财务档案管理制度

财务档案管理制度第4页共9页财务档案管理制度一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。三、档案管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、财务档案定义财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经营效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。五、财务档案的分类财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机构提供的专业报告档案。（一）内部留存财务资料内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其他财务档案四类。1、会计核算档案范围会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。①会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。②会计账簿会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。③会计报表财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。按时间可以分为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及年度会计报表，包括四表一注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注）以及其他内部报表等。④其他会计核算资料包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。2、财务管理档案①预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行情况表以及公司各职能部门年度费用预算表。②财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。③税收筹划报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的税收筹划报告。④投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。⑤融资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的融资计划分析报告。3、客户档案（是否由财务部管理待商榷）包括本公司与客户签订的业务合同、客户基本资料、与该客户有关的文书等。4、其他财务档案主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批及资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司内部培训资料等。（二）对外报送财务资料1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料账、各明细分类账、重要客商往来明细账、关联方往来明细表打印出来，装订成册。3、装订要求①明细分类账应按科目顺序、时间顺序排列，总账在前，明细账在后，客商与关联方往来单独装订，装订前加上前后牛皮纸封面，于账簿左侧1.5厘米处均匀打三孔进行装订，每册厚度约为2-3厘米。②会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象;③封面应齐全、平整，注明所属年度及账簿名称。（三）会计报表的装订会计报表应按月份排列，每月报表的放置顺序为资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（若有）、财务报表附注或者财务说明、公司内部报表，装订要求参见会计账簿的装订要求。（四）其他财务档案的装订原则上其他财务档案平时做好分类保管工作，一年一装订，若是财务资料是针对某专项的，如为银行某一笔贷款提供的资料，需事项结束后及时装订；装订前应仔细检查待装订资料，确保所有资料准确地放入所属类别、按照先后顺序排列、无遗漏现象。具体装订要求参见会计账簿的装订要求（厚度较薄的可直接用订书钉装订）（五）财务档案的归档财务资料装订好后应分门别类，编号后装入档案盒，编号应和明细清单一致。若资料较少，同一档案盒可装入不同类别的资料，档案盒侧面应贴上标签，注明盒内资料的名称，标签名称应采用打印方式，档案盒内放置本档案盒保管资料的明细清单。档案分年度归档。每个档案盒都应编号，编号及其装置内容应录入电子表格形成完整的索引目录，以便后期查找。（六）特殊合同的管理1、特殊合同的范围特殊合同指在法律上存在一定风险的合同，具体如阴阳合同、挂靠协议类敏感合同。2、特殊合同的管理①阴阳合同：阴阳合同指合同当事人就同一事项订立两份以上的内容不相同的合同，一份对内，一份对外，其中对外的一份并不是双方真实意思表示，对内的一份则是双方真实意思表示。资料管理人应在收到阴阳合同后向合同签订人确认合同的内外属性，并在合同右上角用铅笔标注特定字符。资料管理人应当建立阴阳合同台账，明确内外合同的差异，以及通过台账对阴阳合同做统一管理。登记台站后，对外合同应当放置到财务经理指定的、专门的档案盒进行保管，对内合同则放入普通合同进行保管。合同归档前，内外合同应交由财务经理审阅。若阴阳合同涉及工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同一同保管。②挂靠协议：挂靠行为指一个施工企业允许他人在一定期间内使用自己企业名义对外承接工程的行为，一般而言挂靠协议约定了承接工程的具体内容、挂靠期间与挂靠管理费等，为特殊合同。资料管理人应当建立挂靠协议台账，收到挂靠协议后应立即登记台账，并告知财务主管或财务经理，将协议放进财务经理指定的档案盒进行保管。（七）税务事项通知书的管理财务人员收到税务事项通知书后，应该及时告知财务主管，回执联应填写回执日期后盖章再返还税务局。税务事项通知书应当单独存档。（八）财务档案的备份制度除了会计凭证外，其他的财务档案需同时保留电子档与纸质档，电子档应每月或每季度拷贝至移动硬盘进行保存。（九）财务档案的保管要求。1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。2、档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。3、档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬。4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；5、设置归档登记簿、档案借阅簿，严防毁坏损失、散失和泄密；6、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。（十）档案保管期限1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年2、银行存款余额调节表和银行对账单5年3、日记账15年。其中：现金和银行存款日记账25年4、明细账、总账、辅助账15年5、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年6、主要财务指标报表（包括文字分析）3年7、月、季度会计报表（包括文字分析）5年8、年度会计报表（包括文字分析）永久9、会计档案保管清册及销毁清册永久10、主要财务会计文件、合同、协议永久八、财务档案的借阅(一)财务档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人批准。（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、内容等情况登记清楚。（三）本单位其他部门人员需要档案资料，在报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。九、财务档案的销毁（一）会计档案保管期满，需要销毁时由档案保管人员提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查批准后方可予以销毁。（二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，由档案部门保管到结清债权债务时为止。（三）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清