地产信息报表管理作业指引

项目后评估管理流程编号：HH-YY-07版本：1.0生效日期：2017-00-002/16XX集团有限公司编号：版本：生效日期：管理体系文件信息报表管理作业指引密级：发放编号：编制：审核：批准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注信息报表管理作业指引编号：4版本：生效日期：16/16项目后评估管理流程编号：HH-JH-01版本：1.0生效日期：2017-00-00适用范围适用于涉及公司经营管理各类信息的管理。控制目标明确公司信息管理原则及程序，使公司高层能及时掌握公司经营信息及各部门业务运作情况，促进内部信息共享以提高工作效率，增强管理透明度以降低经营风险。术语和定义定期信息：是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过月报或周报等定期流转形式的总结性文件。该类信息的特点是数据性、统计性、分析性强。即时信息：是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报等形式流转的讯息类文件。突发及预警信息：是指描述或预警各类突发性事件的信息，是通过快报等形式流转的讯息类文件。工作职责运营管理部组织建设信息管理体系，组织编制报送信息统一格式、模板，明确信息报送机制；协调各部门的信息共享；负责对各部门的工作信息进行跟踪、监督、评价等工作。各部门及项目公司（部）协助信息管理体系建设，参与编制报送信息统一格式、模板；根据职能完成对信息进行收集、分析、反馈、跟进等工作。各部门负责人是本部门信息上报第一责任人，主要职责为：协助信息管理体系建设，参与编制报送信息统一格式、模板；指定本部门信息上报人；审核本部门上报的各类信息；督促本部门信息上报人及时、准确上报信息。各部门信息上报人为本部门信息上报经办责任人，主要职责为：协助信息管理体系建设，参与编制报送信息统一格式、模板；按照要求及时、准确、全面的上报信息。作业指引信息传递原则及时性原则：信息具有显著的时效衰减性，信息提交部门应在规定时间内将信息发送指定对象。真实性原则：传递信息的目的是为了消除不确定性，各部门应根据事实制作信息，不得含糊其辞或加入主观臆测。完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同时应通过后续信息上报保证其完整性。扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有应知晓的部门及个人。安全性原则：为维护公司商业利益，公司所有人员应避免保密信息泄露至公司外部或被非授权范围的内部人员获知。信息上报各部门编制本专业的信息上报模板，模板应尽量保持稳定。信息上报人：各部门需指定专人负责信息的报送，上报人名单及调整情况需报运营管理部备案。根据《信息上报一览表》中规定的报送要求，按指定模板报送相关信息。信息接收者应根据实际情况进行判断，如有信息传递对象遗漏、内容残缺、错误等情况，接收者有责任指出问题并追踪更正。对于突发及预警信息，应根据要求将相应信息及时发送至相关人员，如遇节假日或特殊情况，应首先通过电话向信息接收人员说明相关状况，之后再补充相关文字资料。非定期信息提报要求请见文末附录《 非定期信息上报细则》。信息共享机制在不违反公司信息安全相关规定的情况下，公司鼓励各部门间工作信息的共享与交流。申请人在取得本部门负责人同意后可向对方部门负责人提出，被申请人应在三个工作日内回复。如其内部协调沟通后同意，则直接安排提供；如对方部门因保密等原因难以判断是否应提供时，可由申请人向运营管理部申请协调，由运营管理部牵头协调进行沟通、裁决，判定资料的共享范围。信息存档所有上报信息由各部门负责存档。各部门负责人为信息存档的第一责任人，信息上报人为经办责任人。如部门有多个信息上报人，则由一人统一对信息进行存档。运营管理部负责对各部门的信息存档情况进行不定期检查。信息管理考核运营管理部按照信息管理要求，对各部门信息统计上报工作进行评价，并将评价结果作为信息管理考核的依据。 考核采用扣分制。各部门每季度原始分均为100分，扣除相应分值后，其得分即为该部门的考核得分。信息管理考核的扣分有五项： 迟报：指统计信息的上报时间超出要求上报时间1天（含）以内的。缺报：指上报的统计信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性，包括但不限于：要求上报的表格没有完全填写、上报统计信息未满足要求内容的、针对同一事件分批报送的信息出现信息中断等。错报：指上报的统计信息与真实情况有出入，包括但不限于：上报统计信息出现错误的（对同一统计信息的描述出现差异，或对同一数据的引用出现不一致）、上报统计信息与实际情况明显不符等。漏报：指没有上报统计信息，或上报时间超过要求上报时间1天以上的。 瞒报：指刻意不上报或有意上报虚假统计信息的，包括但不限于：有意不上报统计信息的、在上报统计信息中隐瞒问题的、在上报统计信息中歪曲事实真相等。各部门初始分数100分，每迟报一次扣除1分，缺报、错报一次扣除5分，漏报、瞒报一次扣除10分。 每季度，运营管理部依据以上标准汇总得出各部门评分，根据每个部门的季度考核情况进行排名。根据排名成绩，将对排名靠前的部门进行相应奖励，对排名靠后的部门进行相应处罚。附录信息上报一览表信息类别序号报表名称主要内容上报周期上报时间提报部门主送抄送备注定期信息经营信息报告财务信息月报对公司及项目资产负债情况、收入完成情况、费用发生情况、税收负担率、现金流量进行分析，提出预警事项，说明税务政策的变化等月度次月3日前财务管理部财务副总、总经理、董事长季度预算执行情况分析报告分析季度内累计下发的月度预算指标与实际完成情况的差异分析；分析季度累计完成指标与年度预算指标的差异季度次季10日前财务管理部财务副总、总经理、董事长半年度预算执行情况分析报告分析半年度预算指标与实际完成情况的差异分析；分析半年度累计完成指标与年度预算指标的差异并提请年度预算修正方案半年度7月10日前财务管理部财务副总、总经理、董事长年度预算执行情况分析报告分析年度实际完成情况与年度预算指标差异年度次年1月10日前财务管理部财务副总、总经理、董事长运营管理月报公司及各项目本月度计划执行情况、计划延迟预警及延迟原因分析、下月度项目运营计划、项目成果、信息、会议管理等内容月度次月5日前运营管理部运营副总、总经理、董事长其他部门分管领导成本信息月报成本管理工作及各项目月度动态成本情况总结分析月度次月3日前成本管理中心工程副总、总经理、董事长财务副总、运营管理部人力资源信息月报包括人员异动情况、薪酬福利异动、月度培训等人力资源工作总结分析月度次月3日前人力行政中心总经理、董事长副董事长、常务副总专题报告土地市场分析报告包括政府出台的房地产新政策（包括土地、行业、财政税收、金融货币政策等）、区域土地市场分析、竞争对手情况（土地获取情况、新增土地储备、新进入区域及市场、发展战略调整等）月度次月3日前投资拓展中心副董事长其他部门分管领导、运营管理部采购月报采购月报包括：月计划达成情况、完成情况汇总分析、预警情况、下月工作重点及所需支持、下月度采购计划、供应商考察情况汇总等月度次月3日前招标采购中心工程副总、总经理、董事长运营管理部供应商履约评估报告对本季度供应商履约评估情况进行描述和分析，设计管理中心、营销管理中心、招商运营中心等部门配合季度次季5日前招标采购中心工程副总、总经理、董事长运营管理部项目工程检查月报各项目月度工程检查情况总结，包括进度、质量、安全文明检查问题及改进建议，月度检查情况评比结果、专项检查排名月度次月3日前工程管理部项目负责人、项目工程部、工程副总、总经理、董事长运营管理部项目工程管理月报项目工程月报包括项目工程质量、进度、安全文明施工情况，监理工作总结月度次月1日前项目工程部项目负责人、工程管理部、工程副总、总经理、董事长运营管理部项目工程管理周报项目工程周报包括上周工作计划完成情况，本周工作计划，工程质量、安全文明施工情况回顾与本周控制重点，需协调问题每周每周一上午12：00之前项目工程部项目负责人、工程管理部、工程副总、总经理、董事长运营管理部营销月报主要包括上月度营销总结（包括销售目标完成情况、营销策略及推广活动方案分析总结、来电来访客户及成交客户分析）、下月度销售目标、推广主题及策略、营销费用预算等内容月度次月3日前营销管理中心总经理、董事长副董事长、运营管理部客服月报客户投诉、客户关怀活动等情况月度总结月度次月3日前客户服务中心总经理、董事长工程副总、设计管理中心、工程管理部、成本管理中心、营销管理中心、招商运营中心、运营管理部商业租赁月报商铺租赁、收租等情况月度总结月度次月3日前招商运营中心副董事长、总经理、董事长运营管理部员工访谈报告对员工访谈基本情况及主要问题进行分析说明月度次月1日前人力行政中心总经理、董事长其他部门分管领导员工满意度（敬业度）调查报告对员工满意度调查基本情况及结果进行分析总结半年度7月5日前人力行政中心总经理、董事长其他部门分管领导人力资源盘点报告对人才、人力资源管理能力、人力资源效能等内容进行盘点半年度次年1月5日前人力行政中心总经理、董事长其他部门分管领导统计信息月度资金计划月度资金收入、支付计划（各部门每月1日上报部门资金计划，财务管理部于每月3日前汇总平衡形成公司月度资金计划）月度次月3日前财务管理部财务副总、总经理、董事长其他部门分管领导资金周报每周资金的收入、支出、结存等情况统计每周每周一上午10：00之前财务管理部财务副总、总经理、董事长土地储备统计报表公司土地储备情况统计：年初土地储备、年度开工、年度竣工、期末土地储备、新增土地储备等信息年度次年1月5日前投资拓展中心副董事长、总经理、董事长工程副总、运营管理部设计变更统计台账各项目月度设计变更明细及设计变更累计发生统计月度次月1日前设计管理中心工程副总董事长、总经理合同管理台账（设计）各项目设计合同名称、设计单位、合同金额、费用支付情况统计月度次月1日前设计管理中心工程副总变更签证费用统计表各项目变更签证费用明细及汇总统计月度次月1日前成本管理中心工程副总董事长、总经理合同管理台账各项目合同名称、合作单位、合同金额、费用支付情况统计月度次月1日前成本管理中心工程副总董事长、总经理供应商信息库包括供应商基本信息、考察信息、合作信息、评估信息等内容（设计管理中心、营销管理中心、招商运营中心等部门配合）季度次季5日前招标采购中心工程副总董事长、总经理工程签证统计台账各项目月度工程签证发生情况及累计发生情况统计月度次月1日前项目工程部项目负责人、工程管理部、工程副总董事长、总经理工程验收情况统计表对工程验收的验收项目、验收时间、验收结果进行统计月度次月1日前项目工程部项目负责人、工程管理部、工程副总、总经理、董事长运营管理部销售日报包括：每日大定（面积、金额、套数）、签约、回款、来电（区域、渠道）、来访等内容每日每日下班之前营销管理中心总经理、董事长销售周报包括：每周大定（面积、金额、套数）、签约、回款、来电（区域、渠道）、来访等内容总结及分析每周每周一上午10：00之前营销管理中心总经理、董事长即时信息新项目发展信息快报项目合作协议签署招牌挂项目竞买成交项目国有土地使用权出让合同签署即时及时提报投资拓展中心全体项目开发重要节点计划完成信息快报设计：概念、方案、施工图完成、重大设计变更及重大设计优化成本：概念、方案、施工图版目标成本测算完成；总包、基础设施标底价完成；总包、基础设施、备案结算启动及完成招标：总包单位确定工程：项目主体开工、正负零完工、结构封顶、竣工验收营销：取得销售许可证、示范区开放、开盘、结案、入住报批报建：国有土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、修建性详细规划审批、工程施工许可证、商品房预售许可证运营：项目关键节点实现、项目开发计划重大变更即时事件发生1个工作日内设计管理中心、成本管理中心、招标采购中心、工程管理部、营销管理中心、运营管理部全体获奖信息快报公司获得各种奖项及荣誉称号即时事件发生3个工作日内人力行政中心全体新闻快报重要人士参观访问等即时事件发生1个工作日内人力行政中心全体突发与预警信息紧急法律事件快报诉讼及仲裁案件、知识产权保护等即时事件发生之日或收到起诉状当日或次日人力行政中心相关部门负责人及分管领导、总经理、董事长工程预警信息快报区级及以上政府行政主管部门对项目相关责任方采取行政处罚而对项目建设产生重大影响的（包括罚款、停工3天（预估）以上）重大安全质量事故即时事件发生1个工作日内项目工程部项目负责人、工程管理部、工程副总、总经理、董事长运营管理部媒体负面曝光快报潜在媒体（网络、报纸、电视等）负面曝光预警各类媒体（网络、报纸、电视等）已曝光相关报道即时发现有媒体曝光危险的即日；曝光发生1日内各部门部门分管领导、总经理、董事长重点、热点投诉事件快报重大投诉是指：已经引发法律诉讼、已经被媒体曝光、投诉发生一个月后仍未能得到有效解决或10人以上的集体投诉热点投诉是指：可能引发法律诉讼或被媒体曝光、处理完毕后发生二次投诉、投诉一周以后仍未解决或3人以上的集体投诉，以及需要顾问支持和其他公司提供协助（包括经验支持）的投诉即时投诉发生1日内营销管理中心总经理、董事长相关部门负责人及分管领导、运营管理部事故灾祸快报各种不可抗力导致的灾祸造成人员伤亡和较大财产损失的各种突发性事件社会上的违法犯罪活动、损害社会安定的事件，对本公司造成损害，或将本公司牵涉入内的物业管理所在辖区内公共区域及房屋毗连部位发生火灾和爆炸，治安事件和刑事事件如盗窃（不含盗窃未遂），人员非正常伤亡员工盗窃客户财产、与客户打架等违法事件，员工集体脱岗或投诉即时事故或灾祸发生1个日内人力行政中心相关部门负责人及分管领导、总经理、董事长非定期信息上报细则即时信息提报要点新项目发展信息快报提报要点：情况简介；土地位置；土地面积；事件时间。项目开发重要节点计划完成信息快报提报要点：事件发生的准确时间、事件简介；与原计划相比存在的差异，以及产生差异的原因及影响等；后续工作安排（如何应对产生的影响）；了解进一步情况的联系人姓名、联系方式等。获奖信息快报提报要点：获奖时间、奖项名称；奖项介绍、发奖单位介绍；同时获奖的其他得奖者名单。突发与预警信息提报要点紧急法律事件快报提报要点：诉讼及仲裁案件：当诉讼（仲裁）已经发生后，应该伴随法律程序的推进，分阶段即时报送相关信息：从首次报送开始，应该至少每周一次，或在事态出现重要进展、转折时报送后继信息。案由及标的；当事人；诉讼（仲裁）请求；庭审情况；公司采取的对策；案情分析及预测。知识产权保护：被侵害权利；当事人；侵权情况；公司措施及前景预测。工程预警信息快报提报要点：情况说明；影响分析；应对措施。媒体负面曝光快报提报要点说明：媒体曝光的预警信息，在其首次报送的时候，应该包含如下内容：曝光危险的来源（相关事件原委）；可能进行曝光的媒体名称、联系方式及其核心人物（核心记者、部门负责人）姓名、联系方式；我方负责人员、工作人员的姓名、联系方式。从首次报送开始，在