财务系统管理制度

PAGE第4页共8页财务系统管理制度第一章总则第一条为了加强财务系统管理，保证财务系统的信息质量、安全，根据财政部《会计电算化管理办法》《会计电算化工作规范》等相关规定，结合奇信集团财务管理信息系统工作的特点，特制定本制度。第二条适用范围：本制度适用于集团总部及分子公司。第三条财务系统管理的工作职责按集团内部组织架构的层级明确划分，实行统一领导，分级管理，各负其责。第二章财务系统的操作管理第四条系统管理员、会计人员、稽核人员及其他与电算会计有关人员，有权进入财务系统操作，无关人员不得随意进入财务系统。上机操作人员须经会计电算化系统操作系统运行的专门培训学习，取得会计电算化知识培训合格证书，并确保掌握相应的操作知识和技能，方具备操作运行资格。第五条为保证系统的正常、安全运行，杜绝各种非法舞弊行为，防止造成系统内数据的破坏，保证数据正确性和运行效率，对上机操作人员规定：

（一）系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务总监根据业务需要确定；

（二）系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务总监批准的有关财会人员，有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统。相关岗位根据工作需要可采取一人多岗或多岗一人，但须符合不相容职务相互分离的原则；

（三）与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。第六条上机操作人员都必须设置上机操作口令。计算机开机口令和财务操作员口令需不定期更改，各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密，不得对外泄露。第七条各操作应严格权限操作，不得泄露、打听他人有关操作口令，不得以他人名义上机登录，更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据。系统管理员根据上机记录核对，作为工作检查依据。第八条财务部各岗位使用的计算机只能用于本公司，未经财务总监、总裁、董事长一致批准同意财务人员一律不得对外使用。第九条系统操作人员应严格遵守计算机开、关程序和服务器安全卫生管理制度的规定。第十条会计人员进入财务系统操作必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改口令。第十一条会计人员必须按各自的操作权限进行，不得越权。为防止此类情况发生，系统管理员应在初始化时在财务系统中为有关人员设置权限。第十二条出纳人员、硬件维护人员及其非系统操作人员，不得单独进入账务系统修改数据操作。第十三条如发现已输入的内容有误，必须按照系统提供的功能，如编制补充或负数冲销的凭证加以改正，不得使用电算会计软件以外的方法处理会计你数据。第十四条有关财务系统操作人员未经财务总监批准，不得擅自向任何人提供任何资料。第十五条不能随便安装来历不明的软件、随便读取和拷贝外来文件与数据，以防病毒传入。第十六条对外单位转来各类存储介质，要先进行查杀病毒处理，再继续使用，以防带入病毒。第三章财务系统软件、硬件的购置及维护第十七条财务系统软、硬件的购置

（一）财务系统软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等，由集团财务管理中心统一负责组织实施，并须符合下列条件：

1.购入软件应进行可行性论证和方案设计，在充分考察适合集团公司情况的基础上，经财务总监、总裁及董事长批准方可添购；

2.购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件；

3.未经批准不得使用外来软件（包括应用软件和系统软件）；不准对购入软件进行随意修改，对外拷贝；

4.二次开发软件要经财务总监同意、总裁及董事长批准后方可实施，且仅限于对原始数据的利用和深加工，不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。

第四章财务信息系统的变更和升级第二十条财务信息系统一旦启用后不得随意变更，如因特殊原因不得不变更，须组织相关部门充分讨论，并做出书面的可行性报告，交相关部门负责人签批，并经总裁、董事长批准后才可变更。第二十一条软件升级的审批程序

（一）由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。

（二）公司财务总监审查申请报告、行政部论证其可行性、公司总裁及董事长领导审批。

（三）原程序清单存档。

（四）手续完备后，实施软件升级。

（五）软件升级后使用变更通知。

（六）进行软件升级后的试运行。

（七）根据运行的情况总结并升级文档资料。

（八）发出软件升级后正式运行通知。

（九）软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名，维护时间，修改时间，修改的原因，修改的内容，修改后的现状等。第五章信息安全保障制度第二十二条财务信息的安全是指信息不丢失、不损毁、不向无关人员泄露、不被非法修改。保障信息的安全要从技术和管理两个方面着手。做好安全保密工作。

第二十三条财务数据的备份或保存介质可采用正规的磁带、软盘、光盘、内存、微缩胶片等。网络服务器在引进时必须配置磁带机或可读写光盘机或其他存储介质。没有条件的单用户单位可短期内用软盘、硬盘、内存备份，以后向光盘和磁带机等存储介质过渡。

第二十四条要经常对系统中的数据进行备份，以便在计算机发生故障时可将数据恢复到最近状态。数据备份的目标是防止任何时间发生的硬、软件故障以及人为失误造成的数据损毁。因此，原则上要求在发生业务的当天部进行备份。推荐的数据备份模式为：

（一）与每星期的七天对应的七个备份循环覆盖；

（二)每月月末的备份；

（三）每年年末的备份；

（四）备双份以上，存储于不同的地点。

第二十五条对备份的数据应加强管理，防止被非法拷贝、盗用或毁坏，要对其内容及运行环境（如财务软件的版本）等进行记录。网络版的备份应连同主控数据库一并备份。第二十六条所有计算机均需安装防火墙，系统管理员应定期对所有计算机进行防毒检测（如连接网络更应加强网络安全维护）。第六章财务信息系统档案管理第二十七条财务信息系统档案管理

财务信息系统档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证，存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容：

（一）会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据，财务部必须加强会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

（二）记帐凭证由人工统一登记编号，经审核人员审查后录入微机。定期汇总，按类装订成册，专人保管，帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

（三）每月形成的帐簿、报表都应按月打印，按科目、类别立卷，装订成册，年底送财务部档案室集中管理。

（四）会计档案一律以纸质形式保存，同时以磁质形式保存会计档案，磁质档案一般应保存2到3份，保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续，应按《会计档案管理方法》的规定保管期限进行保管。

（五）会计档案必须做到妥善保管，存放有序，方便查找，备份磁盘、磁带等应贴上保护标签，标签信息完整，字迹信息完整，字迹清楚，必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场；同时，严格执行保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

（六）会计档案为本单位积极提供利用；向外单位提供利用时，档案原则上不得借出，如有特殊，需经公司财务总监、公司总裁和董事长批准，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等，并按期归还，且不得拆散原册。

（七）对于违反上述档案管理或保密规定，以及任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、磁盘等的行为将进行严肃处理。第七章工作变动、工作移交管理第二十八条工作变动、工作移交（一）所有有关财务系统人员因工作变动均需严格的办理相关工作移交。（二）所有移交均须财务总监或电算主管进行监交。（三）系统管理员移交须移交下列资料：1.网络服务器口令；2.数据库越级口令；3.系统管理员口令；4.系统维修、维护记录本；5.所有有关财务系统的软件；6.所有的数据库软件、版本授权书、序列号；7.软件售后服务书；8.各级操作员授权记录本。（四）一般工作移交应有以下资料：1.操作员口令；2.所有存储资料的软盘、光盘、硬盘、内存；3.有关手工账务，电脑账务（遵照集团财务规定）。（五）所有人员工作移交，口令移交为最后一道工