NC电器有限公司文件和数据控制程序

河南NC电器有限公司编制：NC审批：AC文件号：QB/G1-01版本/修订A/0第1页共5页标题：文件和数据控制程序生效日期：2021年3月28日1.目的对与公司认证产品有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的檔均为有效檔。2.范围适用于与认证产品质量的相关过程有效运作和控制需要的文件和数据。3.职责3．1总经理负责批准质量管理体系程序。3．2质检部负责审核质量管理体系程序。3．3各部门负责各自部门文件和数据的编制、使用、发放和保管。3．4质检部组织相关人员对相关的文件和资料定期评审。3．5办公室负责收集国家标准、行业标准等与认证有关的外来文件和资料。4.程序4．1文件和资料的分类4．1．1文件和资料分为两大类：即第一级文件和资料和第二级文件和资料。第一级文件和数据是质量管理体系程序。4．1．2第二级文件和数据包括：部门管理标准；认证制度檔；技术标准（国家标准、部版标准、行业标准、公司标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件和数据等。这一类文件和资料由办公室保存原件并对公司内的最新文件和资料及汇总，各相关部门自行保存相关文件和数据；4．2文件和资料的保管4．2．1质量管理体系程序文件及公司管理类文件和数据由办公室归档保存。4．2．2技术类文件和数据，如国家标准、行业标准、产品图纸、样品、检验标准、采购技术文件和数据等由质检部编制、收集，交办公室归档保存。4．3文件和资料的编号4．3．1质量体系文件和数据的编号认证程序文件：QB/-顺序号版本/修订状态。例如QB/G1-01，表示厂编制的第1份CCC管理程序文件。A/0，A表示初始版本，第一次换版为B版，以后依次类推为C版、D版、……0表示修改次数，当修改超过五次时，版本则直接上升一级。即由A升为B质量记录：程序文件号-记录顺序号；外来记录直接使用。其它质量文件和数据，文件代号-文件和数据顺序号-年号。4．3．2文件代号规定如下：G代表管理檔，J代表技术檔。4．4文件和资料的编写、审核、批准、发放文件和数据发布前应得到批准，以确保文件和数据是适宜的：质量管理体系程序文件由质检部组织相关部门负责人编写，报总经理批准后由办公室发放，填写《文件发放审批记录表》；各部门工作文件由各部门组织内部人员自行编写、审核、汇总，经总经理批准后由办公室统一发放，发放时填写《文件发放审批记录表》；4．5文件和资料的受控状况文件和资料分为“受控”和“非受控”两大类，凡与厂CCC管理和产品控制有关的文件和数据应为受控文件和资料。文件和数据发放前，应加盖“受控文件”章，便于识别。4．6文件和数据的更改CCC管理程序更改由使用部门提出，填写《檔更改通知单》，报总经理批准后由质检部更改。更改应作出明确的标识，便于识别。以确保有效文件和数据的唯一性。各部门的文件和数据如有更改由相应部门授权部门内部人员执行，填写《檔更改通知单》，经原审批部门审批后进行更改。4．7文件和资料的领用新文件和数据下发时，文件和数据领到部门应在《文件发放审批记录表》上进行签字。文件和数据在使用过程中因破损而需重新领用新文件和数据，应持旧文件和数据到文件和数据归口部门换取。因文件和数据丢失而需重新领取，应写明理由，办公室予以补发新文件和数据。4．8文件和资料保存、作废与销毁4．8．1文件和资料的保存文件和数据要分类摆放整齐，便予检索，并放在干燥、通风、安全的地方；各部门对领到的文件和数据由本部门内部自行保管。办公室要不定期地对各部门文件和数据保管情况进行检查；任何人不得在受控文件和数据上乱涂画改，不准私自外借，确保文件和数据的清晰，易于识别和检索。4．8．2文件和资料的作废销毁所有失效或作废文件和数据由该文件和数据发放部门及时从使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件和数据的非预期使用；为某种原因需保留的任何已作废檔，都应进行适当标识，加盖“作废保留”印章；对要销毁的作废文件和数据经文件和数据原批准人审批后，统一由办公室销毁。4．9外来文件和数据的控制4．9．1与公司质量管理和产品质量控制有关的外来文件和数据包括：国家标准、部版标准、行业标准、顾客提供的图纸、检测报告等。这些文件和数据由质检部统一收集并及时交办公室统一管理。4．9．2质检部应经常到技术监督部门查看、收集、了解公司适应的相关国家、行业标准的最新版本，以确保文件和数据的有效性，并予以登记。4．10檔的复制受控体系檔的复制由办公室檔管理员负责进行，受控发放并登记檔编号。厂内其它部