中学财会类档案管理办法

中学财会类档案管理办法附属中学财会类档案管理办法

为了强化海南师范大学附属中学财会类档案〔以下简称财会档案〕工作的业务建设，不断提升财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会经济事业服务，依据《会计档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。

一、财会档案归档和不归档范围

凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有储存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等文件材料，均属财会档案。

〔一〕归档范围

1.反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参照价值和凭证作用的文件材料。

2.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附表。

3.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

〔二〕不归档的范围

1.上级有关财务的普发性〔非专指学校〕、不办的文件。

2.未定稿的文件。

3.重份文件。

4.未生效的合同、协议、单据。

5.无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。

二、财会档案工作岗位责任制

〔一〕财会管理部门领导使命

1.制定和健全财会档案管理制度，确保财会文件材料的形成积存，并将财会档案纳进日常管理工作之中，监督承办人员执行。

2.强化同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档档案的质量。

3.指导财会档案的鉴定工作。

〔二〕财会管理部门兼职档案人员使命

1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平常各类会计核算材料的收集积存工作；检查已收集、积存的文件材料是否完整、系统、准确，并按要求进行整理归档。

2.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。

3.接受档案室的业务指导、监督、检查工作，确保归档档案的质量。

4.负责编制财会档案移交清册，按时向档案室移交档案。

三、财会文件材料的归档流程

〔一〕形成与积存

学校财会室分工归口归档。

1.学校财会室领导，在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积存财会材料的任务，指定本部门的兼职档案人员。

2.财会室的兼职档案员，要催促会计承办人员，做好平常文件材料的收集、积存，确保文件材料的完整、系统和准确。

〔二〕整理方法

1.装订

综合文件材料应按件装订。一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。会计帐薄、报表、工资清册按自然形成件装订；会计凭证按会计凭证顺序号装订，每件厚度不超过2cm为宜，用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

〔1〕分年度

将财会文件材料按照会计年度分开，不同年度的会计核算材料不能放在一起，归档年度采纳自然年度。

〔2〕分二级类目〔分问题〕

在每个年度下按问题分类，一级类目是财会档案实体分类的最高层位，标识为"CK'。财会档案划分至二级类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

财会综合CK11

会计报表CK12

会计帐簿CK13

会计凭证CK14

工资清册CK15

〔3〕分保管期限

财会档案在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为"Y'，长期标识为"C'，短期标识为"D'，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列，综合管理文件材料按事由结合重要程度排列；报表、帐簿、凭证、工资清册等按形成时间顺序排列。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：

归档文件目录

2011-CK11-Y

件号责任者文号题名日期页数备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：填写档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

文号：文件的发文字号；

题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[]'号；

日期：填写文件材料最后形成日期；

页数：每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页；凭证页数填写"会计凭证总页数'的页数；

备注：解释文件材料必须说明的状况。

6.装盒

将归档文件材料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由档案管理部门监制的硬纸盒、会计档案盒。

7.备考表

综合管理的归档文件，备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：

〔1〕盒内文件状况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。

〔2〕整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；

〔3〕检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；

〔4〕日期：归档文件材料整理完毕的日期。

四、归档时间

当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会室保管一年，期满后的次年六月底前由财会室兼职档案人员，编制档案移交目录一式二份送部门领导审核签字后，连同档案集中向档案室移交。

财会类档案归档范围和保管期限表

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篇2:附属中学同学类档案管理办法

附属中学同学类档案管理办法

为了规范同学类档案〔以下简称同学档案〕工作，积存同学在校期间各类有价值档案材料，切实确保同学利益，依据中央组织部和国家档案局发布的《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案暂行规定》，结合z师范大学附属中学同学档案工作实际，制定本管理方法。

一、同学档案工作的基本原则

〔一〕本管理方法所称的同学档案是指z师范大学附属中学培养的学历教育的同学个人档案，内容包括同学在校就读期间形成的，反映同学学习、生活、施行等各方面的有储存价值的纸质文件材料。

〔二〕同学档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和同学的切身利益，对所收集的材料，要求齐全，内容真实，签署完备。

〔三〕学校同学管理部门要把同学档案的积存和收集、整理工作纳进工作使命范围，并指定兼职档案人员。同学档案材料形成部门要做好材料的收集、整理工作并及时移交同学管理部门归档。

二、同学档案的归档范围

1.新生入学时交的档案、新生入学登记表。

2.高中阶段形成的综合素养评价材料。

3.毕业生登记表。

4.高中基础会考成绩证实副本。

5.一般高等学校招生报名登记表、体格检查表。

6.同学在校期间的奖励、处分材料。

7.同学入党、入团材料。

8.其它有价值的材料。

三、同学档案的整理方法

〔一〕装订

同学档案应按件装订，一般在左侧装订，装订前将"件'内的各页左、下侧对齐，同一事项的材料可按形成时间先后排序合订为一件。

〔二〕装袋

归档的文件材料按时间的先后顺序装入档案袋内，一人一袋一档，并在档案袋封面的材料目录上注明材料名称。同一同学的档案不能分散，不同同学的档案不能混合。

〔三〕排列

同学档案按同学毕业年限排列，同一毕业年限内按班级排列，同一班级按学号〔从小到大〕排序。

〔四〕排架

同学档案按排列顺序存放入档案库房档案柜架内，从上到下、从左到右排列。档案柜要编制顺序柜号。

〔五〕编目

同学档案须做好电子版目录索引的同时，也要做好纸质目录，便于快速查找和档案流转时签名，其编目的内容包括：姓名、毕业时间、班级、学号、柜号、转出方式、签收人、签收时间、备注等。每年毕业的档案编目要装订成册。

四、同学档案的转递及托管

〔一〕同学升学，其档案按录取院校地址转送。

〔二〕同学转学、退学、出国、开除等学籍变动时，应及时将档案转给新的主管部门或单位。

〔三〕尚未转出学校的同学档案，于同学毕业一年后移交档案室保管。

〔四〕同学前来办理档案转出时，应出示有效证件如身份证、毕业证书，非本人办理还应出示委托书及双方的身份证实。

〔六〕同学档案转递前必须密封后盖骑缝章，一般通过机要或遵照有关规定转递，必要时可派专人转递。同学档案一般不准由本人自带，但在特别状况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的调档函或证实可自带档案，但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

五、同学档案的查、借阅

〔一〕在校期间假设必须查阅、复印、摘抄和拍摄同学档案，必须履行登记手续和批准手续。主管部门负责人、老师说明利用目的，可登记后查阅同学档案；其他人员未通过批准不得私自查阅同学档案。

〔二〕同学档案一般不外借，如必须借出使用时，必须持有借出单位介绍信，经主管负责人批准并履行登记手续后方可借出，借阅单位须按期归还〔借阅期限不超过一周〕。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，如有丢失由借阅单位负责，并依法追究其责任。杜绝个人外借。

〔三〕查阅、借阅同学档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未通过批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

六、同学档案的补办

本校历届毕业生的个人档案因丢失等原因如必须补办，必须持同学档案补办申请书〔说明就读、毕业的具体状况〕，所在单位出具档案遗失证实，经核实相关档案后，可以复印录取花名册、成绩单和毕业生有关材料。

篇3:附属中学声像载体类档案管理办法

附属中学声像载体类档案管理办法

为了提升学校声像载体类档案〔以下简称声像档案〕工作的质量和管理水平，有效地为同学、学校和社会服务，依据《照片档案管理规范》〔GB/T11821-2002〕、《z省音像档案管理暂行规定》等标准，结合学校的实际，特制订本管理方法。

一、声像档案归档范围及其保管期限划定

凡反映学校从事教育、教学、管理等活动直接形成的对同学、学校和社会有储存价值的各种以音响、画面等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案，其包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、光盘等。

〔一〕上级机关领导人到本校视察、检查工作期间形成的照片、录音、录像等声像材料为永久。

〔二〕学校历届校长、书记、省级教学名师、在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片材料为永久。

〔三〕学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会等照片、录音、录像等声像材料为永久。

〔四〕本校组织或参加的重要外事活动的照片、录音、录像等声像材料为永久。

〔五〕记录本校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常状况和现象的照片、录音、录像等声像材料为永久。

〔六〕记录本校地理概貌、重点工程的照片、录音、录像等声像材料为永久。

〔七〕具有一定影响的同学社会施行活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音材料为长期。

〔八〕军训及文体活动的照片材料为长期，包括：

1.校运会开幕、闭幕、比赛场面；校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破记录、获奖等；

2.兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；

3.新生军训活动等材料。

〔九〕校友会重要活动的照片、录像和录音材料为长期。

〔十〕校级以上优秀课件的声像材料为长期。

〔十一〕其他具有储存价值的照片、录音、录像、幻灯片、光盘等声像材料为长期。

二、声像档案的归档要求

〔一〕归档的声像材料必须附有文字说明，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素。

〔二〕归档的声像材料必须是原版、原件〔历史原因除外〕，其声音、图像必须完整、清楚。

〔三〕归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。以光盘为载体存贮。

〔四〕归档的音像文件材料必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

〔五〕归档的声像材料由承办部门或摄录人员于工作结束后〔30个工作日内〕负责收集、整理，及时向档案室移交。

〔六〕档案室应随时收集零散的、具有储存价值的声像资料。

三、声像档案的整理

〔一〕整理原则

遵循声像档案的形成规律和特点，以有利于坚持声像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。

〔二〕整理单位

声像档案原则上以一盒〔盘〕、一张为一个整理单位即一件进行整理。

〔三〕整理方法：

1.分年度

先将声像材料按其形成或针对的年度分开，如一盒〔盘〕音像档案录制了两个以上内容的或跨年度的，整理时应以主要内容所形成的年度或最后一个年度作为归档年度。归档年度采纳自然年度。

2.分二级类目〔分问题〕

在每个年度下按问题分类，一级类目是声像档案实体分类的最高层位，标识为"S*'。声像档案依据不同类型的载体，将其分为二级类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

照片S*12

录音带S*13

录像带S*14

幻灯片S*15

磁盘S*16

光盘S*17

3.分保管期限

在二级类目内划分保管