货代一般海运操作流程

货代一般海运操作流程货代一般海运操作流程货代一般海运操作流程一、订舱1.客户向货代订舱（订舱必须显示：托运人/发货人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章）2.客服人员收到订舱单后，需确认订单到付货FOB/EXW/FCA：跟国外确认预付货：Sales（预付货）跟客户核对运价，在确认后由Sales在订舱单上签字确认，然后再根据自编的S/O号向相应船公司订舱。3.客服人员需跟船公司确认舱位。订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入公司内部系统4.制作对应的操作通知单，注明与订舱信息相符的信息，发送给客户，以便客户安排好货物及单据的递送。进仓：进仓通知单拖卡：拖卡装箱通知单自拉自报：自拉自报协议书*EXW/FCA：由客人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓二、进仓、拖车、自拉自报→报关1.客户行为①进仓：客户收到进仓通知单后，在确认内附信息无误可以进仓后，需按照进仓单上的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到货代处，以便货代安排报关。②拖卡：客户如需货代安排拖卡报关，需在接收到货代提供的拖卡装箱通知单后进行确认，如确认无误后需将安排拖卡的相关信息（拖卡时间、地点、联系人、装箱数据）正确无误地补充到通知单内，回传给货代。同时，需将报关资料准备齐全在货代规定的时间内寄送到位。③自拉自报：客户如需自拉自报，请在确认好货代提供的自拉自报协议书上的相关订舱及费用信息后，将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传货代，再在收到货代关于船公司已放舱的通知后，凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港，并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代。另报关也由客户自行安排其他货代或报关行进行办理。2.货代行为①进仓：在客户货单均到的情况下安排出运：整柜货，通知仓库提箱装箱安排进港，接收仓库提供的箱封号进行截单；拼箱货，转交客服进行拼箱信息（顺序、箱型、是否安排装箱等）确认，通知仓库进行提箱装箱进港，接收仓库提供的箱封号进行截单。报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。*货代确认客户到单到货情况须知：⑴货物进仓情况：已入仓：需确认货物与客人订舱数据是否相符，跟仓库确认货物是否有存在破损变形油污等情况。如有发生破损等情况，需跟客户确认：确认能出运的，需让客户提供相应的保函；不能出运的，请配合客户进行返工行为。（到付货FOB原则上需跟国外进行确认是否能出运，预付货需跟客户进行确认）未入仓：需立刻跟客户进行确认是否出运，如仍需出运，需告知客户最晚截止送单送货时间。同时通知客服，由客服来确认是否等该客户的货。⑵报关资料接收情况：已接收：做好登记、整理、存档工作，与客户订舱的信息进行基本数据核实，并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单（尤其是需要进行商检的单子，需提早交到报关行进行商检换单）未接收：需立刻跟客户进行确认单据寄送到位的时间，并确认是否有商检等特殊情况。如无法在规定时间内寄送到，应由客户提供正确完整的扫描件到我司，正本在报关日当天之前务必送到报关行。②拖卡：在收到客户回传的拖卡装箱通知书后，根据客户提供的信息以及所安排船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行安排后告知客户前往拖卡的车队信息以便客户进行核对。在车队提到箱子后，货代根据车队提供的箱封号等信息进行截单。报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。③自拉自报：货代只需根据客户提供的舱单信息进行截单，在船公司规定的截单时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司，并确保船公司已接收。报关事项由客户自行安排。三、单证确认→费用→签单→归档1.单证确认：在客户到单到货并且已有初步出运信息后，货代单证需根据客户之前提供的订单进行提单相关信息录入工作，及时发送至客户进行确认，直到确认完毕。注：签单后客户要求修改提单，货代需视情况加收费用。2.费用：确认出运后，货代需制作费用，发送到客户处由客户进行确认开票事宜。在客户确认后，货代开具发票寄送至客户以便其付款买单。特殊费用的需跟客服/Sales进行确认。3.签单①货代提单：货代在跟船公司确认好离港信息后，单证需将确认完毕的提单签出，在客服确认无误并且签字后上交财务保管。财务在确认收到客户付款后将提单盖章后，将提单退到单证手中，由单证寄送给客人或帮客户安排电放。注：客户要求电放的提单需收到客户提供的电放保函正本、电放费和提单正本后方能安排电放②海运提单：海运提单由船公司签出，货代在收到船公司的海运提单后：正本提单，需将其中一正一副留底归档，剩下两正两副需正本寄出到国外代理；电放提单，需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给货代；Seawaybill，只需将seawaybill跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。4.归档客服在收到船公司的海单文件后，整理好与这票单子相关的海运费用、货代提单信息进行整合后扫描存档，扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。四、其他1.如由货代安排拖车/进货代仓库的并且由货代安排报关的货物，货代操作应在船公司的免费用箱期内安排拖柜，并在免堆期内安排进港，避免产生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并做好登记。2.客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。3.提单缮制注意事项：①提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。②提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如件毛体数据、品名、船名/航次、箱封号等不可更改。切记报关单、提单、舱单三单上的品名、件毛体数据等数据须保持一致。③客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。④原则上不能同意客户倒签提单的要求。⑤海运提单原则上归货代所有，不能提供给客户海运提单，出给客户的提单是由货代提供（客户要求出直单的情况除外）。扩展阅读：货代海运出口操作流程操作流程1.CSAV船公司操作流程：接到委托根据各航线操作发的船期表给出船名提单号做一份委托发给船公司销售让他帮忙申请运费在亿通网上订舱与船公司销售确认海运费是否批了，每票批下来的运费是多少，收多少付多少记在委托上找所定航线MANAGER确认舱位得到确认后找该航线操作要调箱单（客人做三自的）将调箱单盖章传真给客人并告知具体报箱号及截关时间（委托我们产装报关的）将调箱单盖章传给车队安排产装向客人要报关单据，记录清楚后写清船名航次、提单号、箱号、箱量和预计开船日期寄给报关行（客人做三自的）及时要求客户提供准确箱封号、件重尺、品名，给船公司发CLP信息,使船公司及时上舱单。（委托我们产装报关的）管车队要箱封号、与客户核对准确件重尺、品名，给船公司发CLP信息,使船公司及时上舱单。做提单样本给客户确认并把船公司发的集港动态及时转发给客户知悉按照确认好的样本输入，生成提单确认，等待船公司格式单反回。关注船公司发的集港核对，货物是否集港和产生的问题及时反馈给客户把船公司发的格式单转给客户确认，并告知客户仔细修改格式单只允许免费修改一次。提单确认OK后，给该航线单证发邮件，请她签出提单，写清哪票正本哪票电放。电放的请货主出一份电放保函。做各票的费用确认，及时让货主确认。确认后逐票登记在本上，将OK的费用确认件给王姐一份。见款买单的客户让王姐帮忙开发票后及时将发票寄走。做取单联系函，如外运做船代，则将取单函盖章扫描发给外运签单同事；外代做船代的，则盖章，复印留底，将正本寄给外代签单同事。船开后，将船公司的报号转给货主。使其知悉开船时间核对船代发的船后舱单核对邮件，如有需要修改的要在邮件中规定的最晚时间之前发给船代同事。船开后，联系船公司该航线单证，与其确认取单时间，再与船代签单同事联系，确认取单时间。叫快递去天津取回提单将正本提单复印。一份自己留底一份给王姐。通知客户来取单。电放的将电放保函与提单正本盖公章寄给该航线单证要她帮忙做电放向该航线单证要电放回执邮件，转给客人2.指定货及其他杂货操作流程：接到委托确认费用，如有海运费的要确认海运费，如需委托代理产装报关的，确认装货费按客户委托信息做一个委托书发给订舱代理提醒客户将报关单据寄给我找订舱代理要调箱单并与代理确认最晚报箱号时间和截关时间登记收到单据的信息，并将单据写清船名航次、提单号、箱号、箱量和预计开船日期寄给报关行。（车队产装的）在委托上写清船名航次、提单号、箱型箱量、预计开船日、预计截关日、最晚报箱号时间、产装时间地点联系人及费用，将委托和调箱单一起发传真给车队，且与车队师傅确认产装时间是否有问题（货送仓库装箱的）1.以代理放的调箱单或送货通知做一份公司格式的送货通知，发给货主。2.做一份集装箱配装明细表（或委托），写清船名航次、提单号、箱型箱量、预计开船日、预计截关日、最晚报箱号时间、送货时间、联系人及费用，同调箱单或送货通知一起发给仓库，且与仓库师傅确认送货及提箱时间。（拼箱车队提货送指定仓库的）填写一份委托，写清船名航次、提单号、箱型箱量、预计开船日、提货的时间地点联系人及送货至仓库的最晚时间、地点联系人、费用，同调箱单或送货通知一起发给车队，且与车队师傅确认产装及送货时间是否有问题跟货主说明最晚提供单据和件重尺的时间向车队或仓库要箱封号，报给货主，让其与工厂确认箱封号。再向货主要货物的件重尺、品名将箱封号、件重尺、品名等信息在代理规定时间内报给代理，同时报给报关行。查询运抵信息将代理发送的提单确认发给货主确认，确认OK后，向代理回复向代理要此票费用确认，并据此做一份费用确认给客户。