办公软件应用项目式教程 课件 项目5、6 制作新员工信息统计表、制作新员工考核成绩表

办公软件应用项目式教程Office2021学习目标掌握掌握数据的概念及格式了解数据采集的概念及方法掌握工作簿与工作表的概念会创建保存工作簿文件，会操作工作表会进行数据的格式设置及表格的美化设置01制作“工作日程表”——工作簿的基本操作和文本输入02制作“信息统计表”——数据格式设置03编辑美化“信息统计表”——工作表的操作及表格格式设置目录CONTENTS5.1创建“工作日程表”——工作簿的基本操作和文本输入常用的数据处理软件1工作簿和工作表2表格的工作界面3输入和编辑文本41．常用的数据处理软件预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本工作簿一个Excel工作簿就是一个磁盘文件，在Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上的，其扩展名为.xlsx。每个工作簿都由多个工作表组成，启动Excel时，自动创建“工作簿1”。默认情况下在工作簿中包含了“Sheet1”、”Sheet2”、”Sheet3”三张工作表。用户可根据实际需要插入或删除工作表。一个工作簿中包含了255个工作表。每个工作表都是一个由若干行和列组成的二维表格，它是Excel的工作区。行号用数字表示，范围为1~1048576行，列标用大写英文字母表示（A，B，……，XFD），范围为1~16384列。工作表单元格每个行列的交叉点称为单元格，每个单元格由其所在的列标和行号表示，成为单元格地址。例如，工作表第5行、第3列的单元格用C5表示。当前被选中的单元格就是活动单元格，任何数据都智能只能在活动单元格中输入。2.工作簿和工作表预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本3．工作簿界面在Excel中，既可以创建空白工作簿，也可以根据模板新建工作簿。Excel提供了很多模板。比如：日历、个人月度预算、每周家务安排、学生课程安排、发票等。

（1）新建工作簿预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本工作簿界面（2）表格工作界面预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本（3）保存工作簿Excel表格的扩展名是“.xlsx”,为了和低版本兼容，可以将保存类型设置为“Excel97-2003工作簿”，其扩展名为“.xls”。还可以保存为模板文件。预备知识数据处理软件工作簿和工作表表格工作界面输入和编辑文本4．输入和编辑文本使用键盘输入文本，该文本将自动出现在光标所在活动单元格位置。任务实施（详情操作步骤请扫描右侧二维码。）1．创建工作簿2．添加并编辑文本3．保存工作簿任务一制作工作日程表5.2制作“信息统计表”——设置数据格式数据格式1导入和引用外部数据2输入特殊格式数据31．常见的数据格式预备知识数据格式导入外部数据输入特殊格式数据数据类型格式描述举例数值型由数字0~9、小数点和正负号构成如：-32.5文本型将数值作为文本处理，单元格显示的内容与输入的内容完全一致如：张强货币型在数值前加上货币符号表示一般货币数值如：￥10.52会计专用会计格式可对一列数值进行货币符号和小数点对齐如：$100.00日期型将数据以日期的形式显示如：2021年3月5日时间型将数据以时间格式显示如：13:30:55百分比将数值乘以100，以百分数形式显示如：25%分数将数值以分数显示显示如：1/25科学记数将数值以科学记数的方式显示如：2.50E+04字符型用半角单引号或双引号将数值括起来以字符串形式显示如：“abc”预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（1）导入Word中的数据将word中的文字复制后，可以直接粘贴到Excel表格中指定的单元格。粘贴时可以选择“保留源格式”或“匹配目标格式”。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（2）导入导入Access中的数据通过“获取数据”下的“自数据库”选项，可以将Access中的数据导入Excel表格中。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（3）利用手机获取数据借助手机APP（比如问卷星、金数据等程序）能快速收集数据，并从后台将数据传送到计算机上进行处理，其具有速度快、使用方便、使用范围广等特点。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（4）利用图像识别获取数据利用手机APP或电脑端截图软件提供的图像识别功能，可以提取图片中的文字，快速获取数据。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（5）利用专业工具软件获取数据利用专业的工具软件可以快速精准地获取想要的数据。常见的专业数据采集工具有八爪鱼网页数据采集器、电霸4.0、熊猫智能采集等。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据2．导入和引用外部数据（6）利用在线文档协作录入数据利用专业的工具软件可以快速精准地获取想要的数据。常见的专业数据采集工具有八爪鱼网页数据采集器、电霸4.0、熊猫智能采集等。输入特殊格式数据预备知识数据格式导入外部数据输入特殊格式数据3．输入特殊格式数据输入文本型数据时，先将该列数据格式设置为“文本”，然后再输入，再使用填充柄进行填充。预备知识数据格式导入外部数据输入特殊格式数据（1）如果在常规格式下直接在单元格输入“20220001”，则按住ctrl键的同时拖曳填充柄快速填充该单元格以下的数据。否则实现的是单元格数据的复制。（2）如果输入“0001”这样以0开头的数据，可以先将此列单元格格式设置为文本型，也可以在“0001”前加上半角的单引号，再敲回车，输入完成后不会显示此单引号，但会在该单元格左上方出现一个绿色的三角形。。提示任务实施（详情操作步骤请扫描右侧二维码。）1．新建空白工作簿2．输入数据并设置数据格式3．保存工作簿任务二制作信息统计表5.3编辑美化“信息统计表”——工作表的操作及表格格式设置工作表的操作1单元格数据对齐方式2行高和列宽3表格样式41．工作表的操作预备知识工作表的操作单元格数据对齐方式行高和列宽表格样式工作表的设置主要包括插入、删除、重命名、移动或复制、保护、工作表标签颜色等。可以在快捷菜单中快速插入新工作表，也可以删除已有工作表，可以对工作表重命名，可以将工作表移动或复制到工作簿其他位置或其他工作簿中，可以设置工作表的标签颜色。预备知识工作表的操作单元格数据对齐方式行高和列宽表格样式2．对齐方式（1）水平对齐常规填充靠左缩进两端对齐居中跨列居中靠右缩进分散对齐（2）垂直对齐靠上分散对齐居中靠下两端对齐3．行高和列宽预备知识工作表的操作单元格数据对齐方式行高和列宽表格样式调整行高和列宽的方法有3种，鼠标拖动分割线、设置精确的值、自动调整。方法一是移动鼠标指针到行号区域中要改变行高的行下方的分隔线上，此时鼠标指针形状为双向箭头时，上下拖动鼠标，鼠标所在位置出现一条水平虚线，并且出现一个显示行高的标签，当标签中显示的值符合要求时，释放鼠标即可完成行高的设置。同样的方法，移动鼠标指针到列标区域中要改变列宽的列右侧的分割线上，鼠标指针形状为双向箭头时，左右拖动鼠标，在适当位置再释放鼠标，可调整列宽。方法二是在单元格格式按钮下，选择“行高”命令或“列宽”命令，弹出对话框，输入数值，精确调整行高列宽。如图5-23所示。方法三是在“格式”按钮下，选择“自动调整行高”或“自动调整列宽”，根据单元格中的内容多少来调整。4．表格样式预备知识工作表的操作单元格数据对齐方式行高和列宽表格样式表格样式包含了条件格式、自动套用表格样式、应用单元格样式和自行设置边框底纹等。条件格式的功能是利用不同颜色的文字、底纹、数据条、色阶、图标集等突出显示满足设定条件的单元格，如果单元格中的值发生改变而不满足设定的条件，则会取消该单元格的突出显示。条件格式会基于条件而更改单元格区域的外观。自动套用表格样式是指Excel中内置的多种表的样式，实现快速美化表格外观的功能。单元格样式是指根据文字、边框线、底纹、数据格式等内置的一些主题单元格样式等，以实现快速美化单元格。任务实施（详情操作步骤请扫描右侧二维码。）1．设置字体样式2．设置对齐方式和行高列宽3．设置表格样式任务三美化信息统计表办公软件应用项目式教程Office2021学习目标了解数据处理和数据清理的基本概念掌握数据清理的常用方法掌握公式和函数的组成及使用方法会使用删除重复值、数据验证等方式清理数据会使用公式和函数等进行数据计算和统计分析、查询引导学生确立竞争意识，形成创新素养01制作“入职培训考核成绩表”——数据清理和公式02制作“制作新员工专业知识和技能考核成绩表”——常用函数03制作成绩查询小系统——公式和函数的应用目录CONTENTS6.1创建“入职培训考核成绩表”——数据清理和公式数据清理1公式2单元格引用31．数据处理预备知识数据清理公式单元格引用数据清理是指发现和更正数据的错误，筛选和清除重复数据，查找并补全缺失数据，转换和统一数据格式等，以提高数据使用的质量。数据处理是指对数据的采集、清理、存储、检索、加工、变换和传输。数据处理的目的是从大量的、杂乱无章的、难以理解的数据中抽取并推导出某些有价值、有意义的数据。2．数据清理3．数据清理的基本内容（1）尽可能赋予属性名和属性值明确的含义；（2）统一多个数据源的属性值代码；（3）去除无用的属性或空值属性；（4）去除重复属性；（5）去掉数据中的噪音、填充空值、丢失值和处理不一致数据；（6）合理选择关联字段；4．常用的数据清理预备知识数据清理公式单元格引用（1）删除重复值Excel表格中有时候会出现重复的记录，我们一般情况下不需要这些重复的记录，这就需要删除掉重复的记录。自动删除重复值可以单击“数据”菜单下的“删除重复值”按钮，然后在对话框中选择一个或多个包含重复值的列，点击“确定”就可以删除了。预备知识数据清理公式单元格引用（2）分列分列有两种方式：按照固定的宽度：选中需分列单元格，然后在“数据”菜单下选择“分列”，选择“固定宽度”,单击“下一步”，然后在数据预览窗口中单击，指定列宽，单击“下一步”，就完成了。按分隔符分列：选中需分列单元格，然后在“数据”菜单下选择“分列”，选择“分隔符号”，单击“下一步”，选定分隔符号（可以在括号里输入所列选项中没有的符号），单击“下一步“，单击“完成”。预备知识数据清理公式单元格引用（3）补齐缺失数据缺失数据是指原始数据表中的单元格值为空，或为NULL等。寻找缺失数据的方法有定位空值或筛选等。定位空值是指在“开始”菜单中单击“查找和替换”按钮下的“定位条件”，在“定位条件”对话框里选择“定位空值”，可以筛选出所有空值，然后进行替换或直接插入值。预备知识数据清理公式单元格引用（4）数据验证数据验证是数据处理中常用的方法，可以对数据的录入添加一定的限制条件，全面地控制输入的数据。在“数据”菜单下单击“数据验证”按钮，打开“数据验证“对话框，单击“设置”选项卡，在其中可以进行设置，如图6-5所示。“允许”下拉列表框中可以设置所选单元格的输入类型，如序列、整数、小数、日期等。“数据”下拉列表框中可以设置数据输入的范围条件，如小于、大于、介于、小于或等于等，并可在下方的文本框中设置数据范围，包括最小值、最大值等，这些参数组合起来就确定了数据的输入范围。5．公式预备知识数据清理公式单元格引用Excel中的公式是以“=”开头，通过使用运算符将数据、单元格引用、函数等元素按一定顺序连接在一起，从而实现对工作表中的数据执行计算的等式。如图6-8所示。6．单元格引用预备知识数据清理公式单元格引用单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。公式中的单元格相对引用(例如A1)是基于包含公式和单元格引用的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。单元格中的绝对引用(例如$F$6)总是在指定位置引用单元格F6。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用的单元格始终保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要时才将它们转换为绝对引用。混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列两种情况。绝对引用列采用$A1、$B1等形式。绝对引用行采用A$1、B$1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。任务实施（详情操作步骤请扫描右侧二维码。）1．删除重复值2．查找和替换3．使用公式计算任务一制作入职培训考核成绩表6.2制作“新员工专业知识和技能考核成绩表”——常用函数函数1常用函数21．函数预备知识函数常用函数函数是一种预设好的、特殊的公式。函数可以简化公式的输入过程，提高计算效率。Excel中的函数包括“=、函数名、小括号和函数参数”四部分，如图6-18所示。其中函数名称表示函数的功能，每个函数都具有唯一的函数名称；函数参数指函数运算对象，可以是数字、文本、逻辑值、表达式、引用或其他函数等。2．常用函数预备知识函数常用函数SUM函数：属于数学函数，计算指定单元格区域中所有数值的和。其语法格式为：SUM(number1,number2,…)。如“=SUM(C3:J3)”表示将C3:J3单元格区域中的数值相加求和。和SUM函数相关的函数有SUMIF函数、SUMIFS函数等。AVERAGE函数：属于统计函数，返回其参数的算术平均值。其语法格式为：AVERAGE(number1,number2,…)。如“=AVERAGE(C3:J3)”表示求C3:J3单元格区域中的数值的平均值。相关函数有AVERAGEA函数、AVERAGEIF函数、AVERAGEIFS函数等。RANK.EQ函数：属于统计函数，返回某数字在一列数字中相对于其他数值的大小排名，如果多个数值排名相同，则返回该组数值的最佳排名。其语法格式为：RANK.EQ(number,ref,order)。如“=RANK.EQ(K3,$K$3:$K$8,0)表示求K3单元格中的数据在K3:K8区域之间的排名，排名方式为降序。RANK()函数也能实现排名的功能，主要用在Excel2007及之前的版本。2．常用函数预备知识函数常用函数IF函数：属于逻辑函数，判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。其语法格式为：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。如”=IF(L3>80,”优秀”,”合格”)表示如果L3单元格中的值大于80，则返回文本“优秀”，否则就返回文本“合格”。3.NULL值NULL表示的是空值，如果单元格为空，数值计算时Excel会把空值作为数值0进行计算。任务实施（详情操作步骤请扫描右侧二维码。）1．SUM函数和AVERAGE函数2．RANK.EQ函数3．IF函数任务二制作新员工知识和技能考核成绩表6.3制作“成绩查询小系统”——公式和函数的应用制作成绩统计表1制作查询小系统21．常用函数预备知识常用函数COUNT函数属于统计函数，计算区域中包含数字的单元格的个数。其语法格式为：COUNT(value1,value2,…)。如“=COUNT(C3:C8)”表示求C3:C8单元格区域中包含数字的单元格个数。此函数只对数据型数据进行计数。COUNTA函数属于统计函数，计算区域中非空单元格的个数。其语法格式为：COUNTA(value1,value2,…)。如“=COUNTA(C3:C8)”表示求C3:C8单元格区域中非空单元格的个数。和COUNT不同的是，COUNTA函数可以对任何类型数据进行计数。COUNTIF函数也属于统计函数，计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。其语法格式为：COUNTIF(Range,Criteria)。如“=COUNTIF(C3:C8,">=80")”表示统计C3:C8单元格区域中大于或等于80分的成绩数量。COUNTIFS函数也属于统计函数，统计一组给定条件所指定的单元格数。其语法格式为：COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,Criteria_range2,Criteria2,…)。MAX函数：属于统计函数，返回一组数值中的最大值，忽略逻辑值及文本。其语法格式为：MAX(number1,number2,…)。如“MAX(C3:C8)”表示统计C3:C8单元格区域数值中的最大值。MIN函数：属于统计函数，返回一组数值中的最小值，忽略逻辑值及文本。其语法格式为：MIN(number1,number2,…)。如“MIN(C3:C8)”表示统计C3:C8单元格区域数值中的最小值。SUMIF函数：属于数学函数，对满足条件的单元格求和。其语法格式为：SUM(Range,Criteria,Su