现代企业技术资料管理制度样本

西方司发〔〕36号相关印发《企业技术资料管理要求》通知各部门、基层单位：为加强和规范企业技术资料管理工作，保护企业知识产权，确保多种技术资料有效性和完整性，预防生产用技术资料丢失或外流，做好技术保密工作，依据国家相关档案管理、保密工作要求，特制订《企业技术资料管理要求》，现印发给你们，望认真学习并遵照实施。二〇〇八年六月十二日专题词：技术资料管理要求通知抄报：董事会。抄送：企业领导、各部门、基层单位、汇博企业。企业技术资料管理要求第一条目标为加强和规范企业技术资料管理工作，保护企业知识产权，确保多种技术资料有效性和完整性，预防生产用技术资料丢失或外流，做好技术保密工作，依据国家相关档案管理、保密工作要求，结合企业实际，特制订本要求。第二条适用范围本措施适适用于企业所属各单位全部工业产品生产用各类技术资料管理，包含生产制造、产品研发等行业含有归档保留价值实物、文档、图纸、图片、软盘、光盘等资料。关键涵盖：机械产品加工、装配图纸；电子产品原理图、印刷版图、多种程序文件；零部件清单（含规格型号）；组装工艺规程；检验指导书、多种产品技术标准、用户使用说明书、装箱清单、使用商标和标识标签样板等内容。第三条管理职责技术开发部负责企业各类技术资料归档和管理，并对各基层单位技术资料使用管理进行监督检验。各部门、基层单位分别负责各自管辖范围内技术资料管理。第四条管理内容1．技术资料确实定为确保技术资料有效性和严厉性，避免在使用中产生混乱现象，企业内使用多种技术资料（图纸、操作规程、产品标准等），先由相关单位起草编制经技术开发部审核确定后有效。由技术开发部加盖受控印章，作为生产单位生产加工用唯一底图（或标准），再下发给相关单位实施，没有经过技术开发部确定技术资料一律视为无效文件，相关单位不得使用。因产品升级换代或其它原因要求修订现用技术资料时，相关单位应向技术开发部提出申请，经技术开发部同意后由提出单位组织相关单位进行修订，技术开发部审核确定后加盖受控印章，再下发给相关单位实施，同时收回已作废资料，视情况进行归档或销毁处理。对于科研项目包含技术资料，在进行样品加工前，应经过技术开发部审核及登记立案后方可进行加工。在项目完成后，应将全套技术资料上交技术开发部存档。2．归档技术资料要求归档资料应为符合各单位生产实际最新有效文件，资料应有编制人（设计人）及审核（或审批）签字确定；图纸类文件必需要有编码、编号，图纸编码、编号要符合企业标准要求，不能随意编写；送外加工图纸一律不得用汉字标明部件名称、用途等，而应用编码和编号表示；每个项目标资料要齐全，不得有遗漏现象。资料必需是最新定稿后正式文件或原稿文件、装订好原始统计。资料应归档原件，不存复印件；文字、图纸和软件（盘）同存时，内容应保持一致。归档文件和资料要求质量优良，图样清楚，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢靠工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护套、包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。3．归档时间科研项目资料在项目完工后30天内归档，常规在产产品如有变更设计或工艺改善，应在产品定型后将变更部分技术资料在两个月内归档，其它各类含有保留价值技术资料应立即归档。凡对企业有保留价值多种技术资料，各单位有责任立即归档。因归档不立即造成资料损坏或丢失给企业利益造成损害，相关单位及个人须负担责任。4．归档程序

技术资料在归档前由上交单位预先整理好每个项目标全套资料，随附好资料清单。归档时填写《资料归档统计》（见附表一），经技术开发部和上交单位双方当面清点并签字确定。对不完整、不正确或不符合存档要求各类技术资料，技术开发部有权要求上交单位修改直至达成要求后再办理归档手续。5．技术资料使用技术开发部为存档底图（或标准等）归口管理部门，生产单位使用图纸时，可向技术开发部提出申请，经同意后，可复制底图并由技术开发部加盖受控印章做为生产加工图纸，并填写《资料发放、回收统计》（见附表二），图纸使用完后，应立即归还技术开发部。技术资料借查阅，必需严格遵守资料借查阅制度，推行借查阅手续。因工作需要，企业内部需借查阅企业归档技术资料时，经技术开发部同意方可使用，并填写《借查阅统计》（见QHSE体系统计）。外单位因工作需要查阅资料，应向技术开发部提出申请，经主管领导同意方可查阅，存档图纸一律不予借出。生产单位有外协委托加工产品时，在向加工方提交图纸等技术资料时，应视技术保密程度和对方签定技术保密协议，以预防企业技术泄露，加工完成后，应立即将发放出去资料回收，并妥善保管。各单位在图纸使用过程中，要妥善保管好图纸，严禁发生因保管、使用不妥而造成图纸损坏或丢失等现象，如发觉图纸损坏，应立即向技术开发部提出申请以补充新图，同时，应将损坏图纸交还技术开发部给予销毁。归档技术资料如有保密要求和查阅限制，由归档部门确定保密等级和限制查阅使用范围，未经许可，任何单位或个人全部不得将企业有保密要求技术资料以任何方法泄露给第三方。6．技术资料处理因产品更新换代或技术资料换版时，原有技术资料如有保留价值，应加盖“作废留用”印章，并做好统计给予隔离存放，若无保留价值，编写《文件销毁清册》（见QHSE体系统计），经主管领导审批，由技术开发部给予销毁，预防发生误用。7．技术资料管理资料保管设专门加锁文件柜保留，内置文件盒，盒内分册，册内分页，统一进行编号。造册要求：建立资料文件索引，并对应建立柜、盒、册目录。柜、盒、册要有显著标识。对文件资料保管应注意防潮、防霉、防蛀、防火等，电子光盘注意防划和防磁。全部资料努力争取管理规范、归类正确、保留完整。生产单位应设一名技术资料管理员（由本单位技术副经理兼任），以做到技术资料管理责任到人，其关键职责为：负责本单位生产过程中图纸等技术资料管理；负责本单位图纸等使用后搜集、整理；负责本单位图纸等使用借出和返还，并对本单位图纸管理等进行监督检验；用图人应珍惜图纸，预防其丢失和损坏。技术开发部应关注国家相关制度或行业标准改变，并采取对应方法，立即更新规范好企业技术资料，定时监督检验各单位技术资料使用及管理情况，杜绝因管理不善而造成技术资料损坏或造成技术泄密。第五条奖罚细则1．严禁以多种手段或方法（如利用现代化载体或网络）传输含有保密价值技术信息。如发觉技术资料丢失或泄密，视以下不一样情况给予处罚：丢失或泄露零件图纸等保密资料，发觉一次罚责任者500元/张；丢失或泄露部件图纸等保密资料，发觉一次罚责任者1000元/张；丢失或泄露成套图纸等保密资料，发觉一次罚责任者3000元/套；2．除追究责任者外，还将追究责任单位领导责任；3．情节更为严重企业保留刑事诉讼及其它行政处罚权利。4．企业全体职员全部有责任、有义务推行和监督技术资料保密工作，对检举在图纸等资料使用管理方面存在问题人员，企业将为其保密，经调查属实将给奖励。第六条附则1．本要求由技术开发部负责解释。2．本要求自发文之日起试行。附表一资料