【售前】U8-OA协同管理解决方案

PAGE2U8-OA协同管理系统解决方案版本：V1.0作者：朱可文档归类：U8售前工具提交日期：2012年5月9日适用期间：2012年度用友软件股份有限公司YonyouSoftwareCo.,LtdPAGEPAGE6目录TOC\o"1-3"\h\z第1章 项目概述 61.1 XXX公司简介 61.2 项目需求分析 71.2.1 需求背景分析 71.2.2 信息化现状分析 71.2.3 应用需求分析 71.2.4 需求分析小结 91.3 系统目标 101.3.1 总体目标 101.3.2 实现目标 111.3.3 扩展目标及目标响应说明 11第2章 项目方案设计 122.1 部署方案 122.1.1 集中部署 122.1.2 技术保障 132.2 项目规划 132.3 项目部署重点 152.3.1 公文流转系统 152.3.2 协同工作 162.3.3 公共信息发布 162.3.4 知识管理 172.3.5 个人事务管理 17第3章 系统技术路线和平台设计说明 183.1 办公自动化平台的逻辑结构 183.2 系统网络结构 183.3 办公自动化平台技术架构 193.3.1 J2EE的技术路线 193.3.2 基于J2EE的三层应用结构 203.3.3 用友U8－OA协同办公管理系统的技术架构 213.3.4 完善的产品架构，独特的缓存技术 223.4 用友U8－OA协同平台的技术适应性 223.5 系统运行环境 24第4章 系统应用设计概要 264.1 系统设计概要 264.2 业务规则和工作流为基础的系统工作平台 264.3 采用产品方案实现单位信息化建设的好处 274.3.1 满足系统快速建设的需求 274.3.2 提供可靠系统稳定性 284.3.3 减少系统长期维护的代价 284.3.4 用友U8－OA协同办公信息系统的平台性 284.4 系统安全设计 28第5章 系统应用设计 315.1 系统功能架构 315.2 组织机构管理 315.3 多维门户空间 345.4 协同工作 385.4.1 工作流引擎应用原理 395.4.2 应用特征 405.5 公文管理 435.5.1 收文管理 445.5.2 发文管理 455.5.3 签报管理 485.5.4 督办管理 485.5.5 电子签章 525.5.6 公文归档管理 525.5.7 公文交换 535.6 表单应用 575.6.1 表单应用功能 585.6.2 一般表单制作步骤 585.6.3 表单应用特点与价值 615.6.4 表单业务应用举例 635.7 知识文档管理 685.7.1 知识文档管理特点 695.7.2 知识文档应用特征 705.8 公共信息管理 715.9 日程会议计划 745.9.1 应用原理 755.9.2 应用功能 755.10 全文检索 765.10.1 应用原理 775.10.2 应用特征 785.11 综合办公 785.12 在线呼叫系统 795.13 M1移动应用 815.13.1 M1产品理念 825.13.2 M1产品定位 825.14 移动协同特点 835.14.1 价值特点 835.14.2 功能特点 835.14.3 功能展示 845.14.4 技术特点 865.14.5 客户端功能一览表 875.15 电子邮件 875.15.1 应用原理 885.15.2 应用功能 88第6章 系统管理设计 906.1 系统管理逻辑结构 906.2 基础设置 916.3 应用设置 916.4 管理维护 926.5 安全管理 926.6 日志管理 92第7章 系统接口设计和二次开发 937.1 设计目标 937.2 设计思路 937.2.1 应用集成 937.2.2 门户整合 937.2.3 数据交换 937.3 系统接口设计 937.3.1 工作流接口 937.3.2 文档接口 937.3.3 邮件接口 947.3.4 统一资源接口 947.3.5 插件接口 947.3.6 XML标准 947.4 系统二次开发 947.4.1 接口文档 947.4.2 二次开发培训 94第8章 项目实施计划 958.1 项目实施目标 958.2 项目实施主要工作流程 958.3 项目实施周期 958.4 项目组织保障 98第9章 系统升级和售后服务保障 999.1 服务体系 999.2 服务宗旨 999.3 服务范围和内容 999.4 响应时间和服务方式 1019.5 软件系统服务期限及升级 1019.6 软硬件维修 102第10章 项目验收 10310.1 项目验收时间 10310.2 项目验收范围 10310.2.1 组织范围 10310.2.2 技术实施范围 10310.2.3 培训范围 10310.3 项目验收里程碑 10410.3.1 里程碑1：项目小组成立 10410.3.2 里程碑2：产品上线 10410.3.3 里程碑3：项目实施 10410.3.4 里程碑4：项目验收 104第11章 成功案例分享 105项目概述XXX公司简介**［参考客户相关资料摘抄,公司地位介绍］ＸＸＸ公司是中国☆☆☆☆☆国家级重点龙头企业，中国最大的☆☆生产企业，中国最大的☆☆企业之一，拥有中国最大的☆☆产业集群，是中国☆☆业企业的领军者。公司向社会提供不可或缺的农业产业链上下游产品，并以“☆☆☆☆☆、☆☆☆☆☆”为经营理念，致力于打造世界级的☆☆企业。**［公司的业务线和涉足行业介绍］ＸＸＸ公司主营业务为☆☆☆☆☆、☆☆☆☆☆、☆☆☆☆☆、☆☆☆☆☆。这四大主营业务像四个车轮一般快速驱动，使公司拥有稳定的增长曲线、良好的现金流量、强大的资产储备，能够拥抱机会，应对挑战，为仁人志士提供施展商业才华和实现产业理想的基业常青大平台。

**［公司的业绩情况介绍］……**［公司的业务拓展情况介绍］ＸＸＸ公司的海外事业起步于1996年，目前，在越南、菲律宾、孟加拉、印尼等国家建成或正在建设的工厂已达12家。中国政府和投资地政府均将ＸＸＸ公司认定为外向型投资成功的企业。**［公司的组织架构和分支机构介绍］……**［公司的文化和价值观介绍］……**［公司的信息化建设情况介绍］……**［公司的未来展望等介绍］……项目需求分析需求背景分析（根据从用户处获得的）核心内容描述：公司目前规模、此次OA系统建设的初衷，或者是最核心要解决的问题。**［参考客户相关资料摘抄］ＸＸＸ公司协同办公系统是以公司现有的管理制度和当前拥有的网络基础设施、计算与存储基础设施、系统软件、核心业务系统、数字资源等为基础，严格遵循公司的IT规划指导思想，通过协同办公系统建设，搭建ＸＸＸ公司的办公信息门户和协作平台，实现集团战略执行、敏捷组织建立、信息资源管控、泛组织的文化融合、辅助领导决策等多方面管控的信息技术支撑。通过系统建设能够做到：能上——使各下属部门能方便、及时、有效将企业经营管理信息传递到核心管理层；能下——针对各业务单元管理，核心管理层能及时、方便、有效将经营政策传递到各下属部门管理末梢。从而实现信息上通下达、流程合理高效、管理决策透明；其中信息通达是技术的目标，流程合理高效和管理决策透明是管理的目标，技术目标和管理目标如果都得以实现就可以达到企业的效益目标了。通过协同平台建设实现企业内部多种职能的垂直管控、跨组织的横向业务快速协作和审批，实现日常办公中领导下达和交办的各项工作任务的计划、创建下达、跟踪督办和统计查询管理，加强日常工作任务完成的计划性和协调性，从而明确责任、提高效率、促进各项工作的高效完成；通过对信息类别和使用者权限进行科学分类，构建全新的信息资源管控平台，支持组织自身长期发展的知识体系和决策体系的建设；打造让员工有组织归属感的文化传播空间；形成公司统一登录的信息门户和统一消息机制的集成管理平台，基于高度稳定的产品化平台实现公司信息资源可控呈现，将新建系统和现有其他系统进行统一整合与集成，最终实现由传统组织向现代敏捷组织的转变。信息化现状分析**[根据从用户处获得的信息如实填写，核心内容描述：目前的网络环境、网络拓扑图、硬件环境、运行哪些应用化软件。]应用需求分析**［与客户的前期沟通、标书或需求书提供等从行业管理特征抽象到我们产品的对应的需求，你可以从多个方面进行分析，但必须符合客户的行业和实际管理特征，或者是客户具体的几种业务］例如：审批和行政管理问题分析ＸＸＸ公司日常涉及的主要业务包括大量的已经形成固定格式的制度流程和大量还未形成格式的制度和管理流程，包括：经营管理和行政管理方面的各种已有的制度流程；公司规章制度、政策、工作规范的制定、修订、废止；项目经营目标、策略审批；项目规划设计、单体建筑设计方案制定、修订；项目的预决算申请审批；大量日常办公文档的撰写、修改和审批以及各种工作安排和汇报等等。另外，由于公司目前主要办公事务包括工作安排，审批工作，工作汇报，工作计划，工作督办等，在本地协作上普遍采用会议传达，当面安排，电话安排，听取汇报等方式，远程办公则通过电话及电子邮件等方式，存在以下问题：由于组织本身的复杂性，手工方式的审批普遍存在审批效率低、跨部门跨组织审批和各种数据采集困难，信息传递不及时，查询和统计困难等问题。同时，每天实时的工作安排和沟通浪费各级管理人员大量时间，安排后事情督办和过后查阅不方便、了解情况不够全面。远程管理上只能采用电话和邮件沟通，管理比较粗放，需要进行大量沟通的工作信息对称困难。流程分析从业务流程上看，ＸＸＸ公司日常大量业务管控流程要求具有二元化的特征，即：既要有严谨的管理规则，对重要的审批事件和大的流程上要有严格的的要求，以保证审批的合法性；同时，在实际审批流程中又要有足够的灵活性，能够按照日常办公的习惯对文件进行灵活传递，实现如：流程变化、加签、会签、回退、撤销、回收、终止、督办、修改权限等一系列完善的流程处理策略，以满足公司对业务管控的需求。一体化知识文档管理问题分析各个部门都有自己的档案体系。未实现集中、共享的知识管理体系纸质文档应用比例较高，不利于保存而且所有的查询操作停留在手工。员工可能因离职带走相关的文件和资料，造成关键业务领域的损失。企业相关文件，几年下来上市需要时发现不见了，组织失忆。之前做过的活动不能有效的沉淀，供下次类似活动做参考流程分析由于公司缺乏相应的知识管理工具和流程，缺乏一套完整的知识采集特别是过程型经验知识的沉淀和提炼工具，迫切需要建立起统一文档管理系统，实现一体化的文档共享，充分利用协同办公系统的知识管理中心，为员工知识的获取、储存、学习、共享、创新提供的全过程管理，实现知识采集、知识存储、知识整理、知识传播的一体化，有效为组织内个人、部门、团队提供知识信息服务。快速提升组织内外人员的生产效率和技能素质。需求分析小结**［整理为与客户需求对应的U8-OA产品具有的功能特征］例如：经过在ＸＸＸ公司前期的访谈和沟通，从调查反馈的结果、应用中发现的问题、意见、对人员的访谈、应用效果良好的信息系统功能等多方面提取的内容以及对《协同办公选型说明书》的重点需求分析，构成本技术方案中对ＸＸＸ公司协同办公系统主要功能的概述。总体概括起来包括：良好的人机交互能力及易用性，具备高度系统敏捷性，保证各层次用户使用具备方便、快捷的公共信息受控推送/接收能力；具备灵活的公文流程流转、定制能力，符合国家公文处理需求；具备强大的刚性、柔性流程定制能力；具备透明、灵活的流程控制能力；具备管理作业集中门户能力，适应多组织、多层级的门户信息展现能力具备多应用系统管理信息集成呈现能力的门户应用需要；高度的信息、事件综合呈现能力；具备集中信息资源管理、知识管理能力具备集中式的文件、数据等管理能力；具备全文检索能力强大的虚拟组织及事件/项目信息管理能力具备针对项目虚拟组织等根据项目计划、项目成员、项目阶段、任务管理及问题反馈的全项目生命周期管理能力；具备项目成员灵活的协作平台能力；……通过以上分析，我们可以清晰地看到ＸＸＸ公司协同办公系统建设的对应思路和应用目标。系统目标总体目标根据XXXX股份公司对本项目的长期建设目标是建立办公自动化系统，该系统同时要成为以后集成各业务管理系统的平台。建设一套高效的协同办公信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享，使单位各部门及各分支机构内部的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。打造一个供各级领导使用的决策支持系统和员工的协同办公平台。建立执行流程，实现网上协同办公，解决手工处理办公事务的繁琐、滞后及无法进行信息统一管理和分析的问题，优化办公环节，规范程序，强化控制和落实，实现组织内各部门、人员之间的信息共享和协同工作，提高本企业办公效率和管理水平。规范办公和审批流程，实现网上协同办公，形成覆盖公司内部各级组织的包括文件收发管理、审批、分送、分发、归档等业务的多种对内、对外服务功能和办公业务的自动化，逐步取消纸质文件，实现单位内部无纸化办公。实现办公管理流程自定义与规范化管理相结合，高速快捷。基于INTERNET技术，实现跨部门、跨地域的知识、能力、资源的应用，使单位中的每一位成员在任何地点都能享受到组织的支持。整合单位现有资源，消除单位内部的各类“信息孤岛”，实现单位各部门、之间的信息共享，创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台通过实施用友U8－OA协同办公管理系统，可把日常业务、事物、协作等信息在xxxx集团的各分子公司、部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。从而达到管理高效全面的管理效果。用友U8－OA协同办公管理系统统的总体目标是："以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企事业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为本单位建立一个即时有效的信息交流管道，建立高质量、高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。实现目标实现单位管理向无纸化办公的转变。通过用友U8－OA协同办公管理系统为单位内部的信息传递建立联系，便于单位内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用，搭建起单位内高效协同的办公平台。规范单位管理行为。通过用友U8－OA协同办公管理系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果，实现管理规范化，流程制度化。提高效率、节约开支。通过用友U8－OA协同办公管理系统的实施应用，可以使使用者的办公效率大大提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。扩展目标及目标响应说明协同应用模块：通过协同功能应用，实现企业内部沟通、规范工作。公文管理：公务文书的全面解决之道，完全符合国务院的行政公文管理方式。表单应用：快速成形业务审批，办公业务流程，实现工作流程中的数据采集和数据分析。邮件应用模块：实现企业内外信息互通，为企业搭建良好的内外部信息沟通平台。一体化文档管理：全面消除信息孤岛，为企业积淀应用知识。日程计划管理：管计划、管日程、准确把控日常管理。PAGE105项目方案设计根据前期项目调研、交流，结合客户需求，本着以下原则制定本项目方案循序渐进。不贪大求全，盲目追求全部功能应用、全体人员上线。选择重点应用，先易后难，分期分化应用深度和广度。实用好用。优先固化成熟、实用、公共性应用，确保用户上线率。通过高品质、稳定可靠、易用实用的业务应用，培养、建立全员信息化的工作习惯。部署方案集中部署本项目采用集中式部署。应用、数据库分别部署于两台服务器，用户可通过局域网、Internet、无线网络、拨号等访问部署于信息中心的U8－OA协同管理系统。为了方便以后系统维护、用户增长、客户应用的深化，基础硬件系统采用一步到位的部署方式，按照系统中期应用规模，兼顾长期发展，最大化的有效利用系统投资。硬件部署：2台服务器（应用、数据库服务器）存储备份系统技术保障根据XXXX股份公司本项目的大规模应用要求，通过以下技术，保障系统在大并发、大数据量下的安全、稳定、高效运转。数据库技术设计范式：数据库设计符合第三范式；使用连接（JOIN）来代替子查询(Sub-Queries)使用联合(UNION)来代替手动创建的临时表锁定表:通过锁定表的方法来获得更好的性能，维护数据的完整性使用外键：保证数据的关联性优化的查询语句数据库参数调优，保持数据库的良好模式，主要有查询缓存、临时表缓存。相关技术应用：对象缓存：在大数据量调用的情况下，全部采用对象缓存，例如全部人员信息；流程实例的数据库化存储；页面缓存计划数据库参数调优；java参数调优；项目规划本项目初步分为两个建设阶段：基础建设阶段和应用深化阶段。其中，基础建设阶段建立覆盖全员的协同办公系统平台，培养全员基于网络、信息系统的工作习惯，为应用深化阶段打下良好的基础。建设如下核心应用：建设以公文流转为核心的，满足公文收/发、督办、交换、存储、查询等的全流程公文管理系统。建设以协同流程为核心的，满足日常审批、请示、监督等管理工作内容的协同工作系统。建设以文档复用为核心的知识、文件管理系统。建设以个人事务处理为核心的，个人事务、时间、资源管理平台，与人力资源系统形成信息共享，建立初步个体工作规范。应用深化阶段。巩固、优化前期建设成果，细致梳理各级组织流程、知识管理、个人工作管理需求等方面需求，充分利用协同管理系统平台，真正达成：规范管理行为提升组织效率提高组织学习及知识快速复制、应用能力普及全员网络化、信息化的工作习惯有效降低运营成本提高组织执行力本阶段建设核心：建设以表单+流程为核心的业务流程管理体系，严格规范组织内部业务信息流动。提升效率、明确职责、清晰过程。建设以个人业务处理为核心的，计划、授权、项目、知识管理平台。规范个体作业行为，提升个体工作效率，建立基于协同管理系统的量化考核信息采集、评估体系。建设以信息集中共享为核心的，多业务系统数据集中共享、利用、采集平台。真正打破不同业务系统的信息壁垒，达成业务数据的有效利用。项目部署重点公文流转系统收文管理：进行收文处理，实现收文的登记，办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：一种是模板选择建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义。发文管理：进行发文处理，实现发文的登记，审核办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：一种是模板选择建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义。公文交换：发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收，查看发送单和签收单。公文督办：公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督办人和督办期限，被指定的督办人员可以对公文的流程进行改变。公文档案：进行公文文件存储，提供公文组合查询。公文统计：支持公文依照公文的收发文状态进行统计，查询；支持收文统计、发文统计、归档统计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要，处理情况，备注的信息填写。该功能权限授予公文收发员痕迹保留：提供全面的键盘批注和手写批注的痕迹保留;在进行修改文字的全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留。将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。手写批注：提供全面的键盘批注和手写批注功能。电子签章，签名：支持电子签章和手写签名；提供安全的电子签章，签名管理和盖章和签名功能，在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）。文档清稿：实现草稿和文档对照功能，进行文字清理套红封发：实现封发时公文文头信息修改；发文支持实现自动公文红头套用。公文节点权限:定义公文流程节点名称和操作,同时设置公文元素的浏览编辑权限，切合实际公文流转过程名称。公文文号管理:建立公文收发文文号，提供数字增长、单位统一编码、部门增长三种方式文号设置，便于公文登记和起草的使用印章管理：可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等。公文元素管理：设定公文元素。公文单定义：根据提供的公文元素，定制公文单样式，设定默认公文单协同工作自建协同流程：支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Excel文件的读写，支持单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。固定流程+表单：提供方便快捷的表单设计和编辑支持定义表单数据，同时将设计的表单和协同流程绑定，将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起，完成表单的流转、审批。统计表单：通过提供表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来。综合查询：可以进行发起人，关键字，时间段等组合查询各类文档，进行信息采编。协同与邮件互通：支持从邮件直接转发到协同，实现内外信息互通。公共信息发布公告管理：公告可以自行选择人员范围进行发布并察看发布效果。新闻管理：新闻分类发布。BBS管理：提供BBS功能，进行员工交流，系统可以通过系统管理员开辟讨论区。可以自行选择人员范围进行讨论，实现关键事情的内部讨论。调查管理：根据内部管理需要，可以发起内部调查，支持单选、多选等多种调查方式，并提供调查结果的汇总查看。知识管理文档管理体系建立：全面支持各种过程信息存储，支持转发邮件，转发协同支持借阅共享机制，变更消息机制。流程管理与知识管理互通：在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通、关联。个人事务管理下属人员管理：建立关联人员，实现上下级关系的直接管控。项目事务管理：通过关联项目建立，实现对重要事项及动态组织的灵活管理。工作计划/日程管理：对可预见的活动进行登记、协调、查询的模块。以便更好地安排时间，提高时间的利用率，确保重要任务的完成，并起到备忘录的作用。会议管理：对会议召集、资源占用，会议纪要上传等进行统一管理。系统技术路线和平台设计说明办公自动化平台的逻辑结构办公自动化平台的核心是协同工作平台，文档管理平台与资源共享平台，而资源共享平台为过去、现在和将来的系统建设提供整合支持。系统逻辑结构图系统网络结构系统局域网间联接以宽带为主，可辅以电信/INTERNET联接。对于远程访问可以宽带或电信宽带进入本系统，没有条件可以采用电话线拨号上网方式。对移动办公如手机/PDA/笔记本电脑可采用多种接入方式入网，如MODEM、短信、wifi、GPRS等。系统网络示意图网络采用成熟可靠的星型联接，通过10/100M网络联接形成完整的网络应用框架。用友U8－OA协同办公管理系统对网络结构没有特别要求，远程访问带宽2M即可顺畅运行并完成常规公文和其他信息传输。办公自动化平台技术架构在本部分，我们通过JAVA技术结构，系统间的结构和用友U8－OA协同工作系统技术架构方面进行描述。J2EE的技术路线面向分布式应用和互联网应用。J2EE的全称是Java2EnterpriseEdition，它是由Oracle公司领导，各厂商共同制定，并得到广泛认可的工业标准。其设计初衷就是利用分布式结构的可扩充性来建立强壮的互联网应用。跨平台，扩展性好，实现不同操作系统，异构数据库的集成J2EE是一个开放的系统构架，使用符合J2EE规范的软件。客户可以依据其喜好和实力来选择不同应用服务器。从基于opensource的免费软件到高端满足B2B需求的套件来搭建自己的系统。技术成熟经过10年的发展，Java已经从开始的applet，application发展成为具有：EJB-J2EE中间层，完成商业逻辑；JAAS-J2EE处理认证和授权的API;JavaConnectors-J2EE用于连接异种数据源的API，对上层来讲是透明的;JSP，JavaServlet-J2EE的表示层技术，用于生成用户界面;JDBC-J2EE数据库访问；JMS-J2EE的异步消息队列；JNDI-J2EE的名字查找API，独立于目录服务器；JTS-J2EE用于处理交易的API；RMI/IIOP-J2EE的分布式对象的通讯API，提供了和CORBA交互的能力；的全方位企业级构架。基于J2EE的三层应用结构采用国际标准的J2EE三层架构，使应用表现层和运用逻辑层、数据存储的分离，从架构上保证了系统的灵活、高效，并能完成负载平衡。如图3.2所示。表现层逻辑层表现层逻辑层数据层IE5.0以上Tomcat4.0Mysql3.23图3.2J2EE标准三层技术架构在应用表示层，客户端一般支持WEB浏览器和WINDOWS客户端软件，无需进行软件安装和维护，极大降低了维护成本。中间层实现WEB服务和其他各种处理控制服务，并通过相关插件（引擎）完成各种应用，可扩展性强，同时完成对数据存储的隔离，保证信息系统安全。数据存诸层通过各种中间件和应用内核（关键应用）程序，实现系统复杂的数据处理功能，与操作系统及数据库管理系统进行对接，实现信息的分类、整理和存储。用友U8－OA协同办公管理系统的技术架构用友U8－OA协同工作系统技术架构如图3.4所示：图3.4用友U8－OA协同工作系统技术架构说明：系统架构从下到上分为系统层、应用层、用户层共三个大层。系统层：完成基本的核心结构，包括单位（组织）基础数据、工作流服务、数据管理和日志管理等基础信息结构。应用层：完成从基础IT技术结构往应用逻辑的转移，包括协同工作、公文管理、内容管理、电子邮件、即时通信、日程管理等基础业务内容，再行进行组装。用户层（表示层）：通过PORTAL技术往各种平台上进行展现，包括即时消息。完善的产品架构，独特的缓存技术用友U8－OA协同工作系统遵循J2EE架构，以JSP和JAVABEAN技术作为主要的系统实现手段，开发出了工作流、文档、消息提醒和插件接口，并针对所有的技术底层设计了对象缓存层，大幅提高了系统效率和对客户端的响应速度，系统稳定性也大为增强。用友U8－OA协同平台的技术适应性工作流引擎用友U8－OA的工作流引擎是一个为办公的执行提供运行服务环境的软件或“引擎”。它是协同办公执行服务的核心，是执行用户业务过程的“业务操作系统”的内核。主要用来完成以下任务：对办公过程定义进行解释，图形化表现；控制办公过程的创建、激活、知会、加签、回退、终止等；控制活动实例间的转换，包括串行或并行的操作、相关数据的解释等；提供支持用户操作的接口；维护控制数据和相关数据，在应用或者用户之间传递相关数据；提供用于激活外部应用程序和访问相关数据的接口；提供控制、管理和归档的功能。插件接口用友U8－OA协同工作系统提供四类标准应用和数据接口，用户可以利用这些接口开发新的插件和应用系统或集成已有的应用系统，与用友协同进行无缝链接。在用友U8－OA协同工作系统中提供了各种插件，这些插件都是通过这些标准接口和系统进行结合，将协同内数据和外部数据紧密结合起来。包括：定义数据输入输出接口：实现了协同和邮件打通。客户端函数接口：将系统和C/S程序结合起来，直接调用本地客户端，实现统一登录。激活应用程序接口：实现外部标准连接接口，连接所有Web方式的外部应用。信息服务之间互操作接口：协同短消息和即时通讯互通，达到内外即时消息互通。即时消息平台用友U8－OA协同工作系统内部提供了一个标准的消息提醒构架。对于需要提醒的消息进行统一的管理。根据绑定的不同可以定制多种发送策略。在协同系统内部发送。使用即时通讯系统，在客户端程序发送。使用特定的短信网关，再往手机上发送。使用邮件系统，以邮件的形式发送。数据交换接口 用友U8－OA协同工作系统提供了标准的基于XML数据接换的接口，任何系统都可以通过XML格式的数据与系统进行数据交换，同时，协同工作系统具有如下接口：XML数据接换接口，同时支持按CVS、DBF、TXT等方式进行数据交换支持WEB方式的业务整合和数据采集接口，系统开放结构提供调用系统支持与即时通讯系统的交互接口跨平台支持系统支持各种中/小型计算机和PCSERVER，如SUN、IBM、HP等的相关系统。系统支持WINDOWS的自动安装，支持LINUX等各种操作系统。系统结构上支持各种关系型数据库，支持将数据库层和应用层进行分离的跨平台异构实现。系统平台的扩展性协同工作系统支持表单自定义，可以实现各种统计和数据定制业务。系统支持与各局和区县的数据交换和业务协同，支持WEB集成系统支持各种门户、电信网关的联接，可扩充各种移动和固定终端信息设备。系统运行环境系统服务器配置根据XXXX股份公司对本项目的大并发需求，推荐服务器环境采用数据与应用分离的方式进行产品部署，配置如下（详细服务器配置请参看报价方案）：推荐配置数据库服务器端应用服务器硬件CPU至强双核双CPUXeon双核内存168硬盘144GSAS10000转*5144GSCSI网卡1000M100-1000M软件操作系统中文，WINDOWS2003ADVANCESERVERWINDOWS2003SERVER浏览器IE6.0以上同左服务器软件MySQL5.1java标准，JDK1.5，tomcat5.5客户端PC配置硬件配置：cpu酷睿1.2G以上，内存1G以上，硬盘10G以上空间，网卡100M。操作系统：MicrosoftWindowXP、Vista、WIN7等操作系统。浏览器：IE6.0以上

系统应用设计概要系统设计概要在线办公：使用协同办公信息系统提供的一系列办公功能，解决日常办公事务，减轻重复工作量，提升工作效率。业务集成：与各业务系统实现应用级、数据级集成，支持国际标准如电子邮件、XML等，快速整合业务应用。上下互通：通过总公司集团化集中部署，办公平台可与二级公司办公平台实现无缝连接，工作指示、请示汇报、日常信息等可平滑传递。实现即相互独立又相互连接、独立权限体系的集团整合办公应用。业务规则和工作流为基础的系统工作平台业务处理规则定义业务处理规则库，包括以下三个部分文档和处理事项定义定义要处理的事项类型和文档类型，以及定义文档需要控制的结构化内容，跟踪的控制元素，组织机构和人员定义。定义单位的组织结构，以及处理人员的各自分工、责任。业务处理流程规则以文档及处理事项定义和组织机构及人员定义为基础,定义处理不同类型的事项的处理流程，以及在此流程中各相关部门或人员的职责和权限。根据事项类型，单据属性，事项来源和处理部门等不同定义不同的流程。业务协同工作流处理流程定义工具，提供图形化工具定义业务处理规则。业务工作流服务：根据预先定义的业务处理规则处理业务事项和派发处理任务，实现协同办公。处理的工作流包括串行和并行流程，以及临时增加指派的处理人流程。任务列表，提供给处理人员的待处理事项列表。根据组织结构和人员职责属性确定工作人员任务。可根据实际的流程情况临时增加其他处理人。系统提供丰富的提醒机制,包括与即时消息客户端的集成。消息提醒。邮件提醒。短消息提醒等。代理处理：当处理人员由于某些原因不能办理事项时，可以启动代理人功能。系统可以设置代理人及代理人代理的有效时间期限，在此期限内,相关事项由代理人进行处理。公文处理超期处理规则 提供公文超期管理，对于超期公文列表供察看。消息提醒处理机制工作人员会收到的各种待办事项的消息，查看最新的待办事项，通过点击待办事项消息进入相关的业务系统或者协同工作系统中进行处理。通过协同平台和业务系统的集成，在业务系统中体现文档流转的最新状态。采用产品方案实现单位信息化建设的好处满足系统快速建设的需求使用成熟的产品为基础，避免了重复的基础功能编制，可以实现系统从调研到上线的快速推进，保证系统的快速建设，快速使用。提供可靠系统稳定性以产品化要求设计产品，支持产品的稳定运行，提供长期的升级保障，推动产品的稳定应用。减少系统长期维护的代价持续的产品升级会不断增加新的功能和修正产品部分的Bug，以极低的成本保证系统长效的发挥着内部管理作用。产品化的优点：易实施、易维护、长期升级的优势用友U8－OA协同办公信息系统的平台性应用架构：采用java的SPRING架构，成熟先进，是经过验证的应用架构。接口特性：具有符合国际标准的企业接口标准，支持各种标准扩展（设备、软件、业务）。扩展特性：插件标准、设备扩展、平台扩展。流程定制：可开放给客户的流程定制，10分钟学会，5分钟配置完成。整合性：（配置单点登陆、xml数据交换）。系统安全设计现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素可能来源于各种各样：可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于组织外部的，也可能是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。总结起来，大致有下面几种主要威胁：非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵前面两种的预防基本相同，可以加强组织内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失。最后一种是当前Internet网络所面临的最大威胁，是电子商务、集团、企业、电子政务、个人上网等顺利发展的最大障碍，也是组织网络安全策略最需要解决的问题。

基于Internet技术并可以通过Internet访问的系统，安全性的要求很高，用友办公管理软件充分考虑了这些安全的要求，支持多级多种安全管理。通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全。数据加密交换双方的数据在传输支持128位加密，支持从浏览器到服务器之间机密信息的高强度加密传输，从而有效地防止了机密文件信息在文件传递过程中的非法窃取和非法篡改，保证了文件的机密性和完整性。密码验证进行高强度的密码验证。IP控制通过配置，可以达到限制IP，控制到某个IP。某个时间段登录协同管理系统。验证码在用户名和密码支持外，系统随机产生验证码，一同验证登录用户。加密锁提供用户端加密锁，只有带有加密锁的用户才可以访问协同管理系统，适用用于内外网分开控制。支持CA中心，实现证书发放，收回通过CA认证原理，实现HTTPS通道访问加密和防DOS攻击，记录访问请求日志，通过HTTPS保证传输信息加密安全性。同时可以防止蜘蛛爬虫的信息采样。安全电子公章采用获得公安部、安全部、军队三方认证的电子公文加密和电子公章系统；系统日志建立严格的日志记录机制，记录系统启动与关闭情况和系统工作情况。外部认证系统集成支持反向认证、LDAP/AD等第三方认证服务完善的应用级别权限控制系统提供基于个人、单位、部门、群组、角色、岗位、级别的多维度权限控制，系统可以针对以上属性进行灵活的权限设定，确保信息安全的可定义性和可执行性。系统应用设计系统功能架构 组织机构管理提供用户、组织、角色、权限等数据模型的维护和服务；通过一致的引擎接口可以达到完成获得和维护用户信息、用户相关的组织信息、岗位信息、角色信息等。组织机构：建立机构同时对所建立的基本信息进行维护。职务级别、岗位名称：对组织中各用户的职务、岗位进行管理，与用户实际组织模型对称。人员权限：管理系统中每个用户的访问权限，根据其在实际组织中的岗位与职能，在协同管理系统中做相应的人员权限控制。外部人员设置：设置组织外部人员，这些人员与组织有工作关联，但不属于组织本身，比如：外部供应商等。系统组设置：根据工作需要可以将人员进行组合，形成系统的工作组。系统角色设置：设置系统中各种角色，如单位文档管理员、公文收发员、公文督办员、单位领导、HR主管等。这些角色与组织实际角色对应。多维门户空间要求协同办公系统能提供多层次、多维度的办公桌面环境。基于此，U8-OA协同管理软件根据所处视角不同，将首页空间分成了【个人空间】、【部门空间】、【单位空间】、【自定义空间】。它形似企业网站的首页，但不同于网站。首页空间可以灵活控制读者的人群范围，以及发布者的人群范围，信息的发布与管理是直接在系统前台轻松进行，无需专门的网站维护技术。是团队高效协作沟通，透明展现的平台；是个人工作办公平台；是组织文化建设成果展现平台；是组织中各类资源整合展现平台；是扩展应用的集中展现平台，达成组织价值观、行为的统一和层级管理的和谐，为组织提供了一个一体化的协同办公和业务管控平台。个人空间：是个人工作平台，用于展现与个人工作紧密相关的信息。如待办事项、跟踪事项、关联人员、关联项目、个人事件、他人事件以及常用文档、常用模板等，建立个人与组织协作的互联网桌面，支持人-事-人、人-知识等的耦合，实现信息在组织与个人之间及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。部门空间：部门空间是部门在互联网上的虚拟办公区，是部门成员相互协作的基础平台。用于展现用户所在部门的部门公告、部门讨论、部门计划、部门事件，以及部门学习区和文档，并提供了部门留言板功能。是部门信息的归集和公开呈现，提升管理和协作透明度。单位空间：单位空间是单位信息和命令发布的平台，是单位知识和制度共享的通道，是单位信息的集中展现，用于展现用户所在单位的最新新闻、最新公告、最新讨论、最新调查等，使单位的公共信息得以及时有效传播，树立企业管理理念，实现知识信息传递，组织、团队的共同发展，减少企业的沟通障碍，减少制度推行的阻力，降低管理成本。自定义业务空间：在ＸＸＸ公司实际工作应用中，不同的团队需要有一个公共的工作平台，这个平台汇聚与团队工作息息相关的内容，使得整个团队有一个完全共享的信息空间和交流空间，增加团队成员的归属感和使命感。产品提供自定义空间的功能：配置空间栏目，并授权用户使用。自定义空间示例：比如各营销大区、实施中心分布在全国各地，可为营销人员定义“营销空间”，确保相关人员及时获取、调整各项资源信息，以满足市场的客户需求。主要包括各营销大区、实施的知识资源、信息的共享、web信息应用等。协同工作ＸＸＸ公司日常办公管理中，利用协同工作，处理每天各种烦杂的工作，这些工作一种是已经处理过的事务，另一种是未处理的事务；各种事务在处理过程中，每个管理者都希望可以轻松督查任何时候的所有事件；公司资料有序的进行分类集中管理；所有工作流程，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。同时，协同办公也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具，可以实现一人对单人、多人并发、多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递。工作流引擎应用原理可以利用协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息。作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享/借阅/转发功能，把信息传递给工作伙伴；配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按需进行文件表单的定制、流程的定制，制作简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。协同工作是用友协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。协同工作基于用友软件独创的二元化工作构造，可以实现流程模板定制类应用，也可通过手工定制流程完成协作应用。在多个参与者之间，按照某种设定规则，传递符合的正文和附件文档，整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为协同工作，从而实现业务信息在办公环境中的展现支持以类图形化方式自定义由串、并构成的复杂业务流程；以满足不同类型的事务处理需要分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率提供协同流程日志，用户可以了解到整个协同的流转状态，便于协同的发起者、处理者、督办人员对协同中每位参与者状况的跟踪。应用特征基于互联网技术和工作流技术，U8-OA协同管理软件设计并实现了协同应用系统，它具有以下特征：支持基于业务规则的条件分支流转；支持流程节点的多种创建方式，如直接设定处理人、按岗位/职务设定处理人、按部门/组设定处理人、以及按角色设定处理人；支持流程节点的动态调整，如加签、减签、会签、知会、取回、回退、撤销、终止等；支持流程节点的操作权限控制；支持以图形化方式监控流程的执行状况；支持流转过程的完整信息保留；支持组织结构变化的流程动态维护；支持语音协同（发起者录制语音并上传，处理者在线收听语音）；支持协同加密发送、查看，增强协同保密性、安全性。；支持流程模板和授权用户在发起流程时设置对整个流程节点的时效要求；提供对协同信息进行归档、转发，将协同工作信息公布给第三方；支持流程分支，可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支；查看待办协同时,增加"转化为日程"的按钮,转化为日程的系统出现在处理人的日程事件列表中。转化为日程功能的出现，使协同工作和日程进行完全打通，并实现了协同和日程的完美结合；支持流程的催办、督办与代理工作机制；消息回复精确定位，通过消息提示查看回复信息时，可精确定位意见栏位置，提供流程振荡回复：允许发起人和处理人振荡发表意见，建立以协同事项为核心的动态团队信息共享和讨论机制；在线交流功能，双击流程中的人员系统自动弹出发送短消息功能，方便整个流程中的参与者都能顺畅交流；（新建页面）（处理页面）（处理意见）（流程图）公文管理公文管理包括收文管理、发文管理、简报管理、归档管理、电子签章和公文交换等应用功能。收文管理：收文的权限和授权、文件类型和流水号的设置发文管理：发文的权利和授权，文件分类和流水号简报管理：通过赋予每个人的权限，管理不同的角色执行不同的简报归档管理：公文分类的归档到文档管理中，并电子签章签字：领导签批文单采用手写笔、电子印章等进行文单的审批和盖章公文交换：实现收发文之间的转换公文在使用时，赋予每个人的权限不同，所管理的范围就不同，可根据用户角色的不同而执行不同的功能。在公文正文编辑中提供ＷＯＲＤ正文编辑器、ＥＸＣＥＬ正文编辑器、提供全面的键盘批注和手写批注的痕迹保留;在进行修改文字的全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留。将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。在公文管理中支持公文依照公文的收发文状态进行统计，查询；支持收文统计、发文统计、归档统计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要，处理情况，备注的信息填写。该功能权限授予公文收发员。实现草稿和文档对照功能，进行文字清理。公文按照国务院的行政公文管理方式进行管理并自动归档，解决公文的规范化和执行问题，拟发文、收文分发、归档等具体业务的流程化管理都符合国家公文管理规定。上图所示为系统生成的标准格式的公文和清晰的交换过程。收文管理收文管理对外来公文进行登记、处理和归档等操作。支持接受外来公文、登记、审批、批示、承办、多样查询、督办催办等处理方式。整个办理流程一气呵成，审批、批示领导可以直接查看基层办理情况，具体办理人也可查阅领导的批示意见。流程中每个人，包括领导、拟办人、承办人等等都可以填写自己的处理意见、办理结果等，但不可修改其他人的处理意见和办理结果。公文流程模板：用户单位可以将符合本单位办公习惯的办件流程设置为系统流程模板，全单位的收办件均统一调用该模板，达到规范化管理和一致性应用。套用模板后的实际流程：接收外来公文登记：并将其转换成办公系统中的文档。支持扫描录入及调入文本文件等方式。收文登记单：产品提供收文登记单设计，符合XXXX公司的公文单完全样式例如：登记流水号、文件分类、公文类型、紧急程度等内容。收文处理：具有以批阅状态、文件状态、文件标题、文件字、文种、来文单位（责任者）、文件类别为条件对来文进行查询的功能。在文件办理的过程中，拟办人与有关人员可以进行文件办理的督办设置，跟踪文件的办理过程，办理过程中，督办人可以随时查看办理情况，并根据实际情况更换流程节点和流程人员。公文办理完毕后，应进行自动归档处理，并进入到档案系统。督办和催办：系统自动查找即将到期、已到期和逾期未办的文件，形成手工催办单或在线消息进行自动催办。发文管理发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文，对XXXX内部的公文的处理。主要实现发文起草拟稿、部门内负责人逐级审核、会签部门会签、办公室核稿、领导签批、编制文号、自动编号、发送等功能；应该提供与Word等办公软件的无缝衔接，可以在协同系统中利用Word进行文件的录入和编辑；能够对发文的整个流程进行跟踪，并显示出公文的当前状态、发文审核的过程；能够提供领导审签的功能，并显示签发意见；应该能提供修改痕迹的保留功能。包括发文拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，提供进程查询、逾期通知催办功能，提供回退重新处理，保留修改痕迹，规范公文格式，具体功能如下：发文单制作：系统管理员根据xxxx的实际公文单进行设定，设置各种公文元素，节点名称可以自行修改。设置电子印章发文模板：单位在发文过程中的规范化流程管理。用户单位可以自由定义符合本单位发文规范的发文流程，工作人员拟文时必须调用相应的发文流程。如：套用发文流程模板后形成一个具体的发文审批流程，流程中每个人，包括审核人、签发人、复核人等等都可以填写自己的意见、态度等，但不可修改其他人的意见和态度。以下是发文审批过程：发文是用来实现内部文件，从文件的拟稿、核稿、批阅、签发、到文件最后的整理、归档的公文发文流程的全程计算机自动化控制，达到文件发文自动化。发文过程中，文件中被修改的地方保留改稿痕迹；支持发文的版本保留，完整记录各版本完整信息。发文封发可以进行自动公文正文套红和形成公文稿纸，进行原始公文稿纸保留到档案中发文步骤拟稿拟稿人员选择发文模板，呈现发文单，自动公文文号套用，同时支持手工修改文号，输入公文正文。核稿部门领导或是授权核稿的人员对正文进行审核修改，支持痕迹保留，并进行正文版本保留。会签会签部门领导对文单和正文进行修改，文件需要会签时，各个会签部门可以在文件中修改内容时保留每次修改的痕迹。支持文单手写签批意见。签发封发确认签发，确认无误后可以签发文件，并可以加盖电子签章，支持正文套红和稿纸套红。对于不同修改人的修改痕迹按不同颜色分层次查看。同时，系统自动记录修改人名称、修改时间、增加或删除的内容。能完全实时的读取流程库中的流程，做到流程随时修改，随时进行，不公文文号用户可根据本单位的公文编号标准，制定相应的文号模板。系统可根据模板定义的编号规则自行编号。自动编号规则，包括：编号格式：例如SYJTXGS－2003－[N]年号：自动与当前年份保持一致自增长序列号：N可以设置为自增长序列号，也可设置为用户自行输入。对有固定格式或有一定规律的属性项，做到可选或自动生成。签报管理签报管理模块对企业的信息采编类文件的流转审批过程进行电子化，按照预先定义的签报流程在系统中进行流转，并在流转过程中完成签报的拟稿、校对、审核、存档等步骤。主要实现简报起草、部门内负责人逐级审核、会签部门会签。客户只需要将需要处理的事情通过工作联系提交到相应处理部门，处理部门会安排相应的人员进行处理，处理完毕，自动流转到申请部门。在流转过程中支持用户的群发（并发），办公室登记、领导签批、自动编号、待申请人处理完毕，进行发布归档，形成正式文件。督办管理督办管理的人员角色分为单位领导、督办人员、承办人员。不同的人员具有不同的功能权限。单位领导查看督办事件列表。进入督办管理主界面，即可查看督办事件列表。查看督办事件详细内容。在督办管理列表，双击表行，可查看当前表行的督办事件详细内容，包括督办事件内容、整体流程、当前流程进行情况、附件等。对未办人员进行催办。在督办管理列表，点击某一行中的“催办”，系统将以弹出窗口显示当前流程进行图，可对当前的待办人员进行催办。督办人员查看督办事件列表。进入督办管理主界面，即可查看督办事件列表。查看督办事件详细内容。在督办管理列表，双击表行，可查看当前表行的督办事件详细内容，包括督办事件内容、整体流程、当前流程进行情况、附件等。对未办人员进行催办。在督办管理列表，点击某一行中的“催办”，系统将以弹出窗口显示当前流程进行图，可对当前的待办人员进行催办。输入和修改承办部门。点击承办部门列中的“修改”按钮，可以增加事件的承办部门，或修改事件的承办部门。输入督办意见。点击督办意见列中的“修改”按钮，可以增加督办意见，或修改督办意见。对督办事件列表进行单条或多条清理在督办事件列表中的多选框，督办人员可以勾选一条或多条督办事件，进行清理。点击“选择清理”按钮后，系统会以弹出式窗口询问用户是否确认清理，用户点击确认后系统执行清理操作。清理后，督办事件将不再出现在督办事件列表中。清理后，将不影响流程文件本身的流转和归档。将督办事件列表中的办结事件全部清理督办人员选择“全部清理”，系统会自动将全部办结事件进行清理，即办结事件将不再出现在督办事件列表中。承办及办理人员查看督办事件列表。进入督办管理主界面，即可查看督办事件列表。查看督办事件详细内容。在督办管理列表，双击表行，可查看当前表行的督办事件详细内容，包括督办事件内容、整体流程、当前流程进行情况、附件等。电子签章电子签字支持各种手写笔，能够支持各种笔锋处理功能，从而可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅系统自动。同时将每个用户的签名盖章信息及时保存起来，以便事后验证使用，这些信息包含签名或盖章的用户名，时间，本地IP地址，全球唯一加密号等。公文归档管理同时系统的文档管理子平台提供了集中式归档文件夹管理功能，由被授权的档案管理员来进行对相关公文文件的存档和对存档信息的管理，文档管理员还可以把使用单位的制度、过去的公文直接存档，通过授权借阅查询，有效帮助使用单位达成管理规范，同时最大限度共享关键信息，对于重要的公文文件，还可以通过各种存储形式备份。归档策略归档策略已办归档归档目录回显公文交换为了防止公文信息在网络环境中传播，极易受到攻击，造成公文失密、信息被盗或被篡改等严重后果。因此我们采用安全电子公文系统，综合运用对称和非对称密码体制，结合数字证书、数字信封、电子盖章、身份认证、授权访问等安全技术，对电子公文和电子印章的存储、传输和使用进行全程加解密和签名验证。有效保证公文的严肃性、保密性和真实性，真正满足了通过网络传输公文时所要求的准确、及时、安全、保密等条件。在安全电子公文系统中，一次完整的公文办理流程如图：图.公文办理流程图从图中可以看出，这里的公文的办理流程，涉及到公文发送和公文接收两个流程。其中，公文发送流程包含四个关键环节，分别是上传公文、公文审核、电子盖章和公文发送。公文接收流程包含三个关键环节，分别是验证公文并发送回执、公文打印和生成红章公文。技术实现：安全电子公文系统综合采用对称和非对称密码体制，利用数字信封技术，保证了所传输公文的机密性。系统采用数字摘要技术，生成待发公文的摘要值，使得任何对文件的篡改能够被察觉，从而保证了所传输公文的完整性。系统中还采用了数字签名技术，对文件进行数字签名，使得文件的发送行为是不可抵赖的，可以通过数字签名确定文件的发送者。分布式部署的典型结构下图所示：图2.分布式部署典型架构示意图在这种方式下，通常在中心处部署公文交换客户端和公文交换服务器，并离线部署密钥管理系统和印章制作终端。在下属的分支节点，配置公文交换客户端，也可以根据需要配置公文交换客户端和公文交换服务器。只配置一套密钥管理系统。归档策略归档策略已办归档归档目录回显表单应用表单业务审批应用包括ＸＸＸ公司所涉及的生产、研发、市场、营销、物流、采购、人事、财务等各个部门的行政管理、经营管理和其它各类固定表单流程的应用。表格单据是企事业单位进行制度化，标准化的管理的一种有效手段，科学化和规范化的表单有组于现代企业不断提高管理能力和生产效率。在企业日常工作中，各种表格的应用可以说是日常管理工作的灵魂，涉及到工作的运转，费用的控管、人员的管理等等。表单管理的是否规范、齐全，维系着各项流程、制度的操作与控管、日常管理工作是否能够正常的进行。我们通过前期的沟通,确定在办公中常见的表单如：这些常用的表格的管理到了位、完善了，可以大大的提高管理工作的质量，加强各项流程和制度的控管力度，从各类表单数据中还可以统计分析和总结出，日常管理中出现和将要出现的问题和症结所在，从而达到高效、有序的日常管理工作要求。在信息化建设中对于表单的管理不仅仅是简单存储表单，更要求把人们从繁重的表单的制作，频繁的业务流程的不断变化解放出来，让表单的使用，管理做到易用实用，同时要满足表单应用上的可追踪性、可复核性、可记录性、可检查性。在这次项目建设中表单是通过工作流的原理来建立表单填写审批的流转机制，通过流程模版和流程节点保证业务流程，确保在组织机构变动和人员变动的情况下表单的审批填写流程无需更新可继续使用；利用表单制作完成各种单据的电子格式，制定查询项，设计统计表；通过节点权限控制表单数据项的填写，编辑，审批批示。系统表单在解决了日常工作中结构化信息的处理，还通过表单实现了与其它业务系统的数据交换，进行在Internet的数据采集，将汇集的数据提交给专业系统处理，同时可通过其它外部设备（如手机等）完成跟广泛的数据采集。表单应用功能本质上看，表单提供收集（上报）、审定、确认和处理格式化信息的功能，通过支持组织流程的变化和执行的有效性管理，为组织的管理提供了核心价值，这也使表单成为协同管理软件的核心功能，解决了企事业单位基础业务执行控制的问题。事实上，表单管理基于我们常规的管理制度定义了你能做什么和如何做，对于如何做，一般是定义甚至是印刷好单据用于执行控制，U8-OA表单系统正式基于这一管理原理设计的表单系统，将表单管理分为定义表单（画样式、定义内容）、绑定流程（确认单据如何流转）、呈现结果（定义查询和统计内容）以完成抽象于各种业务系统的表单流转程序。并在表单首页中集中完成流程事项的审批，跟踪，模板的调用发起，结果的统计查询。具体的过程为，系统编辑支持定义表单数据，将设计的表单和协同流程绑定，将表单样式载入工作流程，通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起，完成表单的流转，审批；通过提供表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来。一般表单制作步骤通过表单编辑器制作各种各样的审批/业务单据。表单模板制作。在模板制作中，调用制作好的表单样式，设置表单流程审批。在流程审批设置过程中，需要确定流程中每个人对表单中的数据项的权限；并对缺省显示数据例如：姓名，部门进行标签定义；定义数据格填写操作；进行分支条件的设置。然后对表单使用范围进行授权：保存完成的表单模板：调用已发布的表单模板：表单应用特点与价值各个行业和单位的表单结构的差异很大的，产品提供方便快捷的表单设计和制作工具，支持办公人员设计表单、绑定流程、设计统计和查询的内容和权限。针对表单制作中的技术因素和困扰，产品支持远程制作表单，支持跨系统的表单导入和导出，可以培养出单位的表单制作专家，支持表单流程制度的在组织中实施和修改完善，对集团化的规模部署尤其具有很大的价值。表单制作面向办公人员：U8-OA协同管理系统将复杂的数据结构定义和数据描述透明于表单定义之外，系统使用办公语言而不是IT技术术语用于描述表单，使得经过简要培训（一般2小时内）即可使办公室人员可以在U8-OA协同上画出表单。流程绑定：系统流程定义和绑定通过图示化进行，对于表单的单元格采用制作时定义的名词而非生涩的IT词语进行描述，支持单元格级的阅读、修改、追加（仅对描述和备注型信息）、隐藏等多种权限。节点定义灵活：系统缺省定义了审核节点以确认单据数据的有效性，除此外对于如何审批、如何走流程没有任何人为限制，支持组织、人员、流程得变化而无须调整流程，即使需要调整流程也无须重新设计单据。支持多种串并等多种流转方式：支持表单的多级审批制度，也可以通过并发审批以提高审批效率，提高执行过程的透明度和共享度。支持分支流程审批，根据单据性质和内容的不同，选择不同的审批流程。支持组织信息的引用：在表单中支持引用组织中的部门、人员、日期等信息，与系统地基础定义有机结合，是组织级管理控制的应用定义，提升了系统的有效性，降低了应用理解的难度。支持统计信息的穿透查询：系统支持统计结果的分层穿透查询，使管理者最终可以查询到每一张单据，为组织进行执行控制和管理提供了完整的跟踪信息，保证了制度执行的有效性和透明度。支持按照流程和按数据多种查询。表单输入支持添加重复项：可增加空行，且重复项按钮随光标移动流程数据查询处，可以将查询条件和排序字段保存为我的查询，并可以保存多个我的查询。表单数据查询下，提供“设置排序字段”功能，并可以将选择的排序字段保存为“我的查询”支持表单签章盖章有无验证，根据设定，如果需要盖章验证，则不盖章不允许流程流转在表单查询页面支持原表单查看功能，在设置的时候能看到原表单的设计表单签字盖章：允许发起者、处理者对表单单据进行手写签名、盖章；(需要高级office插件支持)设置人查看：首页、表单首页、表单查询统计列表可以查看设置人，并给设置人发在线消息。提供浏览系统枚举的枚举值功能表单支持流水号，对于发出表单协同后,可以自动产生流水号。输入框的类型提供时间型，发起时手工输入时间,采取24小时制。新建重复项时支持文本域，在重复项中可以添加大文本,满足用户在使用表单重复项的时候对大文本输入的需求。表单样式支持导入导出，可以将表单样式和数据项一同保存到本地.导入后,单元格和数据项也一同导入,只要确认一下就可以使用表单制作中支持表达式查看功能，方便用户直观的了解表单中数据项的的关系支持表单关联录入：关联信息包括：表单关联表单、表单关联基础信息、表单关联系统信息，实现表单录入数据过滤，增强数据录入的准确性，降低手工操作量支持枚举数据关联：支持枚举数据关联，并通过关联关系，在处理表单时，实现多级枚举信息。支持查看表单关联信息：处理/审核表单业务时，可查看表单关联录入信息，从而实现对表单业务信息有整体的信息获取。支持表单任务触发：支持通过表单数据信息的变化及时间条件，触发另一表单业务。表单业务应用举例通过表单应用，实现业务管理制度落地。以ＸＸＸ公司合同营销管理为例。（说明：以下图示中的数据仅作数据演示，非实际数据）

企业基础信息：要求快速准确录入，可以通过“基础信息管理”表达，实现对表单业务数据支撑。

合同执行过程当中，通过将表单单据信息与基础信息结合，实现表单录入数据过滤，增强数据录入的准确性，降低手工操作量。

合同执行：合同审批通过后，需要根据合同要求，给客户发货。两个任务之间有承接与驱动关系，此承接与驱动，可通过任务触发功能给发货人提醒。

建立发货单时，通过表单关联表单，以合同号作为关联唯一标识，实现合同信息在合同发货单中复现。

执行结果呈现：合同—收款—发货，这一完整业务处理结果呈现。通过表单的多表关联查询、多表关联统计提供支持，将业务结果多维度完整呈现给业务审批人员（领导）。

知识文档管理在U8-OA协同管理产品中提供了文档\邮件\协同\公共信息四项打通的功能，区别于其他软件系统的单一功能，弥补了单纯邮件系统弱流程，非共享的缺陷，大大丰富了个人信息的传递手段和处理方式，是一种集中式、一体化的文档管理系统。U8-OA引入知识管理概念，提升文档的易用性，增加首页文件夹栏目，将知识更多面更直接地推送给用户。同时文档界面增加访问栏目，加强知识的显性表现与关联性。文档管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文档管理。文档管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储，是复合的文档结构，支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储。U8-OA文档管理系统支持个人、单位、公文档案、项目文档四种文档的组织形式。文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限）。另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的windows文件如word、excel、ppt和各种专业的文档格式。U8-OA协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，并支持全文检索和综合查询，实现了一体化的文档管理。知识文档管理特点全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储，是全息化的组织知识一体化存储空间，同时支持各种文件的存储管理，是工作信息的全息信息存储机制的集中存放管理。支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻，文档信息可以借阅，文件夹可以共享，支持文件信息的多种利用方式。支持word、excel、wps等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理。支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种信息文件和文档的组织权限管理，使组织的信息积淀有安全保证。支持海量信息的管理与存放，以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制。支持文档变更的消息提醒和操作机制。支持通过协同精灵实现批量文档的上传。支持直接关联转发协同。知识文档应用特征预归档：在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹，协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。在线编辑：文件管理支持WORD、EXCEL、Html和WPS文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。支持文件转发：在文档管理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。借阅共享：文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。支持消息通知：可设定授权人是否接收文档变更消息。文档重名验证，在同一目录下不能上传、移动相同名字的文档通过文档属性，可以查看文件的浏览次数路径显示：查看文件从根目录开始的全路径支持全文检索：无须独立部署安装，支持对以下常用文件格式的内容检索：Office97-2007中的Word、Excel、PowerPoint文件，PDF文件，HTML文件，TXT文件。公共信息管理ＸＸＸ公司有一套丰富的企业价值观和公司文化，并不断传递给新进员工，同时反复宣传，加深老员工的文化感知，使企业文化、价值观不只是停留在口号标语上。同时ＸＸＸ公司需要将组织内的发展动态、重大事记、规章制度、行政公告、通知等及时传达给每一位成员或某一特定群体；需要通过调查向每位员工或特定群体征集意见，以帮助各项政策的制定修改；需要给员工一个宽松和谐的技术交流、思想交流、经验交流的场所，同时又让领导方便