行政管理培训课件

1行政工作统筹实务中国人的人格理想神于天，圣于地3为人处事4什么是管理5管理自己的六力6组织、控制创新教导、感召凝聚我们对管理的态度7

行政：

是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。

“行政〞指的是一定的社会组织，在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。

8什么是行政行政管理：

就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。9什么是行政管理？企业行政管理的内容

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、平安卫生等。10包括机关、企事业、团体等内部负责管理、效劳工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等11所谓“行政管理人员”日常事务管理会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容行政部门范围与特点行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队理行政管理的根本原那么14法制原那么效劳原那么责任原那么效率原那么透明原那么15什么样的人适合做行政管理人员16男人适合做行政文秘工作吗？讨论：如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思……能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习……职位能量能力能量能量来源802050502080一般优秀卓越释放18知识结构与管理我们认识自己吗？怎样利用了解之窗？不知道知道盲目区知道开放区未知区不知道隐藏区别人自己相互尊重共同交流虚心听取认真回应开诚布公实话实说相互尊重共同探讨美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户〞的理论你的潜能都开发了吗?27

测试题如下：

一个记事本和一支钢笔的总价格是１.１元，记事本比钢笔贵１元，请问钢笔的价格是多少？

28正确答案是钢笔价格为５分钱，记事本价格为１块０５。

研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是“１块钱〞。

研究人员把答对者归类为“思考型〞。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。

答错者那么属于“直觉型〞。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。29“三位一体〞上司同事下属30是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的开展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准那么下属同事上司31

下属同事上司内部客户是同事是配合者是竞争者32作为上司时的六大角色业务骨干方案者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事角色定位与用人序号关系忠诚才能命名1亲忠才经营核心2亲忠庸事业辅佐3亲逆才恃才自傲4亲逆庸不肖子弟5疏忠才事业伙伴6疏忠庸耳目眼线7疏逆才防范对象8疏逆庸边际人员3334不同层次人员的工作重点A〔态度〕德S〔技能〕才36你是属于什么样的人才？视频〔周亚夫〕37辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作38行政人员的日常工作39行政人员的日常工作〔表一〕工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。信息工作行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。40工作具体内容档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政人员的日常工作〔表二〕行政管理人员日常工作的三大特征41日常工作的时效性计划性与针对性利益的诱导性42办公室事务办公室管理气派个性舒适美观和谐便利环保健康实用、方便良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求44公文写作基础45公文的含义？48写作特点简明准确朴实庄重规范49分清写作文类指挥性规范性报请性通知性记录性报道性50写作程序公文的作用领导和指导作用行为标准作用宣传教育作用联系与知照作用依据与凭证作用5152通知会议性通知任免通知指示性通知

会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。 会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体

53会议性通知54通知[***〔发文机关名称〕关于召开***的通知]资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表：

其他事项：提供午餐与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记特此通知！**公司资讯部〔公章〕2021年3月3日

55任免通知任免根据任免日期被任免人员的姓名和职务56通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下〞，转入主题内容。主题内容：具体事项结尾局部：一般写执行要求“以上事项望认真执行〞。

57指示性通知58

通知由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按?员工手册?上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！

**公司行政部〔盖公章〕2021年3月5日

59公文写作注意事项名称数字规范计量单位的规范练习请找出以下哪一个成文日期标注是正确的?二零零九年六月十二日二00九年一月拾二日0九年八月二十日二00九年.伍月.十二日12/9/0960应用到公文写作中的数字表述以下哪个是正确的?5万6千人97年12月出席十人,缺席子6人56000人616263练习中共深圳市党委。?关于举办老年秧歌比赛事项?64?***管理处关于举办端午节龙舟比赛的请示报告?65公文签发人例如：胡锦涛主席66标题例如：

**股份关于企业文化建设的通知67

亲爱的：亲密关系的私人之间小张：集体资讯部所有员工：上级张经理：同事刘林：下属68小练习：称呼连线题下行、平行公文首页格式69上报公文首页版式70公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁7172什么是档案？档案的作用及种类档案的管理部门档案的分类及点收档案的保存期档案的归档要求及借阅档案管理文档管理与处理文档的归档原那么：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的根本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。74会议的概念75会议的种类？投入效能会议价值＝会议收益会议本钱人力本钱物料本钱时机本钱情感收益认识收益任务收益应当开什么样会议？如何提升会议价值？会议弊端与防治参加人员过多会议目的不明确简单问题复杂化议题讨论失控会议问题控制会议规模简化会议程序缩短会议时间提升会议水准会议控制78会议的筹划与管理会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理明确参会人员选择开会地点选择会议时间制定会议议事日程会议现场布置会议的通知会前的审核会议经费79会前的准备工作会议签到会场效劳会议记录80会中事务会议简报会务总结会议纪要会议文件资料的收退会后的检查催办81会后工作82面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间

83显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处84自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上小组讨论设计会议记录表格8586会议名称

时间

主席

会议目的

出席人数

缺席人数

缺席理由

会议内容和决议事项

决议事项的实施

实施项目

负责人或部门

完成期限

出席人盖章

特别事项

有效——能集思广益，达成目标；和谐——信任、认同、畅所欲言；参与——参与的人全神贯注；效率——能在预定的时间内达成会议的目的；学习——参与者有更多的学习时机；87成功会议的标准899091

沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径92沟通的含意：93沟通是一种管理沟通是一种态度沟通也就是通沟沟通的理解管理沟通的要诀工作沟通要诀：

上行：理解为主下行：说服为先横向：协调为上斜向：借权为用95沟通的五大原那么(根底)●真诚：●信任：●理解：●自制：●宽容：沟通根底真诚宽容信任自制理解96信息发送听众目的渠道环境信息接收信息反馈沟通七要素97地位差异语义无反响认知情绪性格沟通中的障碍沟通的三个方式98语言其它肢体语言口头语言、书面语言、图片或者图形动作、表情、眼神

距离、持物

沟通三要素的比例99美国心理学家阿尔皮特100与部属沟通的艺术101与上司沟通的法则102别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%沟通的漏斗指令不能有效执行的真正原因！沟通的漏斗案例:视频103104绿色性格黄色蓝色红色四色人格与管理风格105红色特质活泼型特点:真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，口才流畅，热心，喜社交。需要:公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，金钱回馈。害怕:失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思考者。106黄色特质特点:有自信的，不怕竞争，果断，组织者，权威的，擅于分析，目标性强。需要:挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能力强的人，说话讲重点。害怕:犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。力量型107蓝色特质特点:注意细节，尊重制度，完美主义，条理清楚，忠心耿耿，批判，关心的。需要:对所有变化希望有完整报告，程序化制度化，小心的，事必躬亲。害怕:不拘小节，自由主义，弹性处事，直言不讳。完美型108绿色特质需要:愉快和谐，充足的时间方案，经过公正认可的，稳定和可预测的环境。害怕:快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，剧烈冲突，变化多端。和平型克瑞希穆快速识人法瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真肥胖：善交际、善良、亲切、热情肌肉：老实、规矩、忍耐、顽固、易怒111113时间的定义时间的特征？时间的意义114

所谓的时间管理不是去管理时间本身,而是管理单位时间内的事件；115列单组织册除习惯116时间管理的步骤时间管理的象限117紧迫不重要重要不紧迫IIIIII

IV118心态与行政管理不求有功、但求无过三心二意、敷衍了事AB职场常见心态一味抱怨、不思解决D明哲保身、怕负责任C爱上你的工作122123

笑对人生战无不胜老鷹的启示你对待工作的态度，就是你开展的高度130你认为上司可以抢你的“功”吗？影响力与职业

影响力是一种不运用权力就使他人或下属做事的能力什么是影响力？双圈理论的启示关注圈影响圈134影响圈的不断扩大情商与管理全世界最牛的秘书世界上最昂贵的按摩我们是否该给上司一个“惊喜〞62-63=1139140日常事务管理目标统一权责一致指挥统一分工协作利益原那么精干高效141日常事务管理的工作原则食堂管理的特点食堂管理的内容食堂的方案管理食堂的财务管理食堂原材料管理食堂效劳质量管理142企业食堂管理宿舍分类单身、倒班、家属宿舍管理的内容宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍效劳、宿舍平安143企业宿舍管理文体场馆的建设管理切合实际、量力而行、适当满足、专人负责、文体活动的组织管理积极、及时、有效、有方案、结合本企业特性、144文体生活管理车辆的使用管理〔车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定〕车辆的保养与维修管理〔车辆的保养、车辆的维修〕车辆的油料与材料管理145车辆的日常管理改进效劳态度，提高业务水平保养、节油、平安教育、职业道德教育、遵章守纪教育严守交通规那么，确保行车平安加强车辆道路管理146司机管理147接待客人社交细节衬衫放西裤外过短不扣衬衫扣西服配便鞋西服及裤子口袋西服袖长过衬衫扣子全扣上男人着西服的八忌单击此处添加标题149不许不穿衬裙不随意搭配不乱配鞋过大或过小衣扣不到位不内衣外穿

女士着西装的六不坐姿行姿站姿仪态礼仪手势蹲姿电话礼仪礼仪三要素声音态度言词形象三要素1时间2空间3内容同事家里迟到、请假外出办事延误拜访用机机传文件借用他人或单位你是如何鼓掌的?你会握手吗？

握手礼仪禁忌握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺序，争先恐后男士戴手套〔社交场合女士可戴薄手套〕戴墨镜〔有眼疾病或眼有缺陷除外〕用左手或用双手与异性握手交叉握手〔与西方人握手视为十字架，不敬〕拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移