综合办公标准化管理手册（模板）

综合办公管理标准化手册66-13-目录 第一章职责、定位及理念 -1-1.1工作职责 -1-1.2工作定位 -1-1.3工作理念 -1-第二章印章管理标准 -2-2.1管理责任人的确定 -2-2.2管理责任人职责 -2-2.3印章管理流程 -3-2.4XXXX工程有限公司印章刻制申请表 -4-2.5XX工程有限公司印章使用申请单 -5-2.6XXXX工程有限公司印章使用登记台账 -6-_Toc3257043842.7XXXX工程有限印章借用登记台账 -7-第三章资信资料管理标准 -8-3.1资信资料范围 -8-3.2管理责任人 -8-3.3管理责任人职责 -8-3.4资信资料使用借用流程 -9-3.5XX工程有限公司资信使用审批表 -10-3.6XXXX工程有限公司资信借用登记台账 -11-3.7XXXX工程有限公司资信使用登记台账 -12-第四章公文管理标准 -13-4.1公文管理人员职责 -13-4.2公文的种类 -13-4.3公文格式定义 -13-4.4公文组成部分 -14-4.5行文规则 -16-4.6发文 -16-4.7收文 -17-4.8电子公文 -17-4.9公文归档 -17-4.10公文格式 -18-第五章法律纠纷管理标准 -34-5.1法务联络员制度 -34-5.2法务联络员工作职责 -34-5.3诉讼纠纷上报制度 -34-5.4法务工作原则及管辖分工 -34-5.5规章制度、经济合同、授权委托书、重要决策法律审核............-35-第六章档案管理标准 6.1档案工作机构与人员配置 -41-6.2档案工作职责 -41-6.3档案收集的工作流程 -42-6.4档案的整理 -43-6.5档案的保管 -43-6.6档案的借阅 -43-6.7档案归档要求 -44-6.8档案归档时间 -45-6.9电子文件管理 -46-6.10XX工程有限公司文书档案保管期限表 -47-6.11XX工程有限公司科技档案保管期限表 -55-6.12XX工程有限公司会计档案保管期限表 -65-6.13XX工程有限公司声像档案保管期限表 -66-6.14XX工程有限公司兼职档案人员情况表 -67-第七章接待工作管理标准 -68-7.1分工部门 -68-7.2工作原则 -68-7.3XX工程有限公司标准化接待表 -69-7.4XX工程有限公司招待费使用申请表 -70-第八章车辆管理标准 -71-8.1车辆管理责任人工作职责 -71-8.2小车班班长职责 -71-8.3驾驶员职责 -71-8.4车辆使用管理 -72-8.5经费管理 -72-8.6事故处理 -72-8.7XX工程有限公司车辆管理信息卡 -74-8.8车辆派用申请单 -75-8.9车辆公里数统计表 -76-第九章考勤管理标准 -77-9.1考勤管理人员职责 -77-9.2考勤审批程序 -77-9.3出差申请表 -79-9.4休假申请表 -80-9.5乘坐飞机申请表 -81-9.6XXXX工程有限公司考勤表 -82-第十章值班管理标准 -83-10.1值班（门卫）人员职责 -83-10.2值班管理 -83-10.3XXXX工程有限公司值班记录表 -84-10.4XX工程有限公司节日值班表 -85-第一章职责、定位及理念1.1工作职责1.1.1负责印章管理工作。1.1.2负责资信资料管理工作。1.1.3负责公文处理，行政文件的核稿、制作、发文等文书工作；1.1.4负责相关管理制度的编写、修改、落实和考核工作；1.1.5负责行政会议的筹备和会务组织工作；1.1.6负责法务管理工作；1.1.7负责档案管理工作；1.1.8负责车辆管理工作；1.1.9负责日常事务管理和后勤保障工作（包括办公楼、网络设备、视频设备管理、食堂管理、办公用品采购、出差人员票务预订、综合治安等）；1.1.10负责对内、对外协调和接待工作；1.1.11负责逐日考勤工作；1.1.12完成领导交办的其它工作。1.2工作定位综合办公室是后勤保障服务部门、对内对外的协调部门、自身业务的牵头部门。1.3工作理念1.3.1服务理念。1.3.2责任理念。1.3.3效率观念。1.3.4用心、细心、耐心的工作理念。1.3.5内方外圆的工作理念。第二章印章管理标准2.1管理责任人的确定2.1.1印章管理责任人和资信资料管理人必须分开，不能同时兼任。2.1.2公司综合办公室副主任负责印章管理；所属各单位综合办公室主任负责印章管理，未设办公室主任的单位由副主任负责印章管理，未设办公室主任和副主任的单位由党政主管共同指定印章管理责任人。2.1.3各单位印章管理责任人确定或者发生变更后，必须当天上报公司综合办公室；公司综合办公室印章管理责任人负责印章管理网络的建立和维护，如有变动，随时更改。2.2管理责任人职责2.2.1根据需要向公司申请刻制印章。2.2.2妥善保管印章，不得遗失；如发生印章遗失，需及时报案，按法定程序登报申明印章作废，并按《XX工程有限公司印鉴管理办法》之规定申请刻制新印章。2.2.3负责本位《印章使用登记台账》、《印章借用登记台账》的建立、登记、保存和归档。2.2.4负责按印章管理流程管理用印。2.2.5负责工程项目结束后将所有印章移交公司综合办公室，综合办公室根据有关撤销项目的文件和工作需要，报领导批准后予以统一销毁。须报公安机关备案的，由原单位的印章管理责任人报相关公安机关备案。2.2.6负责工程项目结束后将所有《印章使用登记台账》和《印章借用登记台账》以及有关印章管理的相关档案移交公司档案室。2.2.7因私自刻制、违规使用、违规出借、遗失印章等给公司造成生产经营或经济损失的，由本单位承担损失金额的30%，从年终各类奖金中扣除；并按《XX工程有限公司印鉴管理办法》处理。2.3印章管理流程2.3.1印章刻制必须填报《印章刻制申请表》，依据《XX工程有限公司印鉴管理办法》规定的流程和权限办理。2.3.2印章管理责任人必须建立《印章使用、借用登记台账》。2.3.3印章使用和借用工作流程如下：（1）业务部门印章由业务部门负责人批准，经印章管理责任人审核后即可用印。（2）使用行政章、合同专用章、执行董事签字章等印章，必须履行审批手续，方可用印；同时，印章原则上禁止借用，如确因特殊需要，必须经主管领导批准，同时履行借用登记手续，方可借出；不得将印章（含业务部门印章）借于本单位之外的人（含公司其他单位员工）。审批手续按下图执行：登记→领导审批→用印（借用）（3）印章管理责任人均须严格按审批程序办理，并认真做好印章使用、借用登记。同时，有权对用印资料进行审查，如发现违规、违法用印，有权拒绝。2.4XXXX工程有限公司印章刻制申请表2.52.6XXXX工程有限公司印章使用登记台账2.7XXXX工程有限公司印章借用登记台账2.8本《印章标准化管理》未涉及事宜按《XX工程有限公司印鉴管理办法》以及相关规定执行。2.4XXXX工程有限公司印章刻制申请表编号：申请单位印章名称申请事由申请时间申请单位负责人经办人公司领导审批备注2.5XX工程有限公司印章使用申请单（盖章）：日期：年月日2.6XXXX工程有限公司印章使用登记台账序号使用时间使用单位（部门）印章名称使用事由份数批准人使用人备注66-2.7XXXX工程有限印章借用登记台账序号借用单位（部门）印鉴名称借用事由公司领导审核经办人借用时间预计归还时间实际归还时间第三章资信资料管理标准3.1资信资料范围本规定所指资信资料包括：企业法人营业执照、组织机构代码证、安全生产许可证、统计登记证、资质证书、税务登记证、法人证明书、“三标一体”证书、诚信手册等等企业资信资料，以及划归综合办公室管理的一级建造师、二级建造师、注册造价师、A/B/C类安全员证等等个人职业（执业）证书。3.2管理责任人印章管理责任人和资信资料管理人必须分开，不能同时兼任。3.2.1管理责任人的确定公司的资信资料由综合办公室主任根据工作分工指定专人负责资信资料管理。公司所属各单位由综合办公室主任根据工作分工指定专人管理。3.2.2管理责任人上报制度各单位资信资料管理责任人确定或者发生变更后，必须在当天上报公司综合办公室；公司综合办公室资信资料管理责任人负责资信资料管理网络的建立和维护，如有变动，随时更改。3.3管理责任人职责3.3.1负责资信资料的办理或协助相关部门办理相管资信资料；安全生产许可证、三标一体证书等由相关单位办理的资信资料，在证件办理完毕后，必须第一时间移交综合办公室统一管理，并填写证件移交清单。3.3.2熟悉和掌握所管理资信资料，建立资信资料信息登记台账。3.3.3熟悉和掌握相关资信资料办理注册、备案以及职业学习等要求，根据国家有关规定和相关管理部门的要求，办理注册、备案事宜，提醒相关人员参加职业学习；保证资信资料不过期、不作废。3.3.4公司综合办公室资信资料管理责任人负责办理员工职业证的注册事宜；各单位综合办公室资信资料管理负责人收集上报本单位员工通过职业考试情况，并及时督促其在我单位注册。3.3.5负责网络资信资料的建立、维护，做到发生变更立刻备案、更改，保证网络资信资料的真实、有效。3.3.6建立《资信资料使用登记台账》、《资信资料借用登记台账》，做好登记、保存和归档。3.3.7资信资料不得借给本单位之外的人（含公司其他单位人员）。3.3.8负责工程项目结束后将所有资信资料移交公司档案室，须备案注销的，由原单位的资信资料管理责任人报相关机关备案、注销。3.3.9负责工程项目结束后将所有《资信资料使用登记台账》、《资信资料借用登记台账》以及相关档案移交公司档案室。3.3.10负责按管理流程管理和使用资信资料；因使用资信资料不予登记、违规使用、违规出借、遗失等等给公司造成生产经营或经济损失的，由本单位承担损失金额的30%，从年终各类奖金中扣除；对资信资料管理责任人视情节和主观情况给予50元以上2000元以下罚款，对单位主管给予500元以上5000元以下罚款，并依据《员工奖惩办法》给予行政处罚，触犯《中华人民共和国刑法》的移交司法机关予以处理。3.4资信资料使用借用流程3.4.1公司资信资料使用和借用，并经公司相关领导审批；所属各单位资信资料使用、借用必须登记，并经党/政主管审批。流程如下：登记部门负责人审核管理人审核领导审批使用/借用3.4.2管理责任人均须严格按审批程序办理，并认真做好印章使用、借用登记。同时，有权对用印资料进行审查，如发现违规、违法使用、借用，有权拒绝。3.5XX工程有限公司资信使用审批表3.6XXXX工程有限公司资信借用登记台账。3.7XXXX工程有限公司资信使用登记台账。3.8本《资信资料管理标准》未涉及事宜按公司相关规定和国家有关法律法规执行。3.5证照名称借用单位使用时间借用事由借用单位（部门）负责人意见单位负责人（签字）：单位（盖章）：时间：年月日相关部门意见公司分管领导意见公司主管领导意见经办人归还时间3.6XXXX工程有限公司资信借用登记台账序号资质名称资质号码借用事由借用部门借用时间预计归还时间领导审批借用人实际归还时间3.7XXXX工程有限公司资信使用登记台账序号资信名称资信号码使用事由使用部门使用时间份数领导审批使用人66-第四章公文管理标准4.1公文管理人员职责4.1.1负责上级、外来文件、传真、资料等的签收、登记、发放、管理、归档；4.1.2负责文件的复核、校对、印刷、用印、登记、分发。4.2公文的种类4.2.1决定：用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；4.2.2决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项；4.2.3通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员;4.2.4通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况;4.2.5报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问;4.2.6请示：用于向上级机关请求指示、批准。请示一文一事，只写一个主送机关，若需要同时送其他机关，用抄送形式；4.2.7批复：用于答复下级机关的请示事项;4.2.8意见：用于对重要问题提出见解和处理办法;4.2.9函：用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;4.2.10会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。4.3公文格式定义4.3.1字：标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。以3号字为基准字；4.3.2行：标识公文中纵向距离的长度单位。以3号字为基准字，每行约占10mm；4.3.3字体、字号：标题使用2号小标宋体字，公文正文和不注明字体、字号的均使用3号仿宋字，公文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字；4.3.4颜色：不注明颜色的均使用黑色。4.3.5页、面：页，指公文的纸页；面，指公文纸页的某一面。4.3.6公文用纸：采用国际标准A4型纸，成品幅面尺寸为：210mm×297mm。纸张定量为60g/㎡-80g/㎡的胶纸印刷纸，纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。4.3.7公文页边与版心尺寸（1）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm（2）公文用纸地脚（下白边）为：35mm±1mm（3）公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm（4）公文用纸切口（右白边）为：26mm±1mm（5）版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）4.3.8排版规格：每面排22行，每行排28个字。4.4公文组成部分公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。4.4.1眉首：眉首由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人组成。（1）发文机关标识：发文机关全称或规范化简称,行政机关之间联合行文，主办机关排列在前；党政机关之间联合行文，可以用主办机关名称或并用联署机关名称；（2）发文字号：机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号；（3）签发人：上行文应当注明签发人姓名；请示性公文在附注处注明联系人及电话。4.4.2主体：由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。（1）标题：准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类、发文机关，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号小标宋体字，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称美观；（2）主送机关：主要受理机关，用全称或规范化简称、统称；主送机关在标题下空1行，左侧顶格字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；（3）正文：正文在主送机关名称下每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行；（4）公文中人名、地名、数字、引文准确，引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文要注明中文含义。日期要写明具体的年、月、日；（5）公文结构层次：第一层“一”、第二层“（一）”、第三层为“1、”，第四层为“（1）”；（6）公文使用国家法定计量单位；（7）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名；（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字；（9）附件：公文如有2个以上附件，应在正文下空l行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号；（10）成文日期：以领导人签发的日期为准；成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；（11）印章：印章是公文生效的标志，使用红色鲜章。=1\*GB3①单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期。成文日期右空4字；当印章下弧无文字时，以下套式加盖印章；印章下弧有文字时，采用中套式加盖印章；=2\*GB3②联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；两个印章均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；=3\*GB3③当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，印章压在单位名称之上。每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.4.3版记：由抄送机关、印发机关和印发日期组成。（1）抄送机关：主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，使用全称或者规范化简称。统称在主题词下l行；左右各空1字标识“抄送”2字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号；（2）印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；印发机关左空l字，印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。4.4.4页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。4.4.5公文中表格=1\*GB3①公文如有附表，横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边；=2\*GB3②公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。4.5行文规则4.5.1不得越级请示和报告，遇特殊紧急情况在越级请示、报告时要抄送被越过的直接上级或下级；4.5.2上报公文不得直接报送至领导个人和业务部门，应由公司办公室按公文办理流程处理；4.5.3请示性公文报2份，综合性报告报3份。有上报要求的，按要求报送。4.6发文4.6.1发文流程：拟稿→审核→复核→校对→签发→印刷→用印→登记→分发；4.6.2拟稿：各职能部门负责拟稿；4.6.3审核：各职能部门负责审核；4.6.4复核、校对：办公室负责复核、校对；4.6.5各职能部门对公文进行拟稿、审稿后，行政文件交办公室进行公文复核；党、工、团文件交党群部复核。复核完毕送回各职能部门，职能部门送领导签发后，送办公室（党群部）对公文进行编号、制作、分发；4.6.6签发：以本机关名义制发的上行文，由主管领导签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主管或分管领导签发；经领导人签发的公文，不得擅自改动；4.6.7印制：审批、核稿、签发手续完备、附件材料齐全、格式统一后可印制文件；4.6.8用印：主办机关加盖印章；4.6.9登记、分发：主办部门进行登记、分发。4.7收文4.7.1收文程序：签收→登记→审核→拟办→承办→督办；4.7.2收到上级、外来公文后，公文管理人员应及时登记并附呈批件或呈阅件送有关部门办理，重要公文由办公室提出意见后，再送相关部门和领导批示；4.7.3收到下级机关上报公文后，由公文管理人员进行审核，审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；确定由哪个业务部门办理；涉及两个以上部门办理的明确主办部门；4.7.4对不符合规定的公文，经办公室领导批准后，退回呈报单位并说明理由；4.7.5承办部门收到公文后应当及时办理，紧急公文应当按时限要求办理，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回办公室并说明理由；4.7.6文件管理部门有负责督办的责任，紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办。4.8电子公文4.8.1办公系统作为正式办文工具，其发布的各类电子公文与纸质文件效力相同，公司机关对非涉密公文实行网上流转，涉密公文仍按传统方式进行流转。4.8.2各单位专（兼）职公文管理人员每天应及时登录办公系统阅知、办理相关事宜。4.9公文归档4.9.1公文办理完毕后，各单位、部门根据档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档；要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用;4.9.2根据公文的特征和保存价值等对公文进行整理（立卷）；4.9.3任何个人不得保存应当归档的公文；4.9.4联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本；4.9.5每年的第一季度将上年应归档的公文收集齐全，按有关规定向档案室移交；4.9.6拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。4.10公文格式（1）呈批件（2）呈阅件（3）XX工程有限公司（）发文稿纸（4）下行文版式（5）上行文版式（6）传真版式（7）函件版式（8）请示版式（9）报告版式（10）收（）文登记簿（11）会议记录（12）会议记录附页（13）会议签到表呈批件CR235-CX01-10XX工程有限公司二○○年月日收文日期年月日份数领导阅批：来文机关文件标题呈报意见：办理结果：呈阅件CR235-CX01-11XX工程有限公司二○○年月日来文机关领导阅批：文件标题呈批意见：传阅XX工程有限公司（）发文稿纸CR235-CX01-01XX公司〔〕号（日期）缓急密级签发会签主送抄送拟稿部门拟稿电话装订装订线审稿核稿校对打字印刷份数（由核稿人填写）附件标题66-中铁二十三局集团XX交通工程有限公司文件XX公司×〔20××〕×号关于××××××××的通知（标题2号小标宋体）公司所属各子（分）公司、项目部（正文仿宋GB2312三号）:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××2.××××××××××XX公司（印章）抄送:XX20××年×月×日印发中铁二十三局集团XX交通工程有限公司文件XX公司×〔20××〕×号签发人：×××（楷体）关于××××××的请示（或报告）集团公司:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××妥否，请批示。附件：1.×××××××××2.×××××××××XX公司（印章）年月日（联系人：×××联系电话：×××××××）抄送:XX20××年×月×日印发签发：核稿：拟稿：主送(TO):抄送(Cc):传真(Fax)：xxx-xxxxxxxx主题（）(共页)关于××××××的通知（2号小标宋体）公司所属各子（分）公司、项目部:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。XX公司（印章）年月日如果传真不完整,请联络 （Iftransmissionisnotfullyreceivedpleasecontactus）XX工程有限公司公司×函〔20××〕×号关于××××××的函（2号小标宋体）××公司（仿宋三号）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项）XX工程有限公司（印章）年月日抄送:关于××××××的请示（2号小标宋体）XX公司（仿宋三号）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，请批示。（印章）年月日（公司所属各子（分）公司、项目部向XX公司请求指示、批准）关于××××××的报告（2号小标宋体）XX公司（仿宋三号）:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此报告。（印章）年月日（公司所属各子（分）公司、项目部用于向XX公司汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问）49-XX××工程有限公司（）文登记簿编号秘密等级来（发）文机关内容摘要份数张数份数号次送往单位承办人签名注销案卷号附注日月收号发号存档销毁会议记录会议第次会议记录日期：年月日开始结束地点：主持人：记录人：会议主要内容出席列席缺席1、原始记录页；2、整理记录页；3、会议记录件。会议记录附页CR235-CX07-04……………………………………………………………………………………………………………………第页共页XX工程有限公司会议签到表CR235-CX03-01日期时间地点主持人主题：序号姓名单位职务到会时间联系电话123456789101112131415161718192021222324XX工程有限公司会议签到表CR235-CX03-01年月日姓名部门到会时间姓名部门到会时间第五章法律纠纷管理标准5.1法务联络员制度5.1.1法律事务室在所属各单位建立法务联络员网络。法律事务室主任指定一名干事负责法务联络员网络的维护，如有变更，及时更改。5.1.2公司所属各单位确定一名具有一定法律专业基础、工作经验丰富、责任心强的骨干员工担任法律联络员，法务联络员不限于综合办公室人员。如法务联络员有变，及时上报公司法律事务室。5.2法务联络员工作职责5.2.1负责本单位法律工作文件、通知等的收发、呈阅、呈批、落实、汇报、归档。5.2.2负责本单位普法教育的组织工作，每年度必须组织两次以上全员法律学习，并将影像、学习资料上报公司法律事务室。5.2.3发生仲裁、诉讼纠纷及时上报公司法律事务室；根据单位领导安排在法律事务室的指导下处理诉讼纠纷或者配合法律事务室处理诉讼纠纷。5.2.4参与本单位合同文本的审核，未经法务联络员审核的合同，不得上报公司审核。5.2.5积极参加有关法律和业务知识的学习、培训和交流，不断增强自己的法律意识和法律业务水平，做好法律风险防范控制工作。5.3诉讼纠纷上报制度发生仲裁、诉讼纠纷必须及时上报公司法律事务室，由法律事务室完成登记。5.4法务工作原则及管辖分工5.4.1遵循事前风险防范、事中风险控制为主，事后风险救济为辅的原则。5.4.2根据集团公司企发〔2009〕33号、67号文件要求，股份公司系统内部经济纠纷处理先申请集团公司和股份公司法律事务部协调解决，协调不成可仲裁或诉讼；集团公司法律事务部管辖案件范围：集团公司本级及分公司、工程指挥部发生的案件；诉讼标的在500万以上的案件；各省、自治区、直辖市高级人民法院受理的一审案件；在最高人民法院诉讼的案件；在各地铁路运输中级法院诉讼的案件；在四川省各地中级人民法院诉讼的案件；涉及股份公司及其控股、参股公司的案件；涉及地方县级以上政府部门的案件；涉外诉讼、仲裁案件；集团公司法律事务部认为可能给企业造成重大经济损失或严重社会影响的案件；集团公司领导指定管辖的案件。5.4.3除股份公司、集团公司协调处理的系统内部经济纠纷和集团公司管辖的案件以外的诉讼纠纷，原则上执行：公司法律事务部指导，所属各单位自行处理原则。但以下仲裁、诉讼纠纷归法律事务室管辖：诉讼、仲裁标的在50万元以上的纠纷；公司领导指定的纠纷；法律事务室认为可能给公司造成重大损失的纠纷。5.4.4公司法律事务室及所属各单位处理诉讼纠纷原则不委托中介机构或法律事务所，但案情较为复杂，标的额较大的纠纷、司法资源相对薄弱的单位报法律事务室批准后，可委托中介机构或法律事务所。5.4.5授权代理人中必须有一人为公司员工，且公司员工为特别授权，外聘律师为一般代理人，不做全权代理。5.4.6本标准化管理未规定事宜，参照股份公司《法律纠纷案件管理暂行办法》和集团公司《法律风险防控管理办法》执行。5.5规章制度、经济合同、授权委托书、重要决策法律审核5.5.1根据中国铁建法［2009］25号文件要求，公司总法律顾问全面负责规章制度、经济合同、授权委托书、重要决策法律审核工作。公司法律事务室在总法律顾问领导下，承担规章制度、经济合同、授权委托书、重要决策法律审核工作，并向总法律顾问负责。5.5.2规章制度、经济合同、授权委托书、重要决策的法律审核工作遵循统一管理、服务业务、分工协作、严密审慎、合法合规、尽职尽责的原则。5.5.3公司法律事务室、法律事务工作人员应当依据法律、法规、政策和规章制度履行职责，保证公司经营管理活动合法合规，避免或者减少公司资产损失。公司应当重视法律事务室、法律事务工作人员提出的防范法律风险的意见，及时采取措施防范和消除法律风险。5.5.4规章制度是指由公司各职能部门制订，以书面形式表达的，经审核批准后公布执行的，约束投资、经营、管理、运行的规范性文件。公司各职能部门根据工作职责的要求，研究制订相关规章制度并拟定草案后，应当由公司法律事务室进行法律审核。法律事务室对职能部门送审的规章制度草案，应当从法律专业角度，审核其是否符合相关法律、法规、规章、政策及其他制度，条款是否齐备、完整，设定的权利和义务是否明确，表述是否准确。规章制度草案的法律审核期限为送审之日起2至5个工作日。遇有重大、复杂等特殊情况的可以适当延长。法律事务室审核后，应当向送审部门出具规章制度审核法律意见书。遇有重大、复杂等特殊情况时，该法律意见书应当同时上报总法律顾问。各单位职能部门应当充分考虑法律意见书提出的建议并修改完善后，报请公司领导审核批准。当有不同意见或特殊问题时，应当及时沟通、协商，达成一致意见。若不能协商一致，法律事务室有权保留意见，同时上报总法律顾问。各单位职能部门应当在规章制度经审核批准印发后三日内，送法律事务室备案。各单位法律事务室有权监督规章制度的实施，并对实施过程中发现的问题提出修改意见。5.5.5经济合同是指以公司作为合同一方主体与其他具有平等民事主体的法人、组织等签订的有关设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于买卖合同、建筑工程合同、资本运营合同、投融资合同、涉外合同、招投标合同、借款合同、租赁合同、技术合同、担保合同、保险合同、委托合同、房地产开发合同等。公司法律事务室应当参与公司经济合同的谈判、审核、修改、会签等工作。公司应建立由承办部门和承办人牵头、其他业务部门分工评审、法律事务室审核、领导审批的合同签订制度。业务部门在业务范围内对合同的可行性、经济性负责，法律事务室通过签署审核意见或出具法律意见书等形式对合同的完整性、合法性、有效性进行审查。合同送法律事务室审核之前，合同承办部门应提前对合同另一方当事人的主体资格、资信和项目社会经济环境进行充分了解和调查，并提供书面资料。法律事务室要认真全面审核有关资料，评估法律风险并提出相应的防范措施，最大限度降低风险。经济合同草稿的法律审核期限为送审之日起2至7个工作日。遇有重大、复杂等特殊情况可以适当延长。法律事务室审核后，应当出具经济合同审核法律意见书。遇有重大、复杂等特殊情况时，该法律意见书应当同时上报总法律顾问。公司职能部门应当充分考虑法律意见书提出的建议并修改完善后，报请公司领导审核批准。当有不同意见或特殊问题时，应当及时沟通、协商，达成一致意见。若不能协商一致，法律事务室有权保留意见，同时上报总法律顾问。公司职能部门应当在经济合同正式签订后三日内，将经济合同复印件送法律事务室备案、存档。公司法律事务室应当根据公司业务的发展需要，对公司普遍使用的，具有重大影响，需要统一规范的经济合同，制定合同范本、示范条款和守则，在项目和子公司内部推广使用。公司职能部门应当将使用过程中遇到的问题、建议，及时反馈给法律事务室，法律事务室适当修改、完善。公司法律事务室有权监督经济合同的签订、履行，参与经济合同的变更、解除和争议的解决。公司劳动合同的法律审核适用本办法。5.5.6授权委托书是指公司董事长、总经理将其依据公司有关规定享有的，代表公司或其法定代表人办理公司事务的权利，委托他人在委托范围和时限内代为行使权利的书面证明文件。依据公司有关规定享有代表公司或其法定代表人办理公司事务权利的董事长、总经理为授权委托人，简称“授权人”；公司为授权委托单位，简称“授权单位”；接受委托的人为被授权委托人，简称“被授权人”。公司授权委托书的法律审核工作应遵循归口分类管理、程序规范、权责明确、依法合规的原则。授权委托书根据是否涉及诉讼程序分为诉讼授权委托书和非诉讼授权委托书。诉讼授权委托书为公司应对诉讼、仲裁等司法活动所需的授权委托书；除此之外的授权委托书，称为非诉讼授权委托书。根据授权委托书所委托处理的事项不同，分为以下几类：（一）涉及公司设立、变更、分立、合并、撤销、破产、清算以及驻外分支机构、办事处、项目部等公司主体事务类的授权委托书。（二）涉及公司投资者关系事务等授权委托书。（三）涉及公司各类生产经营活动的前期跟踪、报名、资审、投标、洽谈等生产经营前期工作的授权委托书。（四）涉及公司各类生产经营合同签订类的授权委托书。（五）涉及公司融资、担保、保函、税务等财务管理类的授权委托书。（六）涉及公司房产产权、土地使用权、著作权、商标专用权、专利权的申报、登记以及转让、许可使用等财产权属、使用类的授权委托书。（七）涉及公司处理诉讼、仲裁以及公证等法律事务的诉讼授权委托书。（八）其他经营管理事项所需的授权委托书。公司有关职能部门根据职责分工，是授权委托书的归口业务承办部门；公司法律事务室是授权委托书的法律审核部门。公司归口业务承办部门对受理的授权委托书申请签署初审意见，转公司法律事务室进行法律审核后，由归口承办业务部门呈有关分管领导审批。公司有关领导审批同意后，由归口业务部门呈有关授权人签字或盖章。授权委托书应严格按程序办理，不得越级或私自办理。公司法律事务室应当以防范法律风险为原则，依据有关法律法规、公司规章制度对送审的《授权委托书》及相关资料进行法律审核。法律审核时限为：自法律事务室接收到完整的授权委托书申办材料后1至2个工作日审结，特殊情况可适当延长。对授权委托书及相关材料进行法律审核的要点如下：（一）授权人是否适格：有关委托人是否具备相应的授权资格，是否存在无权或越权行为。（二）被授权人是否适当：被授权主体是否响应了拟交易对方的要求，对方要求是否符合有关规定或约定，是否存在其他法律风险。（三）委托事项是否明确合法：委托事项范围描述是否准确完整，内容是否依法合规。（四）委托权限是否清晰适当：委托权限是否界定清晰准确，是否充分或过度。（五）禁止转委托：禁止被授权人将被授权的委托事项及权限向他人转委托。（六）授权有效期限是否明确合理：授权有效期限是否标注，是否明确具体，期限是否过长等。（七）其他细节问题：授权委托书的双语文本是否准确对应，出现不一致时如何处理，以及是否需要办理公证等。公司法律事务室审核后，应出具《授权委托书法律审核意见书》。其他相关部门或单位对法律审核意见有异议时，应当与法律事务室及时沟通、协商，达成一致意见。若不能协商一致，公司法律事务室有权保留意见。遇有重大、疑难问题等特殊情况时，法律事务室应将法律意见书上报总法律顾问审核后再报授权人审批。授权委托书申办使用单位以及公司归口业务承办部门应对所经办的授权委托书的申办、使用全程监控、管理，其他部门应给予积极配合。被授权人必须为公司及所属单位的内部工作人员。授权委托书申办单位及归口业务承办部门应全面持续地了解拟被授权人的自然情况，关注其工作状态，授权之后，如发生被授权人调出本单位或解除、终止劳动合同或达到法定退休年龄或其他离职、解职等情况,应及时向被授权人发出撤回授权委托通知。被授权人应妥善保管好授权委托书，不得出借、毁损、遗失等；如有发生，应立即书面报告公司归口业务部门。归口业务承办部门应及时会同法律事务室等相关部门研究补救措施。授权委托书不得有任何修改、涂抹的痕迹。被授权人应当在授权委托书载明的权限范围内忠诚、勤勉、尽责地处理所委托事务。在授权委托书出具之后，对交易双方产生法律约束力之前，如发生需要撤回授权委托的情况，经原授权人批准后，应及时向被授权人发出撤回授权委托通知。授权委托撤回的，被授权人应及时将授权委托书交至公司归口业务承办部门。在授权委托书对交易双方产生法律约束力之后，一般不得轻易撤销。如确需撤销授权委托，归口业务承办部门应及时会同法律事务室等相关部门研究补救措施，并形成报告，经原授权人批准后，可向交易对方发出撤销通知。出现下列情况之一，授权委托书终止或失效：（一）授权委托期限届满的；（二）长期授权委托书虽在授权期限内，但被授权人工作岗位发生变动的；（三）长期授权委托书虽在授权期限内，但业务范围发生变动的；（四）授权人撤回或撤销授权委托的；（五）其他应当视为终止或失效的情况。授权委托书终止或失效的，被授权人应将现由我方持有的授权委托书交回公司归口业务承办部门。被授权人未将授权委托书交回的，归口业务承办部门应当及时将授权委托书收回。授权委托书终止或失效后，如有需要，应依据本办法重新申办授权委托书。公司对被授权人实行严格的管理制度。有下列情形之一，根据情节轻重，给予责任人行政处分、经济处罚或解除劳动合同；构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任。（一）超越授权范围开展业务活动的；（二）授权委托书终止或失效后仍进行该授权委托事项的；（三）违反前述第1、2项规定，给单位造成经济损失或其他损失的；（四）其他违反法律法规或公司有关规定，给单位造成经济损失或其他损失的情形。5.5.7重要决策的法律审核重要决策是指涉及公司分立、并购、破产、解散、增减资本以及重组改制、重大投融资、制订和修改公司章程、产权（股权）变动、对外担保、知识产权等对公司生存发展有重大影响的经营决策。法律事务室应当全面参与本单位重要决策，正确执行国家法律、法规、规章、政策，提供相关法律服务，就重要决策中存在的法律风险发表意见，提出防范法律风险的措施。为保证重要决策的合法合规，公司法律事务室应当在重要决策前提前介入。公司需要上报集团公司审批的，由集团公司法律事务部负责进行法律审核。公司根据股份公司授权，以股份公司名义进行的重大经营活动，应当由股份公司法律合规部进行法律审核。法律事务室审核后，应当出具重要决策审核法律意见书。遇有重大、复杂等特殊情况时，该法律意见书应当同时上报总法律顾问。公司需要上报集团公司审批的，应当事先由公司法律事务室审核，所上报的有关资料必须附公司法律事务室出具的审核法律意见书。公司职能部门应当充分考虑重要决策审核法律意见书提出的建议并修改完善后，报请各单位审核批准。当有不同意见或特殊问题时，应当及时沟通、协商，达成一致意见。若不能协商一致，法律事务室有权保留意见，同时上报总法律顾问。法律事务室有权监督重要决策的实施，并对实施过程中发现的问题提出法律风险防范意见或改正措施。第六章档案管理标准6.1档案工作机构与人员配置6.1.1档案工作涉及公司生产经营活动的全过程，要求公司所属单位均应设置档案管理机构，建立档案工作组织领导体系，成立档案工作领导小组，配备专兼职档案管理人员，建立包括机关各部门及所属单位在内的纵向到底、横向到边的由专兼职档案人员组成的档案管理网络体系。6.1.2档案工作领导小组，是本单位档案工作领导机构，负责统筹规划和宏观协调、组织、领导本单位的档案工作。公司行政领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师、总会计师、办公室主任、宣传部门领导担任副组长，分别分管科技档案、会计档案、文书档案、声像档案。公司所属单位档案工作领导小组由项目经理、书记担任小组组长，综合办公室主任任副组长，没有设置主任的，由副主任任副组长，没有副主任的，由单位负责人指定人员担任。各业务部门设置兼职档案员为成员。档案工作由综合办牵头组织，各部门兼职档案员负责科技、文书、会计、声像档案的收集、整理和归档。综合办协助公司档案室进行本单位档案移交工作。6.2档案工作职责6.2.1公司档案室是本企业档案管理的职能部门，主要履行下列职责：6.2.2负责国家有关档案工作的法律、法规和方针政策的贯彻实施，结合实际制定本企业档案工作发展规划、计划，管理办法及规章制度；6.2.3负责监督、指导公司所属单位、机构的档案工作；6.2.4负责指导公司机关各部门，以及所属各单位各类档案资料的形成、积累、整理、归档工作，负责本级电子文件归档与管理工作；6.2.5协助有关部门参与基建工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研成果鉴定和重要产品定型等生产技术活动；6.2.6负责机关档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、移交和开发利用工作。6.2.7公司所属各单位档案工作领导小组，是本单位的档案工作管理、执行小组，履行以下职责：6.2.8贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度；6.2.9负责本单位档案收集、整理、保管、统计和开发利用等工作；6.2.10按时向公司移交进馆档案；6.2.11参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；6.2.12负责本单位电子文件的归档、管理与开发利用工作。6.2.13公司所属各单位兼职档案员，履行以下职责：6.2.14贯彻执行上级有关档案工作政策、法规，认真学习档案业务知识，参加档案业务培训，提高档案工作业务水平。6.2.15根据档案归档要求及范围，遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，对本单位形成的科技、文书、会计、声像档案进行收集、整理、归档。6.2.16负责本单位的电子文档归档，做到纸质档案与电子档案同步归档。6.2.17自觉遵守国家保密法规，严格执行档案保密制度，做到不失密、不泄密，保证档案文件材料的安全。6.3档案收集的工作流程6.3.1文书档案收集范围各单位由所属单位综合办公室负责文书档案的收集、整理及归档。其归档范围请参见附表一《XX工程有限公司文书档案保管期限表》。6.3.2科技档案的归档工作由各单位相关业务部门兼职档案员，根据工程竣工编制办法及附表二《XX工程有限公司科技档案保管期限表》中内容进行收集归档。其归档范围的划分原则是：（1）基本建设档案：公司承揽、承建的工程项目，由公司所属项目部参照科技档案归档范围及保管期限表中“施工单位”的收集范围，收集整理并向公司档案室归档。以集团公司名义承揽、由公司组织施工的工程项目，由施工单位负责整理，分别向集团公司和本公司档案部门归档，集团公司保存反映工程建设全貌的综合性、总结性材料及竣工图纸的原件，公司档案室保存工程竣工资料及竣工图纸。（2）科学研究档案：由公司组织或上级机关鉴定评审的科研成果、论文、工法、技术总结(包括技术革新和合理化建议)以及引进技术、学习形成的科学研究档案由公司档案室归档保管。（3）设备仪器档案：公司所属各单位购置的设备仪器，由承办人员整理，交本部门兼职档案员负责保管，本单位综合办公室做好设备档案登记台账，待机构撤销时，由综合办按登记台账一次移交公司档案部门。（4）生产技术档案：各单位制造的产品形成的档案，由形成单位自行保管，待工程完工之后移交公司档案部门归档保管。（5）房地产档案：公司购置的房产、土地所形成的档案，由承办人员负责收集、整理，移交至公司档案部门归档保管。6.3.3各单位每年形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、并编制会计档案保管清册。可暂由财务部门保管一年，期满后由财务部门经办人员编造清册移交至本单位综合办公室集中保管，待机构撤销时，其形成的会计档案由综合办编制移交清册一次移交公司档案部门。其归档范围请参见附表三《XX工程有限公司会计档案保管期限表》。6.3.4声像档案由各单位综合办公室按归档要求负责收集，其归档范围请参见附表四《XX工程有限公司声像档案收集范围和保管期限表》。6.4档案的整理6.4.1分类6.4.2组合6.4.3排列6.4.4填写卷内文件目录6.4.5拟写案卷标题6.4.6照片档案需按每组档案编写案卷简介，每张照片需说明事由。6.5档案的保管所属各单位要采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置必备的档案装具；应制定档案管理制度，切实做好“八防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染)工作，严防档案损毁、丢失和泄密。6.6档案的借阅6.6.1凡借阅档案者，必须办理借阅登记手续。归还时，须如实登记利用效果。6.6.2借出档案必须在一周内退回档案管理部门，如继续使用须办理续借手续。6.6.3机关工作人员借阅自己工作职权范围内经办的档案，可直接办理；因工作需要查阅其他部门形成的档案，须经形成部门负责人批准；机关其他部门借阅会计档案，应向财务部门提出利用需求，经主管部门领导或总会计师同意，由财务人员负责借阅；照片档案的底片一般不予外借。6.6.4查阅党委或行政办公会议等记录，须经主办部门和公司分管领导批准，并明确借阅内容和范围，只限在档案室内查阅。6.6.5凡外单位借阅机关档案，必须持有单位介绍信，按审批权限批准后，只能在本档案室内查阅，不予外借。其中：科技档案须经总工程师批准，文书档案须经办公室主任或公司分管领导批准，会计档案须经总会计师批准，声像档案视内容经有关领导批准。6.6.6所属单位工程建设档案原则上不得外借，如需调阅、复印，需经项目主管领导批准。6.7档案归档要求6.7.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。6.7.2归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。6.7.3归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复,归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写，线条、字迹、图像清晰，纸张质量、尺寸规格符合要求。文件材料和表格统一使用A4国际标准尺寸。6.7.4归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上审批的签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。6.7.5计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归档具有修改痕迹的最后定稿。6.7.6归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。6.7.7归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一起归档，无译文的要译出文件材料标题后归档；6.7.8各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸记录，一次会议记录作为一份文件归档。6.7.9文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。6.7.10两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。6.7.11归档的科技文件材料或图纸，必须做到法律手续完备，按规定盖章签字。图纸的幅度应按国家标准绘制。6.7.12实际施工的现状与原施工图改动部分超过35%（国家档案局规定），均应重新绘制新图，重要设计部位超过10%的，也应重新绘制新图，有的图纸改动没有超过35%，但修改后图面混乱，分辨不清的个别图纸则需要重新绘制竣工图。重新绘制的竣工图应绘制竣工图标，大小尺寸应以能遮盖原设计图标为准，图标位置在图纸右下角。6.7.13竣工图标的各项内容均应有本人亲笔签字，做到法律手续完备。6.7.14归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。严禁使用圆珠笔、铅笔、彩色笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。6.7.15机关各部门及所属单位兼职档案人员应检查本部门或单位归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后，编制移交清册，按照归档时间向本单位或公司档案管理部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。6.7.16交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。6.8档案归档时间6.8.1机关各部门形成的管理性文件材料一般应在第二年上半年归档。6.8.2科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。6.8.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。6.8.4企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。6.8.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6.8.6电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。6.8.7磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。6.8.8下列文件材料应随时归档：（1）变更、修改、补充的文件材料；（2）内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。6.9电子文件管理各单位应重视和加强对电子公文的归档管理，对具有保存价值的电子文件在办理完毕后，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。6.10XX工程有限公司文书档案保管期限表6.11XX工程有限公司科技档案保管期限表6.12XX工程有限公司会计档案保管期限表6.13XX工程有限公司声像档案保管期限表6.14XX工程有限公司兼职档案人员情况表6.10XX工程有限公司文书档案保管期限表顺序号条款保管期限备注一会议文件1.本单位召开的党代会、职代会、工作会及工会、共青团、纪检检查委员会及其它大型会议的文件材料（1）请示、批复、通知、议程、名单、报告、领导人讲话、选举结果、决议、决定、会议记录、纪要、重要简报等文件材料永久(2)典型材料、发言材料、交流材料，重要的贺信、贺电30年(3)会议一般简报、快报，会议服务机构的计划、总结等文件材料10年2．股东会、董事会、监事会会议文件材料(1)请示、批复、通知、议程、名单、签到表、报告、议案、表决表、决议、选举结果、会议记录、纪要等文件材料永久(2)讨论未获通过的文件10年3．党委会、常委会、董事会、监事会、党政联席会、办公会及纪委、工会、团委会会议记录、纪要等文件材料永久4．职能部门召开的业务工作会议、专题会议的文件材料(1)请示、批复、通知、议程、名单、报告、讲话、总结、决定、纪要及其他材料30年(2)典型材料、发言材料、交流材料、简报10年5．现场会、电话会、小型专业座谈(研讨)会文件材料(1)重要的30年(2)一般的10年6．在上级主管机关召开的会议上本单位的发言或本单位的经验介绍30年7．本单位与其他单位联合召开会议的文件材料(1)本单位主办的①请示、批复、通知、名单、议程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久②典型材料、发言材料、交流材料、简报30年(2)本单位协办的①请示、批复、通知、名单、议程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年②典型材料、发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年二上级机关文件材料1．上级机关颁发的文件(1)直接针对本单位主要业务、需长期贯彻执行的方针政策性文件永久(2)非直接针对本单位业务，但在较长时期内需贯彻执行的文件30年(3)一般性的，在一定时期内要贯彻执行的文件10年2．上级机关关于本单位机构设置、编制定员、领导人员任免等文件材料永久3．上级机关、上级领导视察、检查本单位工作形成的文件材料(1)重要的(2)一般的永久30年(3)执法检查情况汇总、通报及整改情况30年(4)本单位的工作汇报材料30年三形成的决定、决议、规定、制度、指示、命令、领导批示等文件材料1.本单位制定的文件材料（1）属于方针政策性、全局性、反映主要职能活动等有历史查考价值的文件永久（2）属于职能业务问题，在较长时期内要查考利用的文件30年（3）属于局部或具体业务问题，在一定时期内有查考利用价值的文件10年2.以本单位为主的联合行文（1）以本单位业务为主，需长期贯彻执行的文件永久（2）属一般性业务，在一定时期内要贯彻执行的文件30年3.本单位协办的联合行文（1）涉及本单位主管业务，需长期贯彻执行的文件30年（2）属一般性业务，在一定时期内要贯彻执行的文件10年四法规性文件1.本单位制定、颁发的方针政策性、法规性文件及中长期规划、纲要等有历史查考价值的文件永久2.本单位制定的业务性、需在较长时期内执行的文件30年3.本单位制定的一般性、事务性的文件10年4.同级单位和非隶属单位颁发的（1）方针政策性、需长期执行的文件30年（2）一般性文件10年5.本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后定稿30年五计划性文件1．上级机关下达的长远计划、年度计划30年2．本单位年度(含)以上及主要职能部门的年度工作计划永久3．各业务部门的年度计划30年4．本单位年度以下的计划10年5．下级单位报送的年度计划10年六总结、报告、调查研究材料1．本单位年度(含)以上及主要职能部门的年度工作总结，重要专项工作总结永久2．各业务部门的年度工作总结、专题总结报告及重要的典型调研材料30年3．一般性的总结、报告和调查材料10年4．下级单位报送的年度总结、报告和调研材料10年七本单位与有关单位的来往文件1．本单位的请示及上级机关的批复、批示(1)重要业务问题的永久(2)一般性业务问题的10年2．同级机关、下级机关的来函、请示及本机关复函、批复等文件材料(1)重要业务问题的30年(2)一般性业务问题的10年八统计报表1．本单位编制或汇总的年度和年度以上的以及重要职能活动的一次性调查统计报表永久2．本单位年度以下的10年3．下级单位报送年度以上的30年九本单位行政管理形成的审批、审查、核准文件材料1．固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等材料永久2．不动产及自然资源所有权、使用权的确认文件材料永久3．有效期20年以上或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理文件材料永久4．有效期20年以下的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理文件材料30年5．行政管理中形成的备案文件材料10年6．行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料(1)重要的永久(2)一般的30年十本单位事务管理形成的文件材料1．涉及房产、土地所有权和使用权的文件材料永久2．与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料(1)重要的永久(2)有效期10年以上的30年(3)一般的10年3．接待工作的计划、方案(1)重要的30年(2)一般的10年4．财务预算(1)本单位年度预算30年(2)本单位年度以下预算10年5．机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件，机动车调拨、保险、转让等文件30年6．国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料(1)重要的永久(2)一般的30年7.职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久8．职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表，职工住房申请表30年十一外事活动形成的文件材料1．外国政府官员、民间社团、企业领导到本单位访问、考察、参观等文件材料永久2．反映重要国际活动、国际交流情况的文件材料永久3．签订的合同、协定、协议书、重要会谈记录、纪要(1)本单位经办的永久(2)非本单位经办但要执行的30年十二出国或出境执行公务、参观考察、出席国际会议等形成的文件材料1．出国或出境执行公务、检查指导工作签订的合同、协议、协定、备忘录及重要的会谈记录、纪要、讲话永久2．出国或出境考察访问、出席国际会议等考察报告、会议简报、发表的学术报告30年3．出国或出境审批手续、执行日程等文件材料30年十三外国专家在企业活动形成的文件材料1．被采纳的重大改革举措、有科学历史价值的建议永久2．科学技术、生产经营、企业管理中的建议30年十四安全、质量事故形成的文件材料1．重大、特大事故永久2．大事故30年3．一般事故10年十五纪检监察立案材料1．重案、要案以及涉及对领导干部违纪处理的结案材料永久2．职工一般违纪处理的结案材料30年十六审计立案材料1．涉及对领导干部处理的重大审计事项及经济责任审计的重要事项永久2．重要的专项审计事项和经济责任审计重要事项30年3．一般的审计事项10年十七在各种运动中形成的文件材料1．反映运动概况的综合性、结论性的文件和运动总结、领导讲话及会议记录、统计资料等永久2．个人结论、结案材料永久3．反映运动进程的有关文件材料30年十八本单位处理群众来信来访的文件材料1．有领导重要批示的信访事项及处理结果30年2．一般信访处理结果10年十九组织机构定员材料1．本单位机构成立、合并、名称更改、资产重组、企业重构、撤销及组织机构定员表、企业章程、印信启用与作废等文件永久2．所属单位机构成立、合并、名称更改、资产重组、企业重构、撤销、破产文件及组织机构定员表30年二十本单位管辖干部、职工的录用、任免、调转等文件材料1.干部录用、任免、调资、定级、内部退养、提前