档案管理软件操作手册

软件运行环境搭建Internet信息效劳〔iis〕的安装InternetInformationServices〔IIS，互联网信息效劳〕，是由微软公司提供的基于运行MicrosoftWindows的互联网根本效劳。最初是WindowsNT版本的可选包，随后内置在Windows2000、WindowsXPProfessional和WindowsServer2003一起发行但在普遍使用的WindowsXPHome版本上并没有IIS，也不能安装单独发行的IIS安装包。由于文件通是基于浏览器的软件，需要Windows中Internet信息效劳的支持，故主机必须安装Internet信息效劳。介绍安装IIS的步骤与方法。启动windows操作系统：将系统光盘插入计算机光驱：点击“开始”菜单--->“控制面板”，选择“添加或删除程序”，选择“添加/删除windows组件(A)”,进入“windows组件向导”，拖动滚动条，选中“应用程序效劳器”〔小方格中出现“√”表示选中〕，点击“详细信息”，选中“Internet信息效劳管理单元”和“万维网效劳”，点击“确定”回到“windows组件向导”。点击“下一步”，即可进入iis安装过程，等系统完成iis安装后，选择“完成”，并关闭“添加或删除程序”窗口，即可完成iis的安装。IIs配置选择“开始”菜单--->“控制面板”进入“控制面板”窗口，选择“管理工具”，选择“Internet信息效劳”，进入“internet信息效劳(iis)管理器”,选择“QT-201302260844〔本地计算机〕”双击展开，如以下图〔1〕，选择“网站”双击展开，如以下图〔2〕〔1〕〔2〕选择“默认网站”，单机鼠标右键，选择“属性”，进入“默认网站属性”，选择“网站”—>在“IP地址〔I〕”中，单击右侧向下箭头，选择IP地址，本机为“”，设置—>“TCP端口〔T〕”号，默认为“80”〔为平安起见可更改此端口的值为500～65535之间的任何一个未启用的端口号〕—>勾选“保持HTTP连接”和“启用日志记录”〔点击向下箭头和“属性”，可更改日志文件格式〔默认为W3C扩展日志文件格式〕和存储地址〔默认为“C:\WINDOWS\system32\LogFiles”〕〕，最后选择按钮“应用”，在“默认网站属性”窗口，选择“主目录”标签，选中“此计算机上的目录(D)”，通过“本地路径〔C〕”/“浏览”按钮选择系统所在目录〔本机为“E:\档案管理软件\20130201-2”〕—>选择“执行权限”为“纯脚本”，单击“配置〔G〕”—>“调试”，勾选“启用ASP效劳器端脚本调试〔E〕”和“启用ASP客户端脚本调试〔H〕”－>选中“向客户端发送以下文本错误信息〔T〕”〔可修改文本框中的信息〕－>点击“确定”回到“主目录”窗口，选择“应用”，如“图16(b)”所示；在“默认网站属性”窗口，选择“文档”标签，选中“启用默认内容文档”—>“添加〔D〕…”，在弹出的“添加页面内容”对话框中输入“default.aspx”—>“确定”—>选择“上移”箭头将参加的默认页面设置到最上端，选择“应用〔A〕启用当前设置，在“Internet信息效劳〔IIS〕管理器”中，单击鼠标右键，依次选择“默认网站”/“新建〔N〕”/“虚拟目录〔V〕”，进入“虚拟目录创立向导”窗口，选择“下一步”，在“虚拟目录别名对话框”中输入该虚拟目录的别名，选择“下一步”，开始创立“网站内容目录”，选择“浏览”，通过“浏览文件夹”对话框找到该系统所在的根目录，选择“下一步”，开始设置“虚拟目录访问权限”，在“允许以下权限：”中勾选“读取〔R〕”和“运行脚本〔如ASP〕(S)”，选择“下一步”，进入“已成功完成虚拟目录创立向导”窗口，选择“完成”即完成了虚拟目录的设置，如“图23”所示。返回“Internet信息效劳〔IIS〕管理器”窗口，此时依次展开目录树：“SERVER〔本地计算机〕/网站/默认网站”，刚刚创立的的虚拟目录已经出现“默认网站”子树下，选中默认“默认网站”，鼠标右键单击，选择“启动”启用网站效劳，即可进入软件。启动、登录、退出启动软件方式一：双击桌面快捷方式方式二：启动浏览器〔推荐InternetExplorer8.0〕在地址栏输入软件效劳器的IP地址+端口号，IP地址与端口号用“：”隔开，如192.1468.1.100:808〔由于各单位情况不同，具体地址请致元泰客服咨询/p>

〕方式三：启动浏览器在地址栏中输入：，进入软件试用。〔此方法仅用于试用〕登录系统经过上面的软件启用后，软件正常启动后，应出现如下登录界面：第一步：在软件的登录页面中，输入正确的用户名，密码及验证码〔即文本框下方的五位随机数，此数值不是定值每次登录都会发生改变，且如果长时间停留在本页面会导致验证码失效，请先点击刷新后输入〕，单击此图标即可登录系统。注：登录时如果用户名或密码错误时，软件登录失败，会出现：验证码错误或超时的话，软件登录失败，会出现：退出软件为平安起见，系统要求管理员只能同时在一台计算机上登陆系统，管理员退出系统时一定要按导航区的“注销”按钮，从系统退出，如以下图。点击退出点击关闭软件点击退出点击关闭软件用户登陆后，一段时间没有操作，系统会认为管理员离开了计算机，为平安起见，系统会自动注销管理员帐户，等管理员再操作时，会再次出现登陆窗口。软件界面页面说明：软件主页面中共有七局部组成软件名称：位于界面左上方，在正式版中还将显示版本号。导航栏：通过这里的树形结构，用户可以方便的找到软件的响应功能，鼠标点击工程前的三角箭头，可以展开看到详细内容。导航栏隐藏按钮：通过点击该按钮可以实现导航栏的隐藏和展开。当前登录用户：这里显示当前正在登录的用户名称。标签栏：每点击左侧导航栏中的一个工程，将会翻开一个新的标签，用户可以通过标签来快速切换应经翻开的工程。系统时间：这里显示系统当前的时间，方便用户操作。退出系统：用户操作完成后，或需要暂时离开，出于平安原因，必须点击突出系统按钮退出系统，以防无关人员改动数据，造成数据丧失，或者泄密事故发生。文件管理在文件管理模块中，对文件〔也称为现行文件〕进行管理。现行文件由收文和发文组成，收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。发文指机关内部为向外单位制发的公文。档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。档案是由文件有条件转化而来的，档案与文件的区别主要表现在以下几个方面：1.完成了文书处理程序的文件才能转化为档案2.具有日后查考价值的文件才能转化为档案3.经过人们系统整理的文件才能转化为档案在元泰档案管理软件中，文件和档案分别在文件管理和文书档案两局部管理。在多于100人的机关，档案管理和文件登记常常由两个人来承当，从事档案管理的是档案员，负责文件登记的是机要人员，或称作内勤。机要人员负责拆信封，在收文登记簿上登记外来文件，打印阅文单；在发文登记簿上登记本单位的发文，给发文分配文号。为此，元泰软件特意为机要人员设计了文件管理模块，包括文件添加、发文管理、收文管理和文件归档几个局部。文件添加机要人员在收到外来文件和登记本机关发文时，要在文件添加局部工作，录入的文件信息，如题名、责任者、发文日期、文号等。1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件添加功能〔即文件录入〕。2、这里可将电子文档或纸质文档通过扫描，录入数据库。3、文件题名、时间、文号、责任者〔即后面有“*”的文本框〕不能为空。注：文号：指文件制发机关的发文字号。文号应填全，如内政办发[1998]15号，不能简化录入为[1998]15号。文号项可以录入15个汉字。责任者：指对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者，不是承办文件的工作人员。不能只看文头，要看公章，有的机关的部门有发文权，发文盖部门公章，用有机关文头的纸印刷，那么责任者就是该部门。在责任者这一项上能录入15个汉字。页数：指这份文件的页数，以文件自身的最后一页的页码为准。文件共有几页就在页数一栏中填几。文件题名：可录入60个汉字，假设文件题名的字数超过了60个汉字，按《机关档案工作业务建设标准》的要求，可对冗长的题名进行概括，自拟文件题名录入主题词：请根据所要上传的文件对照《中国档案主题词表》输入。4、按实际情况选择收文还是发文，点击前面的小圈选择。〔收文：是指从其他部门收到的文件，发文：是指本部门发出的文件〕5、请按实际情况选择开放程度，开放程度共分为“社会开放全文”、“社会开放目录”、“内部开放全文”、“内部开放目录”、“均不开放”五种类型。〔请谨慎操作本条，防止泄密事故发生〕注：公开程度，指要录入的文件在网上公开的程度。如果文件通运行在一台不与其他计算机联网的计算机上，那么公开程度一栏没有意义，反正别的人也看不到，在录入时不必进行选择。如果文件通运行在单位的局域网上，那么选中社会开放全文选项说明该文件全文和目录将被网上的匿名用户看到；社会开放目录指这份文件的全文即使和目录挂接上也不会被局域网上的匿名用户看到；内部开放全文指挂接的全文和目录能被本单位的任何人看到，内部开放目录说明只开放到目录级，全文即使上传也不会被本机关工作在别的机构〔或问题〕的人看到；均不开放指这份文件的全文和目录对本单位其他机构的人不开放。不开放说明，对权限不够的人来说，在查询、打印、导出等任何环节都不会看到这份文件的目录或全文。6、请按实际情况选择文件密级，密级共分为“普通”，“绝密”，“机密”，“秘密”。〔请谨慎操作本条，防止泄密事故发生〕填写录入时间，时间格式请按照YYYY-MM-DD，如2013-01-31，或鼠标单击录入文本框，通过弹出的日历插件选择日期。注：“<<”“>>”可控制年的推移。“>”，“<”可控制月的推移。通过“附件”功能上传已有的电子文档。A、单附件上传单击浏览，弹出选择文件窗口。选择你所要上传的文件，单击翻开。单击“上传”按钮，将文件上传至效劳器。上传完成后，附件前方将显示已经上传成功的附件名称及大小，如果此时您发现上传的附件有误，可点击删除按钮。B、多附件上传单击浏览，弹出选择文件窗口。选择你所要上传的文件，单击翻开。单击“上传”按钮，将文件上传至效劳器。上传完成后，附件前方将显示已经上传成功的附件名称及大小，如果此时您发现上传的附件有误，可点击删除按钮。再次点击浏览，重复上面的动作。通过扫描功能上传纸质文件扫描件。由于各单位使用的扫描仪器型号不同，操作步骤也略有不同，详细方法，请致电元泰公司，与负责贵单位的技术工程师联系。添加人：为当前操作员，时系统自动标注的，不可改动。全部填写并以核对无误后请点击页面下方的按钮，即完成此次文件添加。扫描功能介绍。假设有多份文件可以一次性扫描，点击箭头所指即可。点击上传全部结果，即可。如要退出点击取消扫描。注：以上操作只完成了文件的录入，并未完成归档，如要进行文件归档，请关注后面的介绍。扫描仪的使用扫描仪安装将扫描仪通过USB链接线与电脑连接，翻开扫描仪电源，使用自带的驱动光盘安装扫描仪驱动或使用驱动精灵在线安装对应型号的驱动程序，当驱动程序安装完毕时，任务栏右下角会提示“”〔大多数品牌型号的扫描仪驱动程序都不一样，但安装步骤都是通过运行光盘中的驱动程序，小编这里就不一一介绍了〕，成功安装好扫描仪后任务栏右下角应该弹出“硬件安装已完成，并且可以使用了”的提示；扫描仪的运用步骤一：翻开图像编辑软件。在“文件”菜单下击“获得”从中选取“图像”(如果你是第一次使用扫描仪，请记住在“选择源文件”中选择扫描仪配套的驱动程序)。这时扫描驱动的应用窗口会自动弹出。步骤二：将扫描图像朝下放在扫描仪玻璃上,图像的一角请对齐基点〔一般放置于扫描仪玻璃的边角处〕。步骤三：在扫描仪驱动软件的窗口中点击“预览”按钮。如果你“设置”菜单里选择了“自动预览”,扫描仪将会自动做一次预览，然后你将可以看到预览的扫描结果〔和最终的扫描结果一样〕。如果必要的话，你可通过扫描仪配套的软件上的菜单和工具改变图像类型及其他特性。选择你所要扫描的图像范围，将鼠标移至预览范围之内定位于扫描区域的左上部,按住鼠标将其拖至预览区域的右下部，你会看见一个矩形选择区域。你可通过改变及移动此矩形来调节扫描范围。点击“扫描”按钮后，扫描仪将开始正式扫描，一般将扫描图片假设干次以获取扫描图像的最终结果。步骤四：关闭扫描仪配套驱动软件窗口，返回图像编辑软件。你就获得了你所需要的扫描图片。考前须知1、一旦扫描仪通电后，千万不要热插拔SCSI、EPP接口的电缆，这样会损坏扫描仪或计算机，当然USB接口除外，因为它本身就支持热插拔。2、扫描仪在工作时请不要中途切断电源，一般要等到扫描仪的镜组完全归位后，再切断电源，这对扫描仪电路芯片的正常工作是非常有意义的。3、由于一些CCD的扫描仪可以扫小型立体物品，所仪在扫描时应当注意：放置锋利物品时不要随便移动以免划伤玻璃，包括反射稿上的钉书针；放下上盖时不要用力过猛，以免打碎玻璃。4、一些扫描仪在设计上并没有完全切断电源的开关，当用户不用时，扫描仪的灯管依然是亮着的，由于扫描仪灯管也是消耗品〔可以类比于日光灯，但是持续使用时间要长很多〕，所以建议用户在不用时切断电源。5、扫描仪应该摆放在远离窗户的地方，应为窗户附近的灰尘比拟多，而且会受到阳光的直射，会减少塑料部件的使用寿命。6、由于扫描仪在工作中会产生静电，从而吸附大量灰尘进入机体影响镜组的工作。因此，不要用容易掉渣儿的织物来覆盖〔绒制品，棉织品等〕，可以用丝绸或蜡染布等进行覆盖，房间适当的湿度可以防止灰尘对扫描仪的影响。使用技巧扫描仪凭借其低廉的价格以及优良的性能，已经成为人们心目中一种最实用的图象输入设备。但是，不可否认的是，扫描仪使用比拟娇气，要想有效地使用它，您还必须学会一些“调教”技巧：

1、不能随意拆卸扫描仪扫描仪是一种比拟精致的设备，它在工作时需要用到内部的光电转换装置，以便把模拟信号转换成数字信号，然后再送到计算机中。这个光电转换设置中的各个光学部件对位置要求是非常高的，如果我们擅自拆卸扫描仪，不小心就会改动这些光学部件的位置，从而影响扫描仪的扫描成像工作。因此大家遇到扫描仪出现故障时，不要擅自拆修，一定要送到厂家或者指定的维修站去；另外在运送扫描仪时，一定要把扫描仪反面的平安锁锁上，以防止改变光学配件的位置，同时要尽量防止对扫描仪的震动或者倾斜。

2、保护好光学成像部件光学成像部件是扫描仪中的一个重要组成局部，工作时间长了光学部件上落上一丝灰尘也是很正常的，但是如果长时间使用扫描仪而不注意维护的话，那么光学部件上的灰尘将越聚越多，这样会大大降低扫描仪的工作性能的，例如反光镜片、镜头上的灰尘会严重降低图像质量，出现斑点或减弱图像比照度等。另外在使用过程中，手碰到玻璃平板而在平板上留下指纹，也是不可防止的，这些指纹同样也会使反射光线变弱，从而影响图片的扫描质量。因此我们应该定期地对其进行清洁。清洁时，可以先用柔软的细布擦去外壳的灰尘，然后再用清洁剂和水对其认真地进行清洁。接着我们再对玻璃平板进行清洗，由于该面板的干净与否直接关系到图象的扫描质量，因此我们在清洗该面板时，先用玻璃清洁剂来擦拭一遍，接着再用软干布将其擦干擦净。用完以后，一定要用防尘罩把扫描仪遮盖起来，以防止更多的灰尘来侵袭。

3、正确安装扫描仪扫描仪并不象普通的电脑外设一样那么容易安装，根据其接口的不同，扫描仪的安装方法是不一样的。如果扫描仪的接口是USB类型的，大家就应该先在计算机的“系统属性”对话框中检查一下USB装置是否工作正常，然后再安装扫描仪的驱动程序，之后重新启动计算机，并用USB连线把扫描仪接好，随后计算机就会自动检测到新硬件，大家接着根据屏幕提示来完成其余操作就可以了。如果扫描仪是并口类型的，大家在安装之前必须先进入BIOS设置，在I/ODeviceconfiguration选项里把并口的模式改为EPP，然后连接好扫描仪，并安装驱动程序就可以了。

4、消除扫描仪的噪音扫描仪在长期工作后，可能会在工作时出现一些噪音，如果噪音太大，大家应该拆开机器盖子，找一些缝纫机油滴在卫生纸上将镜组两条轨道上的油垢擦净，再将缝纫机油滴在传动齿轮组及皮带两端的轴承上(注意油量适中)，最后适当调整皮带的松紧。

5、正确摆放扫描对象在实际使用图象的过程中，我们有时希望能够倾获得斜效果的图象，我们有很多设计者往往都是通过扫描仪把图象输入到电脑中，然后使用专业的图象软件来进行旋转，以使图象到达旋转效果，殊不知，这种过程是很浪费时间的，根据旋转的角度大小，图象的质量会下降。如果我们事先就知道图象在页面上是如何放置的，那么使用量角器和原稿底边在滚筒和平台上放置原稿成精确的角度，会得到最高质量的图象，而不必在图象处理软件中再作旋转。

6、选择适宜的分辨率很多用户在使用扫描仪时，常常会产生采用多大分辨率扫描的疑问。其实，这还得由用户的实际应用需求决定。由于扫描仪的最高分辨率是由插值运算得到的，用超过扫描仪光学分辨率的精度进行扫描，对输出效果的改善并不明显，而且大量消耗电脑的资源。如果扫描的目的是为了在显示器上观看，扫描分辨率设为100即可；如果为打印而扫描，采用300的分辨率即可，要想将作品通过扫描印刷出版，至少需要用到300dpi以上的分辨率，当然假设能使用600dpi那么更佳。

7、最好要进行预扫许多用户在扫描尺寸较大的照片或者文稿时，为了节约扫描时间，总会跳过预扫步骤。其实，在正式扫描前，预扫功能是非常必要的，它是保证扫描效果的第一道关卡。通过预扫有两方面的好处，一是在通过预扫后的图像我们可以直接确定自已所需要招描的区域，以减少扫描后对图像的处理工序；二是可通过观察预扫后的图像，我们大致可以看到图像的色彩、效果等，如不满意可对扫描参数重新进行设定、调整之后再进行扫描。

8、选择适宜的扫描类型选择适宜的扫描类型，不仅会有助于提高扫描仪的识别成功率，而且还能生成适宜尺寸的文件。通常扫描仪可以为用户提供照片、灰度以及黑白三种扫描类型，大家在扫描之前必须根据扫描对象的不同正确选择适宜的扫描类型。“照片”扫描类型适用于扫描彩色照片，它要对红绿蓝三个通道进行多等级的采样和存储，这种方式会生成较大尺寸的文件；“灰度”扫描类型那么常用于既有图片又有文字的图文混排稿样，扫描该类型兼顾文字和具有多个灰度等级的图片，文件大小尺寸适中；“黑白”扫描类型常见于白纸黑字的原稿扫描，用这种类型扫描时，扫描仪会按照1个位来表示黑与白两种像素，而且这种方式生成的文件尺寸是最小的。

9、正确扫描文稿现在不少人为了防止输入汉字的麻烦，开始使用扫描仪来输入文稿；为了保证扫描仪有较高的识别率，大家应该确保扫描的稿件要清晰，在其他条件相同的前提下，对一般印刷稿、打印稿等的识别率可以到达95％以上；而对复印件和报纸等不太清晰的文章进行识别，大局部OCR软件的识别率都不是太高。当用户需要扫描厚度较大的文稿时，假设直接扫描，难免会发生内文因无法完全摊开而导致局部文字不清晰及扭曲失真的情况，这样的结果是OCR软件无法正确识别的，大大降低识别率。因此在扫描前，大家最好将文稿拆成一页页的单张，然后再进行扫描。对于一般的报纸，由于本身即是单张形式，因此不存在上述问题，但由于报纸面积通常较大，无法一次扫描，因此预扫时事先框选扫描范围，一次扫描一块区域，这样的辨识效果会大大提高。

10、调整好亮度和比照度为了能获得较高的图象扫描效果，大家应该学会调整亮度和比照度，例如当灰阶和彩色图像的亮度太亮或太暗时，可通过拖动亮度滑动条上的滑块，改变亮度。如果亮度太高，会使图像看上去发白；亮度太低，那么太黑。应该在拖动亮度滑块时，使图像的亮度适中。同样的对于其他参数，我们可以按照同样的调整方法来进行局部修改，直到自己的视觉效果满意为止。

11、巧妙扫描胶片大家知道用普通扫描仪是不能扫描透明胶片的，必须用具有透扫适配器的扫描仪才能进行，不过具有这个功能的扫描仪价格比拟昂贵。那么我们能不能用普通扫描仪来扫描胶片呢？答案当然是肯定的，不过我们需要对普通扫描仪进行改造一下。首先我们要把普通扫描仪内部的光源关闭〔这个步骤操作起来难度较大，电子水平不高的话不要轻易尝试〕，然后在待扫胶片背部添加一光源就可以了。扫描时在扫描仪平台的剩余局部要用黑纸遮住，以防露光。至于新增光源，可用最常见的日光灯。光源的位置不要离扫描仪太近，最好为8厘米左右。

12、校正好扫描色彩为了能使色彩丰富的彩照获得更高的逼真度，我们在扫描仪之前应该校正好扫描色彩位数。校正时，首先选择好扫描仪标称色彩位数，并扫描一张预定的彩照，同时将显示器的显示模式设置为真彩色，与原稿比拟一下，观察色彩是否饱满，有无偏色现象。要注意的是：与原稿完全一致的情况是没有的，显示器有可能产生色偏，以致影响观察，扫描仪的感光系统也会产生一定的色偏。大多数高、中档扫描仪均带有色彩校正软件，但仅有少数低档扫描仪才带有色彩校正软件，请先进行显示器、扫描仪的色彩校准，再进行检测。

13、计算机好输出文件的尺寸当大家扫描一幅照片时，扫描仪就会在硬盘上生成一个图象文件。此文件所占据硬盘空间的大小是与所扫描照片的大小和复杂程度及您扫描时设置的分辨率直接相关联，因此我们在扫描时应该设置好文件尺寸的大小。通常，扫描仪能够在预览原始稿样时自动计算出文件大小，但了解文件大小的计算方法更有助于你在管理扫描文件和确定扫描分辨率时作出适当的选择。二值图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×〔扫描分辨率〕2/8。彩色图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×〔扫描分辨率〕2×3。

14、善用透明片配件许多用户发现扫描仪购置回来后，还附带一只透明片配件，这个配件到底是干什么用的呢？不少用户感到很茫然，其实该配件是配合平板扫描仪来扫描透明片用的。为得到透明片或幻灯片的最正确扫描，从架子和幻灯片安装架上取以下图片并安装其在玻璃扫描床上，反面朝下〔反面通常是毛面〕。用黑色的纸张剪出面具，覆盖除稿件被设置的地方之外的整个扫描床。这将在扫描期间减少闪耀和过份暴光。

15、寻找理想扫描位置通常我们在摆放扫描稿时，都是沿着扫描平板的边缘摆放，其实扫描平板的边缘并不是最正确的扫描区域，那么扫描平板上的什么位置是最正确扫描区域呢？这个最正确扫描摆放位置是经过屡次测试和寻找得到的，其具体寻找方法为：首先将扫描仪的所有控制设成自动或默任状态，选中所有区域，接着再以低分辨率扫描一张空白，白色或不透明块的样稿；然后再用专业的图象处理软件Photoshop来翻开该样稿，使用该软件中的均值化命令〔Equalize菜单项〕对样稿进行处理，处理后我们就可以看见在扫描仪上哪儿有裂纹，条纹，黑点。我们可以打印这个文件，剪出最好的区域〔也就是最稳定的区域〕，以帮助我们放置图象。收/发文管理收文管理发文管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入收文管理和发文管理功能。用户在该页面，可通过“文号”，“题名关键字”、“登记时间”进行收〔发〕文的检索。注：文号：所要检索的文件的文号中的某些字。如内政办发[1998]15号，只需填写“内政办”或“1988”或“15”等即可检索。题名关键字：所要检索的文件的文件题名中的某些字。如关于加强档案工作的通知，只需填写“关于”或“档案工作”等即可检索。提示：文号和题目关键字越详细越好。通过点击打印登记薄，用户可将检索到的收〔发〕问列表，打印成登记薄。检索和打印实例：检索：检索结果：打印登记薄：您可点击直接翻开进行下一步打印也可点击下载下载到自己电脑进行打印。File1.doc的内容：用户可以对检索到的收〔发〕文文件进行编辑、下载附件等操作，点击文件列表后面的编辑按钮，即可进入编辑页面，编辑页面操作方式与“文件录入”相同。点击【修改】：做出对应的修改之后点击保存即可，假设无需修改点击返回即可。点击【下载附件】：点击附件后面的下载即可下载相应的附件。点击【打印传阅单】：点击【删除】：如果确定要删除此文件，点击【确认】即可，假设不想删除点击【取消】即可。文件归档通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件归档功能。可以通过“机构问题”、“保管期限”、“年度”、“题名关键字”来检索需要归档的文件。如未进行检索，系统将列出所有未归档的文件。点击文档列表后的归档按钮，即可弹出归档页面，在该页面中完善档案信息。并可对文件附件进行编辑和删除。操作方式与“文件录入”相同。点击【归档】：选择文件状态后，单击页面下方的保存按钮即可完成操作。未归档：保存当前修改，但不对文件进行归档操作，文件依然保存在未归档列表中。已归档：保存当前修改，并对文件进行归档操作。不归档：保存当前修改，不对文件进行归档操作，并从未归档列表中删除，以后不再提示未归档。文书档案文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案〔根本建设、科学研究、设备仪器、产品〕、会计档案、干部职工档案〔人事档案〕、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原那么是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。根本要求：要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规那么》〔DA/T22-2000〕和《海南省归档文件整理规那么实施细那么》。根本概念：〔一〕归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。〔二〕归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章〔编号〕、编目〔编制归档文件目录〕、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。〔三〕全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。〔四〕全宗号：是档案馆给立档单位的代号。文件级录入通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级录入功能。该操作是由档案员直接录入文件，并进行归档。是文件管理中【文件添加】与【文件归档】两项操作的结合，其操作方式与【文件添加】和【文件归档】相同。注：该操作提交之后，文件直接归档。〔请谨慎操作〕件号：案卷内文件的顺序号。顺序号指以卷内文件排列先后顺序填写的序号，亦即件号，或者说是一份文件在卷内排列的顺序号。顺序号决定一份文件在卷内排列的位置，每一卷都从0001开始，有多少份文件排多少号，即一卷一流水。第一份文件必须编0001，第二份为0002，而不能编为1或全角的１，依此类推，每开始立新的一卷，重新从0001开始编顺序号，否那么将无法正确排列卷内文件。档号：档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。全宗号：档案馆(室)给定每个全宗的代码。目录号：全宗内案卷所属目录的代码。案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号除有实际检索意义外，还在打印时，决定相同案卷号并同一保管期限的文件能被打印在同一卷内目录里。案卷号有3位，案卷号超3位的，即案卷号上千的，按国家标准《档号编制规那么》的要求，必须另起一个目录号，重新从001号开始编起。案卷号缺乏3位的，要在案卷号前用之半角状态的数字“0”，如案卷号是十位的，如36号卷，应在案卷号一栏填036，案卷号是个位的，如6号卷，应填006。立卷改革后，不存在案卷，完成立卷改革的单位可不填案卷号。注：这里使用的名词术语全部符合国家技术监督局发布的国家标准ＧＢ９７０５－８８《文书档案案卷格式》和国家档案局１９８７年下发的《机关档案工作业务建设标准》、2000年下发的《归档文件整理规那么》的要求，对不懂的名词，用户可查阅以上文件。机构问题：档案的发行机构。大机关在区分处室或问题立卷时选择此项，中小机关单位可忽略。插入：档案编制原那么：1．1唯一性原那么档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。1．2合理性原那么档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。1．3稳定性原那么档号一经确定，一般不应随意改变。1．4扩充性原那么档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。1．5简单性原那么档号力求简短明了，以便减少代码过失，节省存贮空间，提高处理效率。档号的结构：2．1第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：××××……×××××××××全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号2．2第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n××××××全宗号类别号案卷号件号、页(张)号2．3第三种结构为：类别号——工程号——案卷号——件、页(张号)即：××××……n×××…n××××××类别号工程号案卷号件号、页(张)号2．4档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。2．5件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。全宗号的结构：3．1全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一组类全宗的顺序号。全宗号的格式是：××××全宗属类代码全宗顺序号3．1．1全宗属类代码的编制方法3．1．1．1在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。3．1．1．2全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””3．1．2全宗顺序号的编制方法3．1．2．1全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。3．1．2．2在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。3．2案卷目录号的编制方法案卷目录号以三位阿伯数字标识。3．2．1案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。3．2．2每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量缺乏100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。3．2．3在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。3．3类别号的编制方法3．3．1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。3．3．2不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。3．3．3在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。3．4工程号的编制方法工程号引用有关管理部门编制的工程代号。3．5案卷号的编制方法3．5．1案卷号用三位阿拉伯数字标识。3．5．2目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。3．5．3每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。3．6件号的编制方法3．6．1不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。3．6．2件号用阿拉伯数字标识。3．6．3卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。3．6．4件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。。3．7页(张)号的编制方法。3．7．1页(张)号用阿拉伯数字标识。3．7．2卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。文件级管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级管理功能。该功能下的相关操作：a、件号修改：选中修改项：即将所要修改项前面的单项选择框选中。注意注意点击向上：注意此处变化注意此处变化点击向下：注：修改件号时，应注意相同年份，且保管期限一致时件号不可以相同。插入：如果您是第一次操作，可能需要安装控件，安装方式如下，〔1〕当您点击打印设计或打印维护时，会弹出如下页面，点击执行安装〔2〕点击下载，系统会自动下载：〔3〕下载完成后，关闭下载器。〔4〕关闭浏览器，重新翻开或是刷新一下即可。b、打印预览：c、直接打印：点击保存将文件保存下来，需要时打印即可。d、打印设计：在此处元泰试用了最新推出的lodop打印控件。元泰打印的优势：使用简单、易上手，在js中通过函数的调用就可以实现一项复杂打印任务的开发，极大地减少了打印功能开发量。网页中的任何内容都是打印输出时的裁减素材，使用js语句将当前网页中某区域超文本现实在既定打印布局中输出，其在打印布局中的位置即可程序控制，也可由使用者在操作时调整。各类调整和打印设置等控制内容全部本地自动保存，彻底解决了一个大型软件工程工程中打印机类型繁杂时的精确套打问题。使用插件技术来实现web打印，插件安装方式不仅简单，而且成功率高。功能：修改文本框内容，字体颜色，大小，粗细，倾斜，对齐方式等：将鼠标点击到可编辑出将鼠标点击到可编辑出修改字体颜色：选择颜色，点击确定即可。修改字体，和大小也是同样的方法：修改位置：可编辑处可编辑处选中要修改位置的局部〔即修改处呈现八点围绕状〕点击移动箭头即可移动，或直接进行鼠标拖拽。添加文本框：在此处可以插入文本：插入矩形线：插入实心矩形：插入椭圆线：插入实心椭圆：插入斜上直线：插入斜下直线：插入图表：点击您想要的即可：例如设置打印属性：背景图设置：选择想要添加的背景图点击翻开。可能出现的问题：点击调整背景图选择纸张大小，然后确定。恢复：点击即可恢复。预览，打印。综合运用：A、插入单位logo：转载背景图时选择公司logo：移动文本使其呈现自己想要的样式：注：想要预览的时候也还有背景图，需进行如下操作：点击预览含背景图：以上为预览图：B、插入档号：插入条码：单击右键单击右键修改条码属性：这里可以固定条码的位置：将此处的数字改为文档的档案号将此处的数字改为文档的档案号点击确定：预览如下：f、打印维护：此功能下只可对文本抗的位置控件的大小进行编辑：例如：文件级查询通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级查阅功能。该页面功能与【文件级管理】根本相同，去除了编辑、删除和打印目录功能。此页面可为匿名用户提供效劳。在此页面功能下，可对档案进行详细查询和模糊查询。a、详细查询：默认情况下为详细查询选择机构，保管期限，年度，责任者等点击搜索/刷新即可进行详细查询。b、模糊查询：点击模糊查询即可进入模糊查询：开始时间：你想要查询档案的签发时间中的最早时间。结束时间：你想要查询档案的签发时间中的最晚时间。例如：想要查询2011年1月13日到2012年10月20日内的档案。这时开始时间选择：2011-1-13，结束时间选择：2012-10-20.选择开始时间，结束时间，年度，关键字等点击搜索/刷新即可。案卷录入通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷录入功能。该页面提供档案录入功能，按提示录入相关信息后，单击提交按钮即可。〔红色星号局部为必填内容〕相关输入项介绍：案卷题名：即案卷标题，用以概括揭示卷内公文的主要内容与成分的词组。其作用是：有助于文书部门快捷的处理公文；作为公文检索的重要标识；也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。解密划控：对文件的密级和开放范围进行重新划定的工作。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一案卷内不允许出现重复的案卷号。档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。年度：该案卷所属年限。录入者：录入该案卷的档案管理者或档案管理部门。〔该功能下录入者为软件登录者且录入者为不可修改项〕页数：该案卷有多少页。件数：该案卷包括多少文件。档案门类：她是档案的一种分类方式，通常包括文书档案，会计档案，科技档案，照片档案等。立档单位：它是与全宗号相对而言的，是指档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。起始日期：该案卷中文件的日期中最早的日期。截止日期：该案卷中文件的日期中最晚的日期。案卷目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。备注：包括对案卷内部文件的详细介绍，案卷的特点介绍，案卷成分介绍，录入者介绍，解密划控介绍等。重置按钮效果：做入下添加：点击重置：案卷管理1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷管理功能。2、该页面可对已经录入的案卷信息进行检索、编辑、删除操作。文件级回收站通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件回收站功能。该页面中可对已删除的档案进行恢复，相当于电脑中的回收站功能。选中想要恢复的文档，点击恢复。未点击回复前：〔文件级管理功能〕点击后：〔文件级管理功能〕注意此项变化注意此项变化进入页面后，可通过“机构问题”，“保管期限”，“年度”，“责任者”对已删除的档案进行检索，否那么将会显示所有已删除的档案。选中需要恢复的档案〔可多项选择〕，单击全部恢复，即可恢复删除的档案。选项中画勾的将全部删除选项中画勾的将全部删除注意：如果文件级回收站内进行“彻底删除”操作，档案将永久删除，请谨慎操作。档案目录导出通过左侧导航栏内的箭头指示，进入档案目录导出功能。说明：返回上一级查找刷新选择页文件显示大小导出档案目录的导出：目录导出格式：选择你想要导出的档案目录格式：点击保存即可得到你想要的档案目录表。蒙文文书档案文件级录入通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级录入功能。此功能下的操作与文书档案下的文件级录入操作方式相同。文件级查询1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级查询功能。2、此功能下的操作与文书档案下的文件级查询操作方式相同。案卷级录入1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷级录入功能。2、此功能下的操作与文书档案下的案卷级录入操作方式相同。案卷级查询通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷级查询功能。此功能下的操作与文书档案下的案卷级查询操作方式相同。注：本软件下的蒙文模块其功能与上面的相同，当使用此模块时需要本地还有蒙文字体才可以正常操作。没有蒙文字体时可能会出现以下情况：科技档案电子文件入库通过左侧导航栏内的箭头指示，进入电子档案文件入库功能。电子文件上传方式：点击选择文件，选择您所要上传的电子文件，点击翻开，如果确定是该文件点及上传，否那么点击取消。注：这里可以一次性上传多份电子文件，操作方式〔屡次执行上面的操作〕。档号可以自行填写如果不加以填写将会以文件名作为该文件的档号。电子文件挂接1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入电子文件挂接功能。文件检索：此功能下可以通过档号，及电子文件上传时间检索你想要的电子文件进行操作。文件编辑：选择您想要编辑的文件，点击右键，选择编辑，进入编辑页面〔在编辑页面下，您尽可以修改档号〕，编辑完成后点击保存即可。文件挂接：选择您想要挂接的文件，点击右键，选择挂接，进入文件挂接页面点击档案后面的文本框，选择该文件所属的档案，点击确定即可。文件删除：选择您想要删除的文件，点击右键，选择删除，点击是即可。文件级录入注：此功能已被添加到案卷管理功能下，如想要进行文件级添加，请关注以下说明。文件级管理此功能与文书档案中的文件级管理功能操作方式及功能相同，如有所需请浏览上面的文书档案管理功能介绍。案卷录入通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷录入功能。相关信息介绍。微缩号：文件微缩的时候的编号。存放地点：该案卷存放的单位，房间号，架号等。案卷管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷管理功能。案卷检索：此功能下用户可通过分类，保管期限，年度，题名关键字等进行案卷检索。案卷编辑：选择您所想要编辑的案卷，点击其后对应的编辑，进入编辑页面，修改错误项，确认无误后点击提交即可。案卷内部文件管理：选择文件所填案卷，点击其后对应的管理卷内文件，1〕文件添加：点击按钮进入文件添加页面，键入文件的相关信息，点击添加即可。插入：此功能下用户还可以浏览到您将键入的文件所属案卷的相关信息，您只需点击案卷信息后面对应的展开即可，2〕文件编辑：点击所要编辑文件后面对应的编辑，进入该文件所对应的的编辑页面，编辑完成后点击修改即可。3〕附件下载：点击附件所对应的文件后面的下载附件，进入以下页面，点击下载〔您可选择翻开进行下一步浏览，也可选择保存以供它需〕，4〕文件删除：点击所要删除文件后面对应的删除，点击确认文件将会被删除。5〕件号修改：选中件号错误的文件前面对应的文本框，点击按钮修改件号。6〕文件目录打印：点击进入文件打印页面，此功能下还可进行案卷目录打印，案卷目录删除等：会计档案会计档案的概念什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的材料——凭证、账簿和财务报告即是会计档案。需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、方案、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范围，应按照文书档案管理方法执行。案卷级录入通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷级录入功能。该页面提供档案录入功能，按提示录入相关信息后，单击提交按钮即可。〔红色星号局部为必填内容〕注：录入者不可以自行改动。案卷级管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷级管理功能。该页面可对已经录入的案卷信息进行检索、编辑、删除操作。照片档案照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三局部。机关数码照片档案管理的一般知识数码照片是机关档案室中第一种诞生之时就是电子形式的新型文件，只能以电子的形式管理。除局部数码照片需要冲洗出来保存外，大局部需要用光盘保存，用机读目录来著录。要理解数码照片档案的管理，需要有一年以上的档案工作经历，会按《归档文件整理规那么》整理档案；有一定的电脑使用技能，熟练使用Windows资源管理器，会刻光盘。概念数码照片是指用数码照相机〔DigitalStillCamera〕拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。不用胶卷，有元数据。只读光盘，即被写入数据之后只可以读取而无法再次写入的光盘。能存600多兆，如果单纯存放文字，一张CD-ROM相当于15万张16开的纸，足以容纳数百部大部头的著作。不要用可擦写盘，不要追加数据。所以要分年度保存档案，不好拆分。如果有人问，因为光盘容量很大，为什么不年年续当年的照片，只到光盘满为止，而是每年刻录一张盘？答案是，光盘是一次刻录的，当年的数码照片只能一次刻成，不能年年续着刻。EXIF数据，数码照片在拍摄时产生和被自动记录在数码照片本身的数据，有光圈、快门、拍摄时间、曝光、相机型号，甚至有地理位置、镜头方向等内容，就是数码照片的元数据。经过软件处理过的相片没有EXIF数据。档案级光盘，是耐久性到达特定要求的可记录光盘，其个项技术优于工业标准，档案级光盘的归档寿命大于20年。资源管理器管理中元数据有标题、主题、作者、关键字和备注，可辅助理解数码照片档案。光盘为数码照片档案的载体。目前文书档案的电子文件都是在硬盘上挂接上去的，隐藏着数据丧失和不能认可档案属性的风险。硬盘不是档案的载体，只有光盘才是照片档案的载体，光盘有光盘号，而硬盘没有。文件格式按文件要求，只有jpg和tiff两种格式的来能归档。别的格式的照片要转成这两种格式。要区分格式，主要看文件名的后缀。现对现有的图片格式进行一下介绍。TIFF格式：TIFF〔TaggedImageFileFormat〕是一个保存图像的格式。它最初是Aldus公司〔该公司于1994年被Adobe公司兼并〕和微软公司为扫描图像开发的。它是印刷工业上重要的文件交换格式。该标准有系列文档，均可免费自由使用，标准号ISO12234-2-2001，中文名称电子静止图象成像-可去除存储器-第2局部:TIFF/EP图像数据格式。TIFF格式很适合于印刷。对档案工作者关心的图像质量问题，TIFF格式规定了几种压缩比例，当压缩比例为零时，可以做到无损压缩，一个TIFF文件可以包含多个页面。JPEG格式：JPEG〔JointPhotographicExpertsGroup，联合图像专家组〕应用一种有损压缩算法的图像格式。它是国家档案局规定的允许使用的两种图片格式之一，具有图片尺寸小，有明确的技术标准的特点。数码照片的归档过程建立分类方案某档案局照片档案分类方案〔例如〕类目编号类目名称1检查指导2日常活动3会议4宣传提问：这么几个类能把照片许多的照片的内容概括吗？文件夹结构每个场景只收集一张，放入本年度的相应保管期限的文件夹中。年度文件夹下设保管期限文件夹，在保管期限文件夹内，不再设类目〔组〕的文件夹，如“工作会议”文件夹。课堂提问：不设类目文件夹，不同类目的照片都放在一个文件夹里，会不会混？剩下的不归档的照片可以作为刻盘，作为资料保存，不必详细著录。不能只收集会议照片，有领导的照片，反映机关工作的照片更加珍贵。照片命名数码照片文件采用“保管期限——年度——组〔类目〕——张号”格式命名。提问：为什么要这样命名，也不是按刚刚讲的文件结构那种年度—保管期限的结构?因为数码照片的命名是为了对数码照片进行排序，就是归档章一样，必须采用《归档文件整理规那么》定下的规那么。例如永久—2009—会议—1.jpg永久—2009—会议—2.jpg…30年—2009—日常活动—1.jpg建议使用Office自带的PictureManager软件来命名，这样便于操作。注意：类目〔组〕只用于照片档案的命名，不用来命名文件夹。类目分类方案中一组相关文件组成一个类目。照片档案排序在计算机文件夹内，按照片的文件名、拍摄时间、照片尺寸等排序，人无法调整，也不必调整。如何显示文件夹中隐藏的列？如何按摄影者排序？照片档案刻录把同一年度不同保管期限的照片，集中在一个文件夹，填写盘内照片说明.txt，也放在这个文件夹内，启动刻录软件，刻盘。刻完后应再刻一张，作为查阅用盘使用。照片档案装盒光盘面上要作标记，全宗号—目录号—光盘号光盘盒上要贴封面。封面内容包括：全宗号、目录号、光盘号、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。照片档案录入翻开软件，录入全宗号、保管期限、年度、部门、组、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。一个年度的照片超过一张光盘的情况现在的数码照片大约3到5兆一张，一张光盘600多兆，一张光盘大约能存200张相片。如果同一年度的照片在一张光盘放不下，那么将同一年度，不同保管期限的照片放在不同的光盘中。如“2009—永久”一张光盘，“2009—30年”一张光盘。200930年200930年无元2009永久无元素材添加通过左侧导航栏内的箭头指示，进入素材添加功能。填写档案属性。注：必填项有：题名，保管期限，年度，部门，组，张号，摄影者，文字说明如果时间未加选择的话，默认为当前时间。开放状态默认为，不开放〔否〕。如果将以上内容填好的话，点击更新到数据库中将会同时实现照片归档。再次功能下，可以一次性上传多张相片。具体步骤如下点击此处可以一次性上传多张相片点击此处可以一次性上传多张相片点击此处点击此处注：按住ctrl键，一次性选择多张。当再次出现表示上传完成。注：以上多张上传操作只是将素材导入到素材库中假设想要将此素材进行归档，请进入数据库功能。素材库通过左侧导航栏内的箭头指示，进入素材库功能。实现素材归档的方法：点击要归档图片后面的编辑：将上面所说的必填项填好，且将是否归档后的文本框选中填写方式参考：如确定要将图片归档点击更新按钮，否那么点击取消。归档后请在照片档案查询功能下操作。照片档案查询通过左侧导航栏内的箭头指示，进入照片档案查询功能。在此功能下可实现照片档案的检索和修改。照片档案检索：此功能下可通过部门，保管期限，年度，摄影者，关键词等进行检索。照片档案修改：a、选择所要修改的图片档案，点击图片进入图片信息浏览b、点击编辑对图片档案进行编辑c、修改完成后，点击提交即可照片的显示模式点击这里点击这里点击显示列表模式：照片档案目录通过左侧导航栏内的箭头指示，进入照片档案目录功能。在此功能下可实现目录打印，导出照片。目录打印。选择年度，保管期限，组点击打印目录翻开File1.doc打印即可导出照片。注：照片档案1归档范围1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。1.1.2本单位组织或参加的重要活动的数码照片。1.1.3反映本单位重点工程工程、重点科研工程的数码照片本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片本单位历届领导班子成员的数码照片1.2记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。1.3记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。1.4其它具有保存价值的数码照片。2保管期限数码照片档案的保管期限按照数码照片的价值划定为永久或定期，其中定期一般为30年或10年。3归档时间数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。4归档要求4.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、比照度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。4.2对反映同一内容的假设干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。4.3归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丧失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。4.4归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。4.5数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。各单位可根据实际情况选择相应的归档方式。4.6归档时，应对数码照片进行真实、完整、可用、平安方面的鉴定、检测。具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档。5照片档案命名方式数码照片文件采用“保管期限——年度——组〔类目〕——张号”格式命名。提问：为什么要这样命名，也不是按刚刚讲的文件结构那种年度—保管期限的结构?因为数码照片的命名是为了对数码照片进行排序，就是归档章一样，必须采用《归档文件整理规那么》定下的规那么。例如永久—2009—会议—1.jpg永久—2009—会议—2.jpg…30年—2009—日常活动—1.jpg说明：1、数码照片档案管理方法在不同单位的应用针对同一个数码照片档案管理方法，由于单位情况不同，有不同的归档和录入方法。2、档案员自己整理的单位指档案员自己收集照片，自己写目录的单位。档案员用U盘或光盘在各处室收集照片，在电脑硬盘的根目录上建“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹，将同一年度的照片放在一个文件夹中，统一命名，命名时表达组的概念。档案室把“数码照片档案”总文件夹上的同一年度，不同管理期限的照片拷贝到一个文件夹中，浏览文件夹内的照片，填写盘内照片说明.txt，确认不再增加照片后，刻录到光盘上，编光盘号，做两份光盘，一份归档，一份提供利用。打印光盘封面，填写光盘封面。在软件内填写完目录后。完成归档任务。3、数码照片归档的复杂之处通过上面的例子可以归纳出，数码照片归档的条件有4个，即所有照片正确地通过命名〔正确的类目、年度、保管期限、顺序号〕固定了在光盘中的顺序，所有照片已保存到一个文件夹内，文件夹内有写好了盘内照片说明.txt，录入目录的人知道照片的内容。为便于理解，讲一讲照片档案管理和归档文件整理规那么的关联。数码照片的整理与纸质照片不同，是按归档文件整理规那么整理的，而不是按纸质照片档案的原那么整理的，没有案卷的说法。数码照片档案文书档案照片号归档号文件名归档章没有案卷级，也无案卷级目录没有案卷级，也无案卷级目录不对光盘编目录不对盒编目录按照片号确定在哪个光盘内按顺序号确定在哪个盒内归档时摄影者不知数码照片在光盘内的排列位置归档时处室人员不知文件在盒内的位置档案员光看照片不一定能写目录档案员可看着文件写目录强调一下光盘的刻录。光盘一次只能一次刻成，不能追加，光盘有容量限制，一般的CD存100-400多张相片，DVD存700-2800张相片；要刻在光盘上的文件要先在硬盘上收集好，命名完毕后，或先录入电脑，再刻盘，或先刻盘，再编目录，不管怎样，录入完成后再增加新的照片就麻烦了。不同处室的人形成同一类目〔组〕的照片。同一次会议，可能会有几个人照相，形成的照片要放在命名时以同一类目〔组〕命名。文书档案一般是，一个处室的文件不与其它处室混。这个处室的人不参与别的处室的事。要有一个方法，让不同处室的人照的同一类目的照片归在一起。在归档前，照片和照片说明不能“装订”〔固定〕在一起。在使用纸质照片的时代，当档案员自己不写说明，而由摄影者写说明时，摄影者写的说明可以用别针固定在照片上，而在数码时代，没有这样的别针。在刻录在光盘之前，照片的存储的位置会屡次变动。把一张光盘的内容分别刻录在两张盘时，会导致重新编制光盘号，更改目录，而因为是只读光盘，对光盘上的档案进行更改光盘号和目录很难。与文书档案不同，档案员不一定能自己为照片编目录。文件上有字，处室送来的文件经整理后，档案员一看便知题名、责任者是什么，自己就能登记，但对照片却不行，档案员常常不知道主席台上坐着的经常上镜的领导参加的是哪次会。如果没有会标，有时摄影者也不知道。一般让摄影者录目录比拟好。如果照片全是摄影者自己照、自己清楚照片档案类目，自己刻盘、自己录入电脑，就没什么问题。如果照片由多人照，一个人〔档案员或一个宣传干事〕收集，这个人刻盘，就存在着有些照片需要别的人写说明的情况。4、多个兼职摄影者整理且有网络的单位区分年度和保管期限，建多个网络文件夹，允许别人写入文件。网络文件夹可建在单位的文件效劳器上，也可以建在档案员自己的电脑上。每天要翻开电脑。在网络文件夹上建“数码照相档案”的文件夹，通知各处室人员先按规那么命名数码照片，往相应年度和保管期限的文件夹里上传照片，并设定上传截止日期。如果命名有冲突，可让处室人员加汉语拼音等代字，但类目〔组〕要一直保存。各处室人员在上传时要考虑要上传的照片是关于一个类目的还是关于几个类目的。如果照片都是关于一个类目的，那么数码照片的命名都一样，只是数字不一样。如果有几组照片，要按组+数字的方法命名，然后上传。有时会有这样的情况，一次文艺活动有几个处室的人照了相，这些照片都值得归档，用相同的组来命名数码照片。截止日期到后，档案员将网络文件夹的写入权限关闭，文件上传结束。档案员审查收到的照片，删除不合要求的，重复的照片。有必要时通过命名调整照片所在的组。将照片刻盘，刻一张盘或几张盘，赋予光盘号，在光盘上写标记，写光盘盒标签，再复制一份光盘。档案员通过打了解所传相片的内容，自己写目录，这时软件可以是单机版的。或将多刻的光盘交给摄影者，让他们写说明，录入照片档案管理软件，这时要求软件是网络版。5、档案员不写目录，多位摄影者编目且无网络的单位第一种方法单位指定一人专门负责照片档案的收集和编目，一般是单位的宣传干事，宣传干事将模板文件夹、机照顾片档案分类方案分发给各处室，模板文件夹中年度—保管期限的文件夹结构。处室配备照片档案管理软件。照片档案管理软件还应具备导出功能。处室人员将照片命名，存入相应年度和保管期限的文件夹。将从各处室收集上来的照片合并到一个文件夹中，检查文件名是否冲突。如不冲突，写盘内照片说明.txt，刻盘，把盘返回各递交照片的处室，让其分别在软件上写目录。宣传干事将各处室的目录收集起来，在照片档案管理软件中编目录。将说明导出到一个文件中，起一个有意义的名字，如“一处2009年照片档案目录”等。将照片和目录交给档案员。档案员将照片和目录导入自己的照片档案管理软件中。要求档案管理软件有导入导出功能。聚集成一个文件，连同保存着照片的光盘，交档案室。第二种方法处室不安装软件，利用照片的属性页，把目录〔说明〕写在属性页中。如果没有属性页，转成有属性页的jpg格式。此方法正在研究之中。高等院校在高等学校档案实体分类法的照片档案名下，增加子类目。企业在本企业档案分类法之中增加照片档案的类目。用户管理用户添加1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入用户添加功能。该页面必须由系统管理员系统，其他用户无权限。该页面用于创立新用户。〔操作员或其它浏览用户〕登录账户不得小于3个字符，必须字母开头且不能包含特殊字符或汉字。按页面的要求填写用户其它信息后，点击页面下方的添加按钮，即可添加用户。用户列表通过左侧导航栏内的箭头指示，进入用户列表功能。该页面中列出了当前系统内所有用户的姓名、登录名、工作单位、职务、学历、入职时间、号码、证件类型、证件号码等信息，并可对其进行修改。该页面必须由系统管理员操作，其它用户无权限。管理员可在本页面重置其他用户密码。用户权限通过左侧导航栏内的箭头指示，进入用户权限功能。本页面为系统开发时预留的高级管理界面，用于设置用户组权限。不建议用户自行更改，具体事宜请致电元泰公司技术部咨询。权限修改操作：A、点击想要修改的角色后面的编辑：例如：修改软件测试员的权限：B、点击权限对应的文本框：C、选中想要添加的权限前面对应的文本框，点击确定。假设要选中全部权限点击全选，全部清空点击取消。D、确定要添加此权限，点击更新。角色添加操作：输入角色名称，页面权限〔见上文〕，选择档案权限，说明可以不填点击添加。例如：添加角色测试，控制所有页面。即可。档案移交档案移交文件生成通过左侧导航栏内的箭头指示，进入档案移交文件生成功能。生成目录文件通过左侧导航栏内的箭头指示，进入生成目录文件功能。生成的文件在站点根目录下的res目录中，假设想要浏览可以自行拷贝。系统管理修改密码通过左侧导航栏内的箭头指示，进入修改密码功能。由于添加用户时用户的密码都被默认为123，所以建议用户在第一次登录就进行密码修改，以确保系统平安。此页面仅用于修改当前登录用户的密码。方法：机构问题管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入机构问题管理功能。该页面可对系统中“机构〔问题〕”工程进行添加、编辑、删除操作。注：如果在您的单位执行的是保管期限—机构分类法，也就是说，全部档案先分保管期限，再分年度，再分机构，就要先添加机构；如果在您的单位执行的是保管期限—问题分类法，也就是说，全部档案先分保管期限，再分年度，再分问题，就要在这里添加问题，而不是添加机构；如果您的单位小，执行的是保管期限—年度分类法，只是档案员一个人整理全单位的档案，可以不添加机构。如果添加了机构，会在录入界面上显示机构选项，便于以后查询。部门信息维护通过左侧导航栏内的箭头指示，进入部门信息维护功能。该页面可对系统中“部门信息”工程进行添加、编辑、删除操作。部门信息：是为了更详细的了解照片素材的来源判断是否该将此素材归档，也为了便于照片素材在素材库中的检索而设立的。照片组管理通过左侧导航栏内的箭头指示，进入照片组管理功能。该页面可对系统中“照片组”工程进行添加、编辑、删除操作。注：照片组：有密切联系的假设干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个工程等反映同一问题或事由的假设干张数码照片为一个照片组。1档案整理1.1前期整理合理确定档案数字化的范围，区分扫描件与非扫描件。对档案进行适当整理，并视需要做出标识。根据拟数字化档案的数量情况，估算数字化后所需要的存储空间。1.2目录建库已经建立档案数据库，并且使用条形码设备和软件的单位，可以在档案实体上粘贴条形码，使条形码能够正确反映档案数据条目与实体的对应关系，确保档案数字化、数据挂接时的质量和效率。没有建立档案数据库的单位，可以按照集团公司档案管理著录规那么的要求，确定档案著录项并进行著录。所选定的数据格式，应能直接或间接地通过DBF文件格式或XML文档，与集团公司档案管理系统进行数据交换。1.3撤除装订物去除影响扫描工作的装订物，保证扫描的顺序，确保数字化后正确归卷并不损坏档案。1.4档案修复破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理〔压平或熨平等〕后再进行扫描。1.5建立作业单制作并填写数字化加工作业单，全程监控扫描过程，并记录整理数字化过程中各种相关情况。1.6装订图像质检完成后，撤除过装订物的档案应该按档案原貌及保管的要求重新装订，做到平安、准确、无遗漏。2技术要求2.1档案扫描2.1.1扫描方式根据档案幅面的大小〔A4、A3、A0等〕和纸张质量选择相应规格的扫描仪进行扫描。数量较少的大幅面档案，可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；如果数量较多那么使用宽幅工程扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，或者不宜拆装的档案，应采用平板扫描方式。纸张状况好并且可以拆装的档案，可采用高速扫描方式以提高工作效率。2.1.2扫描色彩模式扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。页面中插有黑白照片、彩色照片、彩色插图、印章等带色彩标志的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。底图可视需要采用灰度或彩色模式进行扫描。如需要进行OCR识别的，应采用黑白二值扫描。2.1.3扫描分辨率采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率应≥200DPI。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。如需要进行OCR识别的，扫描分辨率应≥300DPI。2.1.4扫描登记认真填写档案扫描情况登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整