestregards

David,I'dliketoinviteyoutodinnerwithmyfamilyandcolleaguestocelebratemyrecent.degree.Wewillpreparefood(includingdumplingsandvegetarians),andyouarealsowelcometoinviteyourguests.

Date/time:Saturdayafternoon,February,address:Kingstonstreet,NewYork,Janesubwaystation,freestreetwalk,February9,Tuesday,replytothisemailuntilmidnight.Thankyouandhaveaniceweekend.

中文翻译：

大卫，我想邀请你和我的家人和同事共进晚餐庆祝我最近的博士毕业我们会准备食物（包括饺子和素食），也欢迎你邀请自己的客人日期/时间：2月日星期六下午，地址：纽约金斯顿街，纽约，简地铁站自由街步行2月9日星期二回复此邮件，回复至午夜。谢谢，祝周末愉快，庆福回复：英语邮件的回复范文。

直奔主题。

一句话可以说完的事情还要发邮件也是够了。

一个屏幕都被正文填满了还没说清楚一件事情也是够了。

面向个人的邮件没有说明自己是谁就「指手画脚」地安排工作也是够了。

面向全体人员的来自上级部门的邮件没有统一格式乱七八糟的排版也是够了。

同一件事情公邮和个人都发一遍好像浪费着公司资源还显得很重视一样也是够了。

同一个问题多次发邮件要么不理不睬要么回复多次也没有明确的答复这样的效率和质量也真是够了。

明明不同的数据应该通过多个附件展示的偏偏要合并在一个复杂的表格里好像这样才能显得简洁而又高大上也真是够了。

明明处理过程使用的数据文本和格式等等一系列信息可以删除而不显示在文件中的却没有删掉导致邮寄体积奇大不但占用空间接收和回复都贼慢也真是够了。

多少次回复了的邮件却在隔了多天之后来表示没有收到电联确认却信誓旦旦一口咬定没有收到要求重发即便拿出历史记录也拒不承认仿佛认错就是丢人一样也真是够了。

多少次在接收到但还没看到的邮件的时候就被告知迟迟不反馈以致产生工作不到位的错觉然后在茫茫邮件中挖掘却踏破铁鞋无觅处时猛然发现因为未读数量太多而才刚刚收到邮件这样憋屈的感觉也真是够了。

未完，待续...

第一次写邮件给客户

别人那里学来的，供大家参考一下啊

第一次给客户写邮件范文

电子邮件早已成为人们联系新客户的最常见、最方便、最简单，最节省，事实上也是最有效的方式；

说其“最简单”，是因为发个邮件是最简单不过了，无非是在你邮箱里写点内容，轻点发送，则就可能很快收到外商回复；

说其“最节省”，无非是因为发个电子邮件几乎就不用花你一分钱，而传统的传真方式则总是要花掉你不菲的电话费；

然而，给一个新客户发第一封联系邮件，看似并不复杂，但其中仍有很多奥妙与诀窍，同样是用邮件在同一时间联系同一个新外商，为什么外商会回复他而不理你？显然与你如何撰写该邮件有着很大的关系，我们也发现，既使是不少的“老外贸”，在写给外商的第一封邮件时也存在不少的问题与漏洞，故就难免常常抱怨外商回复不多；

礼貌回复客户邮件范文中文第14篇XXXX先生：

五月二十日有关第645号定单的来信收到。

得知错运货物，本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运，应于一周内运抵。有关文件将加函寄上。

烦请暂存错运给贵方的货物。

如有任何疑问，欢迎与本公司联络。对于是次错失，谨再次表示歉意。

销售部主任

xxxx年5月20日

××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函

市政办函[**]40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《_行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和_《关于贯彻实施〈_行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

礼貌回复客户邮件范文中文第15篇关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。

3.最好写上来自___公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8.最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear___”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行项格写。

2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，BusinessEmail不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送

语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。