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文档简介
第四章
Excel2016应用4.1Excel2016概述P34.2公式和函数的应用
P354.3数据分析处理P604.4图表操作P72目录CONTENTS4.5Excel2016综合实例P804.1Excel2016概述
4.1.1Excel2016界面窗口4.1.2Excel启动和退出4.1.3工作簿的操作4.1.4工作表和单元格的操作4.1.5输入数据4.1.6数据填充4.1.7数据编辑4.1.8修饰工作表4.1.9样式4.1.10打印工作表4.1Excel2016概述
Excel2016是一个功能非常强大的专门用来制作电子表格的软件,是Office办公自动化软件的重要组件之一。它具有强大的数据处理功能,可以同时制作多张表格,还可以进行复杂的数据组织、计算、分析和统计,快速生成图表及数据透视表,可广泛应用于财务、信息管理、人事管理、统计、金融等领域。Excel20164.1Excel2016概述4.1.1Excel2016界面窗口4.1Excel2016概述4.1.2Excel2016启动和退出方法1:使用Windows操作系统中“开始”菜单启动Excel2016:选择Windows中的【开始】→【所有应用】→【Excel2016】命令启动。方法2:快捷键启动:在桌面空白处单击鼠标右键,选择【新建】→【快捷方式】为Excel2016在桌面上建立快捷方式后,双击桌面上的Excel图标来启动。若桌面上有Excel2016的快捷方式,直接双击图标启动即可。方法3:文件打开:在操作系统中找到Excel2016的路径,直接双击文件夹中的Excel文件自动启动。1、启动Excel2016
启动Excel2016的方法很多,现介绍常用的3种启动方法。4.1Excel2016概述4.1.2Excel启动和退出2、退出Excel2016和退出其他应用程序一样,方法有多种,现介绍常用的以下4种方法。方法1:单击Excel2016窗口右上角的【退出】按钮。方法2:在Excel2016左上角的【文件】选项卡中选择【关闭】命令方法3:单击Excel2016窗口,按<ALT+F4>功能区组合键退出。方法4:单击Excel2016窗口,按<CTRL+W>功能区组合键退出。4.1Excel2016概述4.1.3工作簿的操作1.新建工作簿
新建工作簿步骤:启动Excel2016后,【空白工作簿】→【创建】,新创建的工作簿默认文件名为“工作簿1”、“工作簿2”…。4.1Excel2016概述4.1.3工作簿的操作2.保存工作簿对于工作簿和工作表,用户对表中的数据进行操作后,需要对工作簿的内容进行保存。Excel2016提供了“保存”和“另存为”两种保存方法。方法1:单击快速访问工具栏中的【保存】命令;或者使用【文件】选项卡中的【保存】命令;或者使用快捷键<Ctrl+S>。常用于保存新建的工作簿。方法2:使用【文件】选项卡中的【另存为】命令,常用于创建工作簿的副本。4.1Excel2016概述4.1.3工作簿的操作3.打开工作簿方法1:在操作系统中找到Excel2016存在的路径,双击要打开的Excel2016文件即可打开。方法2:用前面介绍过打开Excel2016的三种方法之一打开Excel2016,通过【文件】选项卡中的【打开】命令,在对话框中选择要打开的文件,单击【打开】按钮即可。4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作
工作表是显示在工作簿窗口中的表格。一个工作表可以由
1048576(220)行和16384(214)列构成。行的编号依次用从1到1048576的数字表示,列号则由左到右采用字母A,B,C,…表示,当超过26列时用两个字母AA,AB,…,AZ表示,当超过256列时,则用AAA,AAB,…XFD表示。行号显示在工作簿窗口的左边,列号显示在工作簿窗口的上边。1.工作表4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作1).新建工作表下面介绍工作表的相关操作。功能区【插入工作表】命令
快捷菜单【插入】命令4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作2).重命名工作表方法1:右键单击需要修改的工作表标签,在弹出快捷菜单中选择【重命名】命令,此时工作表标签进入编辑模式,直接输入新名称,然后按<Enter>键即可。方法2:双击需要修改的工作表标签,此时进入编辑模式,输入新名称后按<Enter>键即可。4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作3).选定和切换工作表
单击工作表标签即可选定需要操作的工作表,也可选定工作表与Windows操作相同,使用Ctrl和Shift键。
全选所有工作表:右键工作表标签,选定全部工作表即可。同时选定多个工作表4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作4).移动、复制工作表(1)同一个工作表内的移动和复制操作。选中Sheet1标签移动到原Sheet3标签(2)不同一个工作簿间的移动和复制工作表操作。4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作5).删除工作表方法2:右键单击要删除的工作表标签,在弹出快捷菜单中选择【删除】命令也可删除选中的工作表。方法1:首先选中要删除的工作表,然后打开【开始】选项卡,在【单元格】功能区中单击【删除】按钮下拉列表中的【删除工作表】命令即可。4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作2.单元格单元格是组成Excel工作簿的最小单位,是表格中行与列的交叉部分。一个工作表由1048576*16384个单元格构成,其中,带有绿色粗框的单元格是当前活动单元格,用于数据的输入与编辑。4.1Excel2016概述4.1.4工作表和单元格的操作下面介绍有关单元格的基本操作,包括选定单元格、编辑单元格。在单元格上单击鼠标,即可选定一个单元格;按住“Shift”键,选定一定范围的连续单元格;按住“Ctrl”键,选定非连续单元格;单击行标,选定一行,单击列标,选定一列;选定连续的多行,可在行标上拖动鼠标;选定连续的多列,在列标上拖动鼠标;全选可用“Ctrl+A”组合键,也可点击位于行标1上方,列标A左侧的全选符号;使用名称框选择;
选定单元格,在单元格上右击,即可在弹出的快捷菜单上选择插入、复制、
粘贴、删除行或列的命令以编辑单元格。4.1Excel2016概述4.1.5输入数据文本包括汉字、英文字母、特殊符号、数字、空格以及其他符号。在
Excel2016中,文本默认对齐方式是左对齐,一个单元格内最多可容纳32767个字符。在
Excel2016中,经常需输入账号、身份证号、邮政编码及以“0”开头的序号等以文本格式存放的特殊数字,可输入英文单引号“’”作为前导符,再输入数字;例如,单元格内容为01001,则需要输入“’01001”。或单击“开始”→“数字”右侧的启动器按钮,打开“设置单元格格式”对话框,选择“数字”→“分类”,设置单元格格式为“文本”类型,再输入数字。1.输入文本4.1Excel2016概述4.1.5输入数据输入数字的默认对齐方式是右对齐。如需输入分数,需在分数前输入“0”,并且在“0”和分子之间用空格间隔,否则会被识别为日期型数据,例如,要输入分数“4/5”,需输入“04/5”。如需输入负数,可在数字前加“-”号,也可将数字置于“()”中,例如,“-1”和“(1)”均表示“-1”。2.输入数字3.输入日期和时间输入日期时,可以用“/”或“-”间隔年、月、日。也可选择“设置单元格格式”→“数字”→“分类”,设置单元格格式为“日期”,并选择一种日期类型,再输入。快速输入当前日期,可使用“Ctrl+;”组合键,快速输入当前时间,可使用“Ctrl+Shift+;”组合键。4.1Excel2016概述4.1.5输入数据4.自定义格式输入日期时,可以用“/”或“-”间隔年、月、日。也可选择“设置单元格格式”→“数字”→“分类”,设置单元格格式为“日期”,并选择一种日期类型,再输入。快速输入当前日期,可使用“Ctrl+;”组合键,快速输入当前时间,可使用“Ctrl+Shift+;”组合键。5.输入公式、符号在Excel2016中,输入公式可通过单击“插入”→“符号”→“公式”/“符号”下拉按钮完成。6.输入多行数据7.多个单元格输入相同数据4.1Excel2016概述4.1.6数据填充在Excel2016中,有规律的数据可采用自动填充方式输入,当前单元格右下角绿色的小点叫作填充柄,将鼠标指针移动到该点,待鼠标指针变为实心十字光标,按住鼠标左键下拉,完成数据的自动填充。4.1Excel2016概述4.1.6数据填充采用Excel2016的自动填充可完成序号、日期、星期、月份、季度等数据的自动填充;也可选择“开始”→“编辑”→“填充”→“序列”选项,在“序列”对话框中设置步长值,选择等差序列或等比序列填充等。单击“文件”→“选项”,打开“Excel选项”对话框,单击“高级”→“常规”→“编辑自定义列表”按钮,打开“自定义序列”对话框。4.1Excel2016概述4.1.7数据编辑1.复制数据使用“Ctrl+C”组合键或选中要复制的单元格或表格区域,单击“开始”→“剪贴板”→“复制”按钮;或右击,在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。3.数据的清除如果想保留原有的单元格,只清除单元格的内容或者格式,则应该使用清除操作。单击“开始”→“编辑”→“清除”下拉按钮,即可看到多种选项。2.粘贴数据使用“Ctrl+V”组合键或将光标移动到需要粘贴的位置,单击“开始”→“剪贴板”→“粘贴”按钮;或右击,在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。4.1Excel2016概述4.1.7数据编辑4.数据的查找与替换对单元格内容进行查找和替换时,选择“开始”→“编辑”→“查找和选择”→“查找”选项,或使用“Ctrl+F”组合键,将出现“查找和替换”窗口,在“查找内容”中输入要查找的内容,单击“查找全部”或“查找下一个”按钮,包含查找内容的单元格就会显示出来。在“替换为”中输入要替换的内容,单击“替换”或“全部替换”按钮,即可实现某一处或全部相匹配的内容替换。4.1Excel2016概述4.1.7数据编辑5.选择性粘贴选中需要复制的单元格区域,右击被选中的区域,在打开的快捷菜单中选择“复制”命令。定位到目标粘贴位置,右击该区域左上角的单元格,然后在打开的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令,弹出“选择性粘贴”对话框。1)选择性粘贴-乘2)选择性粘贴-减3)选择性粘贴-加4)选择性粘贴-转置4.1Excel2016概述4.1.8修饰工作表1.设置单元格格式选择需要设置格式的单元格或单元格区域,选择“开始”→“单元格”→“格式”→“设置单元格格式”命令,或右击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,均可打开“设置单元格格式”对话框。1)设置对齐方式2)设置单元格字体3)设置单元格边框4)设置单元格填充效果5)为单元格设置保护4.1Excel2016概述4.1.8修饰工作表2.设置行高、列宽设置行高时,选定需设置的一行或多行,将鼠标指针移动到行号间的边框上,当鼠标指针变为上下双向箭头时,按住鼠标左键拖动以调整行高;或右击,在弹出的快捷菜单上选择“行高”命令,输入行高值以调整行高。设置列宽同理。4.1Excel2016概述4.1.9样式1.条件格式选中需要设定条件格式的单元格区域,单击“开始”→“样式”→“条件格式”下拉按钮,弹出“条件格式”下拉菜单。Excel2016为用户提供了“条件格式”“套用表格格式”“单元格样式”等多种样式。在“开始”选项卡的“样式”组中可设置与修改样式。4.1Excel2016概述4.1.9样式2.套用表格格式打开需要套用格式的工作表,单击“开始”→“样式”→“套用表格格式”下拉按钮,选择表格样式,鼠标悬停即可显示样式名称。单击所需样式,打开“套用表格式”对话框,设置“表数据的来源”,设置是否包含标题,单击“确定”按钮即可完成表格样式的套用,套用表格样式后自动打开数据筛选功能。4.1Excel2016概述4.1.9样式3.单元格样式选中目标单元格,单击“开始”→“样式”→“单元格样式”按钮,弹出“单元格样式”下拉菜单,选择单元格样式,即可完成。4.1Excel2016概述4.1.10打印工作表1.打印设置1)设置页边距、页眉/页脚、工作表选项2)设置纸张方向3)设置纸张大小4)设置缩放比例4.1Excel2016概述4.1.10打印工作表2.打印单击“文件”→“打印”,选择打印机,查看打印预览效果并进行打印设置,预览效果满意后单击“打印”按钮,即可打印文档。公式和函数的应用4.24.2.1公式概述4.2.2公式的基本操作4.2.3单元格引用4.2.4函数4.2.5
错误值4.2公式和函数的应用
Excel2016的强大功能之一是公式与函数,它是Excel2016数据处理的核心。使用公式和函数可以对工作表中的数据进行各种复杂的计算。Excel20164.2公式和函数的应用4.2.1公式概述1.运算符1)算术运算符
算术运算符可完成基本的算术运算,包括加(+)、减(-)、乘(*)、除(/)、乘方(^)、百分号(%)等。如“=A1*8”、“=B1/100”。2)比较运算符比较运算符用于比较两个数值或单元格引用,并产生逻辑值True和False,包括等于(=)、大于(>)、小于(<)、大于等于(>=)、小于等于(<=)、不等于(<>)等。如“=A1>5”、“=A1<>0”。比较运算符多用于“IF”函数中的逻辑判断。4.2公式和函数的应用4.2.1公式概述1.运算符3)文本运算符文本运算符“&”用于连接一个或多个文本字符串,以生成一段文本。当用“&”连接数字或单元格引用时,数字串、单元格引用不加双引号,但对于连接字母、字符串和文本时,字母、字符串和文本必须加英文双引号。如“="计算机信息工程"&"系"”、“=A2&"公斤"”。4)引用运算符引用运算符可以将单元格区域合并运算,包括区域运算符(:)、联合运算符(,)、交叉运算符(空格)。联合运算符即两个区域运算符的并集,交叉运算符即两个区域运算符的交集,如“=SUM(A1:A8)”,运算结果8;“=SUM(A1:A8,B1:B8)”,运算结果24;“=SUM(A1:A8A1:B8)”,运算结果8。4.2公式和函数的应用4.2.1公式概述2.运算顺序对于同级运算,从等号开始从左到右运算。当公式中同时包含两种及以上的运算时,优先级由高到低依次为:引用运算符(区域运算符→联合运算符→交叉运算符)→负号→百分比→乘方→乘、除→加、减→文本运算符→比较运算符。4.2公式和函数的应用4.2.2公式的基本操作方法:首先将光标定位在相应单元格,然后输入“=”,在“=”后面输入运算公式即可。如图所示,求数据区域“D3:G3”的和,在H3单元格中输入“=D3+E3+F3+G3”按回车键(或单击编辑栏)即可自动得到运算结果。一个公式由“=”、单元格引用、运算符和常量等元素组成。1.输入公式4.2公式和函数的应用4.2.2公式的基本操作当Excel2016中同一列或同行使用相同的公式时,我们就可以使用公式填充功能。操作如下:选中单元格,先输入公式,再将鼠标移动到单元格右下角的小方格上,按住鼠标左键不放,向下拖动到指定单元格,松开鼠标可自动填充。2.填充公式4.2公式和函数的应用4.2.3单元格引用相对引用指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。当该公式被复制到别的单元格时,Excel可以根据复制的位置调节引用单元格。引用格式如:“A1”。
根据引用单元格的公式被复制时,新公式引用的单元格位置是否发生改变,可将引用类型分为相对引用、绝对引用和混合引用。1.相对引用2.绝对引用绝对引用指向工作表中固定位置的单元格,不随公式位置的变化而改变,就要使用绝对引用。引用格式如:“$A$1”。4.2公式和函数的应用4.2.3单元格引用3.混合引用混合引用是指公式中既有相对引用,又有绝对引用。有锁($)的就不变,无锁($)的就相对变化。列绝对的混合引用采用$A1、$B1等形式。行绝对的混合引用采用A$1、B$1等形式。4.跨工作表引用
跨工作表引用,需在单元格地址前加上工作表名称,工作表名称与单元格地址之间用“!”间隔即可。如“=Sheet1!A2+Sheet2!A2”。4.2公式和函数的应用4.2.4函数1.函数概述
1)函数分类
Excel2016中的函数一共有13类,分别是数学函数、统计函数、文本函数、日期函数、逻辑函数、财务函数、查找与引用函数等等。2)函数的使用方法使用函数时,只需要在指定单元格中输入“=”,后接函数名和函数参数。Excel2016中函数的使用主要有三种方法:
(1)直接输入函数名。
(2)使用快捷函数。
(3)使用函数向导。4.2公式和函数的应用4.2.4函数2.定义名称
单击“公式”→“定义的名称”→“定义名称”按钮,打开“新建名称”对话框,输入名称,确定引用位置,然后单击“确定”按钮即可。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
1)求最大值函数MAX()语法:MAX(Number1,Number2,…)功能:返回一组值中的最大值。例如:=MAX(A1:A6),返回A1:A6之间的最大值。(1)常用函数2)求最小值函数MIN()语法:MIN(Number1,Number2,…)功能:返回一组值中的最小值。例如:=MIN(A1:A6),返回A1:A6之间的最小值。3)四舍五入函数ROUND()语法:ROUND(Number,Num_digits)。功能:按指定的位数Num_digits对参数进行四舍五入。例如:=ROUND(12.155,1),返回12.2。4)向下取整函数INT()语法:INT(Number)。功能:将数字向下舍入到最接近的整数。例如:=INT(7.9),返回7。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
5)绝对值函数ABS()语法:ABS(Number)。功能:求参数的绝对值。例如:=ABS(-2),返回2。(1)常用函数(6)求行号函数ROW()语法:ROW(reference)。功能:返回当前单元格或参数单元格的行号。例如:=ROW(),返回单元格所在行数。(7)随机数函数RAND()语法:RAND()。功能:返回大于等于0及小于1的均匀分布随机实数,每次计算工作表时都将返回一个新的随机实数。例如:=RAND(),返回大于等于0及小于1的随机实数;=INT(RAND()*60+40),返回60~100之间的随机整数;
=INT(RAND()*2000+50),返回2000~2050之间的随机年份。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
1)求和函数SUM()语法:SUM(Number1,Number2,…)。功能:返回参数或由参数给出的单元格区域的和。例如,单元格A2:E2包含2,20,30,40和50,则:SUM(A2:C2)等于52;SUM(B2:D2,15)等于105;SUM(A2,D2)等于42。(2)求和函数2)条件求和函数SUMIF()语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)功能:按给定条件对符合条件的数据求和。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
3)多条件求和函数SUMIFS()语法:SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1[,criteria_range2,criteria2]…)。(2)求和函数4)积和函数SUMPRODUCT()语法:SUMPRODUCT(array1,array2,array3…)。功能:先计算出各个数组或区域内位置相同的元素之间的乘积,然后再计算出他们的和。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
1)平均值函数AVERAGE()语法:AVERAGE(Number1,Number2…)。功能:返回参数或由参数给出的单元格区域的平均值。例如,如:A1:A5,其中的数值分别为2、5、3、10和15,那么:=AVERAGE(A1:A5)等于7。(3)平均值函数2)条件平均值函数AVERAGEIF()语法:AVERAGEIF(range,criteria,Average_range)。(3)多条件平均值函数AVERAGEIFs()语法:AVERAGEIFs(Average_range,criteria_range1,criteria1…)。功能:返回满足多重条件的所有单元格的平均值(算术平均值)。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(4)计数函数1)统计单元格个数函数COUNT()语法:COUNT(Value)。功能:统计指定区域中包含数值的单元格个数,只对包含数值的单元格计数。2)统计单元格个数函数COUNTA()语法:COUNTA(Value)。功能:统计指定区域中不为空的单元格的个数。3)条件计数函数COUNTIF()语法:COUNTIF(range,criteria)。功能:按给定条件对符合条件的数据计数。例如,在“学生信息表”中统计J2:J31中性别为“男”的学生人数,可使用如下公式:=COUNTIF(J2:J31,"男")。4)多条件计数函数COUNTIFS()语法:COUNTIFS(range1,criteria1,range2,criteria2)功能:将条件应用于跨多个区域的单元格,并计算符合所有条件的次数。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(5)逻辑函数语法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。功能:进行条件判断,根据逻辑判断的真假值,返回不同结果。例如:IF(F2>=60,"及格","不及格"),表示当F2单元格的值大于等于60时,函数返回值为“及格”,否则为“不及格”。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(6)排名函数语法:RANK(Number,ref,[order])。功能:求某一个数值在某一区域内的排名。例如,在“学生成绩表”中学生总分在D2:D10单元格,若要把总分D2进行班级总分排名,可使用如下公式:=RANK(D2,$D$2:$D$10)。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(7)纵向查找函数语法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])功能:查找值,查找区域,返回查找区域的第几列的值,[查找方式:近似true、精确false])模糊查找时,列是按升序排列,才能找到小于查找值的最大值。(8)INDEX函数语法:INDEX(array,row_num,[column_num])。解释:INDEX(数组或区域,行号,列号)。功能:INDEX函数返回表格或区域中的值或值的引用4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(9)MATCH函数语法:MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])功能:(1)确定列表中某个值的位置;(2)对某个输入值进行检验,确定这个值是否存在某个列表中;(3)判断某列表中是否存在重复数据;(4)定位某一列表中最后一个非空单元格的位置。查找文本值时,函数MATCH不区分大小写字母。4.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(10)日期时间函数常见的日期时间函数如下表函数功能示例结果NOW()返回当前日期和时间的序列号=NOW()2023/6/1116:50YEAR()返回某日期对应的年份=YEAR(2023-06-11)2023MONTH()返回以序列号表示的日期中的月份=MONTH(2023-06-11)6DAY()返回以序列号表示的日期中的天数=DAY(2023-06-11)11HOUR()返回时间值的小时数=HOUR(NOW())16MINUTE()返回时间值中的分钟,为一个介于0到59之间的整数。=MINUTE(NOW())50TODAY()返回当前系统日期=TODAY()2023/06/114.2公式和函数的应用4.2.4函数3.常见函数及使用
(11)文本类函数常见的文本类函数如下表函数功能示例结果MID()截取字符串函数=MID(20230611,5,2)06LEFT()左侧截取字符串函数=LEFT(20230611,2)20RIGHT()右侧截取字符串函数=RIGHT(20120611,2)11CONCATENATE()将几个文本项合并为一个文本项=CONCATENATE(F2,“分”)80分TRIM()删除空格函数=TRIM(计算机)计算机LEN()字数个数函数=LEN(计算机)34.2公式和函数的应用4.2.5错误值
Excel公式与函数错误值一般以“#”开头,错误值出现原因及举例如下表。错误值错误值出现原因举例#DIV/0除数为0=5/0#N/A函数或公式中没有可用数值
#NAME?出现了不能识别的文本=SUN(A1:A5)#NULL!交集为空=SUM(A1:A5B1:B5)#NUM!数据类型不正确=SQPT(-5)#REF!删除了由其他公式引用的单元格引用的单元格被删除#VALUE!不正确的参数或运算符=1+“a”########单元格宽度不够,加宽即可数据分析处理4.31.建立和删除数据列表2.获取外部数据3.数据排序与筛选4.数据工具5.分类汇总6.数据透视表7.数据透视图4.3
数据分析处理1.
建立和删除数据列表1)建立数据列表
单击“插入”→“表格”→“表格”按钮,弹出“创建表”对话框。在表数据的来源中选择需管理和分析的数据区,单击“确定”,完成数据列表的建立。2)删除数据列表删除数据列表时,单击“表格工具-设计”→“工具”→“转换为区域”按钮即可。4.3
数据分析处理2.获取外部数据1)获取网站数据
2)获取文本数据
4.3
数据分析处理3.数据排序与筛选(1)排序
1)简单排序2)多关键字排序3)自定义序列排序
选中数据区域中任意单元格,单击【数据】选项卡的【排序和筛选】功能区中的【排序】按钮,选择【主要关键字】和【升序】或【降序】次序即可完成筛选。4.3
数据分析处理3.数据排序与筛选(2)筛选
1)自动筛选2)高级筛选4.3
数据分析处理4.数据工具1)删除重复项
单击“数据”→“数据工具”→“删除重复项”按钮,即可打开“删除重复项”对话框。选择一个或多个包含重复值的列,即可删除该列重复数据。分列是将单列文本拆分为多列。分列前,选中需分列的数据,单击“数据”→“数据工具”→“分列”按钮,打开“文本分列向导第1步,共3步”对话框,选择最合适的分列类型,单击“下一步”按钮,设置分隔符号或设置字段宽度(列间隔),单击“下一步”按钮,设置导入列的数据格式及目标区域,也可选中“不导入此列”单选按钮放弃部分数据的导入,单击“完成”按钮即可。2)分列
4.3
数据分析处理4.数据工具3)数据验证
选择单元格或单元格区域,单击“数据”→“数据工具”→“数据验证”按钮,即可打开“数据验证”对话框。单击“设置”选项卡,在验证条件中选择对应的允许值。4)合并计算
Excel2016的合并计算可实现求和、求平均值、求最大值等一系列合并功能。选中“合并”工作表的A1单元格,单击“数据”→“数据工具”→“合并计算”按钮,打开“合并计算”对话框。4.3
数据分析处理5.分类汇总
分类汇总是实现数据快速汇总的一种方法。利用分类汇总,Excel2016可根据分类字段汇总相关内容并自动分级显示。1)数据分类2)创建分类汇总3)删除分类汇总4.3
数据分析处理6.数据透视表1)创建数据透视表2)修改数据透视表3)删除数据透视表4)数据透视表的使用7.数据透视图打开工作表,单击“插入”→“图表”→“数据透视图”按钮,打开“创建数据透视图”对话框,与创建数据透视表步骤相同,之后将所需字段拖拽添加到“轴”“图例”和“值”区域,即可完成创建。图表操作4.44.4.1迷你图的创建和编辑4.4.2图表的创建和编辑4.4.1
迷你图的创建和编辑1.迷你图的创建选中要绘制迷你图的一行数据,单击“插入”→“迷你图”→“折线图”按钮,在随即打开的“创建迷你图”对话框中,设置正确的数据范围和位置范围,最后,单击“确定”按钮关闭对话框。4.4图表操作2.迷你图的编辑迷你图创建以后,功能区会显示“迷你图工具-设计”选项卡,利用它可以对迷你图进行丰富的格式化操作。4.4
图表操作Excel2016为用户提供了15种图表类型,包括柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、XY散点图、股价图、曲面图、雷达图、树状图、旭日图、直方图、箱形图、瀑布图和组合等。4.4.2
图表的创建和编辑4.4.2
图表的创建和编辑1.图表的创建在Excel中切换到“插入”选项卡,设置正确的数据范围,在“图表”组中单击想插入的图表类型,基于选中数据所绘制的图表自动显示在该工作表中。4.4图表操作2.图表的编辑图表创建的同时,功能区中就会显示“图表工具”选项卡,利用它可以对图表进行丰富的格式化操作。如:图表布局、图表样式、更改图表类型、更改图表样式。Excel2016综合实例
4.51.制作“教工基本信息表”2.对“教工基本信息表”进行数据处理3.制作“学生期末考试成绩表”图表4.5Excel2016综合实例1.制作“教工基本信息表”教务管理部门需要使用Excel2016工作簿来保存学校所有教工的基本信息,要制作一张教工基本信息表,效果如下图所示。下面介绍制作“教工基本信息表”的相关操作。1)新建工作表运行Excel2016,新建“学校信息管理”工作簿,将Sheet1工作表重命名“教工基本信息表”。2)输入信息在A1单元格中输入“教工基本信息表”;在A2:K2单元格区域分别输入教工号、姓名、性别、部门、职务、职称、参加工作时间、出生日期、身份证号、联系电话、基本工资;在B3:B10单元格区域输入教工姓名,如下图所示。4.5Excel2016综合实例3)填充教工号使用自动填充方式输入工号。在A3单元格中输入第一个人的工号“202301”,将鼠标移到A3单元格右下角,会出现实心十字形,按住Ctrl键向下拖动鼠标,会自动填充系列,实现快速完成其他工号的输入,如下图所示。4.5Excel2016综合实例4)填充职称使用自动填充方式输入职称。202301-202303号教师的职称是“教授”,在F3单元格中输入“教授”,将鼠标移到F3单元格右,当出现实心十字形时,按住鼠标向下拖动,完成三位“教授”的职称输入。注意,此时不用按Ctrl键,填充区域右下角会出现智能标记按钮
,如图所示,可以单击
来修改自动填充方式。其他教师的职称可以使用同样的方法输入。4.5Excel2016综合实例5)填充参加工作日期输入参加工作日期。输入日期时,年、月、日之间的间隔可以是“-”,也以是“/”、即输入“1995-08-30”和“1995/8/30”结果一样,都会以默认日期格式“1995/8/30”显示。使用有效性控制方法输入职务、部门信息。由于学校的职务和部门设置都只有几个固定的值,所以可以使用有效性控制方法输入。选中E3单元格,单击“数据”选项卡→“数据工具”组→“数据验证”按钮,打开如下图所示对话框。在“设置”选项卡中,“允许”选择“序列”,在“来源”框中输人“教师,班主任,行政人员”,注意逗号是半角符号;勾选“提供下拉箭头”复选框。6)填充职务、部门信息4.5Excel2016综合实例4.5Excel2016综合实例单击“确定”按钮后,回到E3单元格,其右侧会出现一个按钮,单击它即可通过选择的方式来给单元格输入值,如下图所示。将鼠标移到E3单元格右下角,当出现实心十字形时,按住鼠标向下拖动进行自动填充,使每个教工的职务都能通过下拉列表方式选择输入。用相同的方法输人各个教工所在部门的值。6)填充职务、部门信息4.5Excel2016综合实例输入身份证号。身份证号是18位的数字字符,输入时,在数字前面要加英文半角的单引号“’”;为防止输入错误,设置数据验证:选中准备输入身份证号的单元格区域,单击“数据”选项卡→“数据工具”组→“数据验证”按钮,设置数据验证条件,并在“出错警告”选项卡中设置出错警告。当输入身份证号的长度不够或多于18位时,会弹出警告信息。7)填充身份证号信息4.5Excel2016综合实例8)填充性别信息从身份证号中提取性别信息到性别列。身份证号的第17位代表性别,偶数为女,奇数为男,故在C3单元格中输入公式“=IF(MOD(MID(I3,17,1),2)=0,"女","男")”,按Enter键或单击编辑栏上的“√”,如下图所示。利用自动填充方式复制公式到C4:C10单元格区域。4.5Excel2016综合实例9)填充出生日期信息从身份证号中提取出生日期到出生日期列。身份证号中的第7~10位是出生年份,第11~12位是月份,第13~14位是日,故可在H3单元格中输入公式:“=DATE(MID(I3,7,4),MID(I3,11,2),MID(I3,13,2))”,如下图所示。确定后,再利用自动填充方式复制公式到H4:H10单元格区域。4.5Excel2016综合实例10)填充联系电话信息输入联系电话。电话号码是数字字符,在输入之前,选中J列,选择“设置单元格格式”的数字为“文本”。为减少输入错误,可以设置联系电话区域的数据验证条件为“文本长度”,以及相应的错误警告信息。设置完成后,再输入数据。11)填充基本工资信息输入基本工资值并设置工资数据格式。选中要输入工资值的单元格区域,执行“数据”选项卡中的“数据验证”命令,在打开的对话框中设置验证条件为允许“小数”、介于“3000-30000,设置出错警告信息为“输入的值超出学校工资范围!”。选中“基本工资”列的数据区域,在“设置单元格格式”对话框中的“数据”选项卡中,选择“货币”类,小数位数设为“2”,货币符号为“¥”。4.5Excel2016综合实例12)高亮工资信息将工资高于8000的数据用红色字体显示。可以通过条件格式化快速实现,选中“基本工资”列的数据,单击“开始”→“样式”组→“条件格式”按钮,在下拉菜单中选择“大于(G)…”,在弹出的所示对话框中输入“8000”,在格式下拉框中选择要设置的格式,如“红色文本”。13)美化表格利用“样式”快速美化表格。选中A2:K10单元格区域,单击“开始”→“样式”组→“套用表格格式”按钮,在预览下拉框中单击“表样式浅色9”,弹出“套用表格格式”对话框,单击“确定”按钮后,效果如下图所示。4.5Excel2016综合实例4.5Excel2016综合实例2.对“教工基本信息表”进行数据处理1)对“教工基本信息表”的数据进行排序,要求按照主要关键字“部门”,次序为升序排序,按照次要关键字“职务”次序为升序进行排序。具体要求如下所示:2)把教工基本信息表内容复制到Sheet2中,并对数据进行自动筛选,要求筛选出所有职务为“教师”,性别为“男”的教师信息。3)
把教工基本信息表内容复制到Sheet3中,并对数据进行高级筛选,要求筛选出所属部门为“计算机”,并且职务为“教师”的教工信息,条件区域在“A19:B20”单元格中,在原有区域显示筛选结果。下面介绍对“教工基本信息表”进行数据处理的相关操作。4.5Excel2016综合实例1)排序打开“教工基本信息表”,选取数据区域任意单元格,单击【数据】选项卡的【排序和筛选】功能区中的【排序】按钮,点击【添加条件】按钮添加次要关键字,设置【主关键字】为“部门”、排序依据默认次序为【升序】,【次要关键字】为“职务”、排序依据默认次序为【升序】。如下图所示。4.5Excel2016综合实例2)自动筛选添加新工作表Sheet2,把“教工基本信息表”所有数据复制到Sheet2工作表,选取数据区域任意单元格,在【数据】选项卡的【排序和筛选】功能区中选择【筛选】按钮,在每个字段名后会出现一个下拉按钮,单击“职务”字段右边下拉按钮,在弹出的列表中只勾选“教师”项,单击【确定】按钮。再单击“性别”字段右边下拉按钮,在弹出的列表只勾选“男”项,单击【确定】按钮即可,筛选后的结果如下图所示。4.5Excel2016综合实例3)高级筛选添加新工作表Sheet3,把“教工基本信息表”所有数据到Sheet3工作表,在“A12:B13”单元格中设置高级筛选条件。选取数据区域任意单元格,单击【数据】选项卡的【排序和筛选】功能区中的【高级】按钮,在弹出对话框中设置:选择【在原有区域显示筛选结果】、列表区域“A2:K10”、条件区域:“A12:B13”,单击【确定】按钮即可,高级筛选结果如下图所示。4.5Excel2016综合实例3.制作“学生期末考试成绩表”图表1)按下图所示建立“学生期末考试成绩表”,主要包括输入标题、学号、班级等列名和数据,将标题行按照下图中所示合并单元格。具体要求如下所示:4.5Excel2016综合实例4.5.3制作“学生期末考试成绩表”图表2)利用函数学生成绩总分、平均分、每门课程的最高分、最低分。其中平均分为数值型数据,保留小数点后0位有效数字。4.5Excel2016综合实例3)利用每名学生各科成绩,
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